采购与付款内控流程

采购与付款内控流程
⽬标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围：本程序适⽤于公司的采购与付款管理
本程序与公司财务管理制度相衔接
本程序与公司存货管理程序相衔接
⼀、采购与付款内控流程——相关部门⼈员职责
⼆、供应商筛选以及价格确定控制
管理⽬标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建⽴关系；
合理确定采购价格，降低采购成本
关键控制点：
建⽴供应商档案，与符合要求的供应商建⽴合作关系
要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进⾏⽐较与核算
采购价格需经总经理的批准，副本财务部留底备查
注释：
价格管理员应知晓公司原材料市场价格⽔平
价格管理员建⽴采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据
价格管理员进⾏价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进⾏横向⽐较，充分评估供应商报价的合理性
根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满⾜需求，不另寻新供应商?与供应商进⾏价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录
与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加⼊《协作价格表》
三、新供应商开发控制
管理⽬标：确保新开发供应商的供货能⼒及供货质量能满⾜公司⽣产需要
关键控制点：
收集供应商资料，采购部内部进⾏初步审核，确定是否有合作空间
质量部重点对供应商质量等进⾏复审，并将相关检测部门报备
样品检验合格，申请⼩批量试⽤；试⽤结果满⾜⽣产要求，将其添加⼊公司供应商档案?对第⼀批⼩批量物资进⾏全检，检验合格后⽅可进⼊合同签订流程
注释：
采⽤⽹络寻找、招标等形式⼴泛收集供应商资料，从中筛选⾄少3家备选供应商，?要求供应商提供的样品不少于⼀个批次的数量
电器类配件需要申请备案
对第⼀批⼩批量物资进⾏全检，形成《全检纪录》，交采购部归档
不符合公司⽣产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执⾏
若所有备选供应商产品均满⾜公司⽣产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加⼊供应商档案建⽴供应商档案需提供以下资料
采购部应保证供应商档案资料的真实、准确。

需提供以下资料：
1、开票公司名称营业执照副本复印件；
2、组织机构代码副本复印件；
3、国税证副本复印件；
4、⼀般纳税⼈需提供国税证盖章页复印件
5、地税证副本复印件
6、收款⼈姓名或收款公司名称、账号、收款银⾏
7、以上⽂件必须（并加盖公章）
三、停⽌与供应商合作流程
管理⽬标：对不合格供应商予以淘汰，确保⽣产
关键控制点：
终⽌与供应商的合作应由采购部或供应商提出书⾯申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审应视供应商对⽣产影响程度，采取不同措施
淘汰供应商后通知相关部门
终⽌合作后，供应商申请获取货款余额应提出书⾯申请，由采购部协同仓库、质检等部门进⾏索赔清查，出具书⾯报告，由供应商签字确认
对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后⽅可⽀付剩余货款
注释：
在供货过程中出现以下情况，应终⽌与供应商合作：1）重⼤质量问题给公司造成损失；
2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终⽌合作
供应商对⽣产⽆影响或影响较⼩，直接淘汰；若供应商对⽣产影响较⼤，则应在开发新供应商成功后淘汰
终⽌合作后，供应商提出获取货款余额书⾯申请，应详细说明停⽌供货原因、产品型号和停⽌供货时间
物流中⼼对供应商所供应产品进⾏仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及⽣产因供⽅产品造成的损失进⾏整理，出具书⾯报告
采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批
通知财务部按基本合作合同进⾏⾦额付款
四、采购合同签订与复核的控制
管理⽬标：所有的经济⾏为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容⾜够详细，保护企业利益。

关键控制点：
公司建⽴⼀套规范的订⽴合同机制，并书⾯确定；采购基本合同必须根据公司订⽴的机制来订⽴
采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批，合同条款的修改也须经他们的审批?合同的签订权限由管理层决定采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案
合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中。

注释：
采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出⾯商讨修改事宜
公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订；
合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款⽅式、付款⽐例、合同有效期等
采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批
每⽉末，采购部将本⽉订⽴的合同连续编号，编制合同明细表
采购基本合同副本送交财务部备案
及时将供应商资料移交采购部，以便进⾏采购操作
五、采购程序的控制
管理⽬标：
公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满⾜公司的⽣产需求；发出的订单真实完整，采购的记录真实完整关键控制点：
采购订单由公司统⼀管理，连续编号并连续使⽤
只有被批准的采购计划才能填列订单
订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性
订单复核后应根据⾦额权限由责任⼈签章以明确责任；订单经责任⼈签章后⽅能⽣效?采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认
技术部门，建⽴编码（如技术研发⽤产品(KF......)、⼯具、劳务⽤品可⽤(LS....)
注释：
采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总⾦额、交货⽅式、交货⽇期、付款⽅式等
根据⽣产部的规定,采购订单由⽣产部进⾏适当的审核
收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保⽣产
收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，以便与实际运抵货物核对
计划外的采购指令，需要申请⼈填写请购单交⾄采购部，经副总经理签字后。

确认采购，物控部拟定计划,采购下订单。

六、收料通知单及发票的控制
填写报
销单
管理⽬标：
货品⼊库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准确⽆误；⼊库的货物质量达到企业要求；⼊库的货物都有发票，并且发票是真实的；⼊库时必须清晰填写规格型号（送货单必须有品名、规格型号、数量、单
位）
关键控制点：
要求供应商随货附送货单，采购部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货⽅签字确认
采购部根据实收货物数量填制收料通知单，经⼿⼈签字
收料通知单连续编号，连续使⽤
品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字
收料通知单在采购部存档，ERP系统中制进仓单（必须清晰填写规格型号）
采购部填写报销单时，提供⼊库单连同发票、若为计划外请购单⼀起转移⾄财务部，财务部收到发票，须将发票⾦额、单价与采购基本合同、订单核对⽆误并鉴定发票真伪后⽅可⼊账
注释：
. 根据实际情况,可⽤⼀式多联的报检单中的⼀联代替收料通知单
及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上
实际收货数量与订单或对⽅送货单有所差异，应由送货⽅签字确认；若差异巨⼤，应及时与供应商取得联系
对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见
七、退货控制
管理⽬标：
退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回，避免公司的现⾦流失；保证退货程序⾼效，避免影响⽣产经营。

关键控制点：
品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；不合格单据需连续编号
在限定时间内处理检验不合格的货物
物控部主管会同⽣产、技术、采购部等部门⼈员讨论品管部提出的意见，并决定处理⽅式：对有略微瑕疵但不影响⽣产的物
资予以让步接收，对不符合⽣产要求的物资予以退回；相关处理决定形成书⾯报告，参与讨论⼈员签字确认
负责退货事宜的采购部不能经⼿退货信息的记录
折让⽅案须经主管副总批准
供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中注释：
品管部全⾯检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认
若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准
检验不合格货物在10天内处理
采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同⼀原因出现多次，停⽌与该供应商合作
采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款
采购部应与仓库商讨退货的⽅式和渠道
⼋、应付款⼊账的控制
管理⽬标：
⼊账符合公司的规章制度；保证⼊账记录的准确；保证⼊账记录的安全性，避免篡改记录给公司造成损失；计划应付账款付款，避免超出付款信⽤期，给企业以后购货造成不利影响。

关键控制点：
根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件：订单、合同、进仓单、运输凭证等进⾏账务处理
核对发票、进仓单、合同、货运凭证等的⼀致性，复核后签章进⾏账务处理
应付帐款在⼊账前有⼀独⽴第三⼈复核，复核后签章
收到原始凭证要及时处理，当⽇收到当⽇处理
收到供应商的对账单，及时对账，发现不⼀致，⽴即调查并作相应处理
独⽴第三⼈复核的准确性
严格不能使⽤⼿⼯进仓单⼊账
注释：
应付账款会计根据采购员交来的发票，核对发票与合同、订单、收料通知单的品种、数量、价格。

依照运输凭证、发票、收料通知单等准确⼊账
若发票上列⽰的与收货单上列⽰的不⼀致，与采购员联系，视具体情况处理应付帐款主管复核该业务的记帐，复核后签章独⽴第三⼈复核，控制公司在合理信⽤期内合理占⽤资⾦
将批准后的应付账款分析表和应付款清单交其他相关部门（如采购部）。