规范单位财务档案管理提高财务管理水平

规范单位财务档案管理提高财务管理水
平
摘要：在目前企业和事业单位的职能分工中，财务部门的档案管理工作主要是由财务部门以及其他部门一起进行管理的。

财务部门主要负责财务数据以及相关信息的记录，而档案管理是需要根据单位的实际情况进行存档和整理的。

所以为了实现财务文件管理的规范化，加强单位的财务文件管理能力，就需要分析出各部门的财务档案管理工作中所存在的问题。

这些问题已经成为单位提高财务管理水平的绊脚石。

本文通过分析目前档案管理的所存在的问题，并且探讨出合理的解决办法，从而提高财务管理水平。

关键词：财务档案管理;档案管理问题;对策
引言
财务档案管理在企业事业单位财务部门的全面管理中占有不可或缺的关键地位。

财务档案管理是企业事业单位承担和开展各项活动的重要支撑。

从企业和事业单位的侧面来看，财务档案管理是确保单位可持续发展的关键因素[1]。

面对国民经济快速发展的形势，单位的财务部门的档案管理系统也需要进行完善，建立更加有效且准确的管理系统和工作模式，是能够促进单位的整体的发展速度的。

为了确保财务录入的档案资料是完整且真实的，就要提高财务档案管理工作人员的整体素养，并且将管理工作的流程标准化，这样才能够保障财务档案管理的工作能够顺利开展。

1、财务档案管理的必要性
事业单位的财务档案管理对企业的重要意义主要表现在这五个方面，概括如下。

首先，财务文件管理的发展有助于事业单位负责人迅速有效地掌握系统内部的经济运行状况。

其次，财务文件管理数据是单位与客户之间经济往来的详细记录，因此，单位应健全财务文件管理程序，为双方保存完整、详细的财务信息等
数据，并做好相关的业务处理。

如果在此过程中，缺失了关键的数据和资料，会
给单位带来重大的损失，并且会与合作方产生业务上的纠纷。

单位实施财务档案
管理标准化是可以起到一定的监督作用的，从而确保财务数据的准确性。

在单位
参与社会经济活动时，单位就能够依照档案中储存的数据和资料来合理分配单位
的资金投入比例，从而确保单位能够持续良好地发展。

更重要的是，国家政府可
以通过分析单位的档案资料来进行有效的预测未来的发展趋势，同时能够分析目
前的经济发展实况。

经过详细且仔细的分析之后，国家政府能够制定出相关政策
来扶持企事业单位的发展[2]。

需要注意的是，财务档案一定要详细地记录单位的
所有的业务情况，不能够遗漏任何有价值的数据和资料。

单位的内部结构的调整
和优化也需要以单位的财务档案为基础，才能够做好调整以适应社会和经济市场
的变化。

2、财务档案管理问题探究
2.1财务档案管理人员的能力有限
普遍来说，一般的单位的财务文件并不是由受过专业培训的人员来管理的，
而是由兼职会计人员与专业会计人员一起来完成的。

由于兼职会计人员对单位的
财务文件管理相关的系统不太了解，在进行档案管理时，只简单地收集和整理相
关票据和报告，没有对不同档案文件进行分类，再加上单位本身的财务档案管理
工作的流程不够清晰，会计人员之间的工作交接不及时，导致财务档案中所收集
的数据和资料不全面。

当单位需要进行业务调整的时候，单位的财务文件管理时
没有形成有秩序、系统的管理模式，未完成的财务文件管理虽然完成了分类任务，但实际上工作人员在查询后续工作中指定的文件内容时，查找文件需要大量的人
力和时间，文件的使用效率大大下降。

此外，各部门规范化的岗位制度不完善，
人事工作安排也存在很多问题，档案管理人员年轻，相关知识储备少。

在各种因
素的协同作用下，财务档案管理效果不理想。

2.2财务档案管理相关组织机构配置不完备
财务档案管理人员开展管理工作的基本保障是需要建立相关组织机构。

如果
建立的组织机构不够完备，就会导致在进行管理的时候出现很多问题，比如工作
人员的工作内容不清晰，交接工作流程不完善，人员安排不到位，从而导致财务
档案管理效果不理想。

2.3财务档案管理标准不统一
中国的《档案法》自1987年颁布实施以来，已经实施了30多年，但在文件
管理的实际工作中，财务人员认识度不够，实际的管理要求还没有落实[3]。

究其
原因，最主要原因由于部分部门负责人的财务文件管理意识淡薄。

管理人员不重
视档案管理标准化的工作，导致财务人员在实际工作中实施管理的标准化工作程序，导致单位财务管理不到位。

3提升财务档案管理对策
3.1持续提升财务档案管理技能
首先，单位要不断提高财务档案管理的相关职能，定期对相关财务人员进行
财务管理职能培训，通过培训不断地提高在单位中负责档案管理的内部财务人员
的综合素质。

为了充分调动财务人员的积极性，单位采取一系列激励措施，对成
功完成培训任务的员工进行相应的奖励，从而使整个单位的财务工作人员能够主
动去学习。

当工作人员具备了良好的管理技能，就能够快速且有效地建立起监督
管理机制，从而减少工作人员在财务文件管理上的疏漏，采取科学的工作方式来
确保财务文件管理的规范化，促进单位财务档案的整体利用价值得到显著的提升。

3.2完备财务档案管理相关组织机构配置
优化财务档案管理相关的组织结构最重要的因素是负责该工作的相关会计人员。

档案管理工作对于单位来说，不仅仅是一份简单的资料整理工作，而且是需
要做好相应的资料利用的工作，对于做档案管理的相关工作人员，要做好相应的
专业提升，并且在整个工作当中要提高工作人员的档案业务。

其中包括档案收集
以及档案的保管及统计，并且能够掌握现代化信息技术，做好相应的资料处理，
最后在档案的资料利用方面，能够更好的积极开发，有利于档案管理的相应工作
模式，方便单位的工作人员进行查阅。

单位的财务档案管理的关键在于培养相应
的工作人才，具有较高素质的工作人才能够帮助单位完备财务档案管理相关组织
机构配置。

3.3构建统一的财务档案管理标准
在建立统一的财务档案管理标准时，需要单位严格遵守《企业财务管理规范》要求来制定相关管理标准。

同时，在制定管理标准的内容时，必须有相应的规定
来保护财务信息的机密性。

工作人员对文件进行归档和管理，负责人对文件的使
用和归档要保密。

在工作人员配备上要遵循专业化的管理方案，共同实现单位财
务档案管理的最终目标。

结束语
总之，随着时代的快速发展，单位的财务档案管理需要实现规范化和标准化，建立相关的制度去提高工作人员的工作动力以及工作的标准化。

单位要加大力度
帮助档案管理基础建设进行完善，更好的能够提高档案管理工作的实施。

同时，
单位加强对工作人员的专业技能和素质教育，有效且正确地完善自身的组织结构，统一财务档案管理标准，有效提高各部门的财务管理水平。

参考文献：
1.
陈彬. (2013). 规范财务档案管理提高财务管理水平. 行政事业资产与财务, 000(024), 163-164.
2.
王素洁. (2014). 规范事业单位财务档案管理,提高财务管理水平. 神州旬刊, 000(007), 263-263.
3.
王琴. (2014). 规范财务档案管理提高财务管理水平. 人力资源管理,
000(006), 258-258.
郭琳，1984.09.籍贯安徽灵璧。

民族汉，职称会计师，从事工作会计；。