Office高级应用技巧

Office Tips

如何实现工作表数据的行列互换（Level 100）

在工作表的制作过程中，有时需要将工作表数据的行和列进行互换，这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现，操作步骤如下：

（1）选中工作表中的单元格区域，并执行【复制】命令。如图1所示。

图1 复制粘贴

（2）执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，打开“选择性粘贴”对话框，并选中“转置”复选框，如图2所示。

图2 选择性粘贴

（3）单击【确定】按钮，就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了，如图3所示。

图3 数据转置

如何去除页眉中的横线（Level 200）

在文档中加入页眉时，会在页眉的下面出现一条横线。如下图所示：

如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线，这时可执行如下操作：

（1）确认插入点位置于页眉。打开【视图】|【页眉和页脚】命令，如图1所示。

图1 打开页眉

（2）执行菜单栏中的【格式】|【边框和底纹】命令，如图2所示。

图2 边框和底纹

（3）打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。如图3所示。

图3 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡

（4）单击【确定】按钮即可。如图4所示。

图4 页眉中的横线已被去除

快速定位Word文档位置（Level 100）

在修改或校对一个比较长的Word文档时，如何能够快速定位到上次编辑的位置呢？现在，按【Shift】+【F5】组合键，上次编辑到的位置就立即出现了。

巧妙设定Word启动后的默认文件夹（Level 200）

Word应用程序启动后，使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时，默认文件夹是“我的文档”文件夹；而保存一个Word文档时，默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢？

在“文件位置”列表中选择“文档”选项，然后单击【修改】按钮

打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的位置后，单击【确定】按钮。

设置完成后，当您再次打开Word文档或保存Word文档时，在对话框中显示的就是您的工作目录了。

如何去除绘图时出现的画布（Level 100）

在Word 2003中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”。如果不希望看到它，该如何操作呢？

执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令，在“常规”选项卡，去除“插入…自选图形‟时自动创建画布”复选框的选择即可。

如何在Excel中通过下拉列表填写数据（Level 200）

在制作Excel文档时，经常要在Excel中输入重复性很高的数据，例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中选择数据就比较方便，还不容易出错。

（1）选中所需的单元格，执行【数据】菜单中的【有效性】命令。

（2）在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中，选择“序列”选项。

（3）在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容，并用逗号进行分隔。

（4）选中“提供下拉箭头”复选框。

（5）设置完成后单击【确定】按钮。

此时，设置好的下拉列表下图所示。

如何在Outlook日历中显示双时区（Level 100）

在Outlook 2003中，可以同时查看两个时区，例如中国和美国的时间，这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。

在Outlook日历左侧的时间线上单击右键，选择【更改时区】命令，即可设置附加时区。

选中“显示附加时区”，并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】，即可在日历中显示双时区。

如果要将两个时区的左右位置交换，可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。

怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢？（Level 200）

如果您想撰写一封活动邀请函，需要在活动前几天再发送邮件，若您很忙没有时间做，就会忘记这件事。

那怎么办呢？您可以在空闲时间预先写好邮件，在撰写邮件时，单击【选项】按钮，出现“邮件选项”对话框，即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时间才发

送出去。

如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送，该怎么办呢？（Level 100）

如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到，可以只选择某部分区域作为邮件发送。

1. 在Excel文档中选择待发送的区域，并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。

2. 填写收件人、主题、说明等信息，并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮，即可将所选范围发送给收件人，未选中部分不会出现在邮件中。

3. Excel文档中的部分内容被发送出去。

如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢？（Level 200）

Outlook中文版的联系人右侧有一排字母索引按钮A-Z，单击某个字母，即可跳转到以该字母汉语拼音顺序开头的联系人位置。

如果联系人中同时有中文姓名和英文姓名，可以再添加一个英文姓名索引。在字母索引

的最下方单击一个不易被注意的小按钮（如图中鼠标指针所示位置），选择“西语”，即可添加一排小写字母a-z索引按钮。

单击某个小写字母，可以快速定位到以该字母开头的英文姓名。

怎样使用Outlook搜索文件夹？（Level 100）

Outlook搜索文件夹是一个虚拟文件夹，其中记录了搜索条件，显示出满足指定条件的邮件，邮件的原始位置可以位于收件箱、已发送邮件等任何位置。

1- 在“搜索文件夹”上单击右键，选择“新建搜索文件夹”命令，即可在对话框中选择各

种预定好的模板。

2-单击【选择】按钮，可从联系人列表中挑选联系人。