谈应收账款管理体系的构建

谈应收账款管理体系的构建
在现代社会商业模式中，企业对客户给予授信是扩大市场份额、促进企业快速发展的有效手段。

但是授信销售是一把双刃剑，天生存在的逾期风险甚至是坏账风险让企业不得不谨慎对待。

在外销业务中，企业可以通过信用证结算方式，利用银行信用降低授信所带来的风险。

但是对于内销业务，因为我国尚未建立完善的信用管理体系，在很多企业无法提供银行信用的情况下，如何降低授信销售所带来的风险就成为企业面临的一大难题。

本文拟从“事前预防、事中控制、事后反馈”的角度，构建一种应收账款管理体系，试图在“扩大销售”与“控制风险”之间找到企业应收账款政策的平衡点，实现双赢。

标签：应收账款体系防范控制
一、应收账款的管理原则
1.事前预防。

企业在赊销商品时，必须健全手续，落实责任，控制源头，防止“病从口入”，避免坏账损失发生。

企业还应当对重大工程、重大合同有针对性地制定防范措施，确保经营风险处于可控制状态。

2.事中控制。

企业应该把事中控制贯穿于企业销售的每一个阶段，及时发现问题、解决问题，在事中控制坏账风险。

通过实时监控达到了事中控制的目的。

根据重要性原则，管理层还应该对金额大、执行期较长的合同边执行、边监督，随时发现风险、随时进行相应的调整控制。

3.事后反馈。

对所有销售客户建立客户档案，一旦发生有收不回的坏账，要及时反馈给专门的管理机构，管理机构再从财务、供应、销售人员几方面入手，发动供应、销售等部门尽量通过其他往来业务使往来单位的应收账款相互冲销以尽快挽回损失，防止给企业造成不必要的损失。

对重大工程、重大合同在结束后建立总结机制，完善项目档案，总结项目经验。

二、应收账款的管理体系
依照上述应收账款管理原则，拟构建适合上海宝通汎球电子有限公司的应收账款管理体系，如下图所示。

针对每一流程，分别确定相应的风险点并加以控制，从而达到控制总体风险的目的。

1.事前预防。

应收账款积累过多，会影响企业财务状况和正常经营，单纯的事后催收和控制远不能解决问题，不能清除应收账款对企业各方面的消极影响，同时催收和控制本身也给企业带来诸如增加费用、丧失市场、内部失衡等新的麻烦，这就敦促企业要创新思维，把眼光投向事前控制。

为此，笔者从事前控制的角度提出以下解决方法。

（1）银行资信调查。

指通过银行信息系统对客户进行资信调查。

即通过银行出具的资信调查书，调查并客观反映被调查人的资信状况。

？主要包括：与银行往来情况调查、经营状况与财务状况调查、资产调查等。

（2）其他外部证明调查。

对于给予授信政策的客户，都应该要求对方提供经过年审营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件。

另外还可以通过当地工商局网站查询到企业持续经营的真实性，会计师事务所出具的企业年度财务审计报告也是重要的外部证明。

（3）客户情况调查表。

通过完备的调查表详细评价客户的综合实力。

此项调查主要是通过销售人员详细了解客户的行业地位、行业美誉度；对于重大合同，应该由管理部门与业务部门一起到企业实际经营地点进行现场调查。

（4）审慎的授信清单。

企业应该按照客户的注册资本与历史交易数据审批授信额度与授信期限。

笔者所在上海宝通汎球电子有限公司的相关授信制度如下：除销售类业务及项目类质保金外其他货款的授信期限原则上不超过60天，项目类质保金授信期限原则上不超过2年；同一客户累计授信金额不超过下列两项指标中较高一项：①客户注册资金的百分之十；②最近12个月累计支付货款金额的百分之十。

如需增加新的授信客户，需要由业务员发起填写《安防事业部客户授信审批单》，经有权签字人批准后列入授信客户清单。

企业还应对客户档案资料实行动态管理，实时更新客户的资信额度。

根据客户情况进行适当的调整，以适应不断变化的环境。

对付款及时且销量已经超过或有望超过原资信额度的客户提高授信；付款基本及时且销量平稳的客户维持授信；销量大但付款不及时的客户或销量远远小于原资信额度的客户适当降低；逾期帐款过多的客户或财务状况明显恶化的客户大幅降低或取消等等。

（5）共管账户及其他。

公关账户是指项目合作的过程中，考虑到资金未进行分配，或交易没有实际完成，为了保证合作双方的共同利益，防止资金被非法挪用或抽走，双方设立共同管理账户，账户的资金由双方共同管理，账户资金在使用的过程中，需要经过双方认可盖章，在合作完成之后进行账户资金分配，并注销账户。

对大额项目资金与客户实行共管账户的目的是为了防范资金风险。

2.事中控制。

笔者认为，事前控制包括合同条款审查、定金政策、构建预警机制、送货上门及考察现场、快递单据及收货证明这五方面，现分别阐述如下。

（1）合同条款审查。

合同是企业控制经营风险的重要手段之一，对合同的管理应该慎重。

从应收账款控制的角度看，合同管理应该强调以下几项重要内容：①公司除现金收入之外的供货业务都应签订合同；②企业应该尽量使用经法律顾问审核的本公司的标准合同版本；③公司对外签订的销售合同的要素必须齐全且符合法律规定，特别是付款形式、账期和延期付款的具体违约责任等应清楚、准确地载于合同条款；④公司对外签订的销售合同的传递、保管必须有明确的程序条求，确保快捷和安全；
（2）定金政策。

所谓“定金”，是指企业在合同订立时或在合同履行前预先收取客户一定数量的金钱，以保障合同债权实现的一种担保方式。

（3）构建预警机制。

预警机制作为风险管理的一种新手段在企业管理中有很高的价值。

作为一种初步尝试，建议设定两项预警指标：①最高赊销额：严格控制授信额度，超过这一额度不能发货，对事实上高于设定最高赊销额的客户坚持每月的收款大于供货，逐步压缩到最高赊销额以内；②最长赊销期：严格控制授信期限，由业务人员在到期前跟单催收，如到期未收回欠款，则立即停止供货，组织追款。

（4）送货上门、考察现场。

对于重大项目、重大合同，企业应该安排风险管控部门与业务部门到现场送货，进一步考核客户现状及项目真实性。

（5）快递单据及收货证明。

企业应该未雨绸缪，在发货过程中，注意收集书面证据，为将来可能发生的货款追讨做出充足准备。

3.事后反馈环节。

（1）建立坏账准备金制度。

无论一个企业的货款回收政策制定得多么完善，落实得多么彻底，在市场经济条件下，坏账损失仍然是无法避免的。

涉及的原因主要包括：①内在变化。

主要包括债务人发生重大自然灾害、破产或突然死亡、涉及诉讼案件等。

②外在变化。

例如新实施的法律法规对债务人不利；因市场供求发生变化、商品供过于求等而导致债务人财务状况暂时或长期恶化。

以上这些都会导致该项应收账款部分或全部无法收回。

因此，按照财务谨慎性原则，应根据账龄逾期的程度或应收账款的总额合理估计坏账风险，并建立坏账准备金制度。

当发生坏账时，用提取的坏账准备金抵补坏账损失。

（2）常规催讨。

对于已经出现逾期迹象的应收账款，业务部门应会同财务部门及时进行书面对账，进行重点监控。

（3）货权控制。

企业对于大额项目应该派驻员工到现场进行了解，以掌握项目进度。

必要的时候可以采取控制货权，进行资产保全，把应收账款坏账的损失尽可能的降低。

（4）法律途径。

企业对长期逾期货款应该通过律师进行法律层面沟通，必要时进行起诉，捍卫企业的经济利益。

（5）损失承担。

企业发生坏账后，应该及时确定经济责任承担方案，由财务部予以执行。

三、应收账款经济责任考核
1.考核的必要性及考核内容。

责任管理就是针对应收账款经常出现的情形，以制度的形式将债权责任明确下来，规范有关人员的行为。

企业应该将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩。

对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员，企业应当在内部以恰当方式予以警示，接受员工的监督。

对于造成坏账损失的业务部门和责任人员，企业应当按照内部管理制度扣减其奖励
工资。

应收账款考核的主要内容应有：1、明确划分责任范围，对某一家客户在某个时段的欠款应由业务经办人员负责，对公司全部的客户尽可能落实到个人；2、明确规定对超越权限形成应收账款和坏账应负的各种责任；3、明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；4、明确规定不按程序办事形成应收账款和坏账应负的各种责任。

2.考核的前提。

（1）业务人员薪酬结构。

公司对业务人员实行低工资、高提成的业绩考核政策，为经济责任考核提供了经济基础。

（2）历年应收账款回笼情况。

如果公司历年应收账款情况较为稳定，则为经济责任考核提供了数据支持。

（3）经济考核责任书。

每年管理者代表与业务人员签订经济考核责任书，为考核提供了法律支持。

3.考核中的注意事项。

（1）资金占用利息的承担问题。

需要探讨应收账款占用资金的利息承担问题，防止授信额度与授信期限无原则的扩大。

业务部门一般以销售额最大化为主要目标，与企业的价值最大化目标存在一定的差异。

因此，如果通过业务部门承担一部分应收账款的资金占用利息，可以适当的使两个目标和谐双赢。

（2）奖励机制问题。

有奖有罚，奖罚分明的制度才是完善的，否则有失公平，是起不到其积极作用的，甚至可能与其初衷背道而驰。

大部分企业在构建的应收账款管理体系中，只是注重了惩罚性条款，而忽略了奖励性条款。

企业应该对提前收回的应收账款进行适当的奖励，这样才能使应收账款管理尽快走上良性循环的道路。

（3）逾期应收账款的处理原则应该灵活调剂。

在应收帐款管理体系中，企业应根据具体情况灵活机动地运用各种手段，既要维护企业利益，减少企业损失，又要尽可能地维持与客户的关系。

因此，应该具体问题具体分析，甄别客户应收账款逾期的原因并作出相应对策：对资信很好的客户，了解客户的实际情况，如果客户仅仅处于暂时的付款困难，可以适当延长信用期，不能轻易得罪客户；对于非恶意的客户应继续保持业务往来，力争以最低的成本完整收回欠款，并获得客户违约金或其他补偿；对不良客户应采取一切合法手段，将应收账款的损失降到最低。

总之，应收账款是企业与企业在产品交易中经常发生的、不可回避的客观现象。

为此，企业必须建立严密、有效、可操作的应收账款管理体系，依法维护应收账款的安全、完整，加速资金回笼，保证企业效益最大化和实现可持续发展。

参考文献：
[1]张洁.浅析企业应收账款的风险防范与控制[J].现代经济信息，2012，07.
[2]贾胜.企业应收账款的风险防范与管理[J].新会计，2013，07.。