办公文秘——秘书的可持续发展(PPT 68页)
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电话联系应试，这比贸然前往更有把握。 有的启事没有写明联系人、电话联系时，不要找 总经理或老板，聘用之事自有分管。也不要谁接电话 就问谁。要简单说明自己是看了招聘启事而想进一步 了解情况的，请有关人员听电话。
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打这类电话或约见还应注意以下几点： 1 要明确联系目的，要弄清楚招聘启事上没写明、 而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题。在电 话中，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，而不要犹 疑或吞吞吐吐。 2 事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简 要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简 单明了，对答从容。 3 也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问， 你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一 二，对方不可能一一记住，你也不必显得过分渴望这 份工作。 4 注意谈话的艺术。
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作为试用秘书，尤其是初次走入职业岗位的秘 书，应当注意以下几个问题：
详细了解单位有关的规章制度和纪律要求，不 要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来 申明。
尽快进入角色，尽早熟悉工作，尽量减少因为 自己生疏和不熟练所造成的工作不顺利。
新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标， 一定保持沉稳，注意观察体会工作环境和氛围。
例文2 P&G诚聘
宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造 和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外 商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用 品、清洁用品、口腔护理用品领域的新技术， 我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。 经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下 人员：
研究开发部秘书（3人，编号PGBTC09）
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深厚的知识、熟练的操作技术、从容的应 对能力以及稳健的心理素质是所有招聘单位共 同期望的，应聘秘书能自然地展示自己优异超 群的综合素质才能成功。
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所以，面试应当特别注意下面四点（见图2-3）。
自然展示 秘书素养
诚实
面试中注 意的四点
守时
把握分寸
图2-3 面试中注意的几点 来自 中国最大的资料库下载
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4 为了避免缺乏经验的应聘者上当受骗，避免不法 分子利用求职者心切可能实施的骗局，应该注意以下 几点：
1 对于招聘公司/单位慎重审查其资质, 查询招聘单 位的联系电话和面试地址；应聘者接到招聘公司人员 打来的电话时，建议先查讯114，确认其真实性。
2 如果招聘公司/单位没有办公室，没有直线电话， 或者办公地点属偏僻处，不要冒然答应去面试，避免 受骗或受到人身伤害。
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“硬件”要求毫不含糊：在需方人才市场上，招聘 单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技能水
平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要
求是文笔、英语和现代办公设备使用能力，这些要求
近年已经被逐步量化为硬件。
“软件”要求绵里藏针：所谓“软件”，是由那 些“良
好的” 、“fluency”等词汇来体现的，这可以说是高难 标
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（三）准备应聘材料
根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有以下
七种（见图2-2）。
学历证明
毕业证书、学位证书等
求职申请
自荐书
应
履历材料
可以是表格，也可以是文章材料
聘 材
推荐信
要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定
料
相关证明
技术等级证书、英语证书、驾驶执照
必要证件
身份证、工作证、求职证
求职申请表
单位印制了此表，要求应聘者事先填写
图2-2 应聘材料的种类 来自 中国最大的资料库下载
随着社会求职者的增多，招聘单位的选择 工作量大，因此求职者的应聘材料无形中成了 敲门砖。现在不少求职者的应聘材料相当“专 业”且制作精美，虽说不能以材料的精美度取 人，但是在众多光鲜绚烂的材料中，粗糙、简 单的复印件必然失色，所以求职者要精心设计 和制作好自己的应聘材料。
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Requirements: College graduate or vocational school graduate. 1-2yearsecretarial/administration experience in a foreign or Joint Venture company preferred. Good communication skill including fluency in English & Mandarin. Have good computer skills including Word and Excel.etc. Energetic personality who likes to take initiative and is good at problem solving and working effectively with others.
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一、秘书的任职资格与条件
我们首先来看两则真实的秘书招聘广告： 例文1
北京彗博通科技开发有限公司 本公司急聘经理助理，要求：女，24-28岁， 本科以上学历，懂贸易，英语6级以上口语好。 能长期出差，有出国机会，待遇优厚。 （摘自2002年12月18日《北京人才市场报》）
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准。因为检测秘书是否良好的标准不是应聘者的自我
评价和自荐书，而是招聘单位的工作需要和对应聘者
的择优选拔。 “软件”是当今对秘书提出的更高的而 且
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“第二专业”不可或缺：几乎所有的招聘启事都 先 介绍自己的业务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位 所需要的专业知识和技能。“有相关专业工作经验者 优先考虑”的声明，表现了招聘单位对应聘秘书的专 业 工作经验越来越重视。秘书逐步形成了自己的专业分 类，形成了以某方面专业知识、技能、工作经验见长 的各个秘书群体。
四、秘书在试用期间的工作
现在社会行业的实际情况是，秘书经过面 试，用人单位认为合格的，一般就请秘书来试 工，用人单位想经过更长一段时间，在常规秘 书工作环境和事务中进一步考察新人。近几 年，随着就业市场从供方市场向需方市场的转 变，用人单位主动了，眼光就挑剔了，所以， 没有通过试用期的秘书就增加了。
（一）推荐秘书
推荐一名秘书到用人单位，一般有如下三条渠 道（见图2-1）。
图2-1 推荐秘书的渠道 来自 中国最大的资料库下载
三条渠道是交叉关系，每条渠道各有优势和不便， 如表2-1所示。表2-1 推荐秘书的渠道的比较
推荐秘书的渠道
优势
劣势
应聘者本人自荐
容易表达
容易模糊自己 的弱势，甚至不能 准确表明自在条件
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第一节 秘书的应聘与面试 第二节 对秘书的审查与考核 第三节 秘书的晋升与发展
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第一节 秘书的应聘与面试
本节点睛 一、秘书的任职资格
与条件 二、秘书的推荐与应聘 三、秘书的面试 四、秘书在试用期间的
工作
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随着秘书职业队伍的完善与成熟，社会对 秘书人员的任用，已经完全纳入一般人才招聘 的程序。而不同职业岗位对自己要任用的秘书 有不同的标准。各行各业的用人标准有特性， 也有共性。因此我们有必要研究近年来秘书人 才市场的用人趋向。
“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求， 所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊： 硬件比如身高、学历、英语级别等标准比较清晰。人 来自品等中国是最弹大性的的资，料主库动下载权就在招聘单位手中，应聘的成
面对五花八门、求贤若渴的“诚聘”广告， 秘书要能以审慎的态度来分析自己和招聘单位。 择优录用会使标准上浮，所以应聘时要根据招 聘的具体职位、具体工作内容加以权衡，以求 双向选择准确，与此同时还要掌握一些求职技 巧。
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三、秘书的面试
秘书的面试是秘书的应聘考试，实际上有 可能是笔试、口试或实际操作测试。因为对于 招聘秘书，无论什么形式的考试，直观上看看 应聘者的形象，感觉言谈举止中体现的气质修 养，是必不可少的程序。所以习惯上一般称
“面 来自试”中国。最大的资料库下载
笔试：秘书的笔试一般测试应用文写作水 平、英文水平、函电业务水平、秘书专业知识 和相关专业的知识水平。有的单位的测试内容 还包括心理测试，人力资源管理类测试，甚至 引入了智商、情商测试。测试一般并不难为应 试者，题量并不是太大，应试者不必过于紧张。 紧张了，反而发挥不好，也显得心理不成熟。
3 凡出现招聘企业用小灵通或手机而不是公司电话 约你在公司之外面试时，拒绝是你的最好选择，坚决 不能因为求职心切而贸然前去面试。
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二、秘书的推荐与应聘
秘书的推荐与应聘是有志于从事秘书工作 的人找到门径并走进秘书这方天地的第一步， 因此也是非常重要的职业生涯的开始。
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实际操作测试：对秘书进行实际操作的测 试，目前很多是计算机应用方面的，比如要求 熟练掌握Office相关软件操作及Internet使用。 还有的实际操作可能就请应聘秘书进入角色， 协助操办个会议，出席个宴会，还有特意请应 聘秘书临时接待客户或处理某件事务，以求在 工作中观察秘书的综合素质。
了解和熟悉
了解和熟悉应聘者的
有时会转托或
应聘者的人推荐 人愿意推应聘者的原
可信程度高，一般在
单位或毕业学校 对被推荐人的评价上会真 容易产生依赖心理
的推荐
实可信，并留有充分余地
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（二）面试或约见的联系
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这是最常见的事先约见。通过上述的案例，我们 得到了两个启示。
第二章 秘书的可持续发展
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结 知识框架图
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通过秘书的应聘、面试、试用、审查考核 等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走 进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书。
掌握在应聘秘书时，如何根据自己的特点 为自己准确定位；结合具体的秘书岗位分析自 己是否胜任，及如何保持自己的可持续发展态 势。
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求职技巧： 1 最快，最有效果的求职方法是认真浏览公司和单 位正在招聘中的职位广告，认真按照对方的要求递交 自己的简历。 2 业务发展好的企业常常看重有一定专业特长，技 术本领和教育水平同时求职态度认真的应聘人。这就 要求应聘人作出努力，用自己的教育水平，工作经验 和技术特长来说服招聘企业来浏览和考虑自己的应聘 信。 3 招聘单位不一定要求名牌学府的学历。尽量避免 发表三言两语的求职信，或者没有真实内容的简历。 这样的求职材料只能给人们看到您草率和不认真的行 为。
表表2211推荐秘书的渠道的比较推荐秘书的渠道的比较如表容易产生依赖心理容易产生依赖心理可信程度高一般在可信程度高一般在对被推荐人的评价上会真对被推荐人的评价上会真实可信并留有充分余地实可信并留有充分余地应聘者的原应聘者的原单位或毕业学校单位或毕业学校的推荐的推荐有时会转托或有时会转托或强人所难到不如强人所难到不如自荐自荐了解和熟悉应聘者的了解和熟悉应聘者的人愿意推荐就是一种有人愿意推荐就是一种有利的表态利的表态了解和熟悉了解和熟悉应聘者的人推荐应聘者的人推荐容易模糊自己容易模糊自己的弱势甚至不能的弱势甚至不能准确表明自在条件准确表明自在条件容易表达容易表达应聘者本人自荐应聘者本人自荐劣劣势势优优势势推荐秘书的渠道推荐秘书的渠道二面试或约见的联系二面试或约见的联系这是最常见的事先约见
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从以上几则招聘广告来分析，今天社会单 位对秘书的需求和聘用要求，对我们提出了如 下警示：
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“硬件”要求毫不含糊； “软件”要求绵里藏针； “第二专业”不可或缺； “硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求， 所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊； 招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归 属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的 诉求转变的趋势。
在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作； 对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份 工作是否有发展前途。
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第二节 对秘书的审查与考核
本节点睛 一、对秘书的审查与职业纪律 二、国家秘书职业资格鉴定与
考试介绍 三、我国正在引进的两种秘书
职业考试
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古今中外都认定秘书这门职业是机要性最 强的职业。能不能保守机密和挟重扼要，关键 在于秘书的素质。所以对秘书的审查和考核历 来是这门职业中比较重视的工作。随着社会的 发展，当前我国对秘书的审查和考核在内容和 形式上也发生了很大变化。
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口试：秘书的口试一般是英语的听说能力 测试，水平也是因招聘单位需要而定。当然在 口试形式中也有了解应聘秘书思维能力和表达 能力的意义，这一般就体现在貌似闲谈，以汉 语或英语进行自然对话的过程中。有的单位由 领导或主管出任主考官。没有经验的应聘者常 被这种场面弄得挺紧张，其实这不过是形式问 题，核心是要测试秘书的思维表述以及心理素 质，这时越紧张，越容易失败。
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打这类电话或约见还应注意以下几点： 1 要明确联系目的，要弄清楚招聘启事上没写明、 而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题。在电 话中，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，而不要犹 疑或吞吞吐吐。 2 事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简 要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简 单明了，对答从容。 3 也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问， 你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一 二，对方不可能一一记住，你也不必显得过分渴望这 份工作。 4 注意谈话的艺术。
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作为试用秘书，尤其是初次走入职业岗位的秘 书，应当注意以下几个问题：
详细了解单位有关的规章制度和纪律要求，不 要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来 申明。
尽快进入角色，尽早熟悉工作，尽量减少因为 自己生疏和不熟练所造成的工作不顺利。
新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标， 一定保持沉稳，注意观察体会工作环境和氛围。
例文2 P&G诚聘
宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造 和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外 商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用 品、清洁用品、口腔护理用品领域的新技术， 我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。 经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下 人员：
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深厚的知识、熟练的操作技术、从容的应 对能力以及稳健的心理素质是所有招聘单位共 同期望的，应聘秘书能自然地展示自己优异超 群的综合素质才能成功。
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所以，面试应当特别注意下面四点（见图2-3）。
自然展示 秘书素养
诚实
面试中注 意的四点
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图2-3 面试中注意的几点 来自 中国最大的资料库下载
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4 为了避免缺乏经验的应聘者上当受骗，避免不法 分子利用求职者心切可能实施的骗局，应该注意以下 几点：
1 对于招聘公司/单位慎重审查其资质, 查询招聘单 位的联系电话和面试地址；应聘者接到招聘公司人员 打来的电话时，建议先查讯114，确认其真实性。
2 如果招聘公司/单位没有办公室，没有直线电话， 或者办公地点属偏僻处，不要冒然答应去面试，避免 受骗或受到人身伤害。
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“硬件”要求毫不含糊：在需方人才市场上，招聘 单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技能水
平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要
求是文笔、英语和现代办公设备使用能力，这些要求
近年已经被逐步量化为硬件。
“软件”要求绵里藏针：所谓“软件”，是由那 些“良
好的” 、“fluency”等词汇来体现的，这可以说是高难 标
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（三）准备应聘材料
根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有以下
七种（见图2-2）。
学历证明
毕业证书、学位证书等
求职申请
自荐书
应
履历材料
可以是表格，也可以是文章材料
聘 材
推荐信
要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定
料
相关证明
技术等级证书、英语证书、驾驶执照
必要证件
身份证、工作证、求职证
求职申请表
单位印制了此表，要求应聘者事先填写
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随着社会求职者的增多，招聘单位的选择 工作量大，因此求职者的应聘材料无形中成了 敲门砖。现在不少求职者的应聘材料相当“专 业”且制作精美，虽说不能以材料的精美度取 人，但是在众多光鲜绚烂的材料中，粗糙、简 单的复印件必然失色，所以求职者要精心设计 和制作好自己的应聘材料。
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Requirements: College graduate or vocational school graduate. 1-2yearsecretarial/administration experience in a foreign or Joint Venture company preferred. Good communication skill including fluency in English & Mandarin. Have good computer skills including Word and Excel.etc. Energetic personality who likes to take initiative and is good at problem solving and working effectively with others.
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一、秘书的任职资格与条件
我们首先来看两则真实的秘书招聘广告： 例文1
北京彗博通科技开发有限公司 本公司急聘经理助理，要求：女，24-28岁， 本科以上学历，懂贸易，英语6级以上口语好。 能长期出差，有出国机会，待遇优厚。 （摘自2002年12月18日《北京人才市场报》）
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准。因为检测秘书是否良好的标准不是应聘者的自我
评价和自荐书，而是招聘单位的工作需要和对应聘者
的择优选拔。 “软件”是当今对秘书提出的更高的而 且
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“第二专业”不可或缺：几乎所有的招聘启事都 先 介绍自己的业务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位 所需要的专业知识和技能。“有相关专业工作经验者 优先考虑”的声明，表现了招聘单位对应聘秘书的专 业 工作经验越来越重视。秘书逐步形成了自己的专业分 类，形成了以某方面专业知识、技能、工作经验见长 的各个秘书群体。
四、秘书在试用期间的工作
现在社会行业的实际情况是，秘书经过面 试，用人单位认为合格的，一般就请秘书来试 工，用人单位想经过更长一段时间，在常规秘 书工作环境和事务中进一步考察新人。近几 年，随着就业市场从供方市场向需方市场的转 变，用人单位主动了，眼光就挑剔了，所以， 没有通过试用期的秘书就增加了。
（一）推荐秘书
推荐一名秘书到用人单位，一般有如下三条渠 道（见图2-1）。
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三条渠道是交叉关系，每条渠道各有优势和不便， 如表2-1所示。表2-1 推荐秘书的渠道的比较
推荐秘书的渠道
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劣势
应聘者本人自荐
容易表达
容易模糊自己 的弱势，甚至不能 准确表明自在条件
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第一节 秘书的应聘与面试 第二节 对秘书的审查与考核 第三节 秘书的晋升与发展
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第一节 秘书的应聘与面试
本节点睛 一、秘书的任职资格
与条件 二、秘书的推荐与应聘 三、秘书的面试 四、秘书在试用期间的
工作
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随着秘书职业队伍的完善与成熟，社会对 秘书人员的任用，已经完全纳入一般人才招聘 的程序。而不同职业岗位对自己要任用的秘书 有不同的标准。各行各业的用人标准有特性， 也有共性。因此我们有必要研究近年来秘书人 才市场的用人趋向。
“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求， 所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊： 硬件比如身高、学历、英语级别等标准比较清晰。人 来自品等中国是最弹大性的的资，料主库动下载权就在招聘单位手中，应聘的成
面对五花八门、求贤若渴的“诚聘”广告， 秘书要能以审慎的态度来分析自己和招聘单位。 择优录用会使标准上浮，所以应聘时要根据招 聘的具体职位、具体工作内容加以权衡，以求 双向选择准确，与此同时还要掌握一些求职技 巧。
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三、秘书的面试
秘书的面试是秘书的应聘考试，实际上有 可能是笔试、口试或实际操作测试。因为对于 招聘秘书，无论什么形式的考试，直观上看看 应聘者的形象，感觉言谈举止中体现的气质修 养，是必不可少的程序。所以习惯上一般称
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笔试：秘书的笔试一般测试应用文写作水 平、英文水平、函电业务水平、秘书专业知识 和相关专业的知识水平。有的单位的测试内容 还包括心理测试，人力资源管理类测试，甚至 引入了智商、情商测试。测试一般并不难为应 试者，题量并不是太大，应试者不必过于紧张。 紧张了，反而发挥不好，也显得心理不成熟。
3 凡出现招聘企业用小灵通或手机而不是公司电话 约你在公司之外面试时，拒绝是你的最好选择，坚决 不能因为求职心切而贸然前去面试。
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二、秘书的推荐与应聘
秘书的推荐与应聘是有志于从事秘书工作 的人找到门径并走进秘书这方天地的第一步， 因此也是非常重要的职业生涯的开始。
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实际操作测试：对秘书进行实际操作的测 试，目前很多是计算机应用方面的，比如要求 熟练掌握Office相关软件操作及Internet使用。 还有的实际操作可能就请应聘秘书进入角色， 协助操办个会议，出席个宴会，还有特意请应 聘秘书临时接待客户或处理某件事务，以求在 工作中观察秘书的综合素质。
了解和熟悉
了解和熟悉应聘者的
有时会转托或
应聘者的人推荐 人愿意推应聘者的原
可信程度高，一般在
单位或毕业学校 对被推荐人的评价上会真 容易产生依赖心理
的推荐
实可信，并留有充分余地
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（二）面试或约见的联系
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这是最常见的事先约见。通过上述的案例，我们 得到了两个启示。
第二章 秘书的可持续发展
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结 知识框架图
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通过秘书的应聘、面试、试用、审查考核 等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走 进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书。
掌握在应聘秘书时，如何根据自己的特点 为自己准确定位；结合具体的秘书岗位分析自 己是否胜任，及如何保持自己的可持续发展态 势。
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求职技巧： 1 最快，最有效果的求职方法是认真浏览公司和单 位正在招聘中的职位广告，认真按照对方的要求递交 自己的简历。 2 业务发展好的企业常常看重有一定专业特长，技 术本领和教育水平同时求职态度认真的应聘人。这就 要求应聘人作出努力，用自己的教育水平，工作经验 和技术特长来说服招聘企业来浏览和考虑自己的应聘 信。 3 招聘单位不一定要求名牌学府的学历。尽量避免 发表三言两语的求职信，或者没有真实内容的简历。 这样的求职材料只能给人们看到您草率和不认真的行 为。
表表2211推荐秘书的渠道的比较推荐秘书的渠道的比较如表容易产生依赖心理容易产生依赖心理可信程度高一般在可信程度高一般在对被推荐人的评价上会真对被推荐人的评价上会真实可信并留有充分余地实可信并留有充分余地应聘者的原应聘者的原单位或毕业学校单位或毕业学校的推荐的推荐有时会转托或有时会转托或强人所难到不如强人所难到不如自荐自荐了解和熟悉应聘者的了解和熟悉应聘者的人愿意推荐就是一种有人愿意推荐就是一种有利的表态利的表态了解和熟悉了解和熟悉应聘者的人推荐应聘者的人推荐容易模糊自己容易模糊自己的弱势甚至不能的弱势甚至不能准确表明自在条件准确表明自在条件容易表达容易表达应聘者本人自荐应聘者本人自荐劣劣势势优优势势推荐秘书的渠道推荐秘书的渠道二面试或约见的联系二面试或约见的联系这是最常见的事先约见
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从以上几则招聘广告来分析，今天社会单 位对秘书的需求和聘用要求，对我们提出了如 下警示：
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“硬件”要求毫不含糊； “软件”要求绵里藏针； “第二专业”不可或缺； “硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求， 所 以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊； 招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归 属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的 诉求转变的趋势。
在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作； 对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份 工作是否有发展前途。
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本节点睛 一、对秘书的审查与职业纪律 二、国家秘书职业资格鉴定与
考试介绍 三、我国正在引进的两种秘书
职业考试
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古今中外都认定秘书这门职业是机要性最 强的职业。能不能保守机密和挟重扼要，关键 在于秘书的素质。所以对秘书的审查和考核历 来是这门职业中比较重视的工作。随着社会的 发展，当前我国对秘书的审查和考核在内容和 形式上也发生了很大变化。
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口试：秘书的口试一般是英语的听说能力 测试，水平也是因招聘单位需要而定。当然在 口试形式中也有了解应聘秘书思维能力和表达 能力的意义，这一般就体现在貌似闲谈，以汉 语或英语进行自然对话的过程中。有的单位由 领导或主管出任主考官。没有经验的应聘者常 被这种场面弄得挺紧张，其实这不过是形式问 题，核心是要测试秘书的思维表述以及心理素 质，这时越紧张，越容易失败。