OA办公系统在医院图书馆中的应用

OA办公系统在医院图书馆中的应用
医院办公自动化系统OA的建立和实施，改变了图书馆的工作模式，探讨OA在图书馆的所发挥的作用。

本文通过对我院OA办公系统的主要功能的介绍，将OA办公系统应用到医院图书馆的工作管理中的方法。

解决了图书馆文献信息存贮、管理、传递等一系列的问题，减轻了图书馆工作人员大量繁琐、重复的手工操作程序，提高了图书管理水平和图书馆员的工作效率，使医院图书管理走向办公自动化、标准化、规范化、集群化管理。

标签：OA办公系统；图书管理
广西科技大学第一附属医院是一所“三甲”综合性医院。

自2013年本院引进中联公司的办公自动化（OA）系统，医院的管理模式发生了根本改变，将OA 系统应用到图书管理工作中，实现图书馆图书采访、图书编目、图书流通、文献的检索系统功能与医院各科室工作模式相结合的应用。

办公自动化系统（OA：office Automatoon）是将现代办公和计算机功能结合起来的一种新型的办公方式[1]。

1 医院OA系统构建
医院OA系统根据图书馆的工作流程设置有馆员工作管理、人力资源的管理、图书馆日常工作管理模式，
1.1个人工作管理馆员工作管理即个人工作管理系统，其主要内容包括：①“个人工作管理”，主要是通过计算机来对个人进行工作管理，建立个人工作计划和目标，根据信息种类建立个人标签，一种自我管理模式。

②“待办任务列表”，创建工作列表，提示个人所需要完成的工作任务。

③“工作处理”，包括图书馆基础业务工作、读者服务工作、业务统计工作等。

1.2组织工作管理科教图书管理栏目包括院内学术动态、讲课课件、SCI期刊总目录、馆际互借、科研课题、参考文献管理。

2 OA在医院图书馆工作中的应用
广西科技大学第一附属医院中联商务平台，见图1。

各科室可以通过医院信息系统提供的管理平台，进入中联商务平台界面，进行用户登录，进入新办公门户，根据图书馆的工作流程和业务管理，设制了科教图书馆专栏，实时了解医院图书馆的馆藏数据、流通数据，并支持lnternet范围的Web查询、续借、预约等，见图2。

2.1图书的采集工作图书采集必须了解读者的需求，了解医院科研发展的方
向，目前医学发展的最新动态，及馆藏情况。

图书馆员将每期的科技新书目录的医学分类目录信息通过分类，将新书预订的书名、出版书号、作者、出版社、价格信息等输入计算机，通过OA系统提交到各科室，科室负责人可根据科室医务人员的订书意向，在新书预订目录中选取。

图书馆通过协同办公系统中打开传阅件管理窗口查看，并收集各科订书意向，再根据馆藏情况，通过沟通和协调，制订出订书计划。

图书馆通过OA系统中专项业务一栏计划任务的菜单把每年征订的图书和期刊目录信息复制上去，这样各科室可通过院内网区域了解到每年的征订目录信息，如需增加新的期刊和图书目录，可通过协同办公系统的短信平台发送到院图书馆，并注明提交人，经图书馆审核，可录入新增加的征订目录。

2.2读者档案的管理读者档案是图书馆读者的原始记录，建立读者档案是图书馆进行读者服务工作的条件和依据[2]。

我们在OA系统中，通过登录进入协同办公系统的通讯录建立读者档案，其基本内容包括姓名、性别、年齡、科室、职称、学历、联第电话、电子邮箱，阅读兴趣、阅读范围、阅读需求、研究课题，对图书馆的要求及建议等。

记录人员的进出，读者办证登记、流通记录及各种反馈信息，馆员可通过OA系统统计出在一定时期的读者总人数和各类读者的人数及比例。

2.3图书借阅统计管理图书借阅的记录是反映图书馆读者服务工作的数量和质量，是图书馆开展工作制订计划的重要依据之一，图书馆利用OA系统每月底统计1次，统计内容有读者对象，外借人次及册次，外借图书和期刊的种类、拒借、还书、催还书的统计和包括每月阅览的对象、人次、册次、阅览图书种类和咨询统计等，做到每月累计、年底总统计，并建立起管理文档，通过电子流转方式传递给上级主管部门科教科，实现无纸化办公，实面了各科室文件共享，协同办公OA系统给医院图书馆提供了方便是、快捷、高效的管理模式。

2.4公共信息及图书财产管理图书馆可通过院内OA系统，在公共信息平台上发布文献资料征集广告，开展捐书、赠书活动等，并将每批到馆新书目录发布到图书馆专栏上，便于各科室第一时间了解到馆图书信息。

图书馆要做好图书总括登记与个别登记，我们以电子表格的形式按图书的医学类分类进行分类，对每册入藏图书逐一进行登录，包括书名、著者、出版者、来源、价格复本量及入藏、注销时间、年底将总表通过OA协同办公系统发送到院财务科，进行图书资产核对，解决了以往各部门之间奔走，節省了馆员的工作流程，节约了大量纸张和表格的印刷，提高了工作效率和工作质量。

2.5图书的内务管理通过OA系统了解到各科室日常办公流程，图书馆主要工作流程包括：文件收发、申请、批阅、报表（包括财产登记、个别总括登记、工作量统计、借阅处登记、流通率等），馆内各种物品的领取、申请报告和各种文件、单据，都可以通过协同办公OA系统进行信息传递，减少了工作申批流程，使医院的管理模式逐渐走向管理员电子化、规范化，解决了以往等候审批、签字的环节，实现了办公无纸化，使员工与上级之间的沟通更方便，信息反馈更及时。

3 信息传递服务
医院各科室成员可通过登录OA系统进入图书馆界面，通过馆藏目录的书名、作者、分类、主题、关键词检索入口，检索到自己需要的文献，如需要获取全文资料的可通过OA 系统的短信平台，发送到图书馆邮箱，图书馆工作人员根据读者的需求把全文资料发送到个人邮箱，这样解决了临床医务人员工作繁忙，没有更多的时间到图书馆查阅资料的时间。

4 协同工作，为临床科研服务
图书馆员可以通过OA协同办公系统进入专项业务，了解到医院的科研项目，并主动参与课题查新，定题服务、学术交流和讲座，通过OA就可以了解到医院科研发展的方向，图书馆可根椐自身的特点开展学科馆员服务，为医院科研究项目，加强图书馆与临床医务人员的沟通，实现知识共享，为科研的发展和实施提供有效的文献信息资源。

如去年我院临床科室急需阿法骨化醇与普通维生素D的差异的相关文献，我们利用图书馆的信息资源、收集、筛选了有关阿法骨化醇与维生D的最新文献，提供了阿法骨化醇可提高骨密度的（BMD）、预防跌倒和骨折可有效的增加钙吸收，而普通的维生素D却无降低跌倒风险和改善患者活动能力的发生。

提供了阿法骨化醇无需肾脏代谢，不受肾功能影响，其治疗可提高血清1，25-二羟维生素D水平，改善钙吸收和机体活动能力的循证证据。

把所检索的文献通过OA传阅件方式传送给临床科室，解决了临床用药，提高了治疗效果。

根据医务人员的需求和科研课题项目的申报、学术论文的撰写，我们在OA系统图书馆专栏上提供北大版医药卫生类的《中文核心期刊要目总览》和CSCD目录，供医务人员投稿使用，2014年我院论文投稿有82篇，其中有28篇科技核心，3篇双核心，近几年，越来越多的论文被SCI收录，提升了医院的学术水平和整体实力。

5 结论
医院协同办公系统包括有：文档管理、通知通告的发布、公文签收与审批、审请、审批流程、文件的收发等，通过实施协同办公OA系统，完善了信息交流渠道，提高了工作效益，中联公司的OA系统与医院的图书馆自动化管理钦件相连接，解决了以往图书馆与医院财务科和科教科数据不一致，管理分散等因素，实现了医院对其重要资产--知识的高效管理员、积累、沉淀、传播、应用等[3]，OA系统在图书馆实施后，在一定程度上带动了医院医疗和科研工作，为临床医务人员提供了多角度的文献查询方式，克服了人工咨询的局限性，同时图书馆还会可以在网上发布、定期收集的最新学科动态，为临床科研课题提供有效的文献资源，加强医务人员的人文修养，提供各种人文铺导读物，通过新书展示、书目报导、讲座、幻灯片、演讲会等式方式，提高了读者利用图书的水平。

通过不断地升级，我们相信OA系统在图书馆的发展将起到更大作用。

参考文献：
[1]刘中兵，许晓昕，薛道铭.精通Tomcat-Java Web应用开发，框架分析与组件实例，系统集成与案例实战[M].北京：清华大学出版社，2007.
[2]卢子博.乡镇图书馆工作[M].北京：北京图书馆出版社，2000：166.
[3]陈爱芬，邱艳，陈君.协同办公OA在医院信息化管理中的应用[J].中医药管理杂志，2012，20（8）：794-795.。