8号令讲解演示文稿解析

6、机关文件材料归档和不归档的范围（36）





根据《规定》第三条，机关文件材料归档 范围包括四个方面： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对机关工作、国家建设和历史研究具有利 用价值的文件材料； 二是机关活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机 关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材 料。

基建档案：
a、国家标准《科学技术档案案 卷构成的一般要求》GB/T 11822-2000 b、行业标准《国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规范》DA/T282002 c、国档发[1998]4号《基本建设 项目档案资料管理暂行规定》

会计档案：《会计档案管理办法》（财会字 [1998]32 号）
五、本机关机构演变、人事任免等文件材料；
六、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
七、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文 件材料；
八、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、
请示与本机关的复函、批复等文件材料。



《规定》第八条定期保管的文书档案主要 包括： 一、本机关职能活动中形成的一般性业务文件 材料； 二、本机关召开会议、举办活动等形成的一般 性的文件材料； 三、本机关人事管理工作中形成的一般性文件 材料； 四、本机关一般性事务管理文件材料； 五、本机关关于一般性问题的请示与上级机 关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统 计报表等；

机关联合召开会议、联合行文形成的文件 材料，主办机关和协办机关都对其进行归档， 除归档的是原件和副本、复印件的区别外， 主办机关对档案保管期限的划分明显高于协 办机关，主要是为了避免将来的重复进馆问 题。

党委办公厅、政府办公厅联合发文或召 开会议，通常用的是党委办公厅的发文字号， 这是以“两办”名义发文的惯例。但实际主 办者可能是党委办公厅，也可能是政府办公 厅，这就需要从会议或文件内容来看是属党 委还是政府归口管理的职责范围。
六、上级机关制发的属于本机关主管业务
的一般性文件材料； 七、上级机关和同级机关制发的非本机关 主管业务但要贯彻执行的文件材料； 八、同级机关、下级机关关于一般性业务 问题的来函、请示与本机关的复函、批复 等文件材料； 九、下级机关报送的年度或年度以上计划、 总结、统计、重要专题报告等文件材料。
2、《规定》制定的背景（24）
新中国成立以来，在划分机关文件材料 归档范围和档案保管期限工作方面，迄今为 止经历了五次较大的改革。 第一次是1956年、1957年中办秘书局、 国家档案局先后制定了《党的机关档案材料 保管期限的一般标准》、《国家机关一般档 案材料保管期限参考表》。
第二次是 1964年发布了《机关文书档案保 管期限参考表》（试行草案），将党政机关档 案保管期限表合二为一。 第三次是 1983年国家档案局颁发了《关于 文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的 文书材料的规定》。 第四次是 1987 年国家档案局颁发了《关于 机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料 归档和不归档的范围》。 第五次是2006年底颁布的国家档案局第8号 令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限规定》。

7、“第五条 凡属机关归档范围的文件材料，
必须按有关规定向本机关负责档案工作的部 门移交，实行集中统一管理，任何个人不得 据为己有或拒绝归档。” 这里的集中统一管理，可以从两个方面 来了解，一是对本单位档案的实体实行集中 统一保管，统一整理、编目、提供利用；另 一方面是对本单位的全部档案信息（目录、 数据等）按统一的管理制度进行集中管理。
8、“第六条 机关文书档案的保管期限定为永
久、定期两种。定期一般分为30年、10年。” 这一条改革了原有的文书档案保管期限的划 分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短 期”的划分方法改为“永久”和“定期”两种。 定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。 定期保管的文书档案实行标时划分，不能直 接注明或写上“定期”，而是直接标识“30 年”、“10年”等。 各机关应将保管期限为永久和定期在30年以 上的档案向同级国家综合档案馆移交。
《规定》第四条，机关文件材料不归档的范围也包 括四个方面： 一是上级机关的文件材料，普发性不需本机关办理 的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件 材料，供工作参考的抄件等； 二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改 稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群 众来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关 的文件材料，有关工作参考的文件材料；

主要是阐明了这次各机关编制的《机关 文件材料归档范围和文书档案保管期限表》要 经过同级档案行政管理部门的审批同意才能执 行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材 料归档范围和文书档案保管期限表时，应 全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料 的现实作用和历史作用，准确界定文件材 料的归档范围和划分档案保管期限。
电 子 文 件 ： a、《 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 》
பைடு நூலகம்


GB/T18894-2002 b、《电子公文归档管理暂行办法》国 家档案局第6号令 c、《大连市电子文件和电子档案管理 办法（试行）》大档发[2001]63号 d、《大连市文书档案目录数据交流标 准》大档发[2006]24号等七个档案数字化规范标准 艺术档案：《艺术档案管理办法》2002年2月1日文化 部、国家档案局

《规定》的组成
正文
附件
共15条
《文书档案保管期限表》共13大 项、84小项
《规定》正文部分解答
4、“第一条 为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归档范 围，准确划分档案保管期限，使所保存的档 案既能反映机关主要职能活动情况，维护其 历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华 人民共和国档案法》、《中华人民共和国档 案法实施办法》，制定本规定。” 第一条主要阐明了《规定》颁布的目 的、以及《规定》制定的法律依据。


对纸质文件材料归档的组成要件做出规 定，有文件发文稿纸、文件处理单的，与文 件正本、定稿一起归档。发文稿纸、文件处 理单包含拟办、批办、承办、审核、签发等 多种内容，体现文件形成的过程和来龙去脉。 应一起归档。
12、“第十一条 机关联合召开会议、联 合行文所形成的文件材料原件由主办机关 归档，其他机关将相应的复制件或其他形 式的副本归档。”
13、“第十二条 各机关应根据本规定，结合 本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的 文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经 同级档案行政管理部门审查同意后执行。 有垂直领导关系的中央、国家机关应依据 本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的 文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并 经国家档案局审查同意后执行。”
11、“第十条 机关对应归档电子文件的元数据、 背景信息等要进行相应归档。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸 文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。”
对机关电子文件和纸质文件材料的归档做出 了要求。 对电子文件的归档时的组成要件提出了特 殊要求，即电子文件归档时对电子文件的元数 据、背景信息等也要同时归档，这主要是为了 确保电子档案的长期有效性、可读性。
三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行 的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报和越级抄报的文件材料。
机关文件材料归档范围的四款规定是原则 性的，只对机关文件材料的归档范围作宏观 的、指导性的规定，而机关文件材料不归档 范围的四款规定则是明确的、具体的，具有 很强的操作性。 在机关文件不归档的范围中要注意两个问题： 一是关于历次修改稿的问题。一般性文 件的历次修改稿是不归档的，但重要的法律、 法规的历次修改稿要保存归档；有领导人重 要修改意见和批示、指示的稿本要保存归档。 二是机关的文件的最后定稿，原则上与 正本文件、文件处理单一并归档。
对《机关文件材料归档范围和文书档案保
管期限表》编制工作提出了要求。 在编制过程中，要注意以下四个问题：
一、与本机关的档案分类方案结合制定编制
本机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限表的工作方案，不管是按机构还是按问题 分类，都应针对本机关工作职能逐一编制一 份具有针对性和实用性的归档范围和档案保 管期限表。
《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》(8号令） 解读
贯彻国家档案局8号令培训内容
1、 8号令介绍 2、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 3、档案鉴定工作遵循的原则和标准 4、文书档案保管期限表 5、在贯彻实施《规定》的过程中要注意的问题 6、审批上报的具体要求
《规定》的发布实施将有力促进机关 档案基础业务建设。界定机关文件材料归 档范围和划分文书档案保管期限是机关档 案工作的基础性工作，是做好机关档案工 作的前提，关系到机关文件材料的存毁。 《规定》的发布实施对各级机关依法开展 文件材料范围和档案保管期限划定工作提 供了重要保障。
9、永久保管的文书档案内容和定期 保管的文书档案内容（40）
《规定》第七条永久保管的文书档案主要包括： 一、本机关制定的法规政策性文件材料； 二、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的 主要文件材料； 三、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 四、本机关关于重要问题的请示与上级机关 的 批复、批示，重要的报告、总结、综合统计 报 表等；


二是使用权限有严格的限制；令虽是行政 公文的主要文体，但并不是所有行政机关都有权 发布令。只有国家主席、国务院总理，国务院各 部部长、各委员会主任，县级以上各级人民政府， 才可以在法律规定的权限内发布令。