浅谈商务英语写作7c原则中的“准确性”

浅谈商务英语写作7c原则中的“准确性”

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摘要：随着经济全球化、贸易全球化的深入发展，英语在商务业务中的应用更加广泛。商务英语写作能力作为书写商务信函的必要能力，越来越被外贸从业人员所重视。商务英语写作中的7c原则是贯穿其中的指导性原则。本文针对商务英语写作7c原则中的准确性原则展开论述，阐述何为准确性、准确性在商务英语写作中的重要性，同时提出如何做到准确书写信函的建议。力图通过此篇论文，使读者了解准确性原则、掌握准确性原则在商务英语写作中的应用方法。Abstract: With the development of economic globalization and globalization of trade, English is more widely used in business. As a necessary ability to write business letters， Business English writing ability is increasingly valued by foreign trade practitioners. The criteria of seven “Cs” are the guiding principles that run through. The author of this paper tried to talk about what is correctness , what is the importance of correctness, and puts forward advice on how to achieve correctness. This paper aims to make readers understand the correctness and the application of correctness in business English writing.

关键词：7c原则；准确性；商务英语写作

Keywords：The criteria of seven “Cs”; Correctness; Business English writing

一·引言：商务英语信函在外贸业务中被广泛应用，掌握商务英语写作7c原则能够与外商建立良好的沟通与磋商。7c原则包括有清楚性、完整性、准确性、简洁性、具体性、礼貌性、体谅性，其中本文讨论的准确性能够通过实现语法、用词、称呼、信息等方面的准确，使得良好的公司形象得以树立，保证商务活动的顺利进行，从而在激烈的商务竞争中掌握先机。本文将界定准确性，阐述准确性的重要意义并提出做到准确性的方法。

二·何为7c原则以及准确性的要求

最初，美国哲学家Grice于1975年从形式逻辑和自然语言逻辑之间的差别出发，提出了人类会话一条指导性原则－“合作原则”（The Coorperative Principle）。他从“数量准则，质量准则，关联准则和方式准则”这四个范畴说明了“说什么”和“怎么说”的问题。“正是交谈者之间的这种合作使得他们能够持续的进行有意义的言语交际”（何兆熊，1987）。

随后，1983年，在吸收了Grice研究结果的基础上，Leech在《语用学原则》（Principles of Pragmatics）一书中系统的提出了“礼貌原则”理论。认为礼貌原则应该包含策略，大方，赞誉，谦虚，一致和同情这六条准则。1984年Bobby D.Sorrels在《Business Communication Fundamentals》一书中总结了6个C的原则，即：“简洁，准确，清楚，文采，体谅及连贯”。在此基础上，国内的学者也对其进行了补充和完善。其中最具代表性的是陈桂峰在《外贸英语函电写作中存在的误区及其对策》（2002）中指出了“清楚，简洁，正确，礼貌，完整和会话语调”这六项原则，指出了要会使用委婉语，避免使用大词，通过对写作总体的认识避免语意的含糊，保证结构的完整。2001年以陆墨珠，庄学艺和周耀宗为代表提出了今天普遍认可的7C原则。“礼貌，体贴，完整，清楚，简洁，具体，准确”这是现在在外贸函电的写作中人们常用的七项基本原则，它综合了各方面的说法，从一个更为广泛的角度去解释商务信函写作应遵循的原则。[1]由此，形成了如今的7c原则。

准确性是商业英语信函写作中重要的原则。首先，准确原则应保证单

词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确；其次还应确保信函所

涉及的信息、数字、事实准确无误；[2]最后还应注意称呼、书信格式等方面与读者身份相符合。[3]

三·违反准确性在商务信函与商务活动中的体现

1.违反“准确性”在商务信函语法方面的体现

Should any of the items is of interests to you, please let us know.

可以看出此句中“is”用法错误，should引导的句子be动词应该用原型，此处为商务信函书写中的语法错误。给人带来一种执笔者英语水平不高，写信态度不端正，业务水平较低的不良印象。

2.违反“准确性”在商务信函语义方面的体现

These products provided are exactly same to those samples.

These products provided are similar to those samples.

由此可看出，措辞会影响表达的意思。Exactly说法过于绝对，产品的质量势必会有所差别，很难保证一模一样，如此一说将造成商务贸易上有关产品质量的纠纷。选择不合适的词语将造成范围扩大或缩小，造成歧义，给对方的阅读造成困难，带来困惑。严重的将带来成本损失、信誉折损。

3.违反“准确性”在商务信函标点方面的体现

“The navy,”says Capital Michel Stern ,“will have more missile carriers.”

The navy says Capital Michel Stern will have more missile carriers.

可见，标点位置的准确将很大程度上作用于句子的意思，形成完全不同的语义。

4.违反“准确性”在商务信函专业术语运用方面的体现

Enclosed is the copy of receipt.

Enclosed is a copy of receipt.

A copy of receipt 是收据副本的意思。

在商务信函写作中，有许多需要应用商务名词术语的情况，如果用错，会给人专业素养低的印象。

四·违反“准确性”在信息数据方面的体现在阐述准确性原则的重要意义之前，先让我们回忆一次金融史上的乌龙指，2005年12月8日阳光明媚。日本瑞穗证券公司的一名经纪人在交易时出现重大操作失误，引发投资者恐慌并导致证券类股票遭遇重挫，东京证券交易所陷入一片混乱这个错误发生在当天上午开盘后不久。穗证券公司一名经纪人接到一位客户的委托，要求以61万日元(约合4.19万人民币)的价格卖出1股J-Com公司的股票。然而，这名交易员却犯了个致命的错误，他把指令输成了以1 日元的价格卖出61万股。这条错误指令在9时30分发出后，J-Com公司的股票价格便快速下跌。等到瑞穗证券公司意识到这一错误，55万股股票的交易手续已经完成。为了挽回错误，瑞穗发出了大规模买入的指令，这又带动J-Com股票出现快速上升，到8日收盘时已经涨到了77。2 万日元(约合人民币5。3万元)。回购股票的行动使瑞穗蒙受了至少270亿日元(约合18。5亿人民币)的损失。[4]可见，一个数字的失误违反了准确性原则，其结果是惨痛的。由此可见，实现商务的准确性，能够避免酿成巨大的经济财产损失乃至无法挽回的失误。