文书档案整理(卷)方法剖析
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法文书档案是各个单位和组织日常工作中产生的重要文件和资料的集合，对于一个单位或组织来说，正确的档案整理和管理方法是至关重要的。
下面将介绍一些文书档案整理及管理方法。
首先，文书档案整理和管理需要建立一个科学合理的文件分类体系。
文件分类体系是根据单位或组织的具体情况制定的，可以按照文件的性质、用途、形式等方面进行分类。
例如，可以按照文件的主题或内容分为行政管理、财务管理、人力资源管理等类别，然后再根据具体的工作内容进一步划分子类别，确保每个文件都能被准确地归类。
其次，文书档案整理和管理需要制定明确的文书档案管理制度和规范。
制度和规范是文书档案管理的基础，它需要规定文件的命名规则、存储位置、保管期限等具体事项。
例如，文件的命名规则可以按照文件的类别、日期和文件名的关键词来命名，方便查找和归档。
存储位置可以统一规划一个文书档案室或库房，确保文件存放的安全，并定期检查和清理档案，及时淘汰不需要保留的文件。
第三，文书档案整理和管理需要建立一个科学的案卷管理系统。
案卷是文书档案管理的基本单元，它是按照一个工作或事务的流程和时间顺序编制的。
每个案卷应包括相关的文件、记录和资料等，可以按照主管部门、责任人等关键词进行归档和检索。
案卷管理系统需要制定案卷编号、案卷目录和案卷存放位置等规范，确保案卷的完整性和易查阅性。
最后，文书档案整理和管理需要建立一个完善的电子档案管理系统。
随着信息化的发展，电子档案的管理越来越重要。
电子档案管理需要建立一个统一的电子档案库或平台，将电子文件进行分类、命名和存储，并采取相应的安全措施进行保护和备份。
同时，需要对电子档案进行访问权限和操作权限的管理，确保档案的安全性和可控性。
在文书档案整理和管理过程中，还需要注重档案的日常管理和利用。
日常管理包括文件传阅、借阅和归还等操作，需要建立相应的管理制度和流程，确保档案的安全和有效使用。
档案的利用包括对档案进行查询、复制、调阅等操作，利用档案信息支持工作决策和科学研究。
文书档案的整理
文书档案的整理作者：小倪来源：《北京档案》2010年第10期文书档案的整理工作,就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目,使之组成有序体系的过程。
本文将向大家介绍以案卷为单位的文书档案整理工作。
一、文书档案整理的内容文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和基本编目两个部分。
系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷,按照一定的方法组合在一起,构成完整的、具有有机联系的整体,具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。
基本编目主要是编制案卷目录,以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。
二、文书档案整理的原则文书档案整理工作的原则是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
1.充分利用原有的整理基础。
在正常的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。
对于已经整理过的档案,档案部门不必打乱重整。
一般情况下,只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷,都应尽量保持原有的整理体系。
对于某些不合理处,可以做必要的加工补救,这样既可以节约人力物力,减轻对档案的损毁,又可以保证整理工作的质量和效率。
2.保持文件之间的历史联系。
文件之间的历史联系,是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。
档案文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。
(1)文件在来源方面的联系。
文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的,形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。
整理档案,必须保持文件在来源方面固有的联系。
从全部整理工作来说,文件在来源方面的联系是首要的。
(2)文件在时间方面的联系。
形成文件的机关、组织或个人进行工作活动,都有一定的时间范畴,这使文件之间具有一定的时间联系。
整理档案时,必须保持档案在时间上的密切联系。
(3)文件在内容方面的联系。
文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的,文件形成者特定的活动,使文件之间在内容上具有密切联系。
文书档案的整理
（9）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、 来函与本企业的批复、复函等文件材料；
（10）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企
业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会 形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、 方案等一般性文件材料。
重要性，反应主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的
比一般工作活动的重要，上级针对本单位的重要批复、重 要的方针政策和规定；看文件内容的典型性、代表性和独 特性，如重大事件、名优产品、代表人物、重大成果和创 新性的新人新事新政策新做法；看文件内容的证据性，凡
维护权益的具有证据价值的文件都应永久保存。
形式特征标准： 指文件的种类、文本、形态、记录方式等。如决定、决 议、命令、指示、条例、纪要等价值高于通知、简报和函 等文件，古老的制作档案材料、著名人物的题词、批注、 签字等会使档案具有更高的研究价值、艺术价值和纪念价 值。
收文渠道
发文渠道
其他渠道
收文渠道
文书档案收集内容的一大来源就是各单位收到的各种
公文，主要有三类来文：
一是党委、政府以及有关主管部门来文，如市委、市
政府文件，工商、税务、统计等机关文件等； 二是不相隶属单位来文，如立档单位驻地基层党委、 政府文件等； 三是下级单位、下属单位等报来的文件。
发文渠道
时间标准： 如年度与半年、中长期与短期规划。
来源标准：
档案形成者的地位、级别、重要性；档案是否本单位产
生，在本单位中，制发文的部门是否属单位领导人、中心
机构、决策部门、主要职能部门，组织人事部门、财务部 门、外事部门等相对来说更为关键的部门。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
四谈文书档案立卷整理改革
管理图书与管理档案有些近似，所以人们常常将这两项工作视作同类工作，有时就统称“资料管理”、“资料工作”，现在又有了更富现代色彩的新名词———信息资源管理。
但是，在具体做这两项工作时，不同之处还是很多的。
比如，图书馆收藏的图书往往就是一个比较完整的知识单元，图书在出版发行时都是成本、成册的，每本（册）图书又多有较好的装帧，因此在保管和借阅时即可以一本、一册图书为单位独立进行。
而档案就不同了，档案来之于文件，文件的产生、形成极其分散和复杂，每份文件包含的信息往往不系统、不完整，需要多份文件联系起来才能理解，才能反映完整的意思。
每份文件往往又只有几页纸、一两页纸，甚至一小片纸，使用和保存起来极易损坏，甚至丢失，因而从文件形成开始就需要把文件存放在卷宗里。
至于卷宗的式样可以有各种形状（如卷夹、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以纸质文件的种类和特点而定。
也有一些文件是由一两百页甚至数百页纸构成，并在产生、制作时即已成本、成册装订好了，就可以作案卷看待，这是少数情况。
因此，也可以这样说，档案馆（室）里的一个案卷相当于图书馆（室）里的一本（册）图书。
但是，图书馆（室）里的图书是由出版社和印刷厂专门制作好的，而档案馆（室）的案卷要由文件管理人员和档案工作人员自己制作（立卷整理），工作量大而庞杂。
这就是管理档案比管理图书有较多困难之处吧！由于在管理纸质档案时将零散的文件整理成案卷的重要性，我国档案工作者十分重视这项工作，过去档案行政管理机构去基层单位进行业务指导往往也在这个方面下功夫。
因此，国家档案局１９８７年颁布的《机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》）对案卷整理是有严格要求的，也是全国统一的。
但是，对于多数档案工作者，特别是涉足档案工作不深的人来说，对文件整理、立卷工作感到困难重重，也是让基层档案业务指导人员颇感头痛的问题，随着国家各方面改革的深入，再加之新型文件的出现，近二十年来要求改革文件整理方法的呼声很高。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
浅析文书档案管理归档整理操作方法和技巧
浅析文书档案管理归档整理操作方法和技巧随着社会的不断发展和进步，人们的档案受重视程度也越来越高。
只有科学合理的操作方法和技巧才能使档案管理归档发挥其在人员管理中的重要作用。
这也就使得如何在档案管理归档整理过程中既能做到科学、合理，又能达到较高的工作效率成为相关工作者所面临的重大课题。
本文将从日常的归档整理方法和技巧等方面进行简单的论述。
标签：档案管理;归档整理;操作方法;技巧1 文书档案年度整理归档的基本原则1.1保证其内在联系在文书档案的年度整理归档工作当中，工作人员需要遵循文书档案的形成规律，并且保持其内在联系，对其不同价值进行合理区分。
对于该项工作的开展，保存并不是最终目标，提供利用才是根本目的，相关人员应当切实遵循文书档案之间的形成规律，并且保持其联系的同时对其价值加以区分，这样可以便于文书档案在日后得到有效利用。
1.2便于保管及利用在文书档案的年度整理归档工作当中，相关人员也需要确保文书档案便于保管以及利用，这也是检验文书档案年度整理归档实用性的标准。
从某种角度而言，保管与利用是相辅相成、互相影响且互相制约的关系，相关人员不能片面强调两者中的某一方面而忽视另一部分。
相关单位在该项工作当中也不能取消分类处理的原则，工作人员一定要将便于保管及利用作为基本的出发点，这样才能切实实现文书档案年度整理归档的基本目的。
1.3区分价值相关人员在进行文书档案年度整理归档的时候，需要依照相关规定要求，对不同文书档案的价值以及范围进行区分处理，还要划定相应的保存期限。
对不同价值的文书档案进行区分之后，可以让其更为集中，为日后文书档案的利用奠定较好基础。
文书档案的客体形成之后，就与未来的用户存在了某种潜在价值，而文书档案价值只有在客体被实际利用之后，才能转变为现实价值。
2 文书档案整理与归档工作中存在的问题2.1文书档案管理意识不足正所谓“意识是行动的先驱”，在实际的文书档案管理过程中，由于单位领导人员及文书管理工作人员对规范化档案管理制度缺乏深入的理解，导致缺乏正确的行为意识，在日常的工作过程中，忽略了文书档案资料管理的安全性和完整性，导致文书档案分类错误、原件丢失等情况时有发生。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案整理方法(1)
3 案卷组合的方法 3.1按“问题”立卷 “问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、 事件、事物等。同一问题的文件可组成案卷。 例：“关于xx工厂扩建、购买设备问题的文件” 3.2按“作者”立卷 “作者”是指撰写制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。 例：“中共xx省委组织部形成的文件” 3.3按文种（名称）立卷 是指把文件种类名称相同的文件组合在一起。 例“常委会会议记录”、“岗位职责与责任” 3.4按时间立卷 指按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件 组合为案卷。 例“年度报表”、“月、季报表” 3.5按地区立卷 是指把内容涉及到同一地区的文件组合到一起。 例 “ xx地区x个县人民政府的工作报告” 3.6按收发文机关立卷 就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。 例“xx中学关于中学生招生问题与xx教育局的往来文书”
2 案卷组合、科学规范。 2．1 在年代——组织机构分类的基础上，以文件材料反映的问题为主结合其 他特征组卷。一个机构所产生的文件材料较少时，可考虑将相同保管期限 的文件材料合并组卷。 2．2 文件材料立卷归档的年度划分： 年度计划、总结、预算、决算、统计报表、先进表彰等文件材料归入内容 针对年度； 多年规划、计划、预算归入开始年度； 多年总结、决算归入最后年度； 专案文件归入结束年度； 总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度，不好区分主次的总结、 计划针对的年度各归一份； 会议文件有针对年度的归入针对的年度，没有针对年度的归入举行会议年 度； 转发、批转文件归入本单位文件制成年度； 法规文件归入批准和公布年度； 使用专门年度的文件，如教学、兵役等文件归入专门年度； 其他文件一般归入成文年度。
（二）分类与组卷的区别及组卷的原则、 要求
文书档案管理归档整理操作方法和技巧.doc
文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料, 以件为单位 ,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求 :材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位 ,进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度 ,不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定:1、文件正本与定稿为一件;2、计算机及其网络环境中形成的文件 ,无定稿的 ,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示 ,定稿不归档 ,但发文稿纸必须归档 ,且与正文合为一件 ;3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件;5、转发文与被转发文为一件;6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;7、成套的会议材料分别为件;8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;9、正文与文件处理单（办文单）为一件;10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件;11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册（本）为一件;12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位（如部门或时间等）组合,可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等;13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件 ;（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。
3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。
5）合同（协议）归入执行完结的年度。
对文书档案改“卷”为“件”整理归档思考
对文书档案改“卷”为“件”整理归档的思考摘要：为适应办公自动化管理需要，以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革是必然趋势。
文书档案以“件”整理归档，使用计算机管理，节约了归档周期，简化了程序，提高了归档效率。
同时，也出现对“件”界定难、单页文件装订易损坏、易错位等问题。
严格把握“件”的概念，根据档案实际情况装订是切实可行的方法。
关键词：文书；档案；归档中图分类号：g275 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2013）01-00-01文书档案“卷”改“件”，整理归档，适应了档案管理科学化、现代化的需要，是档案工作改革的重要内容之一。
2001年1月，国家档案局公布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国以中华人民共和国行业标准颁发的一项重要的档案工作标准。
《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革，其关键是将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档。
笔者长期从事档案工作，对《规则》的实施有着深切体会，现就其优点与存在的问题提出一些意见，就教于专家、学者，以期对档案工作有进一步的改进与提高。
一、简化了程序、提高了归档效率传统的文书档案以“卷”为单位的整理方法，更适用于手工组卷和检索。
它是按照文件的形成规律和特征进行分类、组卷，将具有内在联系或同一问题的文件组成一个案卷，通过拟写案卷标题、案卷目录、编写卷内目录、去除金属物，装订等来完成组卷工作，手续非常繁杂。
由于立卷方法繁琐、复杂、随意性大，组卷质量很难把握，立卷归档工作使档案人员要花费很大的时间和精力。
以卷归档不便于档案的保管和利用，不利于保密和复印。
《规则》推行以“件”为单位整理归档，操作方法比较简单，具体步骤为：1.鉴定档案是否具有保存价值；2.区分不同保管期限；3.按文件时间编流水号；4.加盖归档章；5.填写归档章上各项内容。
这样就可以把归档工作分散到平时工作当中，节省了组卷、打页码、拟写案卷标题、填写卷内备考表、编制案卷目录等一系列工作。
文书档案整理方法
文书档案整理方法
文书档案整理方法包括以下几个步骤：
1. 审查文件：首先要对档案进行审查，了解其内容和分类。
这样可以确定每个文件所属的类别和归档位置。
2. 分类归档：根据文件的内容和用途，将其分类归档。
可以按照部门、日期、项目或其他合适的方式进行分类。
确保所有文件都有明确的归类和标签。
3. 建立索引：为了方便查找和检索文件，建立一个索引系统。
可以使用电子文档管理系统或手写索引卡片等方式进行索引。
索引应包括文件的名称、日期、所属类别和归档位置等信息。
4. 建立文件夹和文件夹结构：为每个文件创建一个文件夹。
文件夹可以根据分类进行组织，可以使用颜色编码或标签来标识不同的类别。
5. 标注和标记：对每个文件进行标注和标记，以便于查找和整理。
可以使用标签、文件夹名、文件名等方式进行标记。
6. 整理和清理：定期清理和整理档案，删除不再需要的文件，并更新索引信息和文件夹结构。
7. 存档和备份：为了保护档案的安全，建议进行存档和备份。
可以将档案存放在安全的地方，如防火柜或备份服务器中。
总结起来，文书档案整理方法主要包括审查文件、分类归档、建立索引、建立文件夹和文件夹结构、标注和标记、整理和清理，以及存档和备份等步骤。
这样可以使档案管理更加有序和高效。
文书档案整理办法分析
• 2、档案的作用：（1）行政作用，档案是 行政工具之一；（2）业务作用，档案记载 了各行各业运营、发展的有关情况、成果、 经验和教训，是以业务活动的记录和继续 开展业务活动的条件；（ 3）文化作用，档 案是人类文明的产物，是民族文化的集中 体现，是历史文化的积累，是历史文化传 承的手段，是文化创新的基础。
第四条 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需 本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查 考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文 件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价 值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话 记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关 负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的 文件材料，有关工作参考的文件材料；
文书档案整理方法
第一部分、概述
一、公文处理的环节 二、档案的概念、作用 二、文书档案的概念
第二部分、具体内容
一、特点、原则、概念 二、归档文件的整理方法 （1）整理单位与装订; （4）编号与归档章; （2）分类; （5）编目; （3）排列; （6）装盒
第一部分：概述
• 一、公文处理的环节
• 规范公文处理工作，提高公文处理的质量和效率。
第六条 机关文书档案的保管期限定为 永久、定期两种。定期一般分为30年、 10年。（生存期的鉴定） 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料 (二)本机关召开重要会议、举办重大活 动等形成的主要文件材料 (三)本机关职能活动中形成的重要业务 文件材料
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机 关的批复、批示，重要的报告、总 结、综合统计报表等 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料 (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的 合同协议、资产登记等凭证性文件材 料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务 的重要文件材料；
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的文件材料。
（2）越级抄送的一般的、不需
要办理的文件材料。 （3）下级单位抄报备案的一般 性文件材料。 二、归档文件整理的方法与步 骤
1、收集
（1）收集的方法：①本单位收
发文登记簿进行收集；②对领 导和有关人员外出参观、学习、 开会带来的文件进行收集。 （2）收集重点：①本单位自己 制成的文件材料；②上下级机
⑶确定分类方法和编制分类方
案 ①年度- -保管期限分类法，这 种方法很适合小机关。
年度 保管期限 例如：2003年- - - 永久 30年 10年 2004年- - - 永久 30年 10年 ......
②年度-
-机构（问题）- -保管期限 分类法，这种方法适合文件材料多 的大单位。
材料，不应履行公文的行文、
介绍信等。 （7）本单位负责人兼任外单位 职务形成的与本单位无关的文 件材料。 （8）为参考目的从各方面收集 的文件材料。
2、上级单位的文件材料
（1）上级单位任免、奖惩非本
单位工作人员的文件，普发供 参阅、不办的文件材料。 （2）上级单位发来供工作参考 的抄件。 （3）上级单位征求意见未定稿
件，其文件材料统一在结案年
度归档，即归入2008年度；c、 几份文件作为一件时，日期应 以装订时排在最前面的文件日 期为准。具体地说来文与复文 为一件，以复文为准等；d、会 议记录本以该本最后一次会议 记录时间为准；
e文件没有标注日期，需要分析
该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
在确定某个问题的一组归档文
件组成一卷之前，还必须对这 组文件进行最后的检查调整， 然后进行具体的系统整理组合。 对归档文件检查调整的内容包 括：①应归档的文件是否收集 齐全完整；②归档文件是否属 于本年度的立卷归档范围；
③每组文件是否保持文件之间
的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。 ⑷卷内文件排列 排列的顺序要遵循文件的形成
的文件。
3、同级单位和非隶属单位的文
件材料 （1）参加非主管机关召开的会 议不需要贯彻执行和无查考价 值的文件材料。 （2）非隶属单位抄送的不需要
贯彻执行和无查考价值的文件
材料。 （3）非隶属单位抄送的不需要 办理的文件材料。 4、下级单位的文件材料 （1）下级单位送来参阅的简报、 情况反映、不抄报或不必备案
8位阿拉伯数字标注年月日，如
年度 机构（问题） 保管期限 例如： 2014年- -办公室- - -永久 30年 10年 信息科----永久 30年 10年 业务科----永久 30年 10年 ……
注意：分类方法和分类方案一
旦确定后，应保持相对稳定， 一般不应随意改变。 ⑶组卷 组卷，即组成案卷。它是档案 整理的最基本环节，其实就是 将一组的紧密联系的文件材料 组合在一起，便于保管和利用。
后也算办理完毕）。②所收集
的文件材料必须做到齐全完整。 2、分类 分类就是指所有归档文件，按 其来源、时间、内容和形式等 方面的异同，分成若干层次和 类别，构成有机体系的过程。
分类包括：①去掉不需归档的
文件；②划分年度、机构（问 题）、保管期限及文件归类； ③确定分类方法和编制分类方 案。 （1）去掉不需不归档的文件在 收齐当年所有文件的基础上， 对这些文件进行第一次鉴定
卷内文件目录
序 号 责任者 文号 题 名 日期 页号 备 注
①卷内文件目录内容有：序号、
文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。 а、序号：卷内文件依其排列先 后填写顺序号。 Ь、文号：填写文件制发机关的 发文字号,是由发文机关按发文 次序编制的顺序号,一般由机
关代字、年度、顺序号组成。
填写文号项时应照实抄录，代 字、年度、顺序号都不能省略， 否则将给查找和利用带来困难。 с、责任者：填写制发文件的组 织（单位）或个人（亦称文件 的署名），用全称或规范简称 填写。注意不能使用“本乡”、
“本单位”等含义不明、难以判
断的简称。联合发文时一般应 将所有责任者照实抄录，责任 者过多时可适当省略，但立档 单位是责任者的必须抄录，以 体现“以我为主”的精神。 d、题名：题名即文件的标题， 它是直接表达文件内容和中心
按文件形成时间先后或文件的
重要程度排列。把同一类里的 案卷，先按问题分开，然后把 重要的排在前面，一般的排在 后面。同一个问题的，按级别 由高到低的顺序排列。 ②在同一年度同一问题同一保 管期限的前提下，对不同事由
间的归档文件排列：按不同事
由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列；按事 由具有共同属性分别集中排列。 会议、文件、统计报表、内部 刊物等成套性文件可集中排列。 (4)编页号 根据排列结果，对卷内文件有
的同一问题集中归类在一起。
③划分保管期限，就是针对归
档文件不同价值和留存年限， 对归档文件进行保管期限上的 划分，即不同保管期限的归档 文件要分开。怎样划分归档文 件的保管期限，一般可根据 “保管期限表”的条款进行。
对有些归档文件保管期限上拿
不准的，应宁愿从长，而不能 从短。 ④文件归类，也就是在上所述 的基础工作完成以后，把同一 年度、同一机构（问题）、同 一保管期限的归档文件集中放 在一起。
成的“白头文件”，如工作计划、 总结、报告、规章、调查、统计、 财务报表、交接手续、机构、人事、 合同、协议、科学研究、刊物、出 版物、外事活动中形成的材料；重 要的人民来信来访、领导的指示、
领导在公务活动形成的重要信件、
电报、电话记录、从外单位带回的 与本单位有关的文件材料；反映本 单位（本行业）的历史沿革、大记 事、年鉴、重要的剪报、荣誉证书、 声像材料、实物等。
2、上级单位的文件材料
（1）需贯彻执行的会议主要文
件材料，本单位主要业务的文 件及非本单位主管业务的法规 性文件；领导人、人民代表等 视察、检查本单位的文件材料 （含声像材料）。
（2）代上本（包 括报纸、刊物转载的文件材 料）。 3、同级单位和非隶属单位的文 件材料 （1）虽不是本单位主管业务但 需贯彻执行的法规文件。
主题的文件特征，是了解归档
文件内容的起点。实际工作中， 利用者多以此为查找线索，档 案工作人员也从题名入手进行 查找，因此，题名是最重要的 检索途径。完整的题名由责任 者、问题、 文种3部分组成。 抄写时只抄录问题和文种即可。
如果文件没有题名或题名含义
不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。 e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
位党、政、工、团召开的代表、 工作会，党组（党委）、行政 领导办公会，专业会办公会，
专业会参加针对本单位主管业务的
会议材料。 （2）正式文件。指本单位制发的 （包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的 签发稿（定稿）、正本、重要文件 的修改稿。
（3）较重要的材料。指本单位形
（3）未经会议讨论，未经领导
审阅、签发的未生效文件、电 报草稿，一般性文件的历次修 改稿（重要法规性文件、定稿 除外）、铅印文件的各次校对 稿（主要领导人亲笔修改稿和 负责人签字的最后定稿除外）。
（4）从正式文件、电报上摘录
的供工作参阅的非证明材料。 （5）无特殊保存价值的信封， 一般性表态、询问一般性问题、 提出一般性建议或意见的人民 来信。 （6）单位内部互相抄送的文件
是根据形成和处理文件的年度
对归档文件进行分类。即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。а、以文件的形成时 间（落款时间）为准。如2009 年形成的《2008年工作总结和 2009年工作计划》应归入2008 年度；2003年形成的2002
统计报表、干部（党员）名册，
归档入2003年度；b、跨年度工 作任务形成的系列归档文件应 作为一个整体归入工作任务办 结年度中。如2008年形成的 《2009—2010年工作规划》应 归入2008年度；某单位2007年 立案、2008年结案的某信访案
作，形成的文件应按学年度分
类。 ②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
（部门）分开，如信息科形成
或承办的文件放入信息科存档， 若是办公室形成和承办的文件 放入办公室存档等。b、按问题 分类，就是按照文件内容所说 明的问题对归档分类，即归档 文件要按其本身内容涉及的不 同问题分开，把相同内容
机关文书档案（卷） 整理方法
档案的概念：
档案是指过去和现在的国家 机构社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。
一、机关文书档案的归档范围
（一）归档范围
1、本单位形成的文件材料 （1）会议文件材料。指本单
（“要”或“不要”）的工作，
把需要归档的留下，不需归档 的文件予以销毁。怎样判定 “要”和“不要”，其主要是 按照“归档与不归档范围”中 所列举的条款进行。一般是从 以下几个方面给予判定：①与 本单位主管业务、人事无关的
和无查考利用价值的文件不要；
②重份文件不要；③临时性的 无查考利用价值的文件不要； ④不需本单位贯彻执行的文件 不要等。 （2）划分年度、机构（问题）、 保管期限及文件归类 ①分年度，即年度分类法：就