【秘书基础】文秘专业素质知识

合集下载

做文秘的基础知识5篇【精选】

做文秘的基础知识5篇【精选】

做文秘的基础知识做文秘的基础知识5篇【精选】文秘是随着科学经济高速发展,信息传播急剧膨胀。

那么文秘的基础知识是什么样的呢?今天小编在这给大家整理了一些做文秘的基础知识,就让我们一起来看看吧!做文秘的基础知识(篇1)一、会议纪要的种类根据写作形式和作用,会议纪要一般4为两种:1.办公会议纪要这是对本系统、本部门的工作研究、讨论、作出的决定而写成的纪要。

这种处理日常工作的办公会议,时间较固定,往往采用例会的形式,一次会议只研究一个或几个问题;会议规模较小,纪要的写作也较简单。

2专题会议纪要这是专门对某个问题开会研究,作较深入的讨论,然后得出相应的结论,而形成的纪要。

专题会议不仅要记载会议的结论,而且还要阐明结论的依据。

这种专题会议,一般时间不固定,往往采用座谈会的形式;会议的规模较大,会议纪要的写作也较复杂。

二、会议纪要的格式及写作耍求1.标题会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字,即“ X X会议纪要”;也有的采用双标题形式,正标题概括会议主要精神,副标题由会议名称和文种构成。

2.正文正文开头一般概述会议情况,包括会议召开的目的、根据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。

大型会议一般只写由哪些单位参力口,共计多少人即可,不必把与会者姓名全部列上。

正文的主体部分包括会议的情况、作出的决定,还要概括出会议的主要精神。

结尾部分一般提出落实会议精神的措施,向与会单位提出要求或发出号召。

正文在写法上,一般有两种表现形式,一种是分项式写法,一种是总分式写法。

分项式写法是把会议概况、议题、决定事项等内容,分项排列,使人一目了然。

这种写法,适合会期短、研究事项较单纯的办公会议纪要。

总分式写法是先总述会议概况,再分述会议精神。

由于议定的事项较多,经归纳概括#,分若干个问题,或分几大块,或分若干条,进行有条理的表述,常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”等表述语;也可归纳几个问题后,直接摘引某个与会者有代表性的发言,如“ X X说”、“ X X认为”等。

文秘专业基础知识试题及答案

文秘专业基础知识试题及答案

文秘专业根底知识试题及答案文秘专业根底知识试题及答案 1、什么是秘书?答:在我国现阶段,通常是指党政机关、____、社会团体或企业、事业单位领导的助手,这一职业的工作具有辅助性和效劳性。

2、秘书部门的职能性和工作特点?答:〔1〕综合性。

〔2〕辅助性。

〔3〕门面性。

〔4〕机要性。

3、秘书工作的主要内容?〔风险题〕答:〔1〕处理文电。

〔2〕撰拟文稿。

〔3〕办理睬务。

〔4〕调查研究。

〔5〕查办、催办。

〔6〕根据领导意图协议本单位的有关工作。

〔7〕安排礼仪活动。

〔8〕处理来信来访。

〔9〕组织机要交通。

〔10〕档案的管理。

〔11〕其他日常事处及领导临时交办的任务。

4、秘书工作的作用:答:〔1〕枢纽作用。

〔2〕助手作用。

〔3〕参谋作用。

〔4〕协调作用。

〔5〕耳目作用。

5、秘书工作的指导思想:答:一是为直接领导效劳;二是为与本系统有关的部门及其成员效劳;三是为广阔人民群众效劳。

6、秘书工作的原那么:答:〔1〕准确。

〔2〕迅速。

〔3〕务实。

〔4〕保密。

7、秘书工作者的政治素质:答:〔1〕具有较高的理论程度。

〔2〕具有较强的法律意识和政策观念。

〔3〕具有全心全意为人民效劳的思想。

〔4〕严于律己,遵守纪律。

8、秘书工作人员应具备的根底知识:答:〔1〕根底知识。

〔2〕社会知识。

〔3〕专业知识。

〔4〕业务知识。

〔5〕辅助知识。

9、秘书人员应具备的才能:答:〔1〕调查研究才能。

〔2〕搜集资料的才能。

〔3〕文字表达才能。

〔4〕口头表达才能。

〔5〕组织协调才能。

〔6〕办事才能。

〔7〕管理事务的才能。

〔8〕文字书写的才能。

〔9〕操作现代办公设备的才能。

10、信息的作用?答:①为领导的科学决策提供根据。

②为实现科学管理创造条件。

③是发挥参谋,助手作用的主要内容。

11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原那么?① 全面效劳。

②实事求是。

不夸张缩小,既报喜,又报忧。

12、值班记录记录应包括五个要素?答:a来电时间。

b来电单位、姓名及职务、号码等。

秘书的基础知识和能力

秘书的基础知识和能力

秘书的基础知识和能力秘书必备的基础知识和能力随着社会的发展,企业和个人对秘书的需求越来越旺盛,人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统,适应现代企业需求的高级秘书,已成为抢手的职业新宠。

下面是店铺为大家整理的秘书必备的基础知识和能力,欢迎参考~秘书职业的现状(一)社会对秘书人员的需求状况。

当今社会对秘书人员的需求情况,据近几年来人才市场的信息统计分析,社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员:1. 服务类秘书:如公司办公室,基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。

指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员,通常是专为较高级的领导人配备的。

2. 事务类秘书:如企业、基层行政事业单位的办公室文员,公关文员,档案管理人员等,在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。

做好各种会议的记录及会务工作。

3. 文书类秘书:如在企业,基层行政事业单位负责文字起草,文字处理的专业文字秘书。

撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员,即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。

负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4. 管理类秘书:如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。

办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的.具体事宜并进行管理。

目前,我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。

打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求,也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二)秘书人员自身素质状况分析。

1. 业务水平欠缺,专业技能薄弱。

这是目前秘书表现最弱的一点。

伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势,秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等,逐渐被自动办公系统所取代,现代办公效率同时大为提高。

虽然绝大部分秘书的文化层次不低,但是由于没有经过专门的行业业务知识培训,在初入职的时候,工作效率低,不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务,也不能适应市场经济的快节奏。

文秘专业基础知识

文秘专业基础知识

文秘专业基础知识文秘专业基础知识是指在文秘领域中,必须要具备的基本知识。

文秘工作是一个极具挑战的职业,文秘人员需要具备较高的综合素质,无论是工作技术、沟通能力、写作能力还是组织协调能力等方面都必须得到提高,基础知识的掌握则是最基本、最重要的一环。

一、文秘基础知识包括:1.文秘行业概述:文秘作为一项服务性工作,其职责所在的行业也应该有相应的了解。

了解文秘行业在经济社会中的地位,以及在不同领域中起到的作用,能够更好的明确自己的角色,以及为自己的职业发展打好基础。

2.文字语言知识:作为文秘人员,优秀的文字语言功底是必须的。

另外,熟悉常用的写作范例、专业术语及常见的成语俗语,也是文秘必备的基本素质之一。

3.电脑操作基础:在现代文秘工作中,计算机技术已经成为一项必备技能。

熟悉电脑硬件的组成及操作系统的安装、维护等基本操作,熟练应对日常文秘工作所需要的软件操作,对提升高效工作至关重要。

4.沟通交际技巧:作为一名文秘人员,需要在日常工作生活中不断的与不同的人沟通交流。

因此文秘人员需要掌握良好的沟通技巧,如公文起草规范、口头语言表达、会议记录等,便于和上司、下属、客户沟通、协调和处理各类事务。

5.组织协调能力:文秘人员不仅要独立完成一些工作,还需要协调其他人员的工作,以达成最终目标。

熟练掌握日程安排、文件管理、会议组织等方面的技巧,就能让文秘人员能够顺利地完成各项任务。

二、文秘专业基础知识的重要性对于一名优秀的文秘人员来说,文秘专业基础知识是至关重要的。

下面分别从两个方面阐述其重要性:1.提高工作效率:文秘工作是一项细致耐心、需要考虑周全的工作,如果没有基础知识的支持,可能会做出错误或低效的决策,影响工作的进度和效率。

2.提升个人职业素养:掌握基础知识可以让文秘人员更加规范地执行任务,减少出现操作失误的概率,提升自己在工作中的信心和实用性,有效地提升个人职业素养。

文秘专业基础知识的掌握是文秘人员提高自己专业素质的过程,也是日常工作中不可或缺的一环。

文秘专业的基础知识总结

文秘专业的基础知识总结

文秘专业的基础知识总结文秘专业是一门培养具备现代文秘工作职能要求的高职专业,学习文秘专业需要掌握一定的基础知识。

下面将对文秘专业的基础知识进行总结,包括文秘工作职能、文秘软知识、文秘硬知识等方面。

一、文秘工作职能1. 文件撰写与整理:文秘人员需要具备良好的书写能力和文字表达能力,能够撰写各类文件、公文、报告等,并进行整理、分类、存档,确保文件的规范性和便于查阅。

2. 会议组织与协调:文秘人员需要负责会议的组织和协调工作,包括会议日程安排、会议材料的准备、会议现场管理等,确保会议的顺利进行。

3. 信息收集与处理:文秘人员需要及时收集、整理和分析各种信息,及时向上级汇报,为决策提供支持和参考。

4. 办公室管理与协调:文秘人员需要负责办公室的日常管理和协调工作,包括物资采购、设备维护、人员调度等,保证办公环境的良好运行。

5. 对外联络与沟通:文秘人员需要与外部单位进行联络和沟通,处理来访来电,协调与各方的合作关系,维护公司的形象和声誉。

二、文秘软知识1. 语言文字表达:文秘人员需要具备良好的中文表达能力,能够准确、清晰地用书面语言进行沟通,写出规范、准确的文件和公文。

2. 信息处理能力:文秘人员需要具备快速获取信息、整理信息和处理信息的能力,能够从大量的信息中筛选出有用的信息,并进行有效的利用。

3. 组织协调能力:文秘人员需要具备良好的组织协调能力,能够合理安排各项工作的时间和资源,协调各方的利益,确保工作的顺利进行。

4. 沟通协作能力:文秘人员需要具备良好的沟通能力,能够与上司、同事和外部单位进行有效的沟通和协作,解决问题、化解矛盾。

5. 保密意识:文秘人员需要具备严格的保密意识,能够处理机密文件和敏感信息,确保信息的安全和保密。

三、文秘硬知识1. 办公技能:文秘人员需要熟练掌握各类办公软件的使用,包括文字处理软件、电子表格软件、演示软件等,能够高效地进行文件的编辑、排版和制作。

2. 管理知识:文秘人员需要掌握一定的管理知识,了解组织管理的基本原理和方法,能够进行办公室日常管理和协调工作。

秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环,他们扮演着协调、沟通和组织的角色。

秘书工作者需要具备一定的基础知识,以便能够胜任自己的工作。

以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。

一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工,熟悉各个部门的职责和工作内容。

2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度,如会议管理、文件管理、用品采购等。

3. 熟悉办公设备的操作和维护,如打印机、复印机、传真机等。

4. 具备良好的文件管理能力,包括文件分类、存档、整理和查找。

5. 掌握办公软件的基本操作,如Word、Excel、PowerPoint 等,能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。

6. 具备日常办公协调能力,能够合理安排和协调日常工作,有效处理各种突发事件和问题。

二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范,包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。

2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧,能够自如地与人交流,展现良好的职业形象。

3. 熟悉商务招待的流程和注意事项,能够熟练安排和组织商务接待活动。

4. 掌握国际商务礼仪的基本规范,了解不同国家和地区的文化习俗,能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。

三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力,能够准确表达自己的意思,理解他人的需求。

2. 掌握有效的听取和倾听技巧,能够仔细倾听他人的意见和建议。

3. 掌握有效的会议组织和主持技巧,能够高效地组织和管理会议,并准确汇报会议内容。

4. 具备良好的人际交往能力,能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。

5. 具备解决问题的能力,能够分析和解决日常工作中遇到的问题,并及时向上级汇报。

四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件,能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。

2. 了解行业的发展动态和市场状况,能够提供相关信息和建议,支持组织的决策。

3. 具备一定的专业知识和技能,能够胜任日常工作中要求的各项任务。

秘书基础知识点

秘书基础知识点

秘书基础知识点秘书基础知识点秘书是一个企业或组织中不可或缺的职位,秘书的主要工作是为领导或部门提供高效、精准的文秘服务,协助领导或部门处理日常工作。

秘书工作内容繁杂,需要秘书具备一定的基础知识点,在此整理了一些重要的秘书基础知识点,以供大家参考。

一、文书写作秘书是一个企业或组织中很重要的一个职位,主要工作职责之一就是文书的写作。

做好文书,不仅要注意书写的规范,更要注意语言的表达清晰、信息的准确性,一旦误导了领导或部门的决策,后果则会不堪设想。

秘书在写文书时应该注意以下几个方面:1. 书写规范:秘书在书写过程中应注意字迹工整、布局美观、格式规范等方面,尤其是要注意符号、标点的正确使用。

2. 用语准确:秘书需要用简练准确的语言将事情表述清楚,避免模糊不清、引起误解。

3. 简洁明了:秘书在写文书时要尽量避免繁琐的词汇以及长篇大论式的叙述,以便于领导或部门快速理解。

4. 标准格式:秘书应该熟悉各种文书的标准格式,如:请示报告、会议记录、文件传阅等等,统一规范对文书档案管理非常有帮助。

5. 时间把控:文书所关涉的事项具有时效性,所以秘书必须严格掌握文书的流程及时性,保证文书在委托人要求的时间内完成。

二、日程安排另外,日常的日程安排也是秘书应该掌握的基础技能,主要分为以下几个方面:1. 能力减法:日程安排需要做到有条理、有计划地进行,适度减少不必要的事情、减小日程的压力,从而提高时间的利用率。

2. 优先级策略:对于重要的事情先做、次要的事情推迟或取消,在确保重要时间利用效率的同时减少日程安排冲突。

3. 时间管理:秘书还需要对时间有严格的把控。

有效安排各项工作时间,把握时间分配比例,提高工作效率。

4. 学会断舍离:对于不需要或已完成的工作,应当及时地清理、整理、删除,避免让已完成的事情占用过多的时间。

5. 跟踪管理:对于已分派的工作要跟踪记录,及时与负责人核实工作是否按需完成,排除事情拖延或误解的情况。

三、团队协作秘书的工作是环环相扣的,一个人很难独自完成各项任务。

秘书基础知识点汇总

秘书基础知识点汇总

秘书基础知识点汇总秘书作为一个职业,需要具备一定的基础知识和技能。

以下是一些秘书基础知识点的汇总:1. 办公室管理知识:秘书需要了解办公室管理的基本要求和操作流程,包括文件管理、资料归档、会议组织、办公设备的使用等。

2. 综合文书处理能力:秘书需要具备处理各类文书的能力,包括起草信函、备忘录、报告等,还需要了解公文写作的规范和格式。

3. 信息管理能力:秘书需要善于管理和整理各类信息,例如收集、整理、归档公司文件和资料,保密机密信息,及时提供和反馈信息等。

4. 日程安排和时间管理:秘书需要能够合理安排和管理上级的日程安排,确保会议、活动等的顺利进行,同时也要合理安排自己的工作时间,高效完成任务。

5. 会议组织和记录能力:秘书需要能够独立组织会议,包括制定会议议程、邀请参会人员、准备会议材料、记录会议内容等。

6. 人际沟通和协调能力:秘书需要与各级领导、同事、客户等多方进行沟通和协调工作,需要善于处理各种人际关系,具备谈判和协商的能力。

7. 领导能力和团队合作精神:秘书需要能够主动承担责任,具备一定的领导能力,能够带领团队完成任务,并与团队成员进行合作。

8. 机构管理和企业文化了解:秘书需要了解公司的机构架构和职能划分,熟悉公司的文化和价值观,能够根据企业需要进行相关管理工作。

9. 网络和信息技术应用能力:秘书需要熟悉常用的办公软件,如Word、Excel、PPT等,具备一定的网络应用和信息技术知识,能够灵活运用电子邮件和互联网进行工作。

10. 商务礼仪和外语能力:秘书需要具备一定的商务礼仪和外语能力,能够与国内外客户进行沟通和交流。

11. 保密意识和信息安全知识:秘书需要具备保持信息的机密性和安全性的意识,了解相关的保密政策和法律法规。

12. 基本财务知识:秘书需要了解基本的财务知识,包括会计凭证的处理、财务报表的阅读等,能够协助财务部门进行相关工作。

13. 法律法规和合规知识:秘书需要了解相关的法律法规和政策,包括公司法、劳动法等,确保公司的行为符合法律要求。

文秘专业知识

文秘专业知识

文秘专业知识秘书基础【篇一】【(一)秘书的职业特征】服务的直接性和稳定性。

知识化和专业化。

年轻化和女性化。

【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】秘书是“软人才”中的代表之一。

秘书的职业通道很长,中国加入WTO,为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

工作性质【(一)秘书的根本性质——辅助性】1.辅助性是秘书部门天生的属性。

2.辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求。

3.辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

【(二)秘书工作的特征】1.中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上。

3.全面性是体现在职能辅助的全面性上。

是体现在过程辅助的全面性上。

4.服务性人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,把秘书工作说成“没大没小,没完没了”。

5.被动性秘书工作的的被动性。

要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面:活动名义的假借性。

活动过程的幕后性。

劳动成果的潜在性。

7.机密性对重要信息进行保密工作。

【篇二】1.秘书服务的根本对象是领导者;2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务;3.秘书活动的根本性质是辅助性。

【篇三】经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文学书,秘书学的原理和方法,文秘专业知识介绍有哪些?以下是小编为您整理的相关资料,欢迎阅读!一、《公共关系》《公共关系》是商务秘书专业的一门必修课,是一门综合性的、应用型的、交叉性和边缘性的独立学科,学科以建立社会组织与社会公众之间良好的沟通关系,在社会公众心目中树立本组织的良好形象为主线贯穿始终。

二、《会计学基础》本课程是商务秘书专业必修的一门基础课程。

秘书基础知识

秘书基础知识

秘书基础知识秘书基础知识①协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。

②指秘书职务。

③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。

有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分,在大使馆馆长领导下进行工作。

享有外交特权和豁免。

从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。

秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

【(一)秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时代在我国,"秘书"一词最早出现于汉代。

最初的含义是指物而非指人。

即带有神秘色彩的图书。

根据古籍记载,这些图书主要有两类:宫禁里的秘籍,因为是宫禁内收藏的各种经典文献,因而一般不予公开,故称为"秘书"。

如《晋书·荀勖传》:"及得汲郡冢中古文竹书,诏勖撰之,以为中经,列在’秘书’。

"指谶纬图箓。

这是一种在汉代流行的宗教迷信,是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

至东汉后期:"秘书"不仅指物,也指机构和人员。

古代的秘书工作者,被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。

唯有一次例外,那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力,曾设秘书令,以"典尚书事",这样,秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能,而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

至清末,我国的秘书工作真正名实相符。

辛亥革命后,秘书的含义发生了质的变化。

其一:秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义,从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二,对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台,对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。

国际职业秘书组织(英文全称:professional secretaries international)"秘书"这个词来源于保密者。

秘书工作者基础知识(四篇)

秘书工作者基础知识(四篇)

秘书工作者基础知识对于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次,是秘书工作者必备的知识和前提条件。

秘书工作者的知识面要广,基础知识要扎实。

为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1.科学文化知识基础知识的基础,包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。

特别要注意语言文字和历史知识的提高,重视历史知识的学习,可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、____理论、有实践中不断地学习,才能提高理论修养。

3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识,包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识,特别要注重后者的学习。

因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体,也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1.理论知识,是秘书学和秘书工作总体的理论知识,是秘书工作者胜任本职工作的重要前提,总的理论,也是秘书工作的基本理论知识,秘书指导思想。

分门别类的理论,包括文书处理,信息处理,信息调研和秘书实务的理论。

2.业务知识,秘书工作中各个环节的操作常识,基本技能,操作规范,公文的起草等。

3.行业知识,秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三、相关知识秘书工作者的辅助知识,它包括以下几个方面的知识。

1.新的学科知识,社会科学和自然科学,是相关知识中的一个重要内容,包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2.管理学知识,行政管理,领导科学,决策等方面的知识。

3.社会交往知识,社会关系学,公共关系学,人际关系学等,以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力,信息沟通能力。

4.心理学知识。

四、社会知识国际知识,当前国际的基本问题,世界格局,政治,经济,军事,思想,科技,文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识,国情,民情,民俗,民风等。

文秘专业基础知识大全(完整版)

文秘专业基础知识大全(完整版)

文秘专业基础知识大全秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

下面是为您精心整理的文秘专业基础知识大全。

篇一秘书的定义及分类一、秘书的定义(一)制定秘书定义的要点1.秘书活动的服务对象是领导者;2.秘书活动的根本职能是辅助管理;3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

(二)教材给出的定义秘书是直接辅助领导者实施管理,并负责全面处理信息和事务的工作人员。

(三)其他定义1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。

2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的,助理政务、管理事务的工作人员。

3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。

二、秘书的分类(一)纵向分类(秘书的层次)1.秘书所在单位的级别有高有低,相应地有三个层次的秘书。

2.同一单位内部,秘书人员的职位有高低之分:(1)初级秘书:主要从事一般日常工作;(2)中级秘书:主要负责文字工作起草文稿、办理公文、处理信息;(3)高级秘书:工作以参政议政为主,较多参与决策。

3.秘书职业资格鉴定的三个等级线:初级、中级、高级秘书,在知识要求和技能要求上各有不同。

(二)横向分类(秘书的类别)1.从所属部门的角度划分,更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。

2.从具体工作的角度划分,其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。

(1)生活秘书这一类型确实存在过,不能简单地予以否定;(2)按此标准划分,还有新闻秘书、军事秘书、公关秘书、警卫秘书等类型。

篇二文秘专业基础知识介绍一个称职的秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。

其中文字表达能力是最重要、最基本的,也是实现其它能力的基础。

可以这么说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是看家的本领。

那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来,主要应注意以下几点:首先,要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作。

不管干什么事情,必须有正确的态度和浓厚的兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好。

文秘专业相关基础知识

文秘专业相关基础知识

文秘专业有关基础知识文秘专业素质知识(一)、基本素质1、身体素质:健康的身体应当是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不好的人是不可以胜任秘书工作的。

2、心理素质:要时辰保持优秀的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。

每天都应以平易的心态从事自己的工作。

一个有着心理阻碍的人,一个对社会充满愤恨的人,一个喜怒无常的人是不可以能做好秘书工作的。

3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际著名的机构里工作,应当拥有敬业爱岗精神、脚踏实地精神和开辟创新精神,别的,还应具备广博的胸襟、宽广的视线和高度的社会责任感。

在现代社会里,人们的工作生活的节奏加速,社会的变化日新月异,外边的世界很出色,几乎每日都有令你感触的事情发生,且不说每日的国内外局势,就在我们身旁,就会常常有一些奇特事、突发事,今日你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明日你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。

这些都会令你感触,但不要受各样状况的影响,不可以看人家发达了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,立刻又一转念,做人仍是慎重为好!(二)、业务素质1、理论知识:一定认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包含法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其余知识。

另一方面也注意采集新的信息,关注的法学领域的新的发展动向。

2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量防止走弯路,要常常进行经验沟通,要多向有经验的人学习。

3、做事能力:秘书工作繁琐、琐碎,这就要求我们一定具备较高的做事能力,不论是办案,办会,仍是办理平常事务,都要注意锻炼自己的做事能力,提升做事效率并应掌握必定的做事方法与技巧。

(三)、文化素质1、社会科学学好专业知识应是最少的要求,而懂得一点文史哲,具备必定的文化修养,也很有必需,可陶冶人生情味,亦可对工作有所裨益。

相传,在清代某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能达成此任。

文秘基础知识

文秘基础知识

文秘基础知识篇一:文秘基础知识一文秘基础知识(一) 1.应用文书包括行政公文.事务文书.商务文书2.行政公文_种:命令(令).决定.公告.通告.通知.通报.议案.报告.请示.批复.意见.函.会议纪要党的机关_种行政无:指示(取消).决议.公报.条例.规定党机关无:命令.公告.通告.议案行政增加(新):意见3.制发程序次序不能打乱,草拟.审核.签发.复核.缮印.用印.登记.分发4.草拟:引用公文应当先引标题,后引发文字号.成文日期如_年5.审核重点:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合>的规定等.6.上行文:由主要负责人或主持工作的负责人签发下行文:由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发.7.复核重点:审核.签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一.规范等.8.应用文四要素:材料.主题.结构与语言材料是血肉,主题是灵魂.结构是骨骼,语言是细胞9.占有材料的要求:时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面._.选择材料原则:①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料._.使用材料注意:①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度_.确立主题的依据:①写作目的;②材料本身的意义_.对主题的要求:①正确;②深刻;③新颖(举措.例证.词语);④集中._.应用文书标题基本模式有二:公文式.一般文章式公文标题构成〝发文机关+事由+文种〞请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用〝关于〞(如办法.条例等)_.开头方式4种:概述式.目的式.开门见山式.引述来文式目的式:常用〝为了〞.〝为〞等介词构成的短语表明行文目的;也常用〝根据〞等句式表明行为依据.(通告.通知.计划.招标书.投标书)引述来文式这种写法多用于函.批复等回复性公文_.三段式是公文常常采用的3层次结构形式,即发文缘由.事项.尾语._.文题照应多种形式:文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题_.结尾:强调式.期求式.希望式(表彰.批评).说明式.秃尾_.对结构的要求:严谨.自然.完整.统一_.运用语言的标准:准确.简洁.平实(质朴)_.用于连接开头与主体文部分,起承上启下作用的惯用语.如:根据……决定,根据……特通告如下,依据……公告如下;为了……现决定;为……通告如下,现就……问题请示如下;现将……(情况)报告如下,现就……问题请示如下; 现将……(情况)报告如下,现就……问题提出如下意见,经……批准(同意)将有关事项通知如下;拟采取如下措施;经……研究,答复如下_.称为用语:我(部),贵(局)公函平级尊称对方,你(省),本(部门),该(处)23.结尾用语:①用于请示.如当否,请批示.(当否,请批准_);如无不妥,请批准各地执行;妥否,请批复.②用于函.如:请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何,盼函告;望协助办理,并尽快见复③用于报告.如:请指正;请审阅④批复.复函:此复;特此专复;特函复⑤知照性公文:特此公告(通告.知.报)24.应用文书表达方式:说明叙述议论25.叙述方式:顺序(主要).倒叙26.议论三要素:论点.论据.论证议论两大类:立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来的说理方法.立论,又叫证明.反驳:反驳论据.论证.论点.27.论证方法:例证法.分析法.引证法.对比法.因果法28.常用说明方法:定义和表述.分类和比较.数字和图表29.计算机系统:硬件(hardware).软件(software)系统外观:主机箱.外部设备功能:运算器.控制器.存储器.输入设备.输出设备30.CPU是计算机核心部件,对微机整体性能起决定性作用.衡量CPU性能的指标:一是主频(主频越高,CPU速度越快);二字长.31.内存储器: 随机(RAM)断电后,RAM中数据会丢失只读(ROM)不因断电丢失数据32.外存储器:硬盘.软盘.光盘及其他移动存储设备,33.硬盘使用注意事项:①注意保护0磁道.0磁道是硬盘面最外沿的磁道.上面记录着重要的系统信息,一旦被破坏,硬盘就无法使用.②尽量避免对硬盘进行格式化,格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命.34.常用光盘三类:只读型光盘(CD-ROM).一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘35.显示器两大类:阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD)维护.保养和防护:①注意防磁②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜,设密码)③显示器窗口不得朝向门窗36.计算机软件系统系统软件应用软件操作系统(OS):DOS.Windows操作系统.UNI_操作系统.Net Ware.Windows NT.37.开关机:关闭计算机后一般至少要间隔_秒以后才能再次接通电源,最好间隔3分钟以上.热启动:①〝Ctrl+Alt+Del〞键;②按主机箱面板上〝Reset〞键38.〝死机〞处理:唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动).造成〝死机〞的原因主要有二:①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃.39.清理磁盘步骤:操作时,在Windows开始菜单中选择〝所有程序〞→〝附件〞→〝系统工具〞→〝磁盘清理〞,程序启动后出现一个驱动器选择窗口,通过下拉列表选择要清理的驱动器,选好单击〝确定〞按钮.40.在Windows开始菜单中选择〝程序〞→〝附件〞→〝系统工具〞→〝磁盘碎片整理程序〞,会出现〝磁盘碎片整理程序〞对话框,选择要整理的硬盘,单击〝碎片整理〞,程序就会开始整理所选择的硬盘.41.计算机病毒特征:传染性.隐蔽性.潜伏性.破坏性.不可预见性42.病毒防治:①不滥用磁盘,尽量专机专用.专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件).43.菜单的约定:①命令后〝…〞.当选用这类命令,将弹出一个对话框,要求用户输入必要的信息或做进一步的选择.②命令后带〝▼〞.表示在它下面有级联菜单,应继续做进一步的选择.③命令后带组合键.表示该命令具有快捷键,用户直接按下次组合键就可执行该命令.④命令后有字幕.加下划线的字母是该命令的命令代码.打开菜单后,直接兼下该字母即可执行该命令.44.选取文件或文件夹:要选取多个连续对象,可以用鼠标单击第一个对象,再按下〝Shift〞键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘,可以按下〝Shift〞键连续移动光标,则光标所经过区间的所有对象都被选中.45.用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象:当源文件与目标文件在同一磁盘上时,按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动,如果按下〝Ctrl〞键再拖动对象可以完成对象的复制.当源文件与目标文件在不同的磁盘上时,按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制,如果按下〝Shift〞键再拖动,再完成对象的移动.46.永久删除:①清空回收站;②按〝Shift+Del〞组合键;③按住〝Shift〞键,再选择删除.47.Windows _P支持星号(_)和问号(?)两个通配符,星号表示多个字符,问号一个字符.48.文件属性可以是存档.隐藏.只读3种属性的任意组合.只读属性文件通常不易误删.49.资源管理器采用双窗格显示结构,其窗口分为两个区域.左窗格显示器整个系统的文件夹树.50.具体设置方法:①在桌面上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择〝属性〞命令,打开〝显示属性〞对话框.选择〝屏幕保护程序〞选项卡.②单击该选项卡中的〝屏幕保护程序〞下拉列表,将会看到系统提供的所有屏保程序;选取一种屏保程序,单击〝预览〞按钮,可显示该屏幕保护程序的动态演示外观;单击〝设置〞按钮,自定义该屏保的显示选项;利用〝等待〞按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间.③设置完成后,单击〝确定〞按钮即可.篇二:文秘基础知识文秘专业素质(一).基本素质1. 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提.要有一个健康的体魄.身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的.2. 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右.每一天都应以平和的心态从事自己的工作.一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的.3. 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神.实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀.宽广的视野和高度的社会责任感.在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事.突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了......这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!(二).业务素质1. 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律.外语.经贸以及对业务工作有帮助的其它知识.另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态.2. 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习.3. 办事能力:秘书工作繁杂.琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧.(详见〝四〞)(三).文化素质1. 社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益.相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任.何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行.后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事.那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一圣人. 语出惊人,顿受青睐.江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章.由此,一句对联,一首诗完成了招考工作.2. 自然科学:仲裁.调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等.一方面,我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识.3. 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语.我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,〝两条腿走路〞的人才.(四)此外学会一些有益的技能,如电脑.开车,琴棋书画等,也是很有好处的. 俗话说,〝艺不压身〞如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻.但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个〝重心〞,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡〝主题〞,更不能〝不务正业〞.四.秘书人员要掌握一定的工作原则.方法和艺术工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则.工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径.比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法. 工作艺术:通过运用高超的.巧妙的.具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受.作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术.为此,我们要做到以下几点:1.要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等. 在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯.工作方法.工作风格以及工作特点.比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入.开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑.了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作.当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神.那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的.那样,会使别人怀疑你的人格.人品,领导也不一定会欣赏这种人. 对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象.不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气.一.秘书工作的任务秘书工作的任务主要有以下7个方面:1.调查研究与信息收集调查研究是领导者了解情况.进行决策的基础,而领导的调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问.开会.问卷.查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息,及时提供给领导.2.文书工作文书工作包括收文和发文两个方面,收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导的指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件.报告的起草,所以秘书对文书的写作规范.要求等要熟悉,处理完的文档要及时分类归档.3.会议筹办秘书应该按照领导的要求和会议的主题.风格等进行会议的准备.组织.后勤保障.安全保卫等工作.注意不同的会议类型(大.中.小型)和会议形式(电视电话会议.圆桌会议等)都有不同的筹办要求.4.来宾接待秘书应负责来宾的接待工作,包括制订接待方案.组织迎送.安排宴会等.在接待中要注意礼仪,力求树立单位的良好形象.5.档案管理如果一个单位没有专门的档案部门,秘书就要承担起档案管理工作.要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集.整理.保管和提取.6.信访工作信访工作包括信访的接待和处理.秘书对于各种信函.来访或投诉要认真地对待,在领导的授权下可以作适当的处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题,要及时向领导汇报.7.日常事务工作如文印.交通.生活.福利.医疗保健.物资设备管理.环境管理等工作,常常都需要秘书来处理.一.单项选择题(下列各题备选答案中,只有一个是最符合题意的,请将其选出,并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑.每小题1分,共40分)1.〝相形见绌〞的〝绌〞应读作( A).A. chùB. cùC. zhuōD. chuò2.〝穷人要是遇到不痛快的事就哭鼻子,那真要淹死在泪水里了.〞其修辞手法为( D).A. 比喻B. 借代C. 比拟D. 夸张3.依次填入下列各句横线处的词语,恰当的一组是(A ).①海峡两岸的统一是人心所向,如长江黄河的滚滚东流,不可().②全校学生纷纷拿出自己的零花钱()南亚灾区的学生,以救他们的燃眉之急.③有些人利用税制改革的机会,故意把水搅浑,乘机哄抬物价,()暴利.A. 遏止捐助牟取B. 遏制捐助谋取C. 遏止捐献谋取D. 遏制捐献牟取4.下列各组词语中,没有错别字的一组是( C).A. 演绎剑拔弩张毗邻真知卓见B. 吊销绵里藏针松驰苦心孤诣C. 谰言欲盖弥彰售罄置若罔闻D. 殒落呕心沥血狼藉同仇敌忾5.〝下午,他拣好了几件东西()两条长凳,四把椅子,一副香炉和烛台,一杆台秤.〞画线处的标点符号应为( D).A. 句号B. 逗号C. 分号D. 冒号6.〝地平线上的太阳开始只露出一条弧形的边,然后又变成了半圆形.那半圆不断地上升着,越来越圆, ,最后终于跃上了天际.〞填入画线处最恰当的是( B).A. 就像一个火球在跳动着B. 好像一个不断膨胀的红色大气球C. 好像吞没地平线一样D. 就像一块巨大无比的红色帷幕7.下列句子中,标点符号使用不正确的一句是(A ).A. 一根普通电话线,只能通三路电话,一条微波线路,可通十万路电话,而一条激光通讯线路,可以通一亿路电话!B. 不错,这样的人往往经验很多,这是很宝贵的;但是如果他们就以自己的经验为满足,那也很危险C. 恩格斯说:〝运动本身就是矛盾.〞D. 老人说,她儿子是工人,出来好几年了,她是第一次来抚顺.8.填入下文横线处的关联词正确的一项是(B ).你( )怎样费尽心机,不能把这被动局面扭转过来,()以失败告终.A. 尽管但只能B. 无论也只能C. 即使但而且D. 既然但只能9.〝各级银行要积极税款征收部门做好这项工作.〞画线处应该是( C).A. 帮助B. 辅助C. 协助D. 互助_. 行政机关公文的作者是(D ).A. 公文的撰拟者B. 公文的印制者C. 公文的签发者D. 法定的组织或该组织的领导人_. 信息工作的核心是( C).A. 收集B. 储存C. 整理加工D. 传递_. 高层次信息必须具备的三个要素是(A ).A. 有情况.有分析.有建议B. 有情况.有动态.有归纳篇三:办公室文秘基础知识笔试题办公室文秘人员基础知识考试笔试题时间要求:_0分钟第一部份:写作及语法知识占40分考核内容:一.写两篇应用文(每篇_分).1.学校领导决定召开本学期高中班教学课时安排会议,时间定在1月26日下午2点,地点在学校行政办公楼三楼小会议室,要求高中部各课程教研组长,所有班主任参加会议.请根据要求事项以你原来所读学校教导处的名义写一份通知.2.本校高中268班张明同学代表学校参加全市数学竞赛,获得第一名,学校决定在全校通报表场,并发给5_元的奖金.请根据以上内容,请以你原来所读学校的名义写一份通报表扬张明同学的文件.要求文件标题(由自己根据内容而定)收文单位.正文.发文单位落款,发文日期(随意确定)五项要素齐全.评价标准:会议通知作为最常用的公文,要求要素齐全,层次分明,语法通顺,言简意赅,用精练的文字说明问题.通报表扬的标题要能概括内容,除了说明要通报的具体事件以外,还应表达出通报表扬要达到的效果.二.纠正病句(_分)下面的句子存在语法上的错误,请找出其中的问题,修改成通顺的句子(每题2分).1.当我走进公司厂区大门,首先看到的是那高大厂房和从厂房里传来的机器轰鸣声.当我走进公司厂区大门,首先看到的是那高大厂房,并听到了从厂房里传来的机器轰鸣声.2.加强管理是生产高质量的保证.加强管理是生产高质量产品的保证.或者改为:加强管理是提高产品质量的保证.3.通过技术改造,工业废水排放达到了国家标准.通过技术改造,工业废水污染物排放指标达到了国家标准.4.公司在临沧建立了员工生活基地,并安排了上下班交通车,使员工的生活条件得到了改善.公司在临沧建立了员工生活基地,并安排了上下班交通车,使员工的生活环境得到了改善.5.通过技术攻关小组的不懈努力,解决了影响产品质量的原因,产品合格率由原来的90%提高到95%以上.通过技术攻关小组的不懈努力,解决了影响产品质量的问题,产品合格率由原来的90%提高到95%以上.第二部分:单项选择题(_分.每题2分)1.办公室工作的职能之一是().A.教育管理B.事务管理C.生活管理D.文化管理2.办公室工作的重要地位是由它的()决定的A.工作.职能.特点B.影响.职能.特点C.作用.职能.特点D.地位.职能3.事务管理的本质特征是().A.服务性B.安全性C.创造性D.集中性4.办公室管理工作涉及面较广,具有一定的().A.知识性B.专业性C.基础性D.实践性5.办公室事务管理工作繁杂.琐碎.具有()特点.A.群众性B.统一性C.分散性D.集中性6. 优良的职业道德是秘书人员从事职业活动的().A.依据B.要求C.标准D.指南7.遵纪守法.()是秘书职业活动能够正常进行的基本保证.A.服从领导B.严格要求自己C.廉洁奉公D.按政策办事8.企业的主要特征之一是().A.有组织的单位B.以盈利为目的C.管理科学D.自主经营9.()是现代企业制度的主要形式之一.A.承包制B.股份合作制C.工厂制D.公司制_.待人接物应该热情开朗.温存有礼.().举止大方而灵活.A.温文尔雅B.微笑面孔C.和蔼可亲D.真情实意第三部分:简述(分析)题40分一.秘书人员的职业道德标准为以下8条内容.1.爱岗敬业.忠于职守;2.服从领导.当好参谋;3.遵纪守法.廉洁奉公;4.任劳任怨.乐于奉献;5.善于合作.严于律己;6.文明礼貌.谦虚谨慎;7.实事求是.勇于创新;8.恪守信用.严守机密.你对其中的第1条.第4条.第5条是如何理解的?二.在你没有接触办公室工作之前,你认为秘书人员应该具备那些基本思想素质和专业知识,如果让你担任该职位工作,有信心做好吗?三.你知道云天化集团企业文化中的核心价值观是哪三句话吗,你是怎样理解的?四.从学校步入社会是人生的一大转折,当你的职业与理想抱负有一定差距的时候,你将如何对待.。

文秘基础知识要点

文秘基础知识要点

文秘基础知识要点包括以下内容:一、文秘的概念和职责1. 文秘是指负责处理和管理文件、资料、信息以及协助领导进行办公和决策的人员。

2. 文秘的职责包括收发文件、起草公文、组织会议、安排行程、处理公文和信息等。

3. 文秘要具备良好的组织、协调、沟通能力,具备一定的文字处理和计算机操作技能。

二、公文的分类和格式1. 公文是指单位内部和单位之间用于传达意见、通知、决策等事务性文件的书面形式。

2. 公文可以根据内容的不同分为通知、指示、批复、报告、决议等。

3. 公文的格式包括标题、正文、签发人、日期、印章等要素,格式必须清晰、规范、统一。

三、公文的起草和写作技巧1. 公文的起草要求简洁明了、准确规范,避免使用生僻词汇和长句。

2. 公文的写作要注重语言的规范性和科学性,注意措辞准确、用词恰当。

3. 公文要注重逻辑性和条理性,正确运用段落,明确各个部分的内容和结构。

四、文件管理和文档归档1. 文件管理是指对单位内部文件的收集、整理、传递和保存等工作。

2. 文档归档是指对单位内部文件进行分类、编目、编号和存储等管理工作。

3. 文件管理和文档归档要求保证文件的安全、可靠,方便查阅和使用。

五、会议组织与管理1. 会议组织是指根据需求和目的,策划、安排、协调和管理会议的各项工作。

2. 会议组织包括确定会议议程、邀请参会人员、预定会议场地和设备、组织会议记录等。

3. 会议管理要求会前做好准备工作,会中掌握会议进程和方向,会后及时处理会议纪要和决议。

六、信息处理与管理1. 信息处理是指对单位内部和外部的信息进行收集、整理、存储和传递的工作。

2. 信息管理是指对收集到的信息进行分类、编目、检索和保密等工作。

3. 信息处理和管理要求具备良好的信息筛选和分析能力,快速准确地找到所需的信息。

七、办公自动化和技术应用1. 办公自动化是指利用计算机和办公设备进行办公工作的方式和方法。

2. 技术应用是指在办公工作中运用各种科技手段和工具提高工作效率和质量。

文秘专业基础知识

文秘专业基础知识

文秘专业基础知识一、文秘专业概述文秘专业是培养从事办公文秘、行政管理和公关工作的高素质专门人才的一门专业。

文秘专业的主要任务是协助组织领导完成各种文秘工作,提高组织效率和形象。

二、文秘基础知识1. 信息管理:文秘工作的核心是信息管理,包括信息收集、整理、归档和传递等。

2. 文件管理:文秘人员需要熟悉文件的起草、编辑、排版和归档等工作,保证文件的规范和准确性。

3. 行政管理:文秘人员要了解行政管理的基本原理和方法,如组织、协调、指导和控制等。

4. 公关活动:文秘人员需要参与组织的公关活动,包括会议组织、公关策划、媒体沟通等。

5. 保密与安全:文秘人员需要具备保密意识和安全意识,保护机密信息和保障工作环境安全。

6. 办公设备与软件:文秘人员要熟悉常用的办公设备和办公软件,如打字机、复印机、传真机、办公插件等。

三、文秘工作流程文秘工作通常包括以下几个步骤:1. 信息收集:文秘人员要通过各种渠道收集相关信息,包括文件、媒体、网络等。

2. 信息整理:文秘人员要对收集到的信息进行分类、筛选、整理和归档,使其易于查阅。

3. 文件起草:根据组织的需求,文秘人员要起草各种文件,包括公告、通知、报告等。

4. 文件编辑:文秘人员要对起草的文件进行修改和润色,使其表达准确、简洁、规范。

5. 文件传递:文秘人员要负责文件的传递和交流工作,保证信息的及时性和准确性。

6. 会议组织:文秘人员要参与和组织各种会议,包括会议策划、日程安排、会议记录等。

四、文秘工作的技巧与要求1. 语言表达能力:文秘人员要有良好的语言表达能力,包括用词准确、条理清晰、语言流畅等。

2. 文字处理能力:文秘人员要掌握常用的文字处理软件和排版技巧,使文件格式规范、美观。

3. 心理素质:文秘人员要有较强的心理素质,能够应对工作中的压力和矛盾。

4. 团队合作能力:文秘人员要具备良好的团队合作精神,能够与他人协作完成工作。

5. 学习能力:文秘人员要具备较强的学习能力,及时学习新知识和新技术,不断提高自己的专业水平。

做文秘的基础知识

做文秘的基础知识

做文秘的基础知识文秘是指在组织或机构内担任秘书职务,并承担一系列文书工作的人员。

它是现代组织管理中不可或缺的一部分,起着信息沟通、协调工作、保密管理和保障组织正常运转等重要作用。

下面是做文秘工作所需的一些基础知识:1. 综合办公技能:文秘需要熟练掌握电脑操作、办公软件的使用,能熟练使用文字处理软件进行文档的编辑、排版、打印等工作。

同时,熟悉办公设备的使用,如复印机、传真机等。

2. 书信写作能力:作为文秘,处理大量的书信往来是常事。

因此,需要具备良好的书信写作能力,包括写作格式的规范、语言简练准确、表达清晰明了等。

3. 会议组织能力:文秘常常需要组织会议,包括会务安排、会议文件准备、参会人员通知、记录会议内容等。

因此,需要具备良好的组织能力,协调各方面的资源,确保会议的顺利进行。

4. 社交礼仪:作为组织中的秘书,文秘需要经常与领导、同事以及外部合作伙伴进行沟通和接触。

因此,需要具备良好的社交礼仪,包括仪态端庄、言谈举止得体等。

5. 信息管理能力:文秘需要负责组织、整理和管理大量的信息和文件。

因此,需要具备良好的信息管理能力,包括归档、备份、分类、检索等。

6. 忠诚保密意识:文秘在工作中接触到各种敏感信息,因此需要具备较高的保密意识和忠诚度,保护组织机构的利益和隐私。

7. 学习能力和适应能力:作为文秘,需要随时与新的工作方式和技能保持同步。

因此需要具备较强的学习能力和适应能力,不断学习和改进自己的知识和技能。

总之,文秘工作需要具备综合素质和一些基础知识。

只有掌握这些基本技能,才能更好地履行文秘岗位的职责,为组织机构的顺利运作提供有效的支持。

继续写相关内容,1500字8. 多任务处理能力:文秘通常需要同时处理多个任务,因此需要具备较强的多任务处理能力。

能够合理安排时间,高效地完成各项工作,并能够在繁忙的工作环境中保持冷静和专注。

9. 沟通和协调能力:文秘在工作中需要与各个部门、同事以及外部合作伙伴进行良好的沟通和协调。

秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识秘书工作者是现代企业、政府机构、非营利组织等各个领域中不可或缺的一种职业。

秘书工作是一项高效率、高效能、高要求的工作,需要秘书工作者具备扎实的基础知识。

下面我们就秘书工作者基础知识进行进一步探讨。

1. 精通办公软件和硬件。

秘书工作者每天都需要使用电脑和各种办公软件,比如文字处理软件、电子邮件、会议管理软件等。

因此,他们需要精通各种办公软件和硬件设备的使用,能够高效地完成日常工作任务。

2. 熟悉办公流程和文件管理。

秘书工作者需要精通公司或机构的各种办公流程,比如会议安排、日程管理、文件备案等方面。

同时,他们还需要熟悉各种文件管理方法,包括归档、存档、备份等。

3. 良好的沟通能力和人际关系管理能力。

秘书工作者需要与各个部门的同事、客户和上司进行密切合作。

因此,他们需要具备良好的沟通能力和人际关系管理能力,能够清晰准确地表达自己的意见和想法,解决工作中遇到的问题。

4. 具备高效的组织能力和时间管理能力。

秘书工作者需要根据上司的要求,安排会议、处理文件,协助上司进行日程安排等。

这需要他们具备高效的组织能力和时间管理能力,能够合理安排自己的时间,高效地完成日常工作任务。

5. 熟悉财务和预算管理。

秘书工作者需要参与财务和预算管理方面的工作,包括审批报销单据、填写预算申请、制定预算计划等。

因此,他们需要熟悉财务和预算管理的相关知识和流程。

6. 具备专业的英语能力。

随着全球化的加速,越来越多的公司和机构要求秘书工作者具备流利的英语口语和书写能力,以应对国际化业务的发展和跨国公司的合作。

7. 具备秘书学相关知识。

秘书学是一门研究秘书职业发展的学科,秘书工作者需要熟悉秘书学相关的知识,比如企业文化、管理沟通等方面的理论与实践。

总之,秘书工作者需要具备丰富的知识和技能,同样也需要不断学习和更新自己的知识和技能,以适应社会和工作的不断发展变化。

只有具备扎实的基础知识,才能胜任这一高要求的职业。

秘书基础知识点汇总

秘书基础知识点汇总

秘书基础知识点汇总
作为秘书,需要具备一定的基础知识,以下是秘书基础知识点的汇总:
1. 综合办公技能:包括办公自动化设备的使用、文件管理、文档处理、电子邮件和互
联网的使用等。

2. 商务礼仪:掌握商务礼仪知识,了解国内外礼仪规范,包括仪容仪表、言行举止、
会议礼仪等。

3. 口语表达能力:掌握流利的口头表达能力,包括电话沟通、接待访客、会议主持等。

4. 书面表达能力:能够进行准确、规范的书面表达,包括撰写公文、报告、备忘录等。

5. 会议组织与协调:具备会议的组织能力,包括会议筹备、流程安排、议程制定、会
议纪要等。

6. 项目管理能力:了解项目管理的基本概念和方法,可以进行项目的计划、组织、执
行和控制。

7. 行政管理能力:掌握行政管理的基本技能,包括文件管理、档案管理、办公室设备
维护等。

8. 人际沟通能力:具备良好的沟通能力和团队合作精神,能够与各方人员有效沟通、
协调和合作。

9. 信息搜集与处理能力:能够快速有效地搜集和处理相关信息,进行信息筛选和整理。

10. 时间管理能力:具备合理安排时间和任务的能力,能够高效地处理多个任务。

11. 英语能力:掌握一定的英语听、说、读、写能力,可以处理英语邮件、电话等。

12. 法律法规知识:有一定的法律法规基础知识,了解相关法律法规对工作的影响和要求。

13. 机构管理:了解企业组织结构、部门职责和工作流程,能够协调各个部门之间的合作。

14. 职业道德与职业素养:遵守职业道德规范,具备良好的职业素养,能够保密、自律,严守职业操守。

以上是秘书基础知识点的一个汇总,希望对您有所帮助。

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

文秘专业素质知识
(一)、基本素质
1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐bai问题露馅,进去了。

这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
(二)、业务素质
1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。

3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

(三)、文化素质
1、社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。

相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。

何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。

后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。

那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之:塞北一天一地一圣人。

语出惊人,顿受青睐。

江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。

由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。

2、自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。

一方面,我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。

3、外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。

我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。

(四)、此外
学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。

俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。

(五)、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。

比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法。

工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。

作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。

为此,我们要做到以下几点:
1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。

比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。

了解领导
的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。

当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。

那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。

那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。

对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。

不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。

(六)、秘书工作的任务
秘书工作的任务主要有以下7个方面:
1.调查研究与信息收集
调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础,而领导的调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息,及时提供给领导。

2.文书工作
文书工作包括收文和发文两个方面,收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导的指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件、报告的起草,所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉,处理完的文档要及时分类归档。

3.会议筹办
秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。

注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。

4.来宾接待
秘书应负责来宾的接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。

在接待中要注意礼仪,力求树立单位的良好形象。

5.档案管理
如果一个单位没有专门的档案部门,秘书就要承担起档案管理工作。

要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。

6.信访工作
信访工作包括信访的接待和处理。

秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导的授权下可以作适当的处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题,要及时向领导汇报。

7.日常事务工作
如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,常常都需要秘书来处理。

相关文档
最新文档