基于协同管理系统的企业知识管理系统

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企业知识管理系统及其面临的问题
知识管理是知识经济时代一种全新的管理， 是 管 理的
新里程碑
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。企业知识管理是以知识为中心的管理，旨在
通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争 力 和 反 应 能力。国外对知识管理理论的研究日臻成熟，关 注 的 焦 点 已从理念认识转移到应用研究方面
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文档和对知识文档的管理。 各类知识文 档 如 PPT、 Word、 Excel 等 通 过上 传 或 下 载存档在企业内部 的知识文 档库 中， 即 为知识文 档 管 理。 此时的知识文档全程参与公司的协同管理，同时 与 人 力资 源、工作 流 程、 资源 管 理、 客 户 管 理 等功 能 模 块 协 同 工 作。各类知识文档经过整理分类后，系统可根据 相关 的 设 置将知 识 发 送 到 不 同 的 门 户: 包 括 内 ( 部 ) 门 户 和 外 ( 部) 门户，这样可以为不 同 的 部 门 和不 同 的用 户 提 供 个 性化的信息。员工可根据文档、目录的权限， 以 及 搜 索引 擎很方便地利用知识库内的信息 ( 如图 1 所示) 。
知识管理的软件对应的是知识管理系统，它 是一 个 建 立在管理信息系统基础之上的实现知识的获 取、 存 储、 共
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本文为江苏 省 科技 计 划 项 目 ( 软 科学研究08050) 和常州市 “831 工程” 培 养 对 象 科研 项 目 资 助 的成 果 之一。
·情报理论与实践·
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信息系统
性化需求，对于现 行 的知识 管 理 系 统来 讲， 是 难 以 适 应 的。于是，需要我们寻求更加贴近企业、更加 有 效 的 构 建 企业知识管理系统的途径。
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求来设置和提供数 据 和 应 用， 定 制 出 个 性 化 的 应 用 门 户。 内部员工可以通过平台分享信息，而客户、供 货 商 及 合 作 伙伴也可以通过这个平台达到信息共享的目的。 根据以上 分 析， CMS 对 企 业知识 管 理的 支持， 体 现 在将企业的所有应用软件和数据集成在一个统一 的信息 管 理平台之上，并以统一的用户界面提供给用 户， 使 企 业可 以快速地建立企业对 企 业和 企 业对 内 部员 工的知识 平 台， ” 、 “应 用 集 成 ” 更 高 的 使企业可 以 站 在 比 “系 统 集 成 “知识集成” 的层次上［7］ 。它为 企 业的知识 管 理 系 统 建设 提供方向和思 路， 或 者 说， CMS 为 企 业的知识 积累 和知 识创新开辟了新的舞台，并提供了强大的发展动力。
图1
知识文档管理
基于 CMS 的知识文 档 管 理 模 块， 实 际 上 构 建 了 一 个 由知识收集子系统、知识整理子系统、知识分 发 子 系 统 三 部分组成的企业知识管理系统模型。 1 ) 知识收集子 系 统。 知识 收 集 子 系 统 是 知识 管 理 系 统的输入系统，是知识管理工作的基础。该子 系 统 收 集 的 只是蕴藏着丰富知识的信息资源，有待于人们去 进一 步 整 理挖掘。 2 ) 知识整理子 系 统。 知识 整 理 子 系 统 是 知识 管 理 系 统的核心部分，是对企业中杂乱无章的知识进行 序 化 的 系
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·第 34 卷 2011 年第 2 期·
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统。更重要的是这样形成的知识文档库与其他业务 模 块 直 接关联。 3 ) 知识分发子 系 统。 知识 分 发 子 系 统 是 知识 管 理 系 统的输出系统，是 用 户 最 终 可 见 的 部分。 该 子 系 统 将 收 集、整理后的相关信息、知识分发给具有不同使 用 权 限 的 特定用户。 搭建企业的知识文档库，为知识积累、 共享、 利 用和 创新提供一个平台。 它 允 许企 业在 任 何 地 点 和时 间 上 传、 存储和创建文档并共享信息。所有的文档都可以经由 Web 浏览器找到并获得。同时，不同等级的文档赋予 不 同权 限 的人。更重要的是，提供一个个性化的知识信息 门 户 给 每 个员工，在这个个性化的门户中，员工只能找到 与 他 职 位 和权限相关的知识，并且每一个员工可以在自己 的 门 户 中 积累知识，方便与大家共享自己在各方面的知识和经验。 概括地 说， CMS 知 识 文 档 管 理 的 功 能 有 以 下 几 点: 对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任 何 地 点 和 时间编辑、存储和创建任何类型的文档; 可以管 理 内 部 和 外部网站，并针对不 同 的 目标 用 户 制 定 不 同 的 网 站 内 容， 通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的 界 面和 内 容服务; 维护动态的知识库，用户可以自由地就 某 个 主 题 进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可 以 利 用已 有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种 知识 管 理工具提升对知识的分析、利用; 严格的安全限 制 和 完 备 的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性; 与 其 他模 块的协同工作，完整地管理文档从创建、 维 护、 审 批、 分 发 、归 档 的 整 个 生 命 周 期 。 另外，CMS 的知识文 档 管 理 使 得组 织 内外 部 的 交流 更加容易，通过知识文 档 管 理， 企 业可 以建立 集 团级网 站、分 ( 子) 公 司 级网 站、 内 部各部 门 的 网 站、 不 同 用 户组建立不同门户，并可以为企业客户、代理 商、 分 销商 和供应商建立他们的门户。这种用户友好性和柔 性 的 结合 使得这个模块适合于任何类型的组织和企业。 总之，CMS 的知识文 档 管 理 提 供了 全 面知识 管 理的 框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和 创建 文 档 并共享信息。更重要的是为每个员工提供一个个 性 化 的知 识信息门户，在这个个性化的门户中，员工只能 找 到 与 他 职位和权限相关的知识，每一个员工在自己的门 户 中 积累 知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。 从而 使 得企业对相关的知识资源进行高效、有序的管 理， 所 有 人 都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的 方式 共 享，同时访问到或学习到自己所需要的信息和知识， 全 面 增强人员的技能素质和协同工作能力以获得企业整 体 的竞 争能力。这样减少 了 组 织 知识 流失， 加强 公 司 之 间 的 联 系，快速响应组织要求。
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CMS 的知识文档管理模块分析
基于 CMS 构建企 业知识 管 理 系 统的 核心是建立 知识
作为一个 新的 软 件 热 点， CMS 是一 套 基于协 同 思 想，由 文档、资产、人力资源、客户、项目、财 务、 工作 流等模 块组成，具有强大门户功能的管理软件。该软件 以 人 力资 源为核心，通过工作流驱动，达到各个模块之间 的 紧 密 联 系、协同运作。CMS 更 多的 是起 着 平 台 的作用， 所 以 有 时又叫它协同管理平台。协同管理平台中信息处 于一 个 立 体的、多维的信息获取、共享和使用的环境， 无 论信息的 来源、结构是什么，都可以得到统一的管 理; 同 时， 协 同 管理平 台 为 这 些 信息 节点之 间 提 供了 立 体 化 的 “网 状 ” 关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意 的 相关 信 息节点，极大的方便企业获取完整的、真实的信息。 一般来说，要对企业知识管理提供有效支持， 必 须 解 决以下 3 个问题: ①如何把企业中不同部门和 各级员 工 所 拥有的大量信息和知识， 按 不 同 信息 源与 知识 源 的 特点， 寻找合适的匹配对象，将恰当的知识在恰当的时 间 传 递 给 恰当的需要者，实现信息流与知识流的有序化。 ② 如 何 使 员工根据其业务活动环节的需要，能够迅速有效 地 从 形形 色色的知识资源中寻找到其所需的知识。③如何 把 企 业的 客户与合作伙伴集成到企业的网络资源中来，以 最 简单 的 方式向内部和外部 提 供 信息和知识， 实 现 企 业 员 工 之 间、 企业与合作伙伴之间多种形式的信息交流与知识交流。 而 CMS 正是将企 业的 所 有 应 用和 数 据 集 成 到 一 个 信 息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给 用 户， 使 企 业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的信息 平 台。在这个平台上，数据经过处理、分析后，可 以变 成有 用的信息， 而 信息经 过 审 核、 分 类 后， 则 变 成 能协 助 个 人、企业或团体创 造 智 能与 价 值 的有用信息， 也 就是 知 识。知识经过行动、验证后，便可以协助企业 变 成 智 能 型 企业，创造利润、降低成本、提高竞争力，进而产生 有形 与无形的价值。具体地说，通过协同管理平 台，可 将企 业 现有的数据和应用无缝地集成到一起，根据每一 个人 的要
知识管理在当今巨变的环境下，相关的理 念、 方法 和 工具都在与时俱进，原来看起来顺理成章的知识 管 理 系 统 已经被证明不具备可行性
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享和应用的综合系统，使企业显性知识和隐性知识 得 到 相 互转化。 有 的 认 为，知 识 管 理 系 统 ( Knowledge Management System，KMS ) 有 狭 义 与 广 义 之 分［5］ 。 狭 义 的 KMS 是指支持企 业对知识 链 各个 环节进行 有 效 管 理的 软 件 系 统，是企业进行知识管理的工具，亦是企业进行 知识 沉 淀 和处理的平台; 广义的 KMS 是一个 “社会—技术” 系 统， 是从企业整体的各方面、各层次因素来考虑对知识 管 理的 支持，是由知识 管 理 主体、 客 体 ( 知识 ) 、 知识 过程、 软 件工具 ( 狭义的 KMS ) 和 企 业 内 部 环 境 ( 组 织 结 构、 企 业文化、人力资源和激励机制等) 组成的有机系统。在 这 里，我们仅仅考虑狭义 的 KMS， 它 可 看 作 是 广 义 KMS 的 技术子系统。目前的企业知识管理系统主要存在 以 下 几个 问题: ①知识量的急剧膨胀。大多数企业所处 理的知识 处 于迅速膨胀的状态，几乎呈几何级数的增长 速 度， 使 得 企 业管理人员难以消化和 无 所适 从。 ② “知识 孤 岛 ” 问题。 由于企业使用各种不同的网络系统和应用系统， 系 统 间 的 相互独立性加大了企业进行整体知识管理的难度， 这 些 知 识缺乏相互连 接 的传 递 渠 道，成为知识 孤 岛。 ③ 知识的 “隐性” 问题。对企业而 言， 能 够使 用 某 种 形 式 编 码 而实 际存储在知识 库 中 的知识 只 占 10% 左 右， 而 其 他 的 90% 都是难以用 编 码 形 式 存 取 的 非 结 构 化 的 “隐 性 ” 知 识， 而这些知识正是需要员工之间的直接交流和共享。 ④ 知识 的 “个性化 ” 问题。 企 业 管 理 者、 企 业 员 工、 合 作 伙 伴 等都是企业中知识的提供者和需求者，但他们的知识 角 度 和关注重点是不一样的。要满足不同类型人员对知识的 个