部门工作手册

栋梁师社工作手册
一、社团机构组成：
主席团：社长副社长学而思荣誉社长
秘书处：秘书长干事
外联宣传部：部长干事
家教支教部
二、主席团
本社团社长行使下列职权：
（一）社团负责人
（二）召集和主持执行机构会议；
（三）制定协调年度发展方向
（四）检查会员大会（或会员代表大会）、社团执行机构决议的落实情况；（五）代表本社团签署有关重要文件；
副社长行使以下职权：
（一）主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划；
（二）协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；
（三）协助社长处理其他日常事务。

学而思荣誉社长：
三、秘书处工作手册
主要职责权限：以协助学生会主席团处理学生会日常事务为工作中心，协调各部门的关系，促进学生会各项工作的顺利开展。

1 协助主席工作，做好每次大型活动前的准备工作。

2 做好各项会议（培训会）的通知、记录和考勤登记。

3 管理各种文件、信函、报纸等，并对文件、信函登记，存档。

4 协助主席团调配人手、传达通知、撰写有关文件等。

5 做好活动经费的预算、支出、收入登记。

6 负责组织新干事的招聘，开展各部门的培训，提高学生会干部的工作水平。

7 在领导、老师和同事、同学之间起到一个上传下达的作用。

人事档案管理规范
第一章总则
第一条为了规范社团人事档案管理工作，合理地利用注册志愿者人事档案，根据《吉林大学社团志愿者协会章程》，制定本条例。

第二条本条例所称人事档案是指过去和现在的社团成员在社团工作期间担任的职务、工作经历、奖惩等信息和个人基本资料。

第三条本条例所称人事档案管理，是指人事档案的收集、移交、保管、鉴定和利用等相关事宜。

第四条社团全体成员均应遵守本条例。

第五条社团全体成员应建立并不断加强人事档案管理的意识，配合社团的人事档案管理工作。

第二章人事档案管理机构的职责
第六条社团理事会负责督察社团人事档案管理条例的执行情况。

第七条社团人事档案管理工作由社团理事会直接监督、管理。

社团综合办公室是社团的人事档案管理部门，直接向社团理事会负责。

第八条综合办公室应及时、主动地收集整理社团的人事档案。

第九条综合办公室应对社团各部门的人事档案管理工作予以督促和指导。

第十条综合办公室应及时对社团的人事档案进行归纳、整理和分类，并妥善保管。

第十一条社团全体成员在校期间需要自己的人事档案资料时，综合办公室需要及时、完整的提供相关档案资料。

第三章人事档案的收集和移交
第十二条社团各部门应当按照下列规定收集并移交人事档案：每学期招干工作结束后5天内，各部门需将新加入成员的《社团报名表》及部门内部通联信息表提交综合办公室存档管理，同时，综合办公室制作出社团通讯录并存档；社团社长、副社长及院系队伍队长的人事档案资料由综合办公室直接收集、整理。

在学期中如有人事变动，须在变动宣布后5天内通知综合办公室，综合办公室应对相关档案资料变更及时调整。

第四章人事档案的保管
第十三条社团全体部门在人事档案保管过程中，应务必确保档案的完整有效性，并须及时对残缺不齐的档案予以补充、完善。

第十四条综合办公室在接收人事档案前，需对所有档案资料进行核实、登记并整理归档，按特定顺序进行保存，对每份文件的保存位置做统一记录，以便查询和管理。

第十五条在各学期结束后，综合办公室须对所有电子版档案进行整理、备份，以防因系统软硬件故障造成档案丢失。

第五章人事档案的使用
第十六条社团人事档案资料的使用范围只限于社团内部。

在社团工作满一年及以上的成员在退出社团时，可携带个人的人事档案复印件作为社团工作的证明。

第十七条社团各部门在借阅人事档案前，必须经过社长或副社长批准，并说明借阅内容、借阅部门、借阅人、借阅时间和预计归还时间；借阅者须按时归还人事档案，归还时由综合办公室工作人员签收。

无相应电子版的纸质版人事档案不可借阅档案原版，只可借阅附件。

第十八条社团任何部门和成员在利用人事档案时，不得在档案上勾画、涂改，不得伪造、损毁、剪裁、抽取档案资料，不得擅自抄录、复制人事档案，不得对外泄露社团人事档案内容。

第六章责任
第十九条社团全体成员不得违反本条例规定内容，有下列行为之一的，由综合办公室直接向社团理事会通报相关情况，在核实清楚后，由综合办公室督促并监督违反规定部门限期改正，由社团社长在工作例会和理事会上对有关部门和该部门负责人给予通报批评：
1、对本部门人事档案不实行统一管理，人事档案管理混乱的；
2、不按时归档、不按期移交人事档案；
3、人事档案保管条件不符合规定，危及人事档案安全的；
4、借阅人事档案不按时归还的。

第二十条全体成员有下列违规行为之一的，由综合办公室直接向社团社长通报相关情况，在核实清楚后，由综合办公室责令违反规定者（部门）限期改正，由理事会对有关部门及该部门负责人给予相应处分：
1、限期提交相关人事档案资料而仍不提交的；
2、拒绝归档、移交，将人事档案据为己有的；
3、在人事档案上勾画、涂改的；
4、伪造、损毁、剪裁、抽取人事档案资料的；
5、人事档案管理人员玩忽职守，造成人事档案损失的。

第七章附则
第二十一条本条例解释权归吉林大学社团青年志愿者协会所有。

会议手册
1.会议注意事项
1）控制会议时间，一般会议不宜超过90分钟，最多不要超过150分钟；
2）会议时间、地点安排应尽量考虑各校区均衡及校车时刻以方便与会人员；
3）部门例会、项目会议不得与上级会议冲突；
4）各项会议要确保效率和质量，做好前期准备，以免浪费时间和精力；
5）尽量减少不必要的会议，一般会议形式可灵活安排。

2.会议准备
1）非固定时间的各项会议，召开之前需和与会人员协调时间以确保到场人数；
2）召开会议需准备详细会议资料与议程，并提前通过邮件发给各参与人员，或是打印成纸质版以备会议使用；
3）会议的时间和地点应至少提前一天通知相关人员；
4）会议需准备签到表；
5）会议需安排相关人员进行会议记录，会后会议资料要和签到表一同整理后交予综合3.办公室存档；
6）会议教室或会议室钥匙和投影仪等需根据需要提前借到；
7）大型的特殊会议需提前至少两天通过社长或志愿服务工作办公室在青春科大备案，并组织专人拍照。

4.主持人要求
1）主持人应不迟于会前10分钟到场，检查会务落实情况，做好会前准备并安排人员做会议记录；
3）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标等进行必要的说明；
4）会议进行中，主持人应及时终止超时或与议题无关的发言，并对一些产生分歧的问题给予阐述或发起投票，以确保会议顺利高效的进行；
5）会议结束后，需安排综合办公室收集会议签到表、会议记录和会议照片，以备归档。

5、与会人员要求
1）与会人员应至少提前3分钟到场，并在签到表上签字；
2）与会人员需携带笔记本，做好本人的会议记录；
3）会议发言应言简意赅，工作汇报不得超过5分钟，讨论性质的个人发言不得超过3 分钟；
4）遵守会议纪律，尊重他人发言，不可私下组织讨论；
5）应将手机调至振动，如需离场，须向相关负责人说明原因；
6）如迟到早退须跟相关负责人说明原因。

6、会议记录要求
1）会议记录需由主持人提前安排专人记录；
2）记录内容须切实反映会议内容，记录会议上提出的问题、决议，以及主要发言和讲话；
3）记录内容应详略得当，紧扣会议重点。

4）会议记录须在会议结束后两个工作日内将纸质版和电子版交到综合办公室备案。

7、会议结束安排
在会议结束后，会议主持者根据实际情况，安排一到两名与会人员打扫会议室，确保会议室整洁、干净，并将用过的桌椅摆放整齐。

四、宣传外联部工作手册
主要职责权限：合理有序地开展宣传外联工作，对校内外进行对本社团的宣传，及时更新社团微博、人人和微信公众平台，每学期至少策划开展一次大型的宣传活动；对外进行志愿服务活动、家教介绍的联系，并为校内学生争取到更多的校外家教和支教的机会，负责各项活动的跟进工作；审核并协助修改各类宣传资料，负责各社员的联系和组织。

宣传工作：
本部门作为社团的官方代表需要通过各种媒介对日常工作和活动及时进行宣传报道。

1、日常宣传
1）人人网公共主页管理（公共主页为中国科大社团）：
a、人人网公共主页有专人负责管理，由其负责定期更新。

更新周期最长为三天，以便让更多人了解活动，关注活动。

b、人人网公共主页状态发布面向全校师生，内容发布一定慎重，发布消息时，一定要确定消息的真实性。

无活动时，可以普及志愿者知识，介绍社团，或是发布社团日常活动照片，例如支教系列活动照片；社内开展活动时，状态发布紧跟活动进展，及时发布活动期间各种趣事、乐事、感人的事，根据活动需要，及时更新。

c、人人网公共主页发布状态时，严禁为了某种效果出现刷屏现象，即一条状态多次发布。

2）新浪微博管理：
a、微博有专人负责管理，由其负责定期更新、回复，微博更新周期最为三天；
b、微博发布格式：话题为#***#，加上内容，最后根据需要@相关组织或个人；
c、鉴于微博面向校内外，措辞需严谨；
d、微博状态转发时，转发其它状态一般要涉及志愿服务；发布状态涉及活动时，一般要附上活动照片；
e、微博状态发布例子：
3) 微信公众平台
2、活动宣传
1）前期：与活动组织负责人协商，在人人、微博、微信发布活动举办通知，如果需要招募志愿者，及时发布招募信息（微博上不发布招募通知）。

2）中期：活动举办期间，根据活动要求，由活动相关负责人提供信息，及时将活动中的新闻发布在人人、微博上，吸引更多的同学关注和参与活动。

3）后期：活动结束后，要在微博、人人上发布活动圆满结束的消息（含照片），
并通知和督促活动相关负责人在微信发表志愿服务感想。

第五条外联工作
本部门负责代表社团与校内其他团学组织以及其他高校、单位和社区等组织进行沟通交流与合作。

1、校内工作：宣传外联部需要了解校内团学活动的动态并通过BBS、邮箱、电话、面谈等方式与校内其他社团保持联系，必要时促成合作。

2、校外工作：建立与其他高校、单位和社区等组织的联系，并加强交流与合作，为校内志愿者提供更多的志愿服务的机会。

1）宣传外联部负责接收校外志愿者组织及其他团体的联谊或开展活动的邀请，由理事会决定是否参加，并由宣传外联部及时做好沟通。

2）社团开展活动，由理事会决定是否邀请其他其他高校、单位和社区等组织参加。

如邀请，由宣传外联部负责发出邀请函，并及时做好接待工作。

3、涉外工作注意事项：
1）举止得体，着装整洁，文明用语，热情大方。

2）注意工作流程和细节，维护社团的良好形象。

3）禁止个人私自以社团名义参加活动。

家教支教部工作手册
主要职责权限：组织教师培训的相关工作，联系教辅机构介绍家教，联系志愿者协会提供支教老师岗位等。