新能源公司档案管理规范及要求实施细则

新能源公司

规章制度发布通知

2014年第号

《新能源公司档案管理规范及要求实施细则》已经于年月日通过，现予发布，自发布之日起施行。

二○一四年月日

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规章制度控制表

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新能源公司

档案管理规范及要求实施细则

1 目的

本办法明确了新能源公司档案管理职责，规范了项目文件的收集、整理、检查、验收、归档和移交要求。

2 原则及要求

公司档案是中电投XX分公司的重要组成部分，是维护公司各个项目建设真实历史面貌的主要基础工作，应按照XX国际项目档案管理及整编要求，严格执行统一领导、分级管理的原则，确保公司的档案完整、准确、系统、安全和有效。

3 适用范围

本规范适用于公司本部及下属的风电项目、太阳能项目。

4 管理部门及职责

4.1 综合部职责

综合部是档案管理的归口部门，根据中电投集团公司要求，对新能源各个项目部的档案工作进行检查和指导，并实施将档案管理情况上报。职责如下：

4.1.1 组建“档案管理领导小组”，公司分管技术的领导担任组长，计划发展部负责人、财务部负责人、工程部负责人、生产运营部负责人、档案管理人员参加该领导小组。

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4.1.2积极落实XX国际档案管理制度，编制符合公司实际的档案管理规范及档案分类大纲。

4.1.3负责监督指导各合同签订部门并把工程文件的收集、整理和归档工作纳入与各供方的合同管理，纳入各部门和有关人员工作责任制。

4.1.4 对公司本部和所属各单位档案管理工作进行监督、检查、考核和业务指导，并对项目建设相关合作单位的档案工作进行指导、监督、检查及培训。

4.1.5 负责公司档案信息的开发和利用工作，负责管理公司档案的对外公布工作。

4.1.6 负责档案统计报表的编制及所属各单位档案统计年报的汇总上报工作。

4.2 公司各部门职责

4.2.1综合部负责公司公文的收、发及重要会议等文件的收集、整理归档工作，负责各部门移交文件的整理归档工作。

4.2.2计划发展部负责收集、移交项目前期开发文件（包括合同、协议、核准文件、场址批报文件、可行性研究文件、各项评估文件、征地文件、往来文件、会议纪要等）。

4.2.3财务部负责收集、移交银行贷款合同、协议、资金调拨计划等文件。

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4.2.4工程部负责收集、移交合同、协议，招投标，工程概预算、竣工结算、前期施工图，施工过程中产生的施工管理、技术、物资等相关文件。负责组织贯彻执行国家、行业及集团公司档案管理的标准、制度，负责编制年度项目检查计划，负责项目档案管理的监督，检查及指导。

4.2.5生产运营部负责收集运行期并网调度协议、购售电合同、设备说明书、技术参数等方面的资料；负责生产过程中产生的生产运行数据、技术文件、试验、检修报告等的收集及移交工作。

4.3 各建管部职责

4.3.1负责项目现场各参建单位档案管理工作的日常监督，检查及指导。

4.3.2负责本项目文件的收发、处理、传递、整理、归档和移交工作。项目组建“档案管理项目领导小组”,各项目负责人担任组长，参建单位总工程师参加该领导小组。领导小组下设工作小组，具体负责项目文档管理工作。

4.3.2负责收集各项目工程大事记、工程照片。

4.3.3负责收集、整理安全质量管理文件、工程质量验收记录及评定表、质量监督检查记录、设备及施工质量缺陷处理、质检报告及整改报告、不符合项和质量事故处理报告等文件。负责建设阶段施工图的收集、整理。

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4.3.4负责收集、整理主设备资料（说明书、出厂报告、合格证、随机图、进口设备的报关单，原产地证明）及辅助设备台账、装箱清单、备品备件及专用工具的交接清单等设备物资管理文件。

4.3.5负责工程全部档案汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅、及整体竣工资料验收移交工作。

4.4 电场职责

4.4.1负责电站生产运行、生产技术、设备物资等管理文件的收集、归档工作。

4.5监理单位职责

4.5.1负责监理依据性文件（监理大纲、监理规划、监理实施细则）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、停、复工令、监理月报、监理大事记、监理工作通知单、监理审核质量文件的补充性意见文件、监理总结等）的编制、整理，并在机组试生产后按照合同要求及时向所在项目部移交。

4.5.2负责提供现场所使用的全部表格并报项目部审批后发布，确保现场表格统一、规范、合规；定期对参建单位工程文件的产生和收集以及档案编制工作进行指导、监督、检查，负责对各参建单位提交竣工档案的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，直到通过档案专项检查、验收。

4.6施工单位职责

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4.6.1依据本细则要求编制单位工程竣工档案；严格按照技术文件产生流程，确保技术文件真实、规范、及时。在机组移交试生产后，30天内按合同规定整理竣工资料提交所在项目部（合同有规定的按具体条款执行）。

4.6.2运用公司指定软件进行电子版的上传及竣工资料组卷工作，在单位工程竣工验收时，各单位应先对本单位已编制好的竣工资料进行严格的内部自查，合格后提交项目部进行审核工作，项目部各专业技术人员及档案人员共同进行复核审查，合格后按照本规定及国家有关档案管理的要求整理、装订、编目、装盒、编制移交清册，并将所有的竣工文件录入竣工资料管理程序内，同时提交两套相对应的电子版（光盘）。

4.6.3每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更联络单和与设计有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后15天内提交所在项目部，由所在项目部组织有关单位审核、汇总后及时移交设计单位编制竣工图。

4.6.4工程施工阶段是竣工文件形成和积累的关键阶段，各单位应从工程开始起明确竣工档案资料的注意事项和要求，明确各部门应当整理归档的文件范围和归档时间；在单位工程竣工验收时，通知业主单位进行档案检查、验收工作，做到工程文件与竣工验收同步。

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