发票报销管理办法

发票报销管理办法
第一条为不断改进和完善公司财务报销制度，加强发票报销管理，确保财务核算真实、准确、及时，特制定本办法。

第二条公司发生的所有经济业务凡涉及资金收付无论何种付款方式，均必须办理报销手续。

第三条根据工作需要，员工出差或办理相关业务活动可预借备用金，借款额度根据实际需要确定，经部门负责人审核后壹万元以下报分管副总经理审批，壹万元以上报总经理审批。

试用人员借用备用金，须由部门负责人签字担保方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人负连带还款责任。

如审批人出差在外，则应由审批人指定代理人并通报财务部，指定代理人可在代理期间行使相应的审批权利承担相应责任，审批人承担连带责任。

第四条采购物品或支付费用前，经办人必须事先与对方单位就有关发票事宜达成一致，根据不同的经济业务内容，收取相应的发票。

发票因故未能及时取得的，经办人负责获取发票，应该获取对公司最有利的发票而未获取所涉及的税额及其他责任由经办人承担，如业务不熟悉或特殊情况应事先获得财务审计主管人员、公司领导的同意。

第五条业务结束取得发票之日起除驻外人员不超过两个月内其他人员十天内必须办理报销结算手续，如遇特殊情况不能按时办理，可书面申请经总经理签字同意后方可延期，但最长不超过一个月，对未经总经理批准超过规定期限未办理的，若逾期时间在三个月内的按日息万分之二收取资金占用费；三个月以上的除按日息万分之三收取资金占用费外，因超过三个月办理给公司造成损失由当事人全额承担，超过汇算清缴期限报销的导致公司多缴的企业所得税由责任人承
担，第四个月起工资按最低工资标准发放，其余部分首先抵算借款资金占用费如有多余抵算借款本金，直至结清借款，在此之前不允许再借用备用金。

第六条发票报销流程
经办人按规范整理粘贴发票填制费用报销单→部门负责人签字初审→成本主管审核→财务主管签字审核→总经理（授权代理人）签字审批→财务部门出纳按规定结算付款会计按规定入账。

费用报销严格按公司要求进行，各级审批人员不得将不符要求之单据批转后续审批，不符要求的包括手续不全、资料不全、单据不符、金额不符、内容不符等，一经发现即予退回业务经办人员按要求更正。

每一张原始发票经办人均须签字确认后报部门负责人审批，部门负责人除原始发票逐份签字审批外，尚须在费用报销单上签字审批。

经办人、证明人、部门审核人、财务审核人、审批人签署意见包括审核（批）意见、审核（批）签名、审核（批）日期，如单张小面积票据以粘贴单形式报销，则在费用报销单规定位置依次签署。

第七条费用报销单填写规定和票据粘贴方法：
报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据费用类别（如差旅费、招待费、办公费用）分次、分页在粘贴单上粘贴，单据粘贴必须平整、规范，超出粘贴单部分要折叠整齐；同一张粘贴单内左上方预留装订线，其他位置自左向右、自上而下均匀粘贴，小型票据如出租车票、市内交通票等在粘贴单内呈鱼鳞状，单据粘贴方向与粘贴单保持一致，所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误，做到记录完整、填写清楚、计算正确、手续完备。

非中文的凭证单据经办人应将内容摘要译成中文报送审批。

费用报销单必须附相应的单据粘贴单，报销单金额合计与所附单据粘贴单金额总和必须相等，报销单与所附单据粘贴单统一使用大头针扎钉，不得使用胶水、订书机、回形针装订。

第八条费用报销依据
差旅费报销按照差旅费管理制度的要求办理，差旅费单据按出差路线地点时间依次粘贴，在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额，报销住宿费用时必须在报销单上注明本次一同出差的所有人员名单，除总经理外均按标准间报销住宿费（异性、单数例外）。

加工费由使用部门申请，供应部负责询比价落实加工，加工结束交付使用时，经使用部门验收，加工费用凭发票、验收单等办理报销手续。

修理费由使用部门、维修部门共同申请，填写《费用支出申请单》，经供应部询比价联系维修，修理结束交付使用时，经使用部门、维修部门共同验收，维修费用凭发票、费用清单、验收单等办理报销手续。

车辆修理费开支由驾驶人员填写“费用支出申请单”，凭发票、费用清单等办理报销手续。

运费由运费结算人员根据批准的运费结算标准进行结算，运输单位开具发票，连同物资运输签收手续按规定提交审批。

办公用品由供应部统一购买，各部门根据生产、办公需要，经批准到仓库领用。

仓库建立办公用品领用登记簿登记领用情况，按月对日常办公用品的采购和领用情况进行统计，将统计报表送交总经理和财务部。

采购费用由供应部按规定提交购置批准手续、发票、验收入库单办理报销手续。

购进原辅材料等物资须办理入库验收手续，购置审批资料、购置合同、发票、入库单作为报账的必备依据。

购进物资经分管副总经理以上领导批准直接投入使用的，供应人员负责协调仓储部门、使用部门办理出入库手续，在入库单上注明“未入库直接使用”，由批准的分管副总经理签字确认。

购进固定资产必须按合同进行验收，凭固定资产购置审批报告、购置合同、验收单、发票办理报销手续。

食堂物资采购由事务长负责，工会派员监督验收，采购支出须经采购人员、验收监督人员逐日逐份单据签字审核，月终将原始单据报财务审核报销。

所有费用支出前均须经过审批，报销时除提交审批手续、发票外，广告费及印刷费须附样本或样张，会议费须附会议通知，咨询费须附合同、服务成果，招待费须附清单，快递费须附寄件底单，检验费须附检验报告、收费标准文件，装卸费须附装卸合同、工作量清单，保险费须附保单、收费标准文件。

费用支出审批权限800元以下部门负责人审批、800元以上5000元以下部门负责人初审后报分管副总经理审批、5000元以上部门负责人初审后报分管副总经理复审后报总经理审批。

第九条发票审报各环节人员的责任：
经办人员：对报销发票负责，一经查出不符规定要求的发票，未报销的退回依法更正，已报销的须追回已报销款项、赔偿因此给公司带来的损失、视性质情节报请公司另行处理；
部门负责人：对本部门发生的费用及票据具有控制、监管职责，以及对所审核票据的真实性、准确性负责，一经查出有问题的票据，承担相应管理责任；
财务审核人员；审核票据是否符合要求，审查手续的完备性，费用列支项目的合理性，金额计算的准确性，对未审核出的票据问题，一经查出承担损失的连带责任；
审批人员：公司授权委托人根据相关财务制度，审查票据的合法、合理性、手续完备性，对未按财务制度审批报销票据，承担损失的连带责任；
第十条发票报销要求：
1.业务内容真实可靠。

原始发票必须如实填写经济业务内容，不得弄虚作假，不得涂改挖补。

2.发票项目内容完整。

购货方单位名称、日期、品名、单价、数量、金额等项目必须填写齐全，金额大小写必须一致，字迹清楚，易于辩认。

3.印章齐全。

从外部取得的原始发票，必须是税务（财政）部门统一监制的发票收据，必须盖有收款单位发票专用章（或财务专用章）及收款人签字（章）；行政事业单位的收据，必须盖有财务专用章及收款人签字（章）。

4.凡汇总开具的发票均须附有加盖有收款单位发票专用章（或财务专用章）及收款人签字（章）的明细清单，清单内容须与发票一致，发票内容栏注明“详见清单”。

5. 特殊情况无法取得正式发票须作变通处理的，需事先获得财务审计人员、公司领导同意，同时书面报告详细说明相关情况，收款单位出具的白条、收据必须填写收款单位名称、地址、联系电话、联系人，同时加盖单位印章，个人出具的白条、收据必须填写联系电话、联系人、身份证号码，同时由收款人签字按罗印，白条、收据必须具备发票项目的全部内容，正式发票财务报销入账，书面报告审核审批后单独装订存档备查。

6.凡不符上述规定的发票一律退回经办人更正后方可报销。

第十一条发票丢失的，必须提供原始发票的复印件注明“此件由我方提供，与原件相符”字样加盖原开票单位财务（发票）专用章，另附经办人情况说
明（包括遗失的原因、开票单位、发票内容等），经财务审计主管人员、公司领导批准后方可办理报销手续。

第十二条本办法自公布之日起执行，本办法未尽事宜按原规定执行，本办法与原规定如有冲突按财务部商相关部门意见执行。

第十三条本办法由财务部负责解释。

2012年12月25日
附：报销单的格式及填报说明
费用报销单
年月日
说明：（1）所有报销手续都必须填写报销单，报销单应使用黑色水笔填写，不得使用圆珠笔和铅笔。

（2）一项业务事项只填报一张报销单，不得分开填报。

（3）报销项目按实际发生的费用项目填写。