文件归档方法ppt

三、分年度





（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入 批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所 专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决 定归档的年度。






6、转发与被转发件为一件。此类文件是一份文件的不同 部分，前者是贯彻执行要求，后者是具体内容，两者在发 挥效力方面难以分割，所以应作为一件。 7、正文与文件处理单为一件。文书处理工作比较规范的 机关，文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、 发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单真 实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割 的重要组成部分，所以应与文件作为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一 份文件为一件。 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。 如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若 以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的 一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族 文本为一件。



（二）页号 页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要 求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水 号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要 补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分 各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和 批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法 与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制 件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连 贯的总页码。 2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角， 背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷 的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管 折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的 为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。
• 7、装订 • 9、归档文件的编号 • 11、装盒
• 8、归档文件的排列 Байду номын сангаас 10、编制归档文件目录
件的定义


件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。如定稿过原不易装订（如法 规性文件历次修改稿），也可单独作为一件，即正本和定 稿各为一件。 3、正文和附件为一件。如附件多，并且比较厚，不易装 订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等， 虽然是两上不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由 于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印 证，因此不易分散，应作为一件。
九、文件编号




（一）件号 件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗 中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号 包括室编件号和馆编件号两种。 1、室编件号 室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和 要求： （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。 （2）在同一年度，同一类别，同一保管期限内，按照归档 文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。（3）不得断 号，重号，跳号。





（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办 理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部 互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件 材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况 反映，抄报或越级抄报的文件材料。
以“件”为单位归档的好处



方便整理，减少手工操作，便于现代化管理； 减少案卷题名的题写编制； 方便查阅； 有利于保密、复制等
文件级整理程序

文件级整理程序，就是指归档文件按文件级 整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致 需要十一道程序，即收集文件、区分归档范 围、分年度、分类别、分保管期限、修整文 件、装订、排列文件、编制件号、编制归档 文件目录、装盒。
七、装订


（一）装订要求： 1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。 2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转 发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和 复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数 民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除 外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后， 出版期刊，样本在前，定稿在后。 3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上 角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底 边）对齐。
第一讲 归档文件的
收集
一、收集文件



收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一 定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的 文件材料，加以清交、聚集的工作。 1、收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的 对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、 完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确 保整理工作质量的前提条件和物质基础。
（二）装订方法 1、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适 中的棉线进行装订。文件页数较多时，采 用“三孔一线”左侧装订。 2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物， 由于其金属物已严密封装在其中，拆除有 损其原貌，因此也可以不拆除。

八、排列文件


1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其 划定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分别 排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列， 类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分 类方案进行。采用问题分类的归档文件，可依据党 群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综 合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。
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归档文件 整理方法
今天，我们主要讲文件级整理方 法。文件级整理方法，就是将归 档文件以“件”为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒， 使之有序化的过程。
主要内容
• 1、归档文件的收集 • 3、分年度 • 5、划分保管期限 • 2、区分归档范围 • 4、分类别 • 6、修整文件
四、分类别


1、组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门 进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内 的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设 几个类，机构名称，就是类名。2、问题分类法 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题 分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和 反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组 织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文 件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉 及办理情况。

六、修整文件



1、修裱破损文件 使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件 包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方 法是复印。 3、去除易锈蚀的金属物（如订书针） 4、超大纸张折叠 大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠 次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。
（三）盖归档章 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居 中空白位置。如此位置有领导批示或收发 章等，可加盖在首页上端其它空白处，不 要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示 文字交叉在一起。

十、编制归档文件目录



归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如 下： 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。 （1）填写通用简称。 （2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为 责任者填写。 （3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。 （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是 主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责 任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查 阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。 （5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文 单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：莱档 字[1999]第52号 （1）联合发文，填写主办单位文号即可。 （2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。 （3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。 如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。