企业档案的组成系统

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大型集团企业档案管理体系的构建

档，严格要求新生文档。
⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选参考文献：所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的［１】王伟新挡案工作基本理论与方法［Ｍ］．北京：档案出版社，２００４．２］张泽芳．知识经济时代的企业集团档案管理阴．机电兵船档案，及时归档、保管、利用；３２程、设备档案通过在线系统、离线ｆ２０１１，（３）：１８－２０．客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程
第３３卷第２妍 Fra bibliotek钟洁颖：大型集圃企盐档案管理体系的构建
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还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、行睨晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，文件归档范围和保管规限表特殊载体档案管理规范、档实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上案管理应急预案等。的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。２萎团档案管理实施方法和步骤 ⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级 ①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档做准备。案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理３实施保障措施类档案及涉及商业｜概密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。 ①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集 ②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管员参加，到档案管理水平先进的企业学习。理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司 ③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进 ④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人 ②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案员变动隋况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平过程，是一个动态的循环机制，只有开始没有结束，在实台和机会，．每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活工作中会随集团业务的变化而接触到不厨的行业，因此动，增进档案同行的互相了解、沟通，共Ｉ司提高管理技能和需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档水平。案管理规定和要求。 ⑤编铽“ 档案管理体系人员名单 ” 台账，并根据人员变 ③力口强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以联系，随时解决他们遇的各种难题，使档案在所有的企不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人及时准确记录集团发展的每—个足迹。员才可严把质量关。 ⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调 ④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩 ⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管效与岗位职责、责任追究毹度相结合，将工作考评与档案理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证作规范测评标准》要求，参考档案局发布的《房屋建筑工程在员工内承受度下顺利实现。竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指 ⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳人工作个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管去，融人到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行为集团各项业务开展服务。业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集 ⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文团档案信息价值的最大化。

中小型企业人事档案管理系统

远程与继续教育学院本科毕业论文（设计）题目：中小型企业人事档案管理系统学习中心：内蒙古学习中心学号：090F24133025姓名：智嫱专业：计算机科学与技术指导教师：齐斯琴2015 年 9 月 24 日中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院本科毕业论文（设计）指导教师指导意见表学生姓名：智嫱学号： 090F24133025 专业：计算机科学与技术中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院本科毕业设计（论文）评阅教师评阅意见表学生姓名：智嫱学号： 090F24133025 专业：计算机科学与技术毕业设计（论文）题目：中小型企业人事档案管理系统论文原创性声明本人郑重声明：本人所呈交的本科毕业论文《中小型企业人事档案管理系统》，是本人在导师的指导下独立进行研究工作所取得的成果。

论文中引用他人的文献、资料均已明确注出，论文中的结论和结果为本人独立完成，不包含他人成果及使用过的材料。

对论文的完成提供过帮助的有关人员已在文中说明并致以谢意。

本人所呈交的本科毕业论文没有违反学术道德和学术规范，没有侵权行为，并愿意承担由此而产生的法律责任和法律后果。

论文作者（签字）：智嫱日期：2015 年 9 月 24 日摘要本文研究的人事档案信息管理系统是以联想研究院人事局档案管理和应用需求为背景，以有效保管档案，提高档案信息的利用率，为各项人事人才工作的开展提供方便、更快捷的服务为目的而设计开发的软件系统。

本文以人事档案信息管理系统的开发过程为主线，经过需求分析、系统设计、系统测试等几个阶段的工作，探索了本系统开发中涉及的关键技术，总结出系统中的特性和存在的不足，并提出了日后工作的方向和重点。

人事档案管理系统主要实现了以下功能模块：一是登录和权限控制模块，实现了登录与运行功能；二是维护模块，实现了对数据库的添加、更新与删除功能；三是查询模块，可按条件进行查询；四是报表统计模块，实现了有关报表的查询与打印功能；五是使用帮助模块，让使用者了解本系统，并帮助使用者如何更好的使用本系统。

企业档案工作规范

“三参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。 “四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。

“文件的档案化管理”

在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。

企业档案在不同时段的管理职责分工：文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。
企业对会计档案的归档和移交要求，一般应当包括以下几个方面：

1）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；

2）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求
认真整理好； 3）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交

清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门

4、由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况。（由外变内） 5、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况。（中断） 6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变等等情况。（更名）
7.6
档案保管工作

企业档案规范化管理解析——构建企业档案标准化与质量管理体系

机电兵船档案2021.2ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ专题研讨本文参考李和平主编的《企业档案管理规范实施指南》一书(中国档案出版社，2010年第一版；本文在引用其中的内容时仅标注双引号和该书的页码)。

一、企业档案标准化体系的构成要素问：应关注哪些国家层面的有关支持构建企业档案标准化体系的政策？答：笔者认为，目前企业档案标准化建设情况不理想，即使是一些规模较大的企业，对企业标准化建设乃至企业档案标准化建设的理解也处于一种懵懂的状态，往往会发出“企业标准有用吗？”“企业标准和国家标准相比，哪个权威性高？”等诸如此类的问题。

因此，在讨论企业档案标准化体系相关问题之前，有必要了解一下我国近年来有关企业标准化的政策，有助于对企业标准（包括企业档案标准）的地位、作用加深认识。

2015年3月，国务院印发的《国务院关于深化标准化工作改革方案的通知》(国发〔2015〕13号文)指出：标准是生产经营活动的依据，是重要的市场规则，必须增强统一性和权威性；结合我国发展实际，建立完善具有中国特色的标准体系和标准化管理体制。

国发〔2015〕13号文特别指出，目前我国标准化工作存在“标准缺失老化滞后，难以满足经济提质增效升级的需求”的情况，需要尽快加以完善。

我们都知道，企业是国家经济技术发展的主体，企业标准(包括企业档案标准)的缺失、老化、滞后，必将直接影响到企业的技术进步与管理能力。

国发〔2015〕13号文指出：“放开搞活企业标准。

企业根据需要自主制定、实施企业标准。

鼓励企业制定高于国家标准、行业标准、地方标准，具有竞争力的企业标准。

”请大家注意：企业标准的相关规定应当“高于国家标准、行业标准、地方标准”，说明就企业标准本身的特点而言，其相关指标或规定应当比国标、行标、地标等要严格；而且，如果企业标准的约束对象没有制定相应的国家标准、行业标准或地方标准的话，企业标准就成为该范围内的唯一标准，其权威性不言而喻。

2015年12月，国务院办公厅印发了《国务院办公厅关于印发国家标准化体系建设发展规划(2016-2020年)的通知》(国办发〔2015〕89号文)，其中指出：“标准是经济活动和社会发展的技术支撑，是国家治理体系和治理能力现代化的基础性制度”。

企业档案管理系统的构建

协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的ＵＳＢ接口屏蔽，贴上封条：所有加工人员禁止使用手机数据线、ＭＰ３、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资
料；项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。在档案数字化的过程中，我公司与数字化加工单位对出、入库档
首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自已的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。其次，紫光软件公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。基本功能：Ｊ２ＥＥ架构，符合Ｓ０Ａ和ＯＡＩｓ设计要求，文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护等模块，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，特色功能：电子文件归档：与我公司现有的０Ａ系统对接，该档案系统为每个需要同步的文档类型提供一个中间库，当ＯＡ公文流转结束后，会将原文和元数据写入指定的中间库，档案系统定时和手动进行同步接受，实现文档一体化管理。模糊检索：紫光全文搜索系统，用于数字化档案的全文检索；紫光在线ＯＣＲ系统，对电子文件进行ＯＣＲ文字识别，提取的文件内容可形成条目字段信息支持ＪＰＧ、ＢＭＰ、．ｆｉｆｆ、ＰＤＦ、ＤＷＧ等格式；通过以上两项紫光自主研发产品，可对档案数据库所有内容，包括扫描图片中可识别字体进行全方位的搜索，扩大对档案信息的检索范围，提高档案资源的利用率。推送服务：在完善档案管理系统的基本功能外，还深化服务功能，研发了档案利用的推送服务模块，即，档案查阅人如不熟悉该系统，急需查阅某一档案信息，档案专、兼职人员可以在数据库查找相

企业档案管理系统的设计与实现

企业档案管理系统的设计与实现【摘要】本文主要介绍了企业档案管理系统的设计与实现。

首先对需求进行分析，确定系统功能和模块的设计。

接着设计系统架构，包括前端界面和后端数据库。

然后进行数据库设计，确保数据存储和管理的有效性和安全性。

界面设计是用户体验的重要部分，要考虑用户操作的便捷性和直观性。

最后通过系统功能模块设计，实现系统的各项功能。

在结论部分总结本文的设计与实现过程，展望未来对企业档案管理系统的进一步优化和完善。

通过本文的介绍，读者可以了解到企业档案管理系统的设计与实现的主要思路和步骤，为企业信息管理提供参考和借鉴。

【关键词】企业档案管理系统、设计与实现、需求分析、系统架构设计、数据库设计、界面设计、系统功能模块设计、结论总结、展望未来。

1. 引言1.1 引言介绍【企业档案管理系统的设计与实现】企业档案管理系统是企业内部管理重要信息和数据的工具，对于企业的日常运营和管理起着至关重要的作用。

随着数字化时代的到来，传统的手工管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，因此设计和实现一个高效的企业档案管理系统变得尤为关键。

本文将深入探讨企业档案管理系统的设计与实现，从需求分析、系统架构设计、数据库设计、界面设计以及系统功能模块设计等多个方面展开讨论。

通过系统的设计和实现，可以为企业提供一个便捷、高效、安全的档案管理平台，帮助企业实现信息共享、数据分析和决策支持的功能。

在本文中，将详细介绍企业档案管理系统的各项功能和特点，探讨系统的设计理念和技术实现方案。

通过深入分析和讨论，可以为读者提供深入了解企业档案管理系统的思路和方法，帮助他们更好地应用这一系统去提升企业管理水平，提高工作效率，实现企业的可持续发展。

2. 正文2.1 需求分析【企业档案管理系统的设计与实现】需求分析是企业档案管理系统设计与实现过程中非常重要的一环。

在进行需求分析前，需要充分了解用户的实际需求和问题，以便为系统设计和开发提供方向和指导。

企业档案规范化管理解析——企业档案标准化体系的建设

机电兵船档案2021.3ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ专题研讨构建企业档案标准化体系是实现企业档案规范化管理的重要环节，企业应当根据本单位的档案信息服务需求，构建适合本单位的企业档案标准化体系。

一、企业档案标准化需要关注的重点问：DA/T42-2009《企业档案工作规范》中提出了哪些需要重点关注的标准？答：在DA/T42-2009《企业档案工作规范》中6.3“业务规范”中提出了“文件、档案整理规范”“档案分类方案”“特殊载体档案管理规范”及“文件归档范围和保管期限表”等规范性文件(标准是规范性文件的一种)的概念。

我们认为，讨论企业档案标准化体系构架有必要关注这些标准。

(一)需建立企业“文件、档案整理规范”和“档案分类方案”：以标准的形式明确归档文件立卷与档案整理原则、分类与档号编制要求、归档文件整理方法等；至于档案装具(档案柜、档案盒、防磁柜、光盘册等)的产品要求可以直接引用相关标准。

在笔者以往的文章中也曾提到档案分类整理在企业档案工作中的重要性：“档案管理的核心问题，就是使无序状态的档案有序化”(见《档案工作全书》)，因此建议把制定和实施企业档案分类标准作为构建企业档案标准化体系的重点。

(二)需建立企业的“特殊载体档案管理规范”：以标准的形式明确不同档案载体如照片(银盐照片和数码照片)、磁性载体(如光盘、磁盘等)等非纸质归档文件材料的收集和整理相关要求和保管条件等，以适应当代信息技术发展对档案信息载体的变化。

(三)由于档案信息具有需长期利用的特点，所以应当制定“文件材料归档范围和保管期限表”，以标准的形式明确企业内文件材料归档的范围及其相对应的保管期限(可在国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》基础上，结合本单位归档文件材料形成特点制定)。

问：为什么宜明确企业档案标准的条款内容？答：在以相关标准作为制定企业档案标准的基础时，建议把一些可以选择的条款明确化，以提高企业档案标准的可操作性。

智慧档案系统和视频监控

智慧档案和视频监控系统企业档案管理规划电子档案系统建设档案管理系统搭建数据服务数据迁移、安全存储数字化加工历史档案数字化加工完善企业档案库实体档案库房建设顶层设计基础设施（库房、机房、网络、安防、主机、存储备份、信息安全、系统软件、终端设备、数字化设备……）目录数据（案卷级目录、卷内文件目录、电子文件目录……）全文数据（文本类、图像类、音视频类、程序文件类……）管理数据（收集、整理、鉴定、归档、利用、编研……）信息安全（物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全、备份恢复…… ）①制度规范体系政策法规部门规章参考标准安全保密管理办法管理制度业务规范①政策法规参考标准评估指标管理制度业务规范②组织人才体系组织目标组织架构人才队伍经费保障实施保障业务培训项目管理②组织人才体系组织架构人才伍实施保障信息源体系档案著录系统接口数据导入数据捕获③信息资源体系档案著录数字化加工系统接口数据导入数据捕获文档一体化资源整合④文档流转库房管理数据管理④应用系统体系知识门户文档流转档案收集档案管理档案利用库房管理数据管理档案管理全流程（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研）档案管理对象（管理类档案、业务档案、基本建设档案、人事档案、会计档案、产品档案、……）档案管理工作体系行业内领先的数字档案馆（室）整合上述内容，形成行之有效的单位档案管理体系对实体、信息分类划分单位档案资料类型采用专业方法鉴定档案明确其价值及密级结合相关标准及单位现状，制定数字化标准针对各单位的管理情况，制定系统通用标准《档案管理工作体系建设方案》《档案工作管理办法》《文件材料归档范围与保管期限表》《档案分类与档号编制》……档案是家底档案是准确数据档案是证据发发发度制计统案档范规理整案档、件文范规理管案档体载殊特度制理管案档子电度制作操统系理管案档范规化字数案档体载统传度制管保案档》建设指南）室（企业数字档案馆）、《2009—42T /DA （企业档案工作规范度制密保案档表限期管保与围范档归件文案方类分案档度制毁销定鉴案档度制用利案档度制档归件文范规务业度制理管档案工作管理办法档案咨询过程系统管理员普通用户档案管理员业务人员借阅车我的订阅专题浏览载体管理存储管理存储管理四性检测档案移交接收常用下载日志管理系统管理权限管理角色管理用户管理组织管理系统模块系统配置统计配置编码管理同义词管理模板定义归档流程栏目管理任务管理全宗管理编码管理参数设置全宗权限全宗定义档案定义配置导入OA 归档范围定义档案树定义报表配置应用模块流程审批流程模块人员管理设备维护库房安全检查温湿度登记日常管理我的收藏夹利用管理借阅管理我的借阅我的借阅单档案检索资料检索同义词检索高级检索全文检索利用模块库房管理档案移库档案入库档案出库档案上架库房维护存储模块档案编研智慧编研大事记组织沿革专题组织全宗介绍档案移交档案统计年报统计档案统计档案管理回收站档案鉴定数据维护档案盒管理档案整理管理模块部门资料库个人资料库档案接收整理归档数字化加工批量挂接收集模块综合档案管理系统档案软件功能档案收集在线著录OA 系统/业务系统档案鉴定档案编研档案统计档案整理系统管理权限管理应用管理库房管理信息发布检索中心在线借阅内刊简报档案陈列室专题浏览热点排行留言板定义接口自动归档数字化加工快速准确数据迁移批量挂接线下新增手工著录提供利用档案管理档案利用存量档案数字化加工Excel 存储信息现有档案系统存储信息提供利用……元数据捕获数字水印授权阅读文件封装四性保证四性检测格式转换OCR 识别系统管理系统管理配置系统权限管理数据管理参数设置统系理管案档统系A O 组组组组组组组台平理管统系据数户用取获，口接用调时定步同”式拉“表户用为方便OA 系统、档案管理系统的组织机构、用户的管理，实现OA 系统与档案管理系统组织机构和用户的同步。

公司档案的分类与整理方法

（二）常用的复式分类方法

年度与问题分类法如： 2000年党群类行政类教学类外事类 …… 综合类 2000年 2001年 2002年 ……
2001年
业务类
党群类行政类教学类外事类 …… 2000年 2001年 2002年 ……
立卷方法
按照立卷的“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷 1、按问题特征立卷将同一事件、问题或项目的文件组成案卷 2、按作者特征立卷将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）特征立卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间特征立卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷
全宗号目录号/年度案卷号件号
（三）编制卷内文件目录
顺序号文号责任者题名日期页号备注
1
[2004] 20号
[2004] 36号 [2004] 12号
XX公司
XX公司
2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报
关于2003年度通过档案管理省级认定单位的通报关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知

编制案卷目录
包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目）
档案上架
档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架。
二、业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。

企业档案管理系统

企业档案管理系统一、引言企业档案是企业经营管理过程中产生的各类文件、资料的集合，它们记录了企业的历史、发展、运营等重要信息。

对于一个企业来说，档案管理是非常重要的，能够有效地管理和利用企业档案，可以提高企业的运营效率、降低运营成本，并且为企业的战略决策提供重要依据。

而企业档案管理系统则是一种利用计算机技术来辅助企业进行档案管理的工具和平台。

本文将从需求分析、系统设计、功能实现等方面来介绍企业档案管理系统。

二、需求分析1. 档案分类与归档企业档案管理系统应具备对档案进行分类和归档的功能。

该功能可根据文件类型、日期、业务类型等进行分类，并能够对已归档的档案进行追踪和索引，以方便企业快速检索和利用档案信息。

2. 档案检索与查询系统应该提供方便快捷的检索和查询功能，通过关键词、文件类型、日期等进行条件搜索，并能够将查询结果导出为Excel、PDF等文件格式。

同时，系统应支持模糊查询和多级查询，以满足用户的不同需求。

3. 档案借阅和归还为了保证档案的安全性，系统应该具备对档案进行借阅和归还管理的功能。

用户可以提交借阅申请，并且系统能够记录借阅人、借阅日期等相关信息，以便于跟踪档案的使用情况。

在借阅期限到期前，系统应自动提醒用户归还档案。

4. 档案保密与权限管理企业档案中可能包含敏感信息，因此系统应具备保密和权限管理的功能。

不同用户根据其权限级别，能够进行不同程度的档案访问和操作，以保障档案的机密性和完整性。

三、系统设计1. 数据库设计系统应该使用数据库来存储和管理档案信息。

可以根据档案的属性和业务需求设计相应的数据库表，包括档案分类表、档案借阅表、用户权限表等。

2. 用户界面设计系统的用户界面应该简洁明了、易于操作。

通过菜单导航、查询表单和按钮等方式，提供给用户档案分类、借阅、归还等功能入口，并展示档案信息和相关操作提示。

3. 系统架构设计系统的架构设计应该基于分层架构，将业务逻辑、数据访问和展示层分离，以易于维护和扩展。

企业档案管理规定最新2023年

企业档案管理规定最新2023年2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。

第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。

企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。

第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。

国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

县级以上地方档案主管部门在职责范围内对本区域企业档案工作实行监督和指导。

各级各类开发区管理机构档案部门对本区域企业档案工作实行监督和指导。

中央和地方专业主管部门对所属企业（包括上市公司、境外企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

企业档案管理系统需求分析说明书

企业档案管理系统需求分析说明书企业档案管理系统需求分析说明书1：引言本章节介绍了本文档的编写目的、背景和范围，以及相关术语和缩写的定义。

1.1 目的本文档旨在对企业档案管理系统进行需求分析，明确系统的功能、性能和接口要求，以便于后续的系统设计和开发工作。

1.2 背景随着企业规模的扩大和信息化水平的提高，对档案管理的需求也变得越来越迫切。

传统的手工管理方式已难以满足企业的需求，因此需要引入自动化的档案管理系统来提高效率和准确性。

1.3 范围本文档将对企业档案管理系统的功能模块、数据管理、用户角色、性能要求和接口要求进行详细描述。

1.4 术语和缩写在本文档中使用的术语和缩写的定义如下：- 档案管理系统（EAMS）：Enterprise Archive Management System的缩写，指用于管理企业档案的信息系统。

- 用户角色：指不同用户在系统中的权限和职责。

- 数据管理：指对档案的存储、检索、更新和删除等操作。

- 性能要求：指系统在处理档案管理操作时的响应时间、并发数、容量和稳定性等要求。

- 接口要求：指系统需要与其他系统进行数据交互或接口调用的要求。

2：功能模块本章节详细描述了企业档案管理系统的功能模块，并对每个功能模块进行了功能描述和详细说明。

2.1 用户管理模块2.1.1 功能描述用户管理模块用于对系统中的用户进行注册、认证、权限分配和用户信息管理等操作。

2.1.2 详细说明- 用户注册：允许用户通过提供有效的个人信息来注册系统账号。

- 用户认证：对用户的身份进行验证，确保只有合法用户才能使用系统。

- 权限分配：根据用户的角色和职责，分配相应的功能权限和数据权限。

- 用户信息管理：允许用户修改个人信息，如密码、联系方式等。

2.2 档案分类管理模块2.2.1 功能描述档案分类管理模块用于对档案进行分类管理，包括创建、编辑、删除和查询分类。

2.2.2 详细说明- 创建分类：允许管理员创建新的档案分类，并指定分类的名称、描述和父分类。

企业档案管理基础知识

2、归档时间
1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 2、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在
其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 8、下列文件材料应随时归档：A变更、修改、补充的文件材料；B企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；C企业产权变动过程中形成的文件材料；D其他临时活动中形成的文件材料。
７、人事档案
❖ 干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。－－干部档案工
作条例
❖ 人事档案是依照干部档案管理办法将外延扩大至各类需要建立个人档案的集和。
五、企业档案的内容构成
❖ 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
❖ 这些记录将根据其形成规律和内容特点，最终被系统整理成文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案、人事档案等不同类型的保管形式和保管单位。
❖ 企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。

企业档案的分类与利用

企业档案的分类与利用中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：（2015）企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。

对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1 档案分类企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1 职能分类职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。

根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。

作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2 载体分类随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。

实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。

其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。

而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。

以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。

通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。

同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

大型企业档案六步循环管理体系的构建与实施

大型企业档案六步循环管理体系的构建与实施大型企业档案六步循环管理体系的构建与实施随着企业规模的不断扩大和信息化的快速发展，企业档案管理已经成为了企业管理中不可或缺的一部分。

为了更好地管理企业档案，大型企业需要建立完善的档案管理体系。

本文将介绍大型企业档案六步循环管理体系的构建与实施。

一、制定档案管理制度档案管理制度是企业档案管理的基础，是规范档案管理行为的重要依据。

制定档案管理制度需要考虑到企业的实际情况，包括档案管理的目标、职责、流程、制度和标准等方面。

制定档案管理制度需要经过多方面的讨论和协商，确保制度的合理性和可行性。

二、建立档案管理组织机构档案管理组织机构是档案管理的重要保障，是档案管理工作的组织和协调机构。

建立档案管理组织机构需要考虑到企业的实际情况，包括企业规模、档案数量、档案种类等方面。

建立档案管理组织机构需要明确各级档案管理人员的职责和权限，确保档案管理工作的顺利进行。

三、建立档案管理信息系统档案管理信息系统是档案管理的重要工具，是实现档案管理信息化的关键。

建立档案管理信息系统需要考虑到企业的实际情况，包括档案管理的需求、档案管理的流程、档案管理的数据等方面。

建立档案管理信息系统需要确保系统的稳定性和安全性，保护企业档案的机密性和完整性。

四、实施档案管理工作实施档案管理工作是档案管理的核心，是档案管理体系的重要组成部分。

实施档案管理工作需要考虑到企业的实际情况，包括档案管理的目标、档案管理的流程、档案管理的标准等方面。

实施档案管理工作需要确保档案管理的规范性和有效性，保护企业档案的安全性和完整性。

五、监督档案管理工作监督档案管理工作是档案管理的重要保障，是确保档案管理工作顺利进行的关键。

监督档案管理工作需要考虑到企业的实际情况，包括档案管理的目标、档案管理的流程、档案管理的标准等方面。

监督档案管理工作需要确保档案管理的规范性和有效性，保护企业档案的安全性和完整性。

六、评估档案管理工作评估档案管理工作是档案管理的重要手段，是优化档案管理工作的关键。

企业档案分类方案

企业档案分类方案企业档案是指组织、企事业单位等机构制定、收集、保管、利用和转移的各种文书档案，包括文件、报表、合同、决策、计划、工作总结、资料等。

对于企业而言，建立健全的档案管理系统，是提高企业管理水平的重要一环。

而档案的分类是档案管理中十分重要的一部分，正确的分类能够提高档案的利用率，降低管理成本。

本文将介绍一种完整的企业档案分类方案。

一、档案分类方式档案分类方式是指对档案材料按一定的标准进行归类和分组，一般来说，档案分类方式基于档案的类型、形式和内容，可采用以下几种分类方式：1. 按档案类型分类这种分类方式根据档案的类型进行分类，主要包括：行政档案、技术档案、财务档案、人事档案、法律档案等。

行政档案行政档案是指企业的各种行政管理和行政运作活动产生的相关文件档案。

主要包括：领导决策、行政管理、档案建设、文秘工作、宣传工作、会议决策、行政办公、安全保卫等方面的档案。

技术档案技术档案是指企业的各项技术工作、科研活动、产品研发、质量控制等方面的档案。

主要包括：研究报告、技术规范、专家意见、实验数据、产品检验报告、质量反馈、技术发明专利申请及证书、技术标准等档案。

财务档案财务档案是指企业的财务收支、预算分配、财务审核和会计处理等方面的档案。

主要包括：财务收支凭证、报销单据、发票、账簿等财务文件。

人事档案人事档案是指企业的人事任免、员工考核、薪酬福利等方面的档案。

主要包括：招聘聘用、员工考核、薪酬福利、培养选拔、退休离职等相关的档案。

法律档案法律档案是指企业的法律事务、法律纠纷等方面的档案。

主要包括：合同协议、投资协议、法律文书、法律咨询、诉讼仲裁和执行等相关的档案。

2. 按档案形式分类这种分类方式是按照档案的形式进行分类，主要包括：书面档案、电子档案、图片档案等。

书面档案书面档案是指以纸质格式存放的档案文件。

主要包括：文件、报表、合同、决策、计划、工作总结、资料等文件。

电子档案电子档案是指以电子形式存放的档案文件。

企业档案管理体系建设

收集的形式：一是对内收集
二是对外收集
2、管理类档案的收集
（1）、收集的要求
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。
归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。
要加强收集工作的调查。
（2）、收集的方法严格按照企业归档制度规定进行收集。
建立相关制度，加强对零散文件的收集。
影片照片缩微胶卷录音带
（1）、收集要求要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。要遵循科技档案的自然形成规律。要保证科技档案的完整、准确。
（2）、收集的方法按照归档制度的规定接收科技文件归档。
纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
如：正常收集和现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；对内收集和对外收集相结合。
一般工业企业档案分类编号示意图
一级类目
类目代号类目名称
01
经营管理类
02
生产管理类
03
行政管理类
04
党群管理类
05
产品生产类
06
科研开发类
07
项目建设类
08
设备仪器类
会计业务类 09
二级类目类目标识
类目代号类目名称
公元纪年公元纪年公元纪年公元纪年
按产品种类或型号设置
按课题或课题类型设置
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
档案保管期限一般分为：永久、定期（30年、10年）。
永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案。

档案全宗的名词解释

档案全宗的名词解释档案，作为一种载体记录着人类社会的发展历程和各项活动。

而为了更好地管理和利用这些档案，建立了档案全宗系统。

本文将从定义、作用、组成及分类等方面进行阐述。

一、定义档案全宗是指在档案管理中，将全国或地方范围内的档案按照机构、单位、个人等构成部分进行归类的一个集合体系。

全宗不仅包含了档案的名称和编号，还包含了有关的分类、参考和引用等信息，通过全宗的建设和管理，可以实现档案的组织、检索和利用。

二、作用档案全宗作为档案管理的核心，有着重要的作用。

首先，全宗系统可以为档案提供一个有序和结构化的管理框架，使其更易于管理和利用。

其次，全宗系统也可以为用户提供指引和参考，使他们能够更快地找到所需的档案信息。

此外，全宗还为档案管理提供了统计、分析和评价的基础，有助于更好地了解档案资源和科学决策。

三、组成档案全宗由若干个全宗备查册组成，每个全宗备查册则由若干个全宗册页组成。

全宗备查册包含了有关全宗的详细信息，如全宗名称、编号、分类等。

而每个全宗册页则列示了该全宗中的各个档案条目，包括档案名称、档号、起止日期等。

四、分类档案全宗的分类是按照一定的原则和规则进行的，其目的是为了便于档案的管理和利用。

常见的分类方式有以下几种：1. 机构分类：按照机构的层次和性质进行分类，包括国家机关、地方机关、事业单位等。

2. 主题分类：按照档案所涉及的主题进行分类，如教育、医疗、经济等。

3. 区域分类：按照地理区域进行分类，如按省、市、区等划分。

4. 个人分类：按照个人的身份和职务进行分类，如企业家、政治家、学者等。

需要注意的是，分类的原则和方式应该根据档案的具体情况灵活运用，以最大程度地满足管理和利用的需求。

五、管理档案全宗的建设和管理需要遵循一系列的规范和制度，以保证档案的完整性和可用性。

具体管理工作包括以下几个方面：1. 编制规范：制定统一的编码规则和名录标准，以确保各级全宗之间的连贯性和一致性。

2. 建档立卷：按照统一的规范和流程，对档案进行分类、整理、归档和编制全宗册页。