文书档案案卷封面
案卷封面的内容和格式示例
A
1
• 全宗名称
• •
类案目卷名提案称 名 卷封面的内容
• 时间
• 保管期限
• 件数
• 文书处理号
• 档号
A
2
案卷封面的格式及示例 案卷封面格式及示例
黑体二号加粗，字
符间加宽 1 磅
档 号：
5cm 从档号以下按三号字空行至立卷单位
由管理局档案管理人员 使用阿拉伯数字填写，华 文新魏三号带下划线
使用阿拉伯数字填写， 华文新魏三号带下划 线
相 立卷单位
互
间 行
起止日期
距
为 保管期限
43
磅
密级
中国××××××公司 2014-12-01～2015-12-31
注：凡涉及有行距要求的，均应将“格式”→“段落”设置中的“如果定义了文档网格，则对齐网
5cm
A
3
卷内文件目录 及样表
• 顺序号 • 发文字号 • 责任者 • 文件提名 • 备注
案卷 题名 相互 间行 距为 1.5 倍
1.5～2cm
合同档案
档号以下按三号字距空三行，至第四行填写 案卷题名，且应使用华文新魏三号字填写， 居中，如两行打不下，字符间可紧缩 1～2 磅 华文新魏三号带下划线，如一 行打不下，字符间可紧缩 1 磅
装订打孔中点
黑体二号加粗，字 符间加宽 1 磅
由管理局档案管 理人员用红色印 泥加盖相应的保 管期限和密级章
A
卷内文件目录
案卷主题： 间
序号 责任者 文 号
组卷部门：
文题
页 日期
码
1
组卷
2
：3
4
5
一、文书档案立卷归档制度
文件档案管理制度(一)总则第一条为加强本公司文件合同等档案管理工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式The filing forms of administrative records适用范围本标准适用于我国各级档案馆 （室）和文书处理部门。
案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
硬卷皮格式硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用 300mn ¥ 220mm 或 280mn X 210mm 长X 宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm 宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm 三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有 20mn 宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
封面项目的填写方法全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如 “中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局” “简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
类目名称：1、 2、 2.1 2.1.1 2.1.22.1.32.1.3.12.1.3.2类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.133 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
文书档案立卷归档规定
文书档案立卷归档规定(一)总则第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本规定。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临。
GBT 9705-1988 文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）GB/T 9705-19881 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
文书档案管理技术规范《档案盒图样》
310
年度
30
保管期限
30
30 30 30 30
*机构（问题）
起
室
止
件 号
盒号馆
B 5.7 档案盒上底边式样（单位：mm）
C
25 2525 25 10
全宗号
保年管度期限
*机构（问题）
起Leabharlann 室止件 号
馆
盒号 B 5.8 档案移交目录
25 25 25
档案移交目录
220
序号 责任者 文号
题名
日期 页数 备注
备注
01 2012-1-01 山东泉利置业 2012 年×××文件
2 号柜
5.4 归档盒封面式样及规归格档文件目录
*全宗名称___________
*年度___________
5.5 备考表样式
*保管期限___________
*机构（_全__宗__名______ (备问称考题）表)
5.6 档案盒盒脊式样（单位：mm）
A
盒内文件情况说明
全宗号
30
整理人： 检查人： 年月日
30
移交单位：接收单位： 部门负责人：部门负责人： 移交人：接收人： 日期：_______________日期:________________ (注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录” 作为“移交目录”) 5.9 资料目录
资料目录
年度：2012
案卷 号
档号
案卷题名
山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
——文书档案（0-5 大类）
5.图示 5.1 归档章样式：（单位：mm）
（全宗号） （年度）
5.2 归档文 归档文件目录
(档案管理)档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 581、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊归档文件目录备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录12、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）卷内目录科技档案总目录科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
附表1《卷内文件目录》式样
附表1：《卷内文件目录》式样卷内文件目录案卷号：顺序号文号责任者题名日期页号备注附表2：《案卷目录》式样案卷目录案卷号题名年度页数期限备注附表3：案卷封面式样（填写单位名称，如：中共××镇纪委）（填写档案类别：纪检案件档案）（填写案卷标题，如：“梁××贪污受贿案件调查材料”）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号（可不填）全宗号类别号年度案卷号附表4：《档案目录》封面标签式样附表5：案卷盒脊背式样××镇纪检案件档案目录全宗号类别号期限年度《档案目录》背脊标签式样全宗号全宗号类别号类别号期限期限年度年度起止卷号/附录1：xx镇人民政府档案分类编号方案为适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为发展经济建设、文化建设、社会建设及生态文明建设及农业生产服务。
根据《乡镇档案工作试行办法》、《中国档案分类法》，结合本镇实际，特制定本方案。
一、类别设置1 文书档案文书档案先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大门类设置一级属类。
各部门在其职能活动中形成的文书材料及一般性业务文件材料归入此类。
2 科技档案主要有基建档案和设备档案。
基建档案按工程项目设置一级属类。
基建档案包括镇委、镇政府机关办公、生活建筑工程档案；各类工业园区、农业园区建设档案等。
3会计档案会计档案一级属类按报表、帐簿、凭证、其他设置。
农村合作医疗等方面形成的会计报表、账簿、凭证归入此类。
4声像档案声像档案一级属类按照片、录音、录像、电子文档类设置。
5 实物档案实物档案一级属类按内设机构设置。
二、编号方法1、文书档案文书档案按各个部门分别进行编号，各部门文书档案均采用单件归档整理方法，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋件号。
分类号由大类代字＋机构代号组成，机构代号见附表1，保管期限代号永久1、30年4、10年5。
填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表是一项重要的档案管理工作，以下是填写时需要注意的几个方面：
1. 案卷封皮：
案卷封皮是档案的外部包装，应当包含以下内容：
- 全宗名称：即档案馆的名称，一般填写在封皮正中间。
- 类目名称：即案卷所属的类别，如人事、财务、合同等，应填写在封皮左上角。
- 案卷题名：即案卷的主题，应简明扼要地概括案卷内容，填写在封皮右上角。
- 卷内文件起止日期：即案卷内文件的起止时间，应填写在封皮右下角。
- 保管期限：根据国家有关规定，填写案卷的保管期限，如永久、长期、短期等。
- 件(页)数：填写案卷内文件的页数或件数，应与实际数量相符。
- 归档号：即案卷在档案馆中的编号，应填写在封皮底部。
- 档号：即档案馆对案卷的编号，由档案馆工作人员填写。
2. 案卷备考表：
案卷备考表是案卷内文件的说明和记录，应包含以下内容：
- 本卷情况说明：说明案卷的立卷时间、立卷人、检查人等信息，应填写在备考表的顶部。
- 立卷人：即案卷的立卷人，应填写在备考表的左侧。
- 检查人：即案卷的检查人，应填写在备考表的右侧。
- 立卷时间：即案卷的立卷时间，应填写在备考表的底部。
在填写案卷封皮和备考表时，应确保信息准确无误，以便于档案的查找和管理。
同时，也要遵守档案馆的相关规定，保证档案的质量和安全。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
文书档案整理(卷)方法
e文件没有标注日期，需要分析 该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
作，形成的文件应按学年度分 类。
②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
③每组文件是否保持文件之间 的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。
⑷卷内文件排列
排列的顺序要遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联 系。即就是把相同内容或密切 相关的文件集中排在一起。卷 内归档文件排列顺序做到：正 本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文 在后；复文在前，来文在后 （也就是批复在前，请示在
①卷内文件材料均以有书写内 容的页面编写页号，采取阿拉
伯数字从“1”开始依次逐页标 注。
②页号编写的位置：单面书写 的文件材料在其右上角编写页 号；双面书写的文件材料，正 面在其右上角，背面在其左上 角编写页号。
（5）编制卷内目录（样式附后） 和备考表
卷内文件目录
①卷内文件目录内容有：序号、 文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。
如果文件没有题名或题名含义 不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。
e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
8位阿拉伯数字标注年月日，如 2005年3月21日，标注为 （20050321）或2005、3、21
1、文书档案管理
4、档案保管期限表
档案保管期限表就是以表册的形式列举档案的来
源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性 文件。它是依据和标准。
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
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（1）永久保管的文书档案主要包括：
① 本机关制定的法规政策性文件材料； ② 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成 的主要文件材料；
改稿等 内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报
表和统计分析资料等
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③ 本机关领导活动的:领导参加相关会议的讲话
稿；参加重要会议带回的有关材料、需要贯彻执行的
材料等。 文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；参加会
议带回的有关材料等。
12Biblioteka ④各业务科室的文件材料把各业务部门形成的文件材料作为收集的重点， 突出本单位的主要职能。
⑧ 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料。
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（2）定期保管的文书档案主要包括： ①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文 件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
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④本机关一般性事务管理文件材料； ⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关 的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计 报表等； ⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一 般性文件材料；
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一、文书档案归档范围和保管期限表
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1、归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不 归档。原则上说凡是反映本单位工作，具有查考利 用价值的文件均属归档范围。按照国家档案局2006 年12月18日发布的《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》要求， 机关文件材料归档范围 是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用 价值的文件材料；
案卷装订规范
一、刑事卷宗（一）刑事诉讼卷宗（指报捕、起诉的卷宗）：凡需要报捕、起诉的案件必需将卷宗所有材料分为三卷装订。
1、诉讼文书卷（正卷），指移送人民检察院审查决定批捕、起诉的诉讼案卷。
包括法律文书。
诉讼文书卷材料卷排列顺序详见附件1。
2、证据材料卷（正卷），指移送人民检察院审查决定批捕、起诉的诉讼案卷。
包括讯问、询问、侦查措施、鉴定材料。
证据材料卷材料排列顺序详见附件2。
3、侦查工作卷（附卷），指移交公安机关档案管理部门保管以备查阅的案卷。
包括案件侦办过程中形成的内部呈请类文书、秘密侦查材料和不宜公开的秘密材料等应归入副卷。
侦查工作卷材料排列顺序详见附件3；《案情说明表》填写方法详见附件5；《涉案人员名单》填写方法详见附件6。
4、《卷内文件目录》填写方法详见附件4；《备考表》填写方法详见附件7。
注：公安机关内批表（指呈请ⅹⅹ报告书）不得装订在移送检察院审查决定批捕、起诉的诉讼文书卷或证据材料卷中。
（二）未破、未结刑事卷宗（指未破案件及采取拘传、刑拘、取保候审、监视居住强制措施但未侦查终结的案件），所有材料装订成一本卷宗。
1、卷宗的前半部分为法律文书（相关的法律文书逐份按内批表在前，正式法律文书在后。
例：采取刑拘措施的材料排序为①呈请刑事拘留报告书；②拘留证；③拘留家属通知书；④延长拘留审批表；⑤延长拘留通知书），后半部分为证据材料。
2、前半部分法律文书装订顺序参照附件1，后半部分证据材料装订顺序参照附件2。
二、行政卷宗行政案件所在材料装订成一本卷宗，行政管理处罚案卷材料排列顺序详见附件8；《卷内文件目录》填写方法详见附件9；《案情说明表》填写方法详见附件10；《涉案人员名单表》填写方法详见附件11；《备考表》填写方法详见附件12。
从即日起，各办案单位必需严格按照上述规定对刑事、行政卷宗进行规范装订，否则，按照《建瓯市公安局执法质量细则》进行扣分。
附件1、诉讼文书卷材料排列顺序（刑事）2、证据材料卷材料排列顺序（刑事）3、侦查工作卷材料排列顺序（刑事）4、卷内文件目录（刑事）5、案情说明表（刑事）6、涉案人员名单表（刑事）7、备考表（刑事）8、行政管理处罚案卷材料排列顺序（行政）9、卷内文件目录（行政）10、案情说明表（行政）11、涉案人员名单表（行政）12、备考表（行政）附件1：诉讼文书卷材料排列顺序一、诉讼文书卷案卷封面二、卷内文件目录三、卷内文件材料1.移送案件通知书；2.指定管辖决定书；3.不予立案通知书（副本）、复议决定书、（人民检察院）说明不立案理由通知书、不立案理由说明书、（人民检察院）通知立案书；4.立案决定书；5.当事人及其法定代理人申请回避的书面材料或相关记录、回避／驳回申请回避决定书（副本）、当事人及其法定代理人不服驳回申请回避决定的复议申请材料、复议决定书；6.拘留证、拘留通知书（副本）、延长拘留期限通知书（副本）；7.提请批准逮捕书、（人民检察院）批准或不批准逮捕决定书、要求复议意见书、（人民检察院）复议决定书、提请复核意见书、（人民检察院）复核决定书；8.逮捕证、逮捕通知书（副本）；9.重新计算侦查羁押期限通知；10.提请批准延长侦查羁押期限意见书（副本）、（人民检察院）批准或不批准延长侦查羁押期限决定书、延长侦查羁押期限通知书（副本）；11.羁押期限届满通知书；12.变更强制措施通知书（副本）、释放通知书、释放证明书；13.取保候审决定书（副本）、取保候审保证书或收取保证金通知书（回执）、责令具结悔过通知书（副本）、悔过书、对保证人罚款决定书（副本）、对保证人罚款复核决定书（副本）、没收保证金决定书（副本）、没收保证金通知书（回执）、没收保证金复核决定书（副本）、解除取保候审决定书（副本）、退还保证金决定书（副本）、退还保证金通知书（回执）；14.被羁押的犯罪嫌疑人及其法定代理人、近亲属、被逮捕的犯罪嫌疑人聘请的律师申请取保候审的书面材料、不予取保候审通知书（副本）；15.监视居住决定书（副本）、解除监视居住决定书（副本）；16.对人大代表、政协委员采取强制措施的许可证明材料或报告、通报材料；17.省级公安机关同意对外国籍犯罪嫌疑人采取强制措施、扣留护照的批复文件；18.安排律师会见非涉密案件在押犯罪嫌疑人通知书、涉密案件聘请律师决定书（副本）、准予会见涉密案件在押犯罪嫌疑人决定书（副本）、不准予会见涉密案件在押犯罪嫌疑人决定书（副本）；19.解剖尸体通知书（副本）；20.鉴定聘请书（副本）、各类技术性鉴定材料（包括法医和DNA 检验鉴定、司法精神病鉴定、文件检验鉴定、痕迹检验鉴定、理化检验鉴定、伤情鉴定、估价鉴定、会计鉴定、审计报告以及其他专业技术鉴定等由有鉴定资格的机构、人员对人身、物品及其他有关证据进行鉴定所形成的鉴定结论和文书）、鉴定结论通知书；21.补充鉴定、重新鉴定、复核的结论；22.死亡通知书；23.附带民事诉讼文书材料；起诉意见书随案卷移送，不装订入卷。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。