ERP系统功能配置构想

ERP系统功能配置构想
ERP系统功能配置构想
第一部分简介
ERP概述
何为ERP
ERP，即企业资源打算,它是由MRPⅡ(制造资源打算)进展而来的, 90年代初,美国Gartner Group公司用一系列功能标准来界定ERP,其定义如下:超越了MRPⅡ的范畴和集成功能；
支持混合方式的制造环境；
支持动态的监控能力,提升业务绩效；
支持开放的客户机/服务器运算环境。

ERP最初是一种基于企业内部供应链的治理思想,它在MRPⅡ的基础上扩展了治理范畴。

其差不多思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务爱护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、打算、生产制造、质量操纵、运输、销售、服务与爱护、财务、成本操纵、经营风险与投资、决策支持等有效地进行治理,从治理范畴和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。

什么原因要使用ERP
随着企业销售规模的扩大、业务的飞速进展，部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销售分公司、地区总经销商、各级代理商或专卖店构成的多级分销网络。

企业竞争，市场为先，企业分销网络已成为企业重要资源及核心竞争要素之一。

随着数字化时代的到来，企业面临来自各个环节的竞争，企业的反应速度是决胜的关键因素，作为企业的经营者如何合理地打算、治理、和谐和操纵分销资源已成为企业面临的一个无法回避的棘手咨询题。

由于企业分销系统分布广泛，地域跨度大，且日益庞大，在企业日常运作中，必须专门好地解决以下治理咨询题，才能更好地利用分销系统决胜于市场：如何及时了解企业各分支机构的销售情形和库存量？
如何及时发觉企业内部存在的积压和断货情形并及时和谐？
如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情形，为企业制定下一步的销售策略和销售打算提供及时准确的依据？
如何及时了解各级代理商、经销商的应收账款？
进一步加快了企业的响应速度，有助于提升客户的中意度与忠诚度。

如何加大系统内各单位费用操纵，以进一步降低系统运行成本？
如何进一步挖掘企业潜力，扩大企业市场份额？
如何快速收集竞争对手情形？
现在，为解决上述咨询题，企业中的有识之士，必定会引入ERP的概念。

因为ERP不仅面向供需链,体现精益生产、灵敏制造、同步工程的精神,而且结合全面质量治理(TQM)以保证质量和客户中意度；结合准时制生产(J IT)以排除一切无效劳动与白费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论(TOC,Theory of Constraint,是优化生产技术OPT的进展)来定义供需链上的瓶颈环节、排除制约因素来扩大企业生产的有效产出。

利用ERP治理思想,第一需要在整个企业中建立一个环环相扣的治理模式,使各个分支机构能在一个整体的ERP治理下实现协作经营和和谐运作。

把这些企业的分散打算纳入整个供应链的打算中,实现资源和信息共享。

例如,在治理模式统一的ERP打算下,上下游机构、部门可最大限度地减少库存,使所有上游机构、部门的产品能够准确、及时地到达下游机构、部门,如此既加快了各分支机构的商品流通速度,又减少了各企业的库存量和资金占用,还可及时地获得最终消费市场的需求信息,从而使整个治理模式能紧跟市场的变化。

如此一来，不但解决了上述咨询题，还大大增强了该治理模式在大市场环境中的整体优势,同时也使每个机构、部门均可实现以最小的个别成本和转换成本获得较大的成本优势。

在21世纪,企业间的竞争将会演变为这种治理模式之间的竞争！
1.2 ERP整体操作步骤
为了让您能够尽快地熟悉ERP软件的使用方法及操作流程，使您能够有一个比较全局的认识，特简单归纳如下，期望能关心你更好地懂得ERP 系统。

建立账套→差不多信息录入→期初建账→启用账套→系统设置→单据录入→报表查询→月结→年结→决策支持
使用ERP系统的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。

第一应对公司信息、往来单位信息、仓库信息、商品信息、职员信息以及会计科目等差不多信息进行整理；其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应对、待摊费用等项目的期初金额进行统计。

信息收集好后即可按照上述的软件操作流程使用，只要清晰了这一条主线，系统运用起来就会得心应手。

下面对每一流程的先后顺序进行简要讲明，具体操作方法各位能够请参考各功能模块的详细内容。

第一步、录入差不多信息
建立正确的差不多信息是进行系统操作的第一步，差不多信息在整个系统操作过程中是作为公共信息使用的，在差不多信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商品或往来单位就能够了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。

此处只对重要部分进行讲明：
商品信息：记录商品的全名、编号、规格等信息，建议此处商品应进行分类。

往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类。

内部职员：记录公司职员的姓名和联系方式，建议按部门进行分类。

存货仓库：记录公司仓库及门店仓库的名称、编号及类型。

费用类型：按公司具体情形增加各种费用项目，增加会计科目。

其他收入：按公司具体情形增加销售收入外的收入项目，增加会计科目。

第二步、期初建账
差不多信息录入完成后，即可进行第二步，建立期初。

所谓期初确实是指您开始使用本系统来管账时库存有多少商品、客户欠您多少钞票、有多少现金等。

期初数据作为整个系统的起始数据阻碍着资产负债表及开账后数据的正确性，必须准确录入。

进入主菜单后点击[系统爱护]/[期初建账]进行期初值的录入工作。

应收应对、现金银行、固定资产和待摊费用等期初数据均可按实际金额录入。

库存商品的期初值，以成本核算方法的不同而不同，当使用移动加权平均法、先进先出法和后进先出法时只需录入商品的期初成本均价和数量即可；当使用手工指定法时必须按批次录入商品的成本单价、数量、有效期和批次号。

（注意：期初时录入的商品成本价是不含税价格。

有期初的商品，差不多信息中库存商品，启用账套后换算比率不能修改。

成本算法必须在系统配置里先行选择确定。

）
第三步、启用账套
差不多信息和期初建账的录入完成后，必须启用账套才能进行业务单据的录入，启用账套是一项专门重要的操作，启用账套后所有的期初数据都无法修改，但您还能增加或修改差不多信息。

点击[系统爱护]/[超级用户]/[启用账套]完成该功能操作。

（注意：差不多信息中已有库存的商品、有期初的商品，在启用账套后换算比率不能修改，成本核算方式也不能修改，同时启用账套的时刻是不能修改的！）
第四步、系统设置
在完成差不多信息和期初建账后，我们还必须习惯企业的治理需要，对应用软件进行有关系统设置，以让软件的应用能够满足我们治理操纵的需要。

通过系统设置，能够进行成本算法、单据业务操纵设置；
通过权限与口令，能够设置每一个操作员能够操作哪些业务，查看哪些报表字段，以保证各部门各操作员在自己的管辖权力范畴内进行工作，并只能看自己该看的业务数据。

第五步、业务录入
ERP系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、存、收付款以及费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化自动进行账务处理。

案例中所例举的业务只是差不多业务，其他业务单据的处理方式详见功能模块。

按照案例发生的情形现进行业务处理：
1. 第一笔业务：2014/03/22从南昌川奇保健品有限公司采购铁锌钙片1000瓶，每瓶10元。

发生商品采购，录入采购入库单，单据过账后即会发生库存及相应会计科目的变化。

2. 第二笔业务2014/03/24销售铁锌钙片800瓶，每瓶30元，录入销售出库单一张.
单据过账后，库存及相应会计科目发生变化，按照期初值以及2014/03/22发生有关采购及销售情形后，现库存治理中的库存状况：
假设在该案例中期初库存铁锌钙片200盒，成本价1 0元/盒；3月22日采购入库1000盒，进价10元，库存增加。

当天销售80 0盒，库存减少。

发生业务后不但库存会变化，有关会计科目如：应收、应对账款或银行存款等都会自动增减，同时资产负债表和经营情形表也会变化，现在也可进入决策支持模块进行各排行榜查询以及有关统计与分析。

（注意：ERP系统可谓是环环相扣，因此请务必要保证基础数据的准确性！）
第六步、报表查询
通过一段时刻的业务后，各级治理者，都期望查询有关业务报表，包括采购报表、销售报表、应收应对报表、财务利润报表等。

通过报表中心能够比较全面地查询有关统计结果，把握企业的经营状态。

第七步、月结
每个月月末对系统进行一次月结存，以便准确划分每月账本，并能快速查询每个月的资产、销售、费用和利润情形。

此操作只需点击主界面[系统爱护]/[月结存]菜单即可进行。

（提示：月结存后，翌日才能做业务，此处指会计日期，非物理日期。

）
第八步、年结
每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有账本数据转入下一年并作为期初值，所有单据信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务马上开始。

在进行年结存前一定要先进行数据备份。

年结存后如何查询上一年的数据呢？您能够将上年年末的备份数据复原成另外一个账套，如此，您就有两套数据，一套是上一年的，用来查询与对账，另外一套是今年的，用来做当年的账。

至此整个工作流程终止，此处只进行了最简单的业务例举，目地是为了让您对整个软件的操作流程有一个总体上的认识，有关业务操作请参阅各章内容。

第二部分系统设置
2.1 参数设置
2.1.1全局参数
“全局参数”在菜单上的位置：{主界面}→{系统治理}→{参数配置}→{全局参数}，全局参数设置涉及三个子模块：账套信息、账套参数、其他。

（全局参数针对整个账套设置，不能针对不同的分支机构与不同的用户单独设置。

）
2.1.1.1 账套信息
账套的差不多信息，界面如上图。

账套代号：该项为必填项，可随时进行修改。

账套名称：该项为必填项，可随时进行修改。

账套启用时刻：在系统开账后自动记录账套启用时刻，否则为空，不能手工修改。

2.1.1.2账套参数
账套参数共10项，具体如界面所示：
成本算法：系统提供三种成本算法：“移动加权平均法”“先进先出法”“手工指定法”，
（成本算法的设置在开账后就不承诺被修改。

）
启用分支机构治理：该选项需要在新建账套时设置。

（账套启用后，即使未开账该选项也不承诺被修改。

）
承诺客户供应商统一：默认建账向导中的该参数的设置，（不受是否建立了客户或供应商档案的限制。

）在不承诺客户供应商统一的情形下，只有定义为客户的往来单位会在销售类单据及应收核算中使用，对应的只有定义为供应商的往来单位在采购类单据及应对核算中使用。

但在承诺客户供应商统一的情形下，系统中建立的客户能够作为供应商使用，供应商也能够作为客户使用。

（此设置开账后不能修改。

）
承诺负库存：勾选了此项，系统承诺产生负库存；否则，会导致负库存产生的单据不承诺过账。

（此设置开账后不承诺被修改。

此设置只对移动加权平均算法的商品有效。

）
严格要求按照单据进行收付款结算：勾选此项后，在对往来账款进行结算的时候只能严格采纳按单或按商品的结算方式，即对往来单位收付款时，必须选择对应的业务单据。

（此设置开账后承诺被修改。

）
采购退货单成本价参照采购入库单：勾选此项后，在采购退货业务发生时系统自动按照对应的采购入库时的商品成本进行出库。

（此设置开账后不承诺被修改。

）
销售退货单成本价参照销售出库单：勾选此项后，在销售退货业务发生时系统自动按照对应的销售出库时的商品成本进行入库。

（此设置开账后不承诺被修改。

）
启用价格跟踪：勾选此项后，系统将自动跟踪记录每种商品针关于每个往来单位的最近售价和最近进价，并在下一次针对该商品与该往来单位发生业务时提供价格参考。

（此设置承诺随时修改。

）
启用序列号治理：启用该功能后，在有关单据上会显现录入序列号列。

（此设置开账后不承诺被修改。

）
2.1.1.3 其他
近期应收款提早报警天数：系统按照设置的天数，对快要到期的应收款进行报警。

查看该报警在{系统桌面}→{信息中心}→{近期应收款}；
2.1.2差不多参数
差不多参数在菜单上的位置：{主界面}→{系统治理}→{参数配置}→{差不多参数}，弹出的对话窗口如下图所示：
2.1.2.1 分支机构
能够针对不同分支机构的差不多参数单独进行设置。

当要对所有分支机构进行统一设置时，选择“所有公司”
2.1.2.2 采购业务
采购默认税率：设置采购类单据表头上默认显示的税率，能够被手动修改；
采购默认扣率：设置采购类单据表头上默认显示的扣率，能够被手动修改；
2.1.2.3 销售业务
销售默认税率：设置销售类单据表头上默认显示的税率，能够被手动修改
销售默认扣率：设置销售类单据表头上默认显示的扣率，能够被手动修改
零售摸零四舍五入：设置零售单上自动优待的方式。

默认为元。

例如：112.30元，如果设置四舍五入至“拾元”，摸零到拾元后收款金额为110.00元。

2.1.2.4 单据
承诺修改单据编号：勾选此项则操作员在录单时能够手动修改单据上自动生成的编号，否则录单时不承诺被修改。

（为幸免录单误操作，建议单据编号不承诺修改。

）
2.2系统治理
2.2.1单据设置
单据设置包括“编号设置”和“格式设置”，其在菜单上的位置在系统治理下面：
2.2.1.1单据编号设置
{主界面}→{系统治理}→{单据设置}→{编号设置}
单据编号的目的是为了把一张张的业务单据区别开来，同时便于搜索查找，因此单据编号应该明确、简短，在制单时，系统将按照设定的编号规则，自动生成单据编号，本系统中单据编号规则统一为：“单据名称首位拼音字母组合”+“分支机构编码”+“日期”+“流水号”。

在制单时，修改单据日期及分支机构后将自动生成新的单据编号。

按照不同的治理要求和使用习惯能够在上述规则基础上进行详细设置：
流水依据：按日期编号；按月编号；按年编号。

建议按月进行流水编号。

计数位数：计数位是指单据流水号的位数，一样按照数量最多的单据的数量来设定。

例如，在所有单据中，销售出库单数量是最多的，每个月销售单最多时达9000多张，则在按月流水时流水计数位数应该设为4，单据流水号将从0001～9999。

分隔符：使用时在“单据名称”、“分支机构”、“日期”、“流水号”四者之间有“－”进行分隔；不使用时，四者之间将没有分隔符。

为便于查看，建议使用分隔符。

初值：开始编号的起始数。

建议从1开始计数。

日期格式：在编号中包含日期，目的是方便通过单据编号明确单据的制单日期，建议明确到具体日期，如20060801。

2.2.1.2单据格式设置
{主界面}→{系统治理}→{单据设置}→{格式设置}
分为两步：第一步对所有单据的折扣和税率格式进行设置；第二步再设置各个单据的具体格式。

单据格式的设置没有时刻上的限制，开账前或开账后均可进行设置。

第一步：设置折扣和税率格式：点击格式设置菜单，进入第一步设置的界面，如下：
四种格式的具体含义为：
不含折扣、不含税率格式：是指单据中不含：扣率、折后单价、折后金额、税率、含税价、价税合计、税额列。

包含折扣、不含税率格式：是指单据中包含：扣率、折后单价、折后金额；不含：税率、含税价、价税合计、税额列。

不含折扣、包含税率格式：是指单据中不含：扣率、折后单价、折后金额；包含：税率、含税价、价税合计、税额列。

包含折扣、包含税率格式：是指单据中包含：扣率、折后单价、折后金额、税率、含税价、价税合计、税额列。

（为方便对折扣和税率治理，系统中不承诺对不同的单据单独设置折扣和税率格式，所有单据折扣和税率格式必须统一配置。

）
第二步：设置各单据的具体格式
第一步界面点击“储存并连续”后进入第二步（界面如下图），选择所要设置的单据进行具体的格式设置：
在本界面中第一通过下拉菜单（图中红色圈定部分）选择需要设置的单据，然后分别在表头、表体、表尾选项中勾选所需要的项目。

某些项目的勾选框置灰是表示这些列为系统必选列，或者由于版本的缘故该列不可用。

在此界面还能够设置各项目的显示列宽以及显示名称，一样情形下，不建议修改显示名称。

设置好后，需要点击储存后才能生效。

2.2.2审核设置
单据多极审核及其意义：
该功能将应用于系统中所有单据和流程，同时审核级数为无限级自定义，审核模式也提供了顺序、会签、任意等多种审核流转模式。

位置：{主界面}→{系统治理}→{审核设置}，界面如下：
在此界面能够针对不同分支机构的不同单据设置不同的审核流程。

审核呈送方式：顺序审批和会签审批，设置时必须选择一种呈送方式，也只能选择其中一种。

什么是顺序审批：
即按照设定的审核级数和审核顺序依次进行审核。

如共设置N级审核，那么顺序审核的先后顺序为第一由第一级审核，通过后再由第二级审核······最后由第N级审核。

一旦选择顺序审核，系统就会严格按照级数的先后顺序依次审核，不能跳级审核。

如果任何一级审核时显现审核不通过，则系统就自动把此张单据退回到草稿中处于审核不通过状态，等待被修改和重新提交审核。

什么是会签审批：
是在审核一张单据时，不必按一定的审核顺序，系统会将单据同时提交给所有审核人进行审核，但每一审核人必须全部审核通过才能视为此单据审核通过。

如果任一审核人不通过，则该单据就被置于审核未通过单据状态，等待被修改和重新提交审核。

设定特审人员：特审人员不是必须设置项，但同一单据中，特审人员与一般审核人员不承诺重复。

什么是特审：
指审核方式不受送呈方式的限制，不管单据还有几级尚未通过审核，只要特审人员审核通过，则该单据就视为审核通过，不再需要通过原先设置的“顺序审批”或“会签审批”。

这是一种专门的审核方式。

特审没有通过的单据被置于审核未通过单据状态，等待被修改和重新提交审核。

审核条件设置：各单据的审核条件不一样，以销售出库单为例，包括如图所示的13种。

（讲明：其中以下三个条件，为用户提供了灵活的审核条件设置：用户能够自由的选择高于或低于九个预设销售价和一个预设采购价时提交审核。

）
向上添加：向差不多设置的审核环节的前一级增加审核
向下添加：向差不多设置的审核环节的后一级增加审核
操作：删除该级审核环节的设置。

讲明：
每一级需要审核“设置缘故”能够不相同。

如第一级金额审核，需要审核单据金额，第二级价格审核需要审核售价是否低于成本价销售；
每一级的审核人员能够重复录入。

如：李珍能够为1级审核人也能够为2级审核人；
每一级审核人员能够多选：多选时只要其中任一审核人员通过，即视为通过该级审核。

同样只要该级中任一审核人员未通过，则视为未通过该级审核。

如想删除或替换审核人员，能够进入审核人选择框中取消勾选，并确定新的人员代替原有审核人员即可。

当被设置了审核流程，同时符合审核条件的单据在过账或储存时，系统将先提交审核。

在“系统桌面→待审核单据”，或者“单据中心→单据审核”报表中，能够查看到该操作员的待审核单据。

设置审核后如何取消审核设置？
进入该单据的“审核流程设置”界面；
点击“”图标，逐行删除各级审核；
为防止误操作，当只剩下1级审核设置时不能直截了当删除该行，如果要取消该单据的审核，需要进入“设置缘故”勾选“无需审核”，储存后即自动取消该单据的审核设置。

2.2.3操作员治理
企业中尽管所有职员都在各自动岗位工作，但这并不意味着就一定都需要登录系统进行有关操作，职员要对系统进行操作，必须设置为操作员，而且需要按照现实中的职责在系统中进行相应的设置后才能进行有效的操作。

因此您需要在系统中对操作员进行单独治理。

在新建的账套中，系统自动生成admin操作员，其他操作员需要由ad min来进行添加和设置。

操作员admin始终拥有账套的最高权限，不需要也不能对其进行权限设置，同时不能对其进行修改、删除。

所以，操作员admin也不承诺做业务单据。

在操作员治理模块，能够查询当前所设置的操作员及其权限设置情形，能够添加、删除、修改操作员，能够修改操作员的登录密码，对操作员进行权限设置，以及复制操作员权限等功能。

添加：新增操作员
修改：修改操作员的基础资料
删除：删除操作员
修改密码：修改操作员的登陆密码
权限设置：为操作员设置相应的权限范畴和功能权限
复制权限：将某个操作员的权限复制给另一个操作员，以达到快速设置权限的目的
2.2.
3.1添加操作员
点击“添加”按钮，弹出设置操作员界面，如下图，
点击“选择职员”后面的图标，选择需要设置为操作员的职员。

添加操作员后，系统自动设置操作员的初始密码为“111111”。