新时期行政事业单位档案数字化管理研究

新时期行政事业单位档案数字化管理研究
随着信息化时代的来临，数字化管理成为各行各业的大趋势，行政事业单位档案数字
化管理也逐渐被提上了议程。

数字化管理的优势不言而喻，它不仅可以提高档案管理效率，降低管理成本，而且还可以增强档案管理的安全性和可靠性。

本文将从数字化管理的优劣势、数字化管理的难点以及数字化管理的具体实施措施等方面进行阐述。

一、数字化管理的优势
1.提高档案管理效率：数字化管理大大提高了档案管理的效率，档案通常是用纸质方
式存储，工作人员要找到一份特定的文件可能需要花费大量的时间去查找，但数字化管理
可以利用电子设备快速搜索和查找本部门或其他单位的档案信息，节省人力物力。

2.降低管理成本：数字化管理的另一个重要优势是降低了档案管理的成本。

纸质档案
的存储需要一定的空间，每年的档案新增量也很大，如果存储和管理不当，难免导致成本
的增加，而数字化管理可以将文件数字化，将空间占用和成本降到最低。

3.增强档案管理的安全性：数字化管理可以对档案进行加密管理和备份，降低因恶意
破坏、错误操作和其他自然因素而导致档案丢失的风险，保证档案管理的安全性和可靠
性。

数字化管理的难点在于数字化技术本身的局限性。

对于一些复杂的档案，数字化技术
难以实现一对一的转换，需要人工干预使其达到数字化方式存储。

数字化也存在着法律法
规的局限性，有些部门或行政机构的档案不适合数字化保存，需要依照管理规定进行保
存。

三、数字化管理的具体实施措施
1.制订数字化管理规定和制度。

拟定合适的管理规定和制度，建立标准化的数字化管
理流程和操作流程，明确相关职责，并规范使用数字化系统的方法和流程。

2.建立数字化管理的平台。

实现档案数字化需要把所有档案进行扫描、录入电脑，使
用专业的档案数字化平台，实现安全高效的数字化操作。

3.进行数字化技能培训。

对工作人员进行技术培训，提高工作人员的技能水平，保证
数字化操作的准确性和高效性。

4.加强数字化管理的推广和应用。

在数字化管理实践中，持续扩大档案数字化管理应
用范围，推广数字化管理经验，加大数字化管理绩效的展示和宣传，为全社会数字化管理
的落地发挥积极的示范作用。

总之，行政事业单位档案数字化管理是大势所趋，数字化管理不仅可以提升档案管理的效率和安全性，而且还能降低档案管理的成本。

同时，数字化管理的实施存在技术和法律法规的限制，它需要合适的数字化管理规定和制度，建立数字化平台，加强技能培训和应用推广等实施措施的辅助。

只有这样才能实现数字时代下行政事业单位档案的实质性管理持续改进。