当代高校档案管理中数字存储介质及其发展
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办公室业务·档案工作
Байду номын сангаас
文 / 向理琛
当代高校档案管理中数字存储介质及其发展
【摘要】 档案信息化数字化建设已经 成为未来高校档案管理发展的必然趋势， 本文通过对全国部分高校档案馆的抽样调 查，对数字存储技术在高校档案管理工作 中应用情况和发展前景进行具体的研究分 析，并对未来档案数字存储技术的应用提 出具体方案。 【关键词】 高校；档案管理；数字存 储介质 随着信息时代的到来，代表科教发展 前沿的高等院校在教学、科研、管理工作 中应用了大量网络、数字化技术，同时高 校的档案管理工作的数字化，也成为高校 信息化建设的重要组成部分。随着校园网 络的建设和发展，随着提倡环保节能的无 纸化办公兴起，大量的电子文件和数字化 档案打破了传统档案管理的理念，向当今 的档案管理者提出了新的挑战。在信息网 络时代，数字化档案和电子文件可以通过 网络传输，直接提供给利用者，节约了时间 和资源，降低了利用成本。通过对纸质档案 的数字化处理，可以在利用过程中降低对纸 质档案的伤害，从而降低了对原生档案资源 的损耗与破坏。由此可见高校档案的信息 化、数字化是高校档案管理未来发展的一个 必然趋势。但如何安全、有效的管理这种新 型的档案类型便成为当今高校档案管理的一 项重大课题。笔者通过对全国十多所高校进 行调查，收集一系列基础数据进行分析，就 当前高校数字档案信息存储技术问题展开一 些研究， 在此妄提拙见，以供同仁探讨。 字档案的存储介质的技术标准进行较为详 尽的要求。如 2002 年 1 月颁布的《电子文 件归档与管理规范》对长期归档保存的数 字档案存储介质进行了指导性推荐，按优 先顺序分别是： “只读式光盘、一次写入光 盘、硬磁盘、可擦式光盘等” ；各省市地 方政府档案管理部门也根据实际情况，颁 布了类似细化的规定。在此我们首先通过 对现今高校档案管理系统中各类数字存储 介质特性进行逐个的分析和对比，从中认 识各类存储介质的优劣、长短。 （1）软磁 盘：软磁盘曾经是微型计算机发展初期较 常 用 的 移 动 存 储 介 质，1967 年 由 IBM 研 发并经过几代革新于 1987 年正式推出最成 熟的型号 3.5 英寸软盘。软盘是通过软盘 驱动器 FDD 进行读写操作，在过去单个 文件数据容量比较“娇小”的时期，它是 小文件存储的理想选择。但由于数据文件 的日益“庞大” ，盘片易受到环境因素及 物理损伤数据易丢失，新移动存储介质的 出现，以及 2002 年，国家技术监督局颁 布的《电子文件归档与管理规范》中禁止 使用软盘作为归档电子文件长期保存的载 体，因此软磁盘在本世纪初退出了应用。 （2）MO 磁 光 盘（Magneto-Optical Disk） ： 磁 光 盘（MO 即 Magneto Optical） 及 其 存 储器也被称为可读写光碟机，其原理是利 用激光加热 MO 磁光盘片至 180-200℃并 藉由磁场来改变盘片上微小区域的磁场特 性，进行数据读写存储操作。MO 磁光盘 的优点是：容量较大，目前最大容量磁光 盘约 9.1GB，可靠性强，由于读写时写入 器和盘片不直接接触不会出现物理损坏； 高耐久性，可重复的读写次数可以超过 千万次，理论使用年限超过 40 年，读写速 度快，约 35ms。但磁光盘也有难以推广的 硬伤，其一是成本高昂，仅仅是存储器就 高达上万元，高品质的磁光盘片则是上百 元；其二磁光盘仍具有磁存储特性，因此 在强磁场干扰情况下，存储的数据也存在 被破坏丢失的危险，因此到如今磁光盘存 储介质也仅仅应用于高端的医疗设备领域。 （3）一次性写入光盘 CD-R：CD-R 是一 种一次性写入并永久读取的标准，是 CDRecordable 的缩写，CD-R 盘片由盘体和 反光层组成，反光层由一层有机染料构成。 目前市面上的 CD-R 光盘所采用的有机染 料主要有三种：Cyanine（花青素，绿盘） 、 Phthalocyanine（钛菁，金盘） 、苯二甲蓝染 料（蓝盘） ，三种有机染料各有所长，但 目前得到广泛认可的是 Phthalocyanine 钛菁 （金盘） ，其刻录的数据质量最好，兼容性 最好，而且保存时间最长。CD-R 光盘进 行一次性刻录写入数据后，不能再重复刻 写，保证了档案信息原始性这一要素，这 也符合国家技术监督局发布《电子文件归 档与管理规范》的要求，成为档案存储介 质的首选推荐。CD-R 光盘及其 CDRW 刻录机和 CD-ROM 驱动器成本较低，兼 容性好，CD-R 光盘只具备光存储特性， 所以强磁场是不会对光盘产生损伤；但 CD-R 光盘有机染料层的化学特性也暴露 了其弱点，因此在使用方法和存放环境方 面，严格的要求防化学污染、防尘、防物 理磨损、防有害光线和气体。 （4）一次性 写 入 DVD 光 盘 DVD-R：DVD-R 是 与 CD-R 使用类似技术的光存储刻录规范。 DVD-R 光盘能在大部分的 DVD 播放机以 及装有 DVD 驱动器的计算机上使用，兼 容性非常高，同时 DVD-R 光盘及其刻录 机、驱动器的制造成本逐年降低，技术日 趋成熟，这使得 DVD-R 的应用和价格逐 渐大众化。各大生产商也大力研发各类相 互兼容的 DVD 影音或刻录设备，可以说 现今推出的所有 DVD 驱动器、影音设备 和刻录设备都能兼容 DVD-R 光盘片的规 格，因此 DVD-R 光盘片发展成未来主流 存储介质的趋势已经比较明显。DVD 光盘 与 CD-R 光盘拥有一样的弱点，及对使用 方式和存放环境有严格的要求，同样需要 防止化学污染、防尘、防物理磨损等。 （5） 硬盘：硬盘分为两大类，一类是传统的机
一、当代高校档案数字存储介 质应用情况的相关调查
（一）高校档案系统常用数字存储介 质特性分析。对于数字档案信息存储介质 的使用，国家颁布了一系列相应的法规和 技术标准，如《CAD 电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》 《电子公文归档管理 暂行办法》 《电子文件归档与管理规范》等 法规标准，这些管理规范对电子文件和数
Байду номын сангаас
文 / 向理琛
当代高校档案管理中数字存储介质及其发展
【摘要】 档案信息化数字化建设已经 成为未来高校档案管理发展的必然趋势， 本文通过对全国部分高校档案馆的抽样调 查，对数字存储技术在高校档案管理工作 中应用情况和发展前景进行具体的研究分 析，并对未来档案数字存储技术的应用提 出具体方案。 【关键词】 高校；档案管理；数字存 储介质 随着信息时代的到来，代表科教发展 前沿的高等院校在教学、科研、管理工作 中应用了大量网络、数字化技术，同时高 校的档案管理工作的数字化，也成为高校 信息化建设的重要组成部分。随着校园网 络的建设和发展，随着提倡环保节能的无 纸化办公兴起，大量的电子文件和数字化 档案打破了传统档案管理的理念，向当今 的档案管理者提出了新的挑战。在信息网 络时代，数字化档案和电子文件可以通过 网络传输，直接提供给利用者，节约了时间 和资源，降低了利用成本。通过对纸质档案 的数字化处理，可以在利用过程中降低对纸 质档案的伤害，从而降低了对原生档案资源 的损耗与破坏。由此可见高校档案的信息 化、数字化是高校档案管理未来发展的一个 必然趋势。但如何安全、有效的管理这种新 型的档案类型便成为当今高校档案管理的一 项重大课题。笔者通过对全国十多所高校进 行调查，收集一系列基础数据进行分析，就 当前高校数字档案信息存储技术问题展开一 些研究， 在此妄提拙见，以供同仁探讨。 字档案的存储介质的技术标准进行较为详 尽的要求。如 2002 年 1 月颁布的《电子文 件归档与管理规范》对长期归档保存的数 字档案存储介质进行了指导性推荐，按优 先顺序分别是： “只读式光盘、一次写入光 盘、硬磁盘、可擦式光盘等” ；各省市地 方政府档案管理部门也根据实际情况，颁 布了类似细化的规定。在此我们首先通过 对现今高校档案管理系统中各类数字存储 介质特性进行逐个的分析和对比，从中认 识各类存储介质的优劣、长短。 （1）软磁 盘：软磁盘曾经是微型计算机发展初期较 常 用 的 移 动 存 储 介 质，1967 年 由 IBM 研 发并经过几代革新于 1987 年正式推出最成 熟的型号 3.5 英寸软盘。软盘是通过软盘 驱动器 FDD 进行读写操作，在过去单个 文件数据容量比较“娇小”的时期，它是 小文件存储的理想选择。但由于数据文件 的日益“庞大” ，盘片易受到环境因素及 物理损伤数据易丢失，新移动存储介质的 出现，以及 2002 年，国家技术监督局颁 布的《电子文件归档与管理规范》中禁止 使用软盘作为归档电子文件长期保存的载 体，因此软磁盘在本世纪初退出了应用。 （2）MO 磁 光 盘（Magneto-Optical Disk） ： 磁 光 盘（MO 即 Magneto Optical） 及 其 存 储器也被称为可读写光碟机，其原理是利 用激光加热 MO 磁光盘片至 180-200℃并 藉由磁场来改变盘片上微小区域的磁场特 性，进行数据读写存储操作。MO 磁光盘 的优点是：容量较大，目前最大容量磁光 盘约 9.1GB，可靠性强，由于读写时写入 器和盘片不直接接触不会出现物理损坏； 高耐久性，可重复的读写次数可以超过 千万次，理论使用年限超过 40 年，读写速 度快，约 35ms。但磁光盘也有难以推广的 硬伤，其一是成本高昂，仅仅是存储器就 高达上万元，高品质的磁光盘片则是上百 元；其二磁光盘仍具有磁存储特性，因此 在强磁场干扰情况下，存储的数据也存在 被破坏丢失的危险，因此到如今磁光盘存 储介质也仅仅应用于高端的医疗设备领域。 （3）一次性写入光盘 CD-R：CD-R 是一 种一次性写入并永久读取的标准，是 CDRecordable 的缩写，CD-R 盘片由盘体和 反光层组成，反光层由一层有机染料构成。 目前市面上的 CD-R 光盘所采用的有机染 料主要有三种：Cyanine（花青素，绿盘） 、 Phthalocyanine（钛菁，金盘） 、苯二甲蓝染 料（蓝盘） ，三种有机染料各有所长，但 目前得到广泛认可的是 Phthalocyanine 钛菁 （金盘） ，其刻录的数据质量最好，兼容性 最好，而且保存时间最长。CD-R 光盘进 行一次性刻录写入数据后，不能再重复刻 写，保证了档案信息原始性这一要素，这 也符合国家技术监督局发布《电子文件归 档与管理规范》的要求，成为档案存储介 质的首选推荐。CD-R 光盘及其 CDRW 刻录机和 CD-ROM 驱动器成本较低，兼 容性好，CD-R 光盘只具备光存储特性， 所以强磁场是不会对光盘产生损伤；但 CD-R 光盘有机染料层的化学特性也暴露 了其弱点，因此在使用方法和存放环境方 面，严格的要求防化学污染、防尘、防物 理磨损、防有害光线和气体。 （4）一次性 写 入 DVD 光 盘 DVD-R：DVD-R 是 与 CD-R 使用类似技术的光存储刻录规范。 DVD-R 光盘能在大部分的 DVD 播放机以 及装有 DVD 驱动器的计算机上使用，兼 容性非常高，同时 DVD-R 光盘及其刻录 机、驱动器的制造成本逐年降低，技术日 趋成熟，这使得 DVD-R 的应用和价格逐 渐大众化。各大生产商也大力研发各类相 互兼容的 DVD 影音或刻录设备，可以说 现今推出的所有 DVD 驱动器、影音设备 和刻录设备都能兼容 DVD-R 光盘片的规 格，因此 DVD-R 光盘片发展成未来主流 存储介质的趋势已经比较明显。DVD 光盘 与 CD-R 光盘拥有一样的弱点，及对使用 方式和存放环境有严格的要求，同样需要 防止化学污染、防尘、防物理磨损等。 （5） 硬盘：硬盘分为两大类，一类是传统的机
一、当代高校档案数字存储介 质应用情况的相关调查
（一）高校档案系统常用数字存储介 质特性分析。对于数字档案信息存储介质 的使用，国家颁布了一系列相应的法规和 技术标准，如《CAD 电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》 《电子公文归档管理 暂行办法》 《电子文件归档与管理规范》等 法规标准，这些管理规范对电子文件和数