(档案管理)文书档案归档范围

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文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍

文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍

文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍一、国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原则性规定:1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;4、其他机关对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二、国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容有以下几个方面:1、本机关制定的法规政策性文件材料;2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;5、本机关机构演变、人事任免等文件材料;6、本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

三、国家档案局8号令对本机关文书档案中应作为定期保管的内容有以下几方面:1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;4、本机关一般性事务管理文件材料;5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计。

四、归档范围及保管期限表文书档案归档范围和保管期限表是以表册的形式列举文书档案的来源内容和形式,并指导其保管期限划分的一种指导性文件。

文书档案归档制度

文书档案归档制度

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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理,完整归档,结合本公司实际,特制定本管理制度。

一、归档范围:
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围(具体见:《XXXXXX公司档案分类大纲》)。

二、归档时间:
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。

各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。

综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。

三、归档案卷的质量要求:
1、凡归档的文件材料,要求字迹清楚,页面整洁,符合《公文处理办法》的规定。

案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确,否则,综合档案室有权退回,要求重新抄写。

2、凡归档的文件材料,要求组卷合理,卷内文件排列正确,文件无破损现象。

3、文件材料的归档率要达到95%以上,永久、长期卷的完整率要达到90%以上。

4、归档的案卷,要分类科学,组卷合理,案卷标题概要确切,编目规范清楚。

5、各部门的文件材料移交时,应登记造册,交接双方各留一份,以备查考。

档案管理之归档范围

档案管理之归档范围

归档范围第一条文书档案(一)董事会、公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

(二)董事会下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知等文件材料。

(三)董事会下发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料。

(四)上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料。

(五)公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。

(六)公司与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料。

(七)公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料。

(八)宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料。

(九)行政文件资料:关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆,低值易耗品等管理办法、总经理办公会、行政例会会议记录、纪要,外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料。

(十)安全生产管理文件资料:关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训、投诉管理等文件资料。

(十一)计划经营工作文件资料:关于项目的可研、立项报告、土地商务、场地移交、拓展设计施工竣工后期报批报建、项目策划、项目定位、设计准备、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析、经营承包、设计后评估、交房工作总结、项目总结报告等文件资料。

(十二)公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。

(十三)国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件。

第二条科技档案(一)属于公司管理的房地产工程初步可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、景观设计、样板层精装修设计、设计变更、招投标文件、施工法定文件、样板房准备、景观示范区准备、售楼处准备、编制营销方案、销售准备阶段、物业前期管理、销售过程、工程的竣工图、工程管理方面的文件材料及图纸。

(二)科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件材料。

(三)公司高、大、精、尖或引进设备的原始资料及说明书。

(四)公司所属单位大修、房屋交付、技改项目文件资料。

档案归档范围及保管期限表

档案归档范围及保管期限表

档案归档范围及保管期限表为了更好地管理和保护档案,根据国家有关法规和规定,档案应该按照一定的范围和保管期限进行归档,并采取适当的措施加以保护,以下是档案归档范围及保管期限表:1. 档案归档范围(1)行政机关公文及相关资料:包括各级行政机关的公文、报告、备忘录、会议记录、决议、规划、预算等,以及与这些文件相关的资料和档案材料。

(2)涉及公共安全、国家安全及重大人员案件的档案:涉及公共安全、国家安全及重大人员案件的档案,包括案卷、立案登记表、办案材料、卷宗及相关的调查、取证、鉴定等档案资料。

(3)机关档案:包括各级机关部门、委员会、委员会、委员会、委员会、人大、政协、法院等机关的各种档案。

机关档案分为业务档案、非业务档案和历史档案,业务档案是管理机关的工作资料,非业务档案是管理机关在处理业务活动中或社会公共活动中形成的档案,历史档案是机关的活动和历史背景。

2. 档案保管期限表归档的档案,按照其不同的性质和用途等因素,应有不同的保管期限。

以下是常见的档案保管期限:(1)公文及相关资料:根据国家有关规定,工作文件、工作卡、收据、发票、会议记录、计划、决策、规章制度、合同协议等夹杂的资料,保管期限一般为5至10年。

(2)财务档案:包括各种收入、支出、往来账、票证、报表、结算账户等涉及财务方面的档案。

保管期限在20年内,应当加强管理、分门别类,并且在保管期间定期进行备份和维护,以便于随时查找和使用。

(3)机关档案:其中,业务档案作为行政机关管理的工作资料,其保管期限为5年至10年;非业务档案、历史档案以及机关后勤、行政事务档案等,保管期限一般为30年至50年。

(4)个人档案:个人档案是指企事业单位和机关部门所管辖的公职人员档案。

其保管期限一般为40年。

不同文件的保管期限因性质、种类、用途等因素不同,在实际保管过程中需要细心保管,并定期对档案进行整理、归档和检查,以确保其完整性、准确性和可查性。

(档案管理)文书档案归档制度

(档案管理)文书档案归档制度

(档案管理)文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作,特制订本制度。

第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。

各单位(部门)文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件(连同处理结果)整理为归档文件并装盒后,定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员,将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文的各种附件一律不准抽存),为结后连同处理结果一并转交文书人员,以便他们按期整理、组件、归档。

任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。

工作变动或因故离岗(职)时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的,又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料,包括文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围详细如下:一、收发文件1、收文、来自两个渠道,一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件;二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。

这些文件来自三级行文机关。

(1)上级机关来文,凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件,无论是办公室收文分发的,还是各业务部门直接收到的,都属于归档范围。

(2)下级机关来文,凡上报请示需要答复、批复的文件,重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报,无论是办公室收文颁发的,还是各业务部门直接收到的,都属于归档范围。

(3)平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务,但要贯彻执行的重要文件材料,无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的,都属于归档范围。

2、发文。

一般有两种形式。

一种是单位或部门有正式文头,经编号,经打印盖章发出的文件(包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿及两份正文)。

档案归档范围及保管期限表

档案归档范围及保管期限表

档案归档范围及保管期限表概述档案是指一切以纸张、磁带、光盘、电子、声像等形式记录有关本单位行政、经济、文化、教育、科学技术和社会生活各方面活动的书面、电子、机械或其他载体的文书、文件等。

档案的保管是贯彻国家档案管理制度的基本要求,是单位行政管理、科研决策、文化建设和社会调查的重要基础。

档案归档范围及保管期限表是为了规范单位档案的管理而制定的,本文将详细介绍档案归档范围及档案保管期限的制定。

档案归档范围档案归档范围是指在单位日常工作中发生并记录的各类文件、资料和信息,应当依法予以归档和保管的文件种类和档案材料的范围。

档案归档范围的具体内容如下:行政档案行政档案指在单位行政管理中产生、应予归档和保管的各种文件、资料和信息,包括以下方面:1.组织机构档案:包括单位章程、工作规定、领导人员任免公示、干部人事档案、管委会、党委文件等。

2.经济管理档案:包括财务档案、统计档案、工程档案、采购档案、合同档案、商业资料等。

3.行政管理档案:包括各种行政许可、批文、审查、检查、监督等工作的文件、资料和记录等。

业务档案业务档案指各单位按照业务范畴所需记录、归档和保管的文件、资料和信息,主要包括以下方面:1.教育档案:包括教学档案、教育管理档案、教育统计档案等。

2.科研档案:包括科研项目申请书、研究计划、研究报告、实验记录等。

3.文化档案:包括文化建设档案、艺术团队档案、文艺活动档案等。

特定档案特定档案指反映单位工作、管理、经济、文化、科研等特定事项的文件、资料和信息,主要包括以下方面:1.安全保密档案:包括密级管理、安全隐患排查、保密人员管理等方面的档案资料。

2.案卷档案:包括各种立案、审理,结案、公函、诉讼、仲裁、调解等案件的相关资料。

3.其他特定档案:包括外事档案、宣传档案、招聘档案、差旅档案、容错档案等。

档案保管期限档案保管期限是指根据档案的保存价值和使用价值,依据国家有关规定,为档案设置的保管时间,并根据档案特点设置不同的保管期限。

文书档案归档范围

文书档案归档范围

文书档案归档范围
文书档案归档范围
一、归档的范围
(一)上级来文
1、属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件
2、上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话
3、会议主要文件材料
4、转发本单位的文件
(二)下级来文
1、工作计划、总结、统计报表
2、简报、情况反映、典型材料
3、请示、报告
(三)同级或非隶属单位来文
1、需要贯彻执行的法规性文件
2、检查本单位工作的文件
3、商洽、答复工作的文件
(四)本单位发文
1、会议文件:包括会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会
议纪要、会议记录
2、红头文件:印发的、转发的、合发的正本和定稿
3、“白头”文件:工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、
干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报
二、不归档的范围
(一)上级来文
1、任免奖惩非本单位人员
2、供工作参考的文件
3、征求意见稿
(二)下级来文
1、参阅的简报、情况反映
2、不必备案的文件
3、越级抄送的不需办理的文件
(三)同级或非隶属单位来文
1、非主管机关召开的会议不需贯彻执行的文件
2、非隶属机关抄送的不需办理的文件
(四)本单位发文
1、重份文件(除发文汇集外)
2、无查考利用价值的事务性、临时性的文件
3、未经领导签发的未生效文件
4、一般文件的修改稿。

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定

附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定(征求意见稿)1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。

适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。

2 术语和符号文书档案(Archives)机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

案卷(File)由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

保管期限(retention period)档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。

归档(filing)按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。

各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。

凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。

保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。

4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。

具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。

归档文件材料的来源内部形成的文件材料。

执行、办理的外来文件材料。

所属单位和派出机构(包括境外机构)应报给本单位的文件材料。

引进项目、外购设备等带回的文件材料。

投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。

参与的合作项目,合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。

归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

文书档案归档范围及保管期限管理规定.

文书档案归档范围及保管期限管理规定.

附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定(征求意见稿)1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。

1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。

2 术语和符号2.1 文书档案(Archives)机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

2.2 案卷(File)由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

2.3 保管期限(retention period)档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。

2.4 归档(filing)按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定3.1 职责3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。

3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。

3.2 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。

3.3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。

4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。

具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。

4.2 归档文件材料的来源4.2.1 内部形成的文件材料。

4.2.2 执行、办理的外来文件材料。

4.2.3 所属单位和派出机构(包括境外机构)应报给本单位的文件材料。

4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定
8.4档案移交清单、销毁清册永久
8.5档案利用、开辟成果材料30年
9信息化建设
9.1信息工作计划、总结10年
9.2信息管理工作的文件、规定等30年
4.6.3办理归档手续
4.6.3.1填写归档清单:按文件罗列顺序填写归档清单一式两份。
4.6.3.2向档案部门办理移交手续,档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。
5附录
附录A文书档案归档范围及保管期限表(经营管理类)
附录B文书档案归档范围及保管期限表(生
产管理类)
附录C文书档案归档范围及保管期限表(行政管理类)
4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或者少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。
4.3.5归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。
4.3.6反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
4.5归档数量
4.5.1文书档案:底稿1份,正本1份。
4.5.2其他材料:照片、底片、录音带、录相带等按实际数量归档。
4.6归档移交程序
4.6.1每年上半年,各部门文件管理人员,按照归档范围采集应归档的文件材料,按规定进行分类、整理和编目。
4.6.2档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。
4安全生产
4.1安全技术管理规定、通报、总结、会议记要等30年
4.2事故报告、调查分析及处理材料30年
4.3安全教育活动的材料10年
4.4安全生产、消防方面的材料10年
4.5统计报表30年
5科技管理
5.1科技发展规划、计划、总结,科技工作规定等30年

公司文书档案归档范围

公司文书档案归档范围

公司文书档案归档范围一、前言公司文书档案归档范围是企业管理中非常重要的一部分,它涵盖了企业各个方面的文件和资料,包括财务、人事、法务等各个领域。

一个完善的文书档案归档范围可以帮助企业更好地管理自己的信息资源,提高工作效率和管理水平。

二、财务档案1. 财务报表财务报表是公司财务状况的重要体现,包括资产负债表、利润表和现金流量表等。

这些报表需要按照规定时间进行归档,并且需要保留至少5年以上。

2. 发票和凭证公司在进行采购和销售过程中会产生大量的发票和凭证,这些文件需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少5年以上。

同时,在归档时需要注意分类整理,以便于后续查询和使用。

3. 合同和协议公司与客户、供应商签订的合同和协议也是非常重要的财务文件。

这些文件需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少10年以上。

三、人事档案1. 招聘文件公司在进行招聘时需要保存相关的招聘文件,包括招聘广告、应聘者简历、面试记录等。

这些文件需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少2年以上。

2. 员工档案公司员工档案是管理人员对员工进行综合评价和管理的重要依据。

员工档案包括个人简历、入职申请、考勤记录、绩效评估等。

这些文件需要按照员工姓名或编号进行归档,并且需要保留至少10年以上。

3. 培训记录公司对员工进行培训的记录也是非常重要的一部分人事档案。

这些记录需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少2年以上。

四、法务档案1. 合同和协议在法务方面,公司与客户、供应商签订的合同和协议也是非常重要的文件。

这些文件需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少10年以上。

2. 诉讼和仲裁文件公司在与他人发生纠纷时,往往会涉及到诉讼和仲裁等法律程序。

这些文件也是非常重要的法务资料,需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少10年以上。

3. 知识产权文件公司的知识产权文件也是非常重要的法务资料,包括专利、商标、著作权等。

这些文件需要按照时间顺序进行归档,并且需要保留至少20年以上。

文书档案归档范围综合管理类

文书档案归档范围综合管理类
1.3.8
研究所在上级机关召开重要会议上的典型发言、经验介绍等材料
长期
1.3.9
研究所代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本
长期
1.3.10
上级机关转发研究所的文件(包括报刊转载)
长期
1.3.11
研究所推选人大代表有关材料
长期
1.3.12
所获得院(省、部)级以上的荣誉证书(或原件照片)和奖励证书等
文书档案归档范围(综合管理类)
序号
文件内容
保管期限
1、综合管理类
1.1
会议文件材料
1.1.1
所长办公会议(所务会)会议记录、纪要、决议及文件材料
永久
1.1.2
研究所召开综合性、管理性的重要工作会议材料
1.1.2.1
会议通知、出席名单、日程安排、负责人讲话、形成的决议、纪要和重要的声像材料
永久
1.1.2.2
永久
1.3.7.2
非隶属上级机关颁发、与研究所职能活动密切相关的重要文件材料
永久
1.3.7.3
直属上级机关颁发的属于本机关主管业务,和非隶属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的方针、政策、法规、规章、会议讲话等文件材料
长或短
1.3.7.4
直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料
长或短
短期
1.3.4
反映研究所历史、工作活动的编辑出版物
1.3.4.2
研究所编辑出版的并反映主要职能活动的所刊、简报、情况反映、工作信息等
长或短
1.3.5
反映研究所重大纪念活动(院庆、所庆及院士和著名科学家百年诞辰纪念)形成的照片、音像、展览片、出版物等文件材料
永久
1.3.6

文书档案归档制度

文书档案归档制度

淳峰集团文书档案归档制度文书档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。

一、归档时间凡具有保存价值的,已经办理完毕的文件,应在三个月内立卷归档完毕。

二、归档范围及保管期限三、归档要求。

1.归档文件应确保齐全完整。

(1)请示文件应有批复或处理结果意见,结果包括同意、不同意、暂缓答复三种结果。

形式有正式行文批复、口头答复结果、电话通知结果等。

不管哪种形式,承办人员都应把处理结果意见记录下来,注办在请示文件上。

(2)会议文件应包括会议通知、签到表、会议议程、领导讲话稿、会议交流经验材料或会议专发文件材料、会议决议、会议上的信息简报、讨论记录稿和会议照片、录音、录像等有保存价值的其它材料。

(3)统计报表。

应包括统计说明、统计计算口径说明文件、统计表、统计分析等文件。

统计表上法定项目一定要填写齐全,包括统计表格名称、统计部门名称、统计部门负责人签名、填表人、填表时间等。

2.归档文件应确保准确有效。

(1)正式发文应有签发稿,要有拟稿人及日期、核稿人及日期、会签部门签名及日期(一部分稿件)、签发人及日期等法定手续。

(2)正式文件要有发文部门、文号、签发人、文件标题、主送单位、抄报单位、抄送单位、文件内容、发文日期、公章、主题词及附注打印人、校对、密级等。

(3)正式文件中如有附件或转发原件,一定要把复印件作为正式文件一部分发出,原件要作为底稿存档3.分类组卷要遵循既有便于档案的提供利用,又符合档案的保管要求原则,各职能部门兼职档案人员在档案部门的指导下,完成文件的分类组卷,编号登记,填写备考表等项工作。

四、归档手续。

归档文件由各部门兼职档案员收集齐全后,经部门负责人审核后,统一向档案部门移交。

双方在移交表上签字,并附案卷目录一份,备用查考。

文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案管理制度文书档案管理制度1为了贯彻执行《档案法》,适应办公自动化及档案管理标准化的要求,加强本局文书档案管理,制定本制度。

一、文件材料归档范围(一)上级机关的文件材料。

1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件,以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本,上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;5、其他应当归档的文件材料。

(二)本级的文件材料。

1、局党组、行政领导会议文件材料,召开的工作会议、专题会议材料;2、颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;3、本级的请示与上级机关的批复文件,下级单位的请示与本级的批复文件;4、内部职能部门活动形成的工作方案、总结、报告;5、检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;9、内容重要的'人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;10、征用土地及根本建设工程施工文件材料;11、制定的规章制度等文件材料;12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。

有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩,党员、团员、干部、工人名册、报表,转移关系存根等文件材料;14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;17、其他应当归档的文件材料。

归档范围分类方案和保管期限编制规则

归档范围分类方案和保管期限编制规则

归档范围分类方案和保管期限编制规则一、归档范围:归档范围是指哪些文书档案需要归入档案管理体系中进行管理。

归档范围的确定是基于工作流程、管理职责和法律法规等方面进行考虑的,通常包括以下几个方面:1.行政管理类文书档案:包括各种事务类文件、公文、会议纪要、报表等。

2.经营管理类文书档案:包括经营决策文件、合同、协议、报价单等。

3.人力资源管理类文书档案:包括员工档案、招聘材料、培训记录等。

4.财务管理类文书档案:包括财务报表、账簿、发票、凭证等。

5.项目管理类文书档案:包括项目计划、合同、验收记录等。

二、分类方案:分类方案是对归档范围内文书档案进行分类、编码、标识的规则和方法,以便于检索和管理。

分类方案的制定应考虑到具体档案的特点和组织单位的管理需要,一般应包括以下几个方面:1.文种分类:按照文件的性质和种类进行分类,如公文、报表、合同等。

2.部门分类:按照组织机构的职能和部门进行分类,如行政部门、财务部门、人力资源部门等。

3.时间分类:按照档案产生的时间进行分类,如年度、季度、月度等。

4.项目分类:按照项目的名称、编号进行分类,以便于对特定项目的档案进行管理。

三、保管期限编制规则:保管期限是指文书档案需要保存的时间。

保管期限的制定应考虑到法律法规的要求和组织单位的实际需要,也可以参考相关行业标准和历史保管经验。

一般来说,保管期限可以分为以下几个阶段:1.长期保存:指需要永久保存的档案,如重大决策文件、历史档案等。

2.中期保存:指根据法律法规或者组织单位的需要,需要保存一定年限的档案,如合同、报表等。

3.短期保存:指保存一定期限后可以销毁或者转存的档案,如日常事务类文件、会议纪要等。

在编制保管期限规则时,还应考虑到保密级别、涉密程度和信息安全等因素,确保档案的保密性和完整性。

综上所述,归档范围、分类方案和保管期限编制规则是组织机构或企事业单位管理档案的重要规定。

通过明确归档范围、建立科学合理的分类方案和制定合理的保管期限,可以提高档案管理的效率和质量,保证档案的安全和完整,为组织机构的决策和日常工作提供重要支持。

文书档案归档制度文书档案归档制度...

文书档案归档制度文书档案归档制度...

文书档案归档制度一、文书档案归档原则本处在各项工作活动中,凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料,以及获得的各类证书、奖物等,均应及时按规定移交处综合档案室,归档保存。

二、文书档案归档范围1、凡是本处形成的正式文件(包括:正文、附件、底稿)和合同契约均应归档保存。

2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。

3、本处会议(包括:党委会、处务会、安全办公会、党政联席会;以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等)材料(包括:会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等)。

4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。

5、具有保存价值的收电和发电。

6、具有保存价值的上级来文(包括针对我处的或我处需要参照执行的)。

7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。

8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。

9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。

10、组织机构变更后作废的旧印章,也应归档保存。

11、在工作中形成的特殊载体(包括:录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等)也应归档保存。

三、归档时间一般在第二年1~3月份,由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续,特殊情况可适当延期。

四、归档要求1、凡本处形成的文件,必须一式两份连同底稿一并归档。

2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。

3、凡属于归档范围内的文件材料或实物,由承办人员书列清单送交综合档案室,经档案人员当面核对无误后,双方签字或盖章,各存一份清单。

4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法,对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档,一般情况要在六月底前完成此项工作。

科技档案归档制度一、科技档案归档范围1、上级机关有关技术方针政策的文件批示。

2、上级机关和本处制定的技术规程、标准、管理制度和技术经济定额等。

文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表

文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表
仪及其补充件
310
萱理
1.安全生产、环境保护、科技管理、信息化管埋制度、办送、忌结
2.环WDI5JMT书、环保污染防治措施.总结、狠告r污染事故抢救,凋直、处理、环棵调亘监测.分析材料
3.档案管理等制罠办法、总结
4.基本連设工作管淫制晅、规定、那去
5.主产的重丈車故调查分析以及处埋报告、意贝駅黠论
6.驶国家或部覩评选科技项目成杲奖及表郭文件
6一针对本单位的-11ir监督1换各顶技术指标廿析文件
7.质量工作、节眾管理计畳工作文件材料
8.科技、信息化管理规利计划
S-安全生产管理规划,计扯通很、会议记录*安全休薰建设文件材料等
10-本单位学求论文、考靈眼告.专题总结以曲获表執聚技项目成杲奨及申报材料文件
11.档案管理悽创优忑各部门档惑交:青单等文彳牛
290
1.本单位签订的主要业务(供电、供热等}合同
me年
台同管理
2.投资意向书,战略合作协议等
3.与银行签订的长期借、贷等融资合司、协议及债券发行协议等
4.房屋等资产氏期租赁合同协议
5-行政、生产.经营“施更的物资采购等合同、悔段
宜.技改{修理1机组(A/B/C级)检修等形前的台同
7-本单位与耳它单位或个人发生的业务关系签署旳长挂台同或协议及其补充件;車要的短期合司或协议険卜充件
110
行政管理
1-萤事会、监事会、殷东会讨论未i匿过的提案文件及童事会堤制的文件】匚编(印刷品)
2.本单位工件会必专題会议代表发言,经验交麻简报等文件材料
3-本单位周捌会,月度会仪纪要
4.行政車务工作通知
5.事务性签摄,简报
6.—展法律夕蒔、信访等往来文件
7-房屋堆护、交通、:頤等后動管理性文件

(档案管理)村级文书档案分类方案归档范围及保管期限

(档案管理)村级文书档案分类方案归档范围及保管期限

文书立卷操作程序一、什么是文书立卷?它的意义及案卷质量要求。

文书立卷,就是按照一定的要求与方法,把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。

其意义在于保护文件安全,为开展档案工作奠定物质基础,为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

二、文件材料的收集1、文件材料从以下八个方面收集(1)收集“红头文件”。

所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文,如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。

(2)收集“白头文件”。

如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

(3)收集本单位内部使用的文件材料。

如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。

(4)收集证明性文件。

如党、团组织关系介绍信及存根。

(5)收集契约性文件。

如协议、合同、意向书等。

(6)收集报道性文件。

如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带,本单位领导答记者问等。

(7)收集记载性文件。

如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。

(8)收集公布性文件。

如通告、公告等。

2、文件材料的收集应该注意问题(1)要完整、准确地收集文件。

(2)收集文件必须“以我为主”,把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。

3、开展文件材料收集的途径、范围(1)建立归档制度,定期收集文件材料(2)做好平时文件材料收集(3)从领导、分管领导、经办人手中收集材料4、区分归档和不归档文件材料(1)了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》(2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料三、文件材料的分类、组卷1、确定分类方法,制定分类方案(1)根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案,《村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表》附后。

目前村级分为:党群工作类农村工作类行政综合类治保民政类(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座2、确定文件材料的保管期限根据规定,文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。

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文书档案归档范围、保管期限一、院党政会议记录。

(永久)二、学院一年一次编写组织机构,人员配备一览表;大事记;组织沿革;年鉴、院史。

(永久)三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。

(永久)四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。

(永久)五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。

(永久)六、学院离(退)休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复(永久)七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。

(永久)八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等(永久)。

九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。

(永久)十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。

(永久)十一、学院各种名册。

(永久)1、职员工花名册2、共产党员名册3、教师任职任课情况表4、民主主党派人员名册5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册十二、学院各种统计报表。

(年度、综合性的永久;学期的长期;季度、月度短期)1、教职员工、班级、学生基本情况统计表2、党团组织年报表3、国家干部定期年报表4、劳动工资年报表5、工会统计表6、档案统计表7、其他统计报表十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料(党政年度、学期的为永久;各部门的为长期)十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。

(重要的永久、一般的长期)十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。

(永久)十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。

(永久)十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。

(永久)十八、学院及部门编印的简讯、信息。

(学院的长期,部分的短期)十九、学院教代会专题材料。

(会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等)。

(永久)二十、学院教职员工获得各种荣誉称号,如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料(含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等)(地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期)二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。

(长期)二十二、学院党团员组织关系转移介绍信及存根,教职员工调动工作、大中专毕业生分配工作报到证、介绍信及存根。

(长期)二十三、学院领导代表学院在上级召开会议上的发言、经验交流材料。

(永久)二十四、学院代上级机关起草被采用的文件最初草稿和印本。

(长期)二十五、学院领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。

(短期)二十六、上级机关领导来院视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。

(永久)二十七、学院教职员工在报刊上发表的文章剪辑、出版书籍和获奖材料。

〔长期(一份归文书档案,一份归人本人业务档案)二十八、接待外宾等外事活动形成的文字记录。

(重大的永久、一般的长期)二十九、学院财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证、清册。

(长期)三十、学院与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。

(重要的长期、一般的短期)三十一、学院教职员工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。

(长期)三十二、学院教职员工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。

(短期)三十三、学院上报未批复的各项请示材料。

(短期)三十四、学院处理的重要来信、来访的有关材料。

(有上级机关或学院领导重要批示和处理结果的长期,其余的短期)三十五、上级机关的来文凡是针对本院请示的批复、通报、直接与本院有关的干部任免、奖惩等文件。

(重要的长期、一般的短期)三十六、上级教育行政机关的来文:1、凡是学院教育工作需要较长时间贯彻执行,要作为政策依据、指导工作文件,如教育体制改革决定、教育工作条例等。

(长期)2、属学院教育工作需要在短期(15年内)贯彻执行的,有参考用价值的。

了(短期)三十七、上级教育行政机关、院办企业公司发文,院办厂需要在较长时间执行的政策性、法规性文件,下达给院办厂的生产计划等。

(长期)三十八、同级机关和非隶属机关颁发的非学院教育工作,但需要执行的法规性文件。

与学院联系、协商工作的有关材料。

(短期)宁波广播电视大学宁海学院综合档案室二○○六年十二月学院教学类档案管理实施细则及归档范围、保管期限为了加强教学档案的管理,充分发挥教学档案在教育管理,教学活动,教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《普通高校档案管理办法》、《高校档案工作规范》,结合我校实际、特制定本办法。

第一条凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

第二条教学档案由校办档案室实行集中统一管理并提供利用。

校档案室对全校的教学档案工作负有检查、监督和指导的责任。

第三条教学档案是教学管理的重要组成部分,教务处、学生处各学院等教学管理部门应加强领导,把教学档案的形成、积累、立卷归档工作纳入教学管理环节中,列入有关人员的职责范围和管理制度之内,做到在布置、检查、总结、验收工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

四条立卷一、归档范围1、归档范围主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面,(具体范围见附件)。

2、归档的重点是本校在教学工作及其管理,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

二、立卷的原则及方法1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2、根据教学文件材料的形成规律,保持其有机的联系和便于利用查考的原则进行组卷。

原则上相同内容的文件材料组在一起。

3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4、卷内内容密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

5、卷内材料一律拆掉会生绣的金属物,根据具体情况可用不锈钢定书针或线装订或不订,对破损的文件材料应进行修补。

6、凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

7、按顺序编排页号,均应安顺序每张纸编写一个页号,页号位置在每张纸正面的右下角,(文书档案如使用新规则侧不编号)。

8、填写卷内目录及备考表,文字准确、简练、清晰。

第五条归档1、移交档案时交接双方当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、书写是否符合要求,凡不符合规定要求者,接受人应拒绝接收,并限期改正补交。

2、移交时填写移交目录。

移交目录一式两份,双方各执一份。

3、教学行政管理性文件,即教学综合管理文件于次年6月底前归档,其他各类材料按培养周期于次年寒假前一次性归档。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室二○○六年十二月附件宁海电大教学类档案归档范围和保管期限表综合序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料长期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单长期4 招生宣传、招生工作总结短期学籍管理序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期6 学生奖励材料长期7 学生处分材料长期课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲永久2 课程建设要求及安排,校历表,课表长期3 各系、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期序号类目名称保管期限1 毕业生成绩单永久2 毕业证档案转递存根长期3 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期学院设备档案归档范围、保管期限学院购置的价值在1000元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。

(长期)「自制设备形成的文字等材料参考产品档案的归档范围」一、设备、仪器随机文件、包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。

二、进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。

三、为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。

四、修理记录。

五、有关部门对设备的年检材料。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室二○○六年十二月会计档案归档范围、保管期限宁波广播电视大学宁海学院综合档案室二○○六年十二月学院声像档案归档范围、保管期限一、反映学院主要职能活动和工作成果。

二、领导人和著名人物参加与学院有关的重大公务活动。

三、组织或参加重要外事活动。

四、获奖奖品、锦旗、证书等。

五、每届毕业生合影。

六、学院建筑、地理环境、历史遗迹。

七、与其他载体有密切联系的声像。

注:声像档案的保管期限由各院自行确定。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室二○○六年十二月。

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