外贸信函注意事项

网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：

一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；

二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；

三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！

四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；

有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；

五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；

六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；

七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！

总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？

在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：

1．计费重量单位：

特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。

2．首重与续重：

特快专递货品的寄递以第一个0.5KG为首重（或起重），每0.5KG为一个续重.

通常起重的费用相对续重费用较高。

3．实重与材积：

实重是指需要运输的一批物品包括包装在内的实际总重量；

当需寄递物品体积较大而实重较轻时，因运输工具（飞机、火车、船、汽车等）承载能力及能装载物品体积所限，需采取量取物品体积折算成重量的办法做为计算运费的重量，称为体积重量或材积。

体积重量大于实际重量的物品又常称为轻抛物。

4．计费重量：

按实重与材积两者的定义与国际航空货运协会规定，货物运输过程中计收运费的重量是按整批货物的实际重量和体积重量两者之中较高的计算！

5．包装费

一般情况下，快递公司是免费包装，提供纸箱、气泡等包装材料，但很多物品如衣物，不用特别细的包装就可以，但一些贵重、易碎物品，快递公司还是要收取一定的包装费用的。包装费用一般不计入折扣。

6 ．通用运费计算公式：

A) 当需寄递物品实重大于材积时，运费计算方法为：

首重运费＋(重量（公斤）×2-1)×续重运费

例如：7KG货品按首重20元、续重9元计算，则运费总额为

20＋(7×2-1)*9=137 (元)

B) 当需寄递物品实际重量小而体积较大，运费需按材积标准收取，然后再按上列公式计算运费总额。求取材积公式如下：

规则物品：长（cm）×宽(cm)×高(cm)÷6000=重量（KG）

不规则物品：最长（cm）×最宽(cm)×最高(cm) ÷6000=重量（KG）

C)国际快件有时还会加上燃油附加费

比如此时的燃油附加费为9%，还需要在公式(A)的结果加上：运费×9%

燃油附加费计一般会同运费一起打折

7．总费用：

从上面的得出：

总费用＝(运费＋燃油附加费)×折扣＋包装费用＋其它不确定费用

空运出口流程

一、接单、审单

1、操作接到国际货物托运书后，要对其内容认真审核。托运书要由发货人签字、盖章。

2、要审查其他报关文件（发票三份、箱单三份、外汇核销单及许可证、三检证、危品运输鉴定书、报关单等）是否齐全，转关货要关封。

3、按货运公司“出口货物交接单”交接，并在每票货物自存单据后，附流程监控表及发票副本。

二、接货、验货

1、根据客户要求，派专人专车到指定地点验货、取货或到车场、机场接收客户自送或转运来的货物。

2、认真清查件数、体积等，确保单货相符。细查外包装是否符合空运要求，有破损等问题时，拒收或请发货人或航空公司开据破损证明，并立即通知发货人。若无问题，双方在“交接单”上签字。

3、若发货人提出越规乃至违法要求时，要婉言回绝，绝对不做违法的事。遇困难或棘手问题及时上报，切勿自作主张。

三、订舱

1、下BOOKING后，按规定领取航空公司运单，备好分运单。

2、根据客户要求、货物性质、目的港及最佳航线等情况向航空公司订舱，填写订舱单。

3、办好订舱手续，确定运单号及一、二程航班、舱位等。

四、称重

1、务必在货上贴上标签，注明总运单、分运单号码及其他特殊要求的标识，如“向上”“防雨”等。

2、凭托运书到航空公司过重、量尺寸、盖章。领取航空公司填好并盖有称重章的磅单。

五、制单

1、根据磅单、托运书和TACT有关规定，缮制运单。

2、对混载货要缮制舱单（MANIFEST）。

3、对危品，要送危品鉴定书和总运单到民航特货室核查，合格后在主运单上盖章、签字。

六、结算、归档

1、每票货都要填费用结算单（一式四联）。根据运费杂费付款方式及时向发货人收取，一票一结。对长期合作的大客户或国外代理可根据协议月结。

2、将每票货物的全部单据集中装订归档。主要单据有监控流程表、出口交接单、费用结算单、运单、发票、委托书、报关单（副本）等。