客服部文件档案管理制度

一、总则
为加强客服部文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于客服部所有文件档案的管理工作，包括但不限于内部文件、客户资料、合同、凭证等。

三、档案分类与编号
1. 文件档案分为以下类别：
（1）内部文件：包括规章制度、工作计划、会议纪要等；
（2）客户资料：包括客户信息、客户服务记录、客户投诉等；
（3）合同：包括与客户签订的各类合同；
（4）凭证：包括发票、收据、支付凭证等。

2. 档案编号规则：
（1）编号由类别代码、年份、顺序号组成；
（2）类别代码按照档案类别名称的首字母缩写，如“内部文件”为“NWF”；
（3）年份采用四位阿拉伯数字表示；
（4）顺序号采用四位阿拉伯数字表示，不足四位时前面补零。

四、档案收集与整理
1. 档案收集：
（1）各部门应按照档案类别收集相关文件，确保收集齐全；
（2）收集的文件应真实、完整、准确，不得有涂改、伪造等情况；
（3）收集的文件应按照档案编号规则进行编号。

2. 档案整理：
（1）按照档案类别将收集到的文件进行分类；
（2）对分类后的文件进行编号、登记；
（3）将整理好的文件按照编号顺序排列，装入档案盒。

五、档案保管与使用
1. 档案保管：
（1）档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室；
（2）档案柜应上锁，钥匙由专人保管；
（3）档案柜应定期清理，保持整洁。

2. 档案使用：
（1）查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅；
（2）查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、折叠；
（3）查阅完毕后，应将档案归还原位，并及时上锁。

六、档案销毁
1. 档案销毁应严格按照国家档案管理规定和公司内部规定执行；
2. 档案销毁前，应经部门负责人审批，并填写《档案销毁申请表》；
3. 档案销毁后，应将销毁记录存档备查。

七、监督检查
1. 客服部应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性、完整性和安全性；
2. 对档案管理工作中存在的问题，应及时整改，确保档案管理工作持续改进。

八、附则
本制度由客服部负责解释，自发布之日起执行。

如有未尽事宜，可由客服部根据实际情况予以补充和修改。