强化电子档案管理和利用的主要策略

强化电子档案管理和利用的主要策略
摘要：档案是记录各种信息资源的重要成分。

信息科技时代背景下，档案管理自动化程度越来越高，各个行业保存的纸质版档案越来越多，管理起来有些力不从心，如此一来便要求各个行业将不同形式的纸质版档案，充分发挥计算机的优势，通过手动录入、扫描以及刻录等方式转变成数字信息，实现档案科学管理和传输。

因此，企业管理人员应当高度重视电子档案和利用工作，提出几点强化策略，促进电子档案稳步发展。

关键词：电子档案；管理与利用；策略分析
引言:
电子档案，指的是已经归档的具备保存价值的电子文件以及其他记录资料。

目前，电子档案数量呈直线增加，针对电子档案做好管理工作是档案管理部门的核心内容。

信息时代的档案管理逐渐趋于自动化，但是由于管理人员的管理理念落后、管理模式和手段的不同，导致电子档案管理问题频繁发生，因此需要强化电子档案管理，提高档案利用率。

一、强化电子档案管理的重要性
（一）节省人力物力
在以往的档案管理中，由于档案信息比较特殊，尤其是一些容易破碎的档案信息，需要大量的人力、物力才能更加可靠、更加完整地保管，当中还难以避免存在损坏问题。

但是，计算机以及网络技术的现世，不但为档案保存提供了非常便捷的管理手段，还方便工作人员快速利用档案信息，最大程度减缓工作人员的压力，提高档案保存质量和检索效率，从而节约人力、物力[1]。

档案管理实现电子化之后，工作人员可以将按类别分类保存档案的方式转变成按件整理档案进行保存，极大提高了档案管理效率。

（二）满足多样化需求
社会经济不断发展进步，越来越多的用户针对档案信息的多样性提出了全新
的要求，他们不但要求可以看到档案信息的原始资料，还需要看到记录档案时的
图像和视频等等，显而易见，传统的纸质版档案无法满足用户这一基本需求。

科
技水平不断提升，电子档案应时而生，其可以实现多样化保存档案信息，一跃成
为满足用户多样化需求的重点解决措施。

电子档案利用多样化，和社会经济发展
水平、人们生活的文明进步有着密不可分的联系，随着时间的推移，档案信息的
服务对象和利用需求都会逐渐发生变化，呈现出非常明显的动态化，因此，相关
部门应当加强电子档案的管理工作，提高档案信息的利用率，以此满足用户的多
样化需求。

（三）提高档案管理服务水平
进行档案管理的主要目的是给用户提供高效、高质的服务，为此，加强档案
管理，促使档案管理趋向于电子化有助于提高档案管理服务水平。

众所周知，电
子档案最大的特点是可以将各种实物资源信息化，借助计算机可以保存大量的原
始档案，并通过互联网技术实现信息传播和共享，并且信息化系统中可以设置关
键词检索，大大方便用户以最快的速度查阅想要的档案信息。

强化电子档案管理，可以为用户提供高质量的服务，那么，管理人员需要不断积累知识量，拓展视野，积极进取，不断学习信息化技术，提升个人能力，便于熟练地操作现代化信息技术，促使电子档案管理的价值得以充分凸显出来。

二、强化电子档案管理和利用的有效措施
（一）“双套制”模式
何为“双套制”模式，指的是档案管理部门同时保存电子档案和纸质档案，
也就是纸质、磁盘以及光介质一起归档，形成内容一致的两套档案。

当然，纸质
档案和电子档案在归档的时候所使用的编目方式以及保存工具不一样。

档案管理
部门需要在每一卷纸质档案的备用卷或者卷内目录当中清楚地备注好电子档案的
编码以及保存网址[2]。

与此同时，管理人员需要在电子档案目录中标明对应的纸
质档案的编号和保存地址，便于用户在利用档案时可以参照互补，保证档案信息
的完整性。

“双套制”管理模式的运用，无疑是给档案管理工作人员提出了全新
的挑战，要求管理人员需要紧跟时代发展的步伐，熟练掌握现代化信息技术、计
算机技术以及通信技术，不然的话容易在档案管理工作中频发问题，导致档案信
息无法安全保存起来。

除此之外，档案管理人员在运用“双套制”管理模式的时候，必须直面存在的问题，根据实际情况分辨出什么类型的档案需要落实“双套制”模式，什么类型的档案不需要落实“双套制”模式。

简单来说，管理人员只
有在掌握每一个档案的内容、特点的基础上才能采取更加合适的管理模式，针对
性落实“双套制”管理模式，才能从根本上避免人力、物力、材料的浪费，还能
保证档案信息得以完整保存下来。

（二）合理应用现代信息化技术
现阶段，档案管理工作开展过程中，经常由于部门档案递交不及时，以及档
案利用率不高的问题而影响档案管理效率。

为了有效解决上述问题，档案管理部
门领导可以通过提高管理人员工作效率的方式解决，然后，高效率的档案管理工
作离不开现代信息化技术的大力支持。

在此基础上，档案管理部门需要顺应信息
时代发展的需求，大力推广档案规范化、标准化、专业化管理，根据实际发展情
况制定科学、合理的档案管理体制，同时要充分发挥计算机的优势，和档案管理
体制结合制定计算机档案管理体系。

例如，档案管理部门可以根据不同形式的档
案加以规定归档的日期，并且为专门的管理人员配置电脑，以此保证档案信息传
递的时效性。

简单来说，在提高档案利用率方面，信息化技术占据着非常重要的
角色，档案管理工作人员可以通过企业内部的微信群、MSN等手段发布档案信息
的收集通知，及时通知相关人员及时提交档案。

另外，还可以借助一些办公软件
针对同等类型的档案信息进行自动化分析、整理和分类。

上述这些以信息化技术
为基础开展的档案管理行为可以快速提高档案的传播效率，充分体现出档案管理
工作的价值。

（三）建立档案利用机制，规范利用方法
档案管理部门应当根据实际情况，建立科学、合理的档案利用机制。

用户在
查询和利用档案信息的时候，应当先取得档案管理部门领导的批准方可进行操作。

同时，还需要建立档案管理利用机制，充分发挥互联网技术的优势开展档案收集
活动，促使档案信息收集更加及时，及时更新电子档案，满足用户的多样化需求，
并且可以实现电子档案利用和纸质版档案利用互补作用，重新整合档案信息资源，不断创新档案管理模式，促使电子档案管理和利用实现质的飞跃。

当然，电子档
案利用期间不能毫无原则可言，档案管理部门应当根据用户的实际情况来确定，
并且根据电子档案信息的保密程度实现科学管理[3]。

通常情况下，对于不完全开
放的电子档案内容，管理人员不能采用拷贝的方式将档案给用户，而且用户在浏
览这一类信息的时候必须全程在监控下进行。

在应用信息化技术的时候，档案管
理人员应当将需要保密的档案信息做好加密处理，并对档案中使用的密码进行定
期或者不定期更换，避免误操作或者别有用心的人造成不可预估的损失。

需要注意的是，用户对电子档案的多样化需求以及保存技术的多重性，导致
档案利用工作变得复杂。

所以，档案管理部门需要加强管理工作人员，定期组织
他们参加技能培训，促使他们从思想深处意识到做好档案管理的重要性，提高个
人技术水平，以此保证电子档案管理工作效率和质量，确保档案信息不泄露。

这
样的话，不但可以实现电子档案利用最大化，还能安全、可靠地保护档案信息。

三、结束语
总而言之，信息时代背景下对档案管理工作提出了全新的要求和挑战。

基于此，档案管理人员应当高度重视电子档案管理工作，通过科学管理理念和信息化
管理技术开展档案管理工作，保证档案信息的安全性，为相关部门提供强有力的
信息支持，促进社会和谐稳定发展。

参考文献：
[1]谈林青.企业电子档案管理与利用的几点思考[J].办公室业
务,2022(17):137-140.
[2]刘水,王海波.电子档案管理与利用初探[J].兰台内外,2021(36):34-35.
[3]王翠萍.企业电子档案管理与利用[J].化工管理,2020(07):66-67.。