Excel函数在询证函制作中的应用

CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION
/中国管理信息化
C hina Management Informationization
2010年1月第13卷第2期
Jan.，2010Vol ．13，No ．2
Excel 函数在询证函制作中的应用
叶根深，忻志鸣
（蚌埠市第一人民医院，安徽蚌埠233000）
［摘要］本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，实现快速准确制作询证函。

［关键词］Excel ；函数；询证函
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2010.02.031
［中图分类号］TP391.13［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2010）02-0085-02
Microsoft Excel 是目前国内常用办公软件，不需编写程序，易学好用，计算精确，能极大地提高工作效率，已广泛用于统计、管理等领域［1-2］。

使用Excel 制作询证函，是医院药学的重要工作，是药剂科与财务科、医药配送企业业务来往的重要环节，必须按时、准确完成，否则不但直接造成经济损失，还影响到科室乃至医院的信誉、形象。

询证函包含数据信息量大，相同单据号数据情况普遍。

在已有入库单原始数据基础上制作询证函，手工录入或查找后复制、粘贴数据，工作烦琐且易出错；简单利用Index 函数或Vlookup 函数，不能有效、准确提取所需数据；而利用高级筛选，虽然能提取所需数据，但需进一步复制、粘贴等步骤
处理，不能明显提高工作效率。

本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，能快速准确制作询证函，并防止错误操作。

现结合实例详细介绍如下。

为便于工作，将入库单原始数据、拟制作的询证函等数据，均存放在同一工作簿“药品单据信息”中。

1.建立入库单数据。

原始入库单数据可以从医院信息管理系统中导出，或手工录入。

设数据所在工作表名称为“入库单”。

本例中，为便于表述，单据号、品种名称、规格、价格、数量等项分别设在A 、B 、C 、D 、E 列中。

将数据按单据号排序（见图1）。

［收稿日期］2009-03-23
2.建立询证函布局。

询证函框架中设立品种名称、规格、价格、数量、金额、单据号、单据数验证、单据数、单据位置0、单据位置1、录入单据号，所在列依次为A 、B 、C 、D 、E 、
F 、H 、I 、J 、K 、L 列。

其中，“录入单据号”为询证函中各单据编号，而“单据号”为从“入库单”工作表中调出的数据，分开设
置以便防止错误；单据位置1表示所有相同单据号数据所在位置（行号），而单据位置0表示所有相同单据号数据的第一条数据所在位置（行号），分开设置以便使用Index
函
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数。

G列未存放数据，以便于观察（见图2）。

3.判断询证函中，同一单据号所有数据的数量、位置。

现准备录入单据号为“00018593”的询证函信息。

L7单元格中，输入单据号“00018593”，单元格I7中输入函数：= COUNTIF(入库单!A:A,L7)，即出现数值“3”，表示工作表“入库单中”，单据号为“00018593”的数据记录“=3”；K7中输入函数：=MATCH(L7,入库单!A:A,0)，即可判断“入库单”工作表中第一张单据记录为“00018593”位置（所在行行号）“= 4”；J7中输入：=IF(K7=K6,J6+1,K7)，以便得出所有单据号为“00018593”的数据记录位置（所在行行号）。

4.初步填充数据。

在A7中输入函数：=INDEX(入库单! SA:SE,SJ7,2)，B7:D7中函数类推。

E2中输入：=C2*D2，以计算金额。

为避免下一步误操作，在F7中输入：=IF(INDEX (入库单!SA:SE,SJ7,1)=L7,INDEX(入库单!SA:SE,SJ7,1),"!")，并在H7中录入函数：=AND(COUNTIF(F:F,L7)=I7)。

5.完善数据。

根据I7中返回的单据数，填充L列数据L7到K9；再同时选中A7:K7，十字星下拉到A9:K9。

6.建立其他数据。

同理，假如在L11中输入新单据号“00018604”，拷贝A7:K7公式，到A11:K11中，可调出新单据信息；其他操作同上。

7.总计。

在金额总计项所在单元格如E18中，输入函数“=sum(E7:E11)”即可得到总金额。

为了进一步提高效率，可在L7中录入第一张单据号及在A7:K7中录入公式后，根据I列中返回的单据张数，先在K列中填写所需单据号，再选中A7:K7中公式下拉到其他相应单元格；或根据经验，先将A7:K7中公式下拉到一定范围，再向L列中填充所需单据号。

上述函数，可在操作错误时给出提示。

不慎下拉过多，如填充单据号“00018593”下拉到A10:K10，则F10中出现“！”；下拉不足时，H列中出现“FALSE”。

值得注意的是，因“入库单”工作表单据号录入错误等因素，不存在所需单据号，如L12中填入的“00019860”，不存在于“入库单”中，则单元格A12:F12及J12:K12中出现“#N/A”。

为便于观察，可进一步限定F、H列中单元格条件格式。

如果“入库单”、“询证函”数据在不同工作簿中，则上述函数中，添加“入库单”所在相应工作簿即可；工作簿及工作表名称使用字母简写，更便于工作。

上述综合利用Excel函数快速准确制作询证函的方法，易学好用，不失为工作人员完成制作询证函任务的简捷途径。

主要参考文献
［1］陈忠东．Excel表在医院药学统计中的应用［J］．中国药房，2007，18(19)：1516—1517.
［2］刘克胜.Excel函数在报销单制作中的应用［J］．中国管理信息化，2008，11（5）：
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