时间与压力管理技巧

省时 or 省事
事情
控制能力
计划能力
主导 配合 计划 非计划
可能结果 增加/减少/不变
你会如何安排一天的时间?
何副总经理的一天
讨论:15分钟 分享:3分钟
关于时间管理
• 时间能管理吗? • 你真的没时间吗? • 你有多少时间用在工作上?
效率（Efficiency）V.S. 效果（Effectiveness)
排定顺序
项
目
¶新产品上市提案
¶华东区商展演示
¶促销预算
排
序
1/1 准备演示纲要
1/2 给上司的成本分析报告
3/1 清理预算分析资料
3/2 估计制作文宣费用
2/1 订立商展规划会议议程
2/2 顾客意见反馈分析表
III
不预期的打扰─如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情
不紧急
II
准备事项 预防措施 价值整合 计划 关系建立 真正的休闲 授权
IV
过于简单的事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事
不重要
你的时间管理矩阵
重要
紧急 I
III
• 关注任务及标准 • 注意细节 • 分析及权衡事情 • 系统的 • 逻辑的 • 精确的 • 规划的 • 决策缓慢
不同风格的基本需求
关系型 基本需求: 被人接受
思考型 基本需求:
安全 (要有正确的信息)
社交型 基本需求:
被肯定
指导型 基本需求:
成就 (表现成果)
各种人际风格的沟通策略
关系型
• 诚恳的 • 耐心的引导出目标 • 保留弹性 • 给予支持 • 关注人际关系 • 澄清事实
80 %的工作是运用 20% 的时间完成的
ABC法则
• A级优先—必须做的事 • B级优先—应该做的事 • C级优先—可以去做的事
工作日志
时间 工作内容
工作分类 实际花费时间 ABC 完成
每日时间规划法
1. 列出任务 2. 估计工作需要时间 3. 预留机动时间给意外事件 4. 决定优先,删减和委派 5. 事后检查
III
时间管理矩阵
I
II
III 结果：
IV
• 注重短期效应
• 工作中充满危机
• 以善变著称
• 不认为目标与计划重要
• 感觉自己受到委屈，事情在自己
控制以外
• 浅薄及破碎的人际关系
时间管理矩阵
I II
结果：
• 目标与方向明确 • 平衡 • 自制与纪律 • 状况在控制之下 • 较少的危机
柏拉图定律(80/20)
不紧急
II
IV
不重要
时间管理是针对那一个矩阵 象限的管理?
I ? II? III? IV?
时间管理矩阵
I
II
III
IV
结果：
•完全不负责的 •需要到处救火 •依赖别人来完成基本的事情
时间管理矩阵
I 结果
II
• 工作压力大
IV
• 精疲力尽
• 工作中充满危机
• 总是在到处救火
8
8
8
9MaryKay 培训 9MaryKay 培训 9 景瑞教材
9
准备玫琳凯培训
10 Call Jassica 10
10 景瑞
10
景瑞房产教材
Call Ms Cai
Interview
11
11
11
11
12
12
12
12
与 Helen 一起做教材 1
1 与 Helen 做教材 1
1
2
2
2
2
3
3 景瑞 Interview 3
指导型
• 获得立即的成果 • 有目的行为 • 接受挑战 • 决策迅速 • 询问现况 • 采用权威 • 主导状况 • 解决问题
社交型
• 与人接触 • 留下好印象 • 表达清晰 • 创造激发人心的环境 • 热情 • 自娱娱人 • 乐观 • 参与团体行动
不同风格的行为偏好
关系型
思考型
• 态度和霭 • 耐心 • 弹性 • 协助他人 • 倾听 • 使人感到快乐 • 创造稳定而和谐的环境 • 团队协作
中
员工满意度85%以上
无严重顾客抱怨
低
完成单位年度发展计划
提出重大改善建议,并获采用
制定目标时应该遵循法则
可达到的(Achievable)
可信的(Believable)
可想象的(Conceivable) 可控制的(Controllable) 合乎需求的(Desirable) 可衡量的(Measurable)
个人管理的四步骤
• 确定角色 • 选择目标 • 安排进度 • 逐日调整
你有几种角色
讨论10分钟 分享3分钟
你的角色
角色
一线经理
应该表现
专业
完成工作目标
协调团队合作
规划与改善
重要性
如何衡量成功
高
通过TMP职业经理人认证
拥有国家一级TCC证书
每年60个小时的专业认证培训
高
工作目标完成率100%
项目完成率100%
将在一定时间内本部门优势、能力和弱 势考虑进去后可以完成的。
根据实际情况，是现实的、可以让人接 受的。
能够用文字（书面）表示出来。
不受其他人的参加而可以随着改动的。
是你真正希望做的。 成功的标准很清晰，目标的达成和完成 是可看见的（例如：你知道它们何时会 出现）。
时间管理矩阵
重要
紧急 I
危机 紧迫的问题 已到期的项目 会议
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
日程计划 - 举例
每周计划（第_____周）
角色扮演
设定目标
父亲，丈夫 及儿子
周末陪孩子活动 每周最少一次与家 人聚会 争论不超过一天
何更实际及有效地安排你的时间。
时间管理
•专注是提高个人工作效能的关键. •高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事.
~彼德杜拉克
团队时间管理
行为风格特征概述
关系型
人际导向/外向
4 3
AB
C
社交型
D
直接/快 间接/慢
思考型
2 1
工作导向/内向
指导型
Exercise
风格测试
不同风格的行为偏好
工作安排
工作优先度 备注
如何填写每日时间日志
1. 按照自己的需求修改每日时间日志 为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作， 因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。
2. 填写时间日志 随身带着每日时间日志，以每 15 分钟为一单 位，忠实正确的将你在这 15 分钟所做的工作 或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动 登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出 去午餐、聊天…等。
制定工作计划的八个步骤
1. 描述要获得的结果— 要完成什么任务
期望
2. 评估现状, 分析外部的机会与威胁、内部的强弱项
现状
3. 界定目标
目标
4. 制定行动计划和具体步骤 (列表、排序、设定期限) 步骤
5. 计算预算费用, 包括金钱、人力、时间
预算
6. 制定时间表
时间表
7. 执行计划
执行
8. 跟踪计划的执行情况
星期一
准备 MaryKay 培训
星期二 今
景瑞 Interview 安排活动住宿
星期三 日
景瑞 Interview
星期四
工
作
玫琳凯培训
确认交通安排
星期五 重
玫琳凯培训 确认旅游用品
星期六 点
景瑞培训 周末活动
星期日
家庭聚餐
自己 培训顾问
教练 开创者
一周游泳两次 完成玫琳凯“人的管 理”
8
工作 / 约 会/ 会 议
授权 Delegation
时间管理的基本认识
• 知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上 • 时间无法管理,事情/任务才是管理的对象 • 浪费的时间远比有效利用的时间多 • 善用管理工具提升时间利用效率
时间管理和工作安排 的系统方法
管理时间的四大任务
• 确立目标（Goal） / 愿景（Vision） • 设立短期目标（Objective） • 制定工作计划（Planning） • 区分轻重缓急（Prioritizing）
3
CBM 追踪
4
4
4
4
5
5
5
5
6
6
6
6
7
7
7
晚上
晚上
晚上ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
读“谈人的管理” 读“谈人的管理” 读“谈人的管理”
7 晚上
游泳
游泳
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8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
看 VCD 游泳
8 家庭早餐 9 陪小孩看书 10 确认餐厅 11 12 家庭聚餐 1 2 商场购物 3 4 5 6 7 晚上
我们建议您在每天最后的时候才将工作归类命名。
如何控制时间的使用
1 明确责任、确立 优先级和目标
2 去除不必要和 不合适的活动
3 每日、每周规划 时间使用计划
尽可能授权
留出处理意外事件的 处理时段
尽可能消除或 减少干扰因素
高效率利用 精力高峰期
计划时间运用的指导方针
1. 总是把你的计划写下来。 2. 保持集中力在你将预定完成的目标上。 3. 总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。 4. 先将主要的事项及活动计划好。 5. 多花心思在计划每天的一开始。 6. 尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。 7. 多留一些时间给重要的工作。 8. 确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。
你是谁? 你如何利用时间?
你的一天是如何过的?
From 9 to 6
时间哪里去了?
活动 工作（W） 睡觉（S） 家庭（F） 娱乐、兴趣爱好（R） 社交（C） 其他琐事（M） 其他（O） 总计
小时数
%={(小时数÷24)×100}
24
你的时间浪费在那里?
浪费原因 你的顺序 小组顺序
时间 9:00~10:00
计划时间运用的指导方针
9. 建立一些弹性在突如其来的事件上。 10. 每一天拨出一些供思考的时间给自己。 11. 考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。 12. 如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。 13. 学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。 14. 每日下班前先将明日的行程排好。 15. 请你的秘书来协助你安排行程。 16. 将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如
跟踪
列表
Why What Who
华东区商展 工作计划
When Where How to How much
? 准备演示纲要 ? 清理预算分析资料 ? 订立商展规划会议议程 ? 评估地点 ? 新产品上市
? 给上司的成本分析报告 ? 估计制作文宣费用 ? 顾客意见反馈分析 ? 项目进度时程安排 ? 扩大市场占有率
如何填写每日时间日志
3. 上班时数以外的工作 如果您在上班时数以外时间工作（包括做恶梦）， 也请正确的记录在日志里。
4. 将工作分类归纳 在右边工作分类归纳栏内是将您所做的工作及 活动来归类及命名。例如：“书写报告”、“进行 自我时间管理”、“准备计划”、“冥想”、“做白 日梦”、“问题处理”在每天工作结束之后，将每 大项占多少的单位总加起来。
时间与压力管理
课程内容
• 时间管理
– 作时间的控制者 – 时间管理和工作安排的系
统方法 – 团队时间管理 – 如何避免时间浪费
• 压力管理
– 认识压力 – 面对压力 – 行动计划
你的生活紧张吗?
0-25 26-45 46+
你不是每天在处理紧急的事情 危机处理是每天必做之事 你生活中不能没有危机
做时间的控制者
确认下周工作
你会如何安排一天的时间?
结合你的各种角色
讨论:15分钟 分享:3分钟
时间日志
定时将您使用时间的方 式忠实记录起来
是帮助您开始时间管理 的最佳方式
时间
7 : 00 7 : 15 7 : 30 7 : 45 8 : 00 8 : 15 8 : 30 8 : 45 9 : 00 9 : 15 9 : 30 9 : 45 10 : 00 10 : 15 10 : 30 10 : 45 11 : 00 11 : 15 11 : 30 11 : 45 12 : 00
思考型
• 事先准备 • 分析利弊得失 • 关注任务 • 系统的方式 • 对事不对人 • 一致性的
•有耐性的
社交型
• 亲切，友好 • 关注团体而非个人 • 重视整体而非细节 • 提供社交的活动 • 提供支持 • 提供发表意见的机会
指导型
• 直接，简短，重点式的答覆 • 关注业务及成果 • 强调利益 • 提供挑战，自由及机会 • 问“什么？”而非“如何？”
• 效率：把事情做对（Do the things right）
• 效果：做对的事情（Do the right things）
• 效能：把对的事情做对（Do the right things right）
一般工作者
输入
输出
聪明工作者
输入
输出
如何节省时间
自己做
别人做
排入工作行程 Scheduling
每周计划（第_____周）
角色扮演
设定目标
日程计划
星期一
星期二 今
星期三 日
星期四
工
作
星期五 重
星期六 点
星期日
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 晚上
工作 / 约 会/ 会 议
8
8
8
9
9
9
10
10
10
11
11
11
12
12
12
1
1
1
2
2
2
3
3
3
4
4
4
5
5
5
6
6
6
7 晚上
7 晚上
7 晚上