MIT2-01文件控制程序100813 定稿

文件控制程序
1 目的
确保管理体系覆盖的所有部门和场所都使用现行有效文件。

2 适用范围
适用于管理体系运行中，对管理文件、技术文件、外来文件的编制、发放和更改。

适用于管理体系涉及的所有部门。

3 术语和定义
3.1
文件 document
信息及其承载媒介。

示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。

注1：媒介可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。

注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为“documentation”。

注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。

3.2
程序 procedure
为进行某项活动或过程所规定的途径。

注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。

注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。

含有程序的文件（3.7.2）可称为“程序文件”。

4 职责
4.1 总裁办公室负责管理体系文件的控制和管理；负责外来管理文件的控制。

4.2 研发中心负责技术文件和外来技术文件的控制。

4.3 产品工程部负责工艺文件和相关产品改进技术文件的控制。

4.4 采购部负责供方的技术文件控制。

4.5各部门负责接收、保管和识别本部门的文件。

5 工作程序
5.1 文件的分类
管理体系的文件分三类：
a）管理文件包括:
——管理手册
——程序文件
——规章制度
——作业文件
——记录及格式
b）技术文件包括:
—— 设计文件
—— 企业标准、规范等
c ）外来文件包括外来技术文件和外来管理文件。

1） 外来技术文件包括：国标、行标、法律、法规（技术相关）。

2） 外来管理文件包括：政府通知、公告；法律法规（非技术相关）、法律文书。

5.2 文件的编码规则
5.2.1 管理手册、程序文件、规章制度、作业文件的编码规则,见图1。

M I
T
文件号文件层次号
麦特集团
图1 管理手册、程序文件、规章制度、作业文件的编码规则
管理手册文件层次号为1 程序文件文件层次号为2 规章制度文件层次号为3 作业文件层次号为 4
示例：
《管理手册》 MIT1 《管理评审程序》 MIT2-03 《公文管理规定》 MIT3-04 《生产设备管理制度》MIT4-05
本部门编制的内部使用的管理文件可自行编号。

5.2.2 记录与表格的编码规则，见图2。

M I
T
文件号文件层次号
麦特集团
记录与表格序号
（每一个文件内）
图2 记录与表格的编码规则
示例：
“文件发放/回收登记表”编号为MIT2-01-03
5.2.3 其他要求,包括：
a ） 其他文件按相关编码规定执行。

b ） 在每一个记录表格右上角编号。

c ） 在文件中涉及到的记录是规范格式的用“ ”，非规范格式的记录用‘ ’。

d ） 文件涉及到的相关文件（包括法律法规和体系文件）其名称用《 》。

5.3 文件的受控范围和方法
5.3.1 受控范围
凡是在公司内部使用或上交给认证机构的管理体系文件，如管理手册、程序文件、规
章制度、外来文件、图纸资料均属受控范围。

管理体系文件换版或其中局部更改时，应及
时办理更换手续，确保文件持有人始终使用文件的有效版本。

5.3.2 非受控范围
凡是交给咨询机构备案的、发给用户、潜在用户或其他有关人员交流参考之用的管理
体系文件，均为非受控范围。

在文件更改或换版时，不再考虑更换之事。

5.3.3 受控方法
凡是列入受控范围的文件和资料，应按上述"5.2"中相应的规则编码，加盖红色"受控"章，注明发放号（即发给该部门的代码），同时必须办理文件发放、回收登记手续。

对
非受控文件和资料不需盖章以便识别。

5.3.4 各部门代码规定，如下：
表1 各部门代码表
代码部门名称代码部门名称代码部门名称
01 总裁办公室08 国际业务部15 产品工程部
02 人资培训部09 市场发展部16 品管部
03 财会部10 大客户部17 麦特科技
04 奔腾销售部11 研发中心18 威力狮
05 计划供应部12 电子生产部19 奔腾远程
06 采购部13 奔腾生产部20 信息中心
07 储运部14 麦克希玛生产部
5.4 文件编制、批准和发布
5.4.1 管理手册
由管理者代表组织编制管理手册，总裁批准。

5.4.2 程序文件及规章制度编制流程
5.4.2.1各部门在工作中需要形成书面文件更好的规范管理时，由责任部门负责人组织编写该文件；
5.4.2.2 文件编制形成初稿后，由编写部门召集所有相关部门进行讨论，对文件的流程、记录格式、接口关系予以明确；
5.4.2.3 文件最终定稿前讨论不得少于2轮，讨论通过时，所有相关部门在MIT2-01-01“文件审核通过确认单”上签字确认。

5.4.2.4 集团公司常务副总裁在MIT2-01-01“文件审核通过确认单”上签字批准。

5.4.3 管理手册、程序文件、规章制度（含MIT2-01-01“文件审核通过确认单”）由编制部门交总裁办公室统一存档、发布。

5.4.4 技术资料、检验试验标准
由研发中心组织编制，分管领导批准发布。

5.4.5 工艺文件
由产品工程部负责编制，产品工程部负责人批准发布。

5.5 文件发放、申请及回收
5.5.1 管理文件发放、回收
5.5.1.1 总裁办公室应填写MIT2-01-02“文件发放一览表”，经分管领导批准后按规定范围发放。

5.5.1.2 文件发放时填写MIT2-01-03“文件发放/回收登记表”，由接收人签收。

MIT2-01-06“文件更改通知单”同更改文件一同发放给相关部门。

5.5.1.3 回收时由回收人员签字。

5.5.2 技术文件发放、回收
5.5.2.1 经分管领导批准后按规定范围发放。

5.5.2.2技术文件发放时填写MIT2-01-04“技术文件发放/回收登记表”，由接收人签收。

5.5.2.3回收时由回收人员签字。

5.5.2.4 技术文件的清单需在总裁办公室进行备案（每季度最后一周内备案一次）。

5.5.3 采购部负责供方和外协的技术文件控制和管理，详见MIT3-03《技术文件管理制度》。

5.5.4 不在文件发放范围内，确因工作需要管理文件，可填写MIT2-01-05“文件申请表”交总裁办公室，经总裁办公室负责人批准后方可获得。

5.5.5 不在文件发放范围内，确因工作需要技术文件，可由相关部门填写MIT2-01-05“文件申请表”交研发中心秘书，经分管领导批准后方可获得。

5.6 文件的更改、销毁
5.6.1 管理文件需要更改或换版
5.6.1.1 由原编制部门填写MIT2-01-06“文件更改通知单”, 原审批人或具有原审批人相同职权的人审批后交总裁办公室统一更改。

5.6.1.2 管理手册、程序文件、规章制度更改时，应将更改的页次重新印刷，按原发放范围换页更改；如更改文字较少（如部门名称更改等）可采用划改的方法，并做好相应的更改标志；同时应在文件更改页的更改一览表中填写更改记录。

如改动较多，可考虑换版。

5.6.1.3 质量记录格式的更改采用换版的形式进行。

5.6.1.4 总裁办公室应及时更新MIT2-01-07“文件更改/修订状态一览表”，以表明文件的现行状态。

5.6.2 技术文件的更改
详见MIT3-03《技术文件管理制度》。

5.6.3 程序文件及规章制度改进流程
5.6.3.1 各部门在工作中需要改进程序文件和规章制度时，由编制（主控）部门负责人
组织改进该文件。

5.6.3.2 文件修改后，召集所有相关部门进行讨论，对文件的流程、记录格式、接口关
系予以明确。

5.6.3.3 讨论通过时，所有相关部门在MIT2-01-01“文件审核通过确认单”上签字确认，
文件改进完成。

5.6.3.4 报分管领导批准，交总裁办公室按5.6.1进行。

5.6.4 文件销毁
5.6.4.1 管理文件更改后换回的作废页次由总裁办公室登记于MIT2-01-08“文件销毁记录”,经总裁办公室负责人批准后统一销毁。

对存档的受控文件不将原作废页次换回，在该页上加盖“作废”章。

5.6.4.2 技术文件更改后换回的作废页次由研发中心秘书登记于MIT2-01-09“技术文件销毁记录”,经分管领导批准后统一销毁。

5.6.4.3 发放给采购部的技术文件需要作废，由研发中心、产品工程部，适时收回，经分管领导批准后由秘书销毁。

5.7 文件保管
5.7.1 管理体系的各类文件均需设专人保管。

各部门应及时归档文件，及时分发文件，及时处
理过时文件，确保在使用处可获得有效版本的适用文件。

各部门按MIT4-01《部门文件资料管理规定》进行管理。

5.7.2存档的管理文件由总裁办公室指定专人进行保管。

5.7.3 技术文件由研发中心秘书保管，建立‘技术档案’以备检索、查阅。

5.8 外来文件的控制
5.8.1外来技术文件由研发中心依据MIT3-07《外来产品标准文件管理制度》，对外来技术文件进行控制。

5.8.2 外来管理文件的控制
5.8.2.1 外来管理文件原则上由总裁办公室负责签收。

5.8.2.2 其他部门负责将收集并得到确认的外来文件报总裁办公室统一编号、登记，由总裁办公室将文件内容、接收日期、送件人等事项在MIT3-04-02“收文登记表”里登记清楚，并将原件分类归档保管。

5.8.2.3 外来管理文件由总裁办公室负责人于接件当日按文件要求将经过识别后的文件报送相关部门，相关部门接件后应及时组织人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见反馈总裁办公室，由总裁办公室将处理意见与原件合并归档保管。

5.8.2.4 集团公司适用的法律法规政策收集、确认、传递与更新
由总裁办公室负责通过执行MIT3-06《适用的法律法规规章政策的收集确认传递与更新制度》传递给公司领导、部门及岗位使用。

5.8.2.5 总裁办公室每季度至少一次对外来文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并填写‘文件检查记录表’。

5.9 作业文件的编制与管理
5.9.1 作业文件由本部门（使用部门）负责编制、审批、发布、更改的控制。

5.9.2必要时报公司分管领导或主管部门审定。

5.9.3适时向总裁办公室备案。

5.10 公司公文的控制
执行MIT3-04《公文管理规定》。

5.11 内部文件交接单
当领导及部门之间有关事项进行沟通时，可利用MIT2-01-10“内部文件交接单”。

5.12电子文件的控制
5.12.1 公司使用问题管理系统进行问题管理，问题管理系统所规定的各种记录在流程执行的过程中形成，所有人员的任何更改均在系统内进行自动记录。

5.12.2 问题管理系统内的各种记录以公司内部服务器所公布之电子文件为主，电子文件经打印后即属参考文件。

5.12.3 如果需要纸质存档，要在文件上打印当天的日期，所有相关人员在打印文件上签字确认生效。

6 支持性文件
6.1 MIT3-03《技术文件管理制度》
6.2 MIT4-01《部门文件资料管理规定》
6.3 MIT3-07《外来产品标准文件管理制度》
6.4 MIT3-06《适用的法律法规规章政策的收集确认传递与更新制度》
6.5 MIT3-04《公文管理规定》
7 记录及表格
7.1 MIT2-01-01“文件审核通过确认单”
7.2 MIT2-01-02“文件发放一览表”
7.3 MIT2-01-03“文件发放/回收登记表”
7.4 MIT2-01-04“技术文件发放/回收登记表”
7.5 MIT2-01-05“文件申请表”
7.6 MIT2-01-06“文件更改通知单”
7.7 MIT2-01-07“文件更改/修订状态一览表”
7.8 MIT2-01-08“文件销毁记录”
7.9 MIT2-01-09“技术文件销毁记录”
7.10 ‘技术档案’
7.11 MIT3-04-02“收文登记表”
7.12‘文件检查记录表’
7.13 MIT2-01-10“内部文件交接单”
8 附录
本文件的主要起草人：唐立民
本文件后续改进由总裁办公室负责
本文件解释权归总裁办公室
本文件自2010年8月16日起实施
原2010年6月1日发布的MIT2-01《文件控制程序》同时废止。