日常档案管理制度及方案

日常档案管理制度及方案
一、档案管理的目的。

档案就像是我们工作和生活的“记忆宝库”，把过去发生的各种事情、决策、数据等都保存下来。

管理档案的目的呢，就是为了方便咱们随时能找到需要的信息，就像在宝库里找宝贝一样，还能保证这些信息的安全，可不能让这个宝库随便被人破坏或者把宝贝弄丢啦。

二、档案的分类。

1. 工作文件类。

这可是咱们工作的“证据”和“指南”。

像工作报告、项目计划、会议纪要这些，都按照不同的部门或者项目来分小类。

比如说市场部的推广方案放在一起，研发部的技术文档放在另一堆。

这样找起来就很有针对性，不至于在一堆文件里乱翻。

2. 人事档案类。

这关乎咱们每个小伙伴的“小秘密”和工作经历。

员工的简历、入职手续、绩效考核、培训记录等都在这个分类里。

把每个人的资料单独装个“小袋子”，这样方便管理员工的各种事务，像升职、调薪之类的，拿出来就能看清楚一个人的“前世今生”。

3. 财务档案类。

这个可是公司的“钱袋子”记录。

各种发票、账本、财务报表等都在这里。

财务的东西可不能乱，得按照年份、账目类型好好分类。

不然到了审计或者查账的时候，就像在一团乱麻里找线头，那可就麻烦大了。

三、档案的收集与整理。

1. 收集。

每个部门都得有个“小管家”，这个小管家负责把本部门产生的档案及时收集起来。

就像在地里收庄稼一样，不能让庄稼烂在地里。

比如市场部搞了个活动，活动结束后，负责这个活动的同事就得把活动策划、宣传资料、活动总结等相关文件都交给部门的小管家。

2. 整理。

小管家拿到文件后，要把文件“打扮”得整整齐齐的。

先看看文件有没有缺页、破损的情况，要是有就得及时补救。

然后按照我们之前定好的分类规则，给文件找个合适的“家”。

如果文件是纸质的，还得给它编个号，就像每个人都有个身份证号一样，方便识别。

要是电子文件呢，得给它取个清楚明白的名字，最好再加上日期或者版本号，可别整一堆乱七八糟的文件名，像“新建文档1”“新建文档2”这样的，到时候自己都不知道是啥。

四、档案的存储。

1. 纸质档案。

我们得给纸质档案找个安全又干燥的“小窝”。

可以是专门的档案柜，档案柜要放在通风良好、不容易受潮的地方。

每个抽屉或者柜子都要贴上标签，标明里面放的是哪类档案。

而且档案要按照编号顺序摆放，这样拿取的时候就像在书架上找书一样方便。

2. 电子档案。

电子档案就住在电脑或者服务器这个“大房子”里。

但是这个房子也得好好规划。

要建立清晰的文件夹结构，就像盖房子要分房间一样。

而且要定期备份，防止电脑出故障或者被黑客攻击，数据就像鸡蛋不能放在一个篮子里。

可以把备份存在移动硬盘或者云端，这样就算本地的文件丢了，还有备份可以救急。

五、档案的借阅。

1. 借阅流程。

谁要是想借阅档案，就得先填个借阅申请表。

申请表上要写清楚借阅的是什么档案、为什么要借、借多久。

就像你去图书馆借书一样，得有个登记手续。

然后申请表要交给档案管理负责人审批，负责人得看看这个借阅是不是合理合规。

要是批准了，借阅人才能把档案拿走。

2. 归还要求。

借阅人可不能把档案当成自己的东西，借了不还。

到了归还日期，就得按时把档案还回来。

归还的时候，档案管理负责人要检查档案有没有损坏或者缺失。

要是有问题，借阅人得说清楚是怎么回事，要是故意损坏的，那可就得受点小惩罚啦，比如写个检讨书或者赔点小钱（当然是开玩笑的，主要是让大家重视档案的完整性）。

六、档案的销毁。

1. 鉴定。

有些档案过了保质期，就像过期的食品一样，没有保存的必要了。

但是在销毁之前，得先进行鉴定。

由相关部门的人员组成一个鉴定小组，看看这些档案是不是真的没有价值了。

比如一些很久之前的、已经没有参考意义的临时通知之类的，可能就可以销毁了。

2. 销毁程序。

一旦确定要销毁的档案，也要走个正规程序。

要填写销毁申请表，说明销毁的档案内容、数量、销毁原因等。

然后在监督下进行销毁。

如果是纸质档案，可以用碎纸机碎掉或者烧掉（当然要符合安全规定），电子档案就彻底删除，并且要确保数据无法恢复。

七、档案管理人员的职责。

1. 档案管理员。

档案管理员就像是这个档案“王国”的国王或者女王，要对整个档案管理工作负责。

要熟悉档案管理的各项规定和流程，要定期检查档案的收集、整理、存储、借阅
和销毁等工作是否按照制度进行。

还要不断优化档案管理的方法，提高管理效率。

就像一个好的国王要不断改善自己的王国一样。

2. 其他人员配合。

档案管理不是档案管理员一个人的事儿。

每个部门的人员都要配合档案管理员的工作。

按照要求及时提供档案、遵守借阅规定等。

就像一个团队合作一样，大家都齐心协力，这个档案管理工作才能做好。