公文标准页码与格式

公文标准页码与格式

计算机基础与应用技巧，七，

---Word中默认字体格式的设置

在日常的行政性材料(如公文、总结、讲话等)的编写与处理过程中，对字体格式的要求很严格，一般要求正文字体为仿宋_gb2312、大小为三号。但是新建一个Word文档时，字体默认为Times New Roman、大小为五号。如何将默认字体直接改为仿宋三号以方便使用，具体过程如下:

新建一个Word文档，在“格式”工具栏下选择“字体”选项(或使用快捷键

Alt+O+F)，在打开的对话框中按下图进行设置。

然后点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，即可完成设置。

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重新打开一个Word文档，就会发现默认字体改为了“仿宋_gb2312”，大小改成了三号。

如果需要将默认字体改成其他格式，只需对应改动，具体过程同上。

公文处理与应用技巧，三，

---页码的规范设置

页码的规范设置

我们平时设置页码时～为了方便～总是将页码设成“居中”。其实～这种做法是错误的。

“新标准”规定:公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字～编排在公文

版心下边缘之下～数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7毫

米。单页码居右空一字～双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订

时～页码应当连续编排。

下面我们来具体分析:

首先～单页码居右空一字,双页码居左空一字。意思为:公文双面打印～

页码正面居右～空一个汉字,反面居左～空一格汉字。特殊情况～单面打

印页码“居右”。

再次～页码数字为阿拉伯数字～大小为4号。页码左右各放一条一字线～

所谓“一字线”～就是符号栏中的“—”符号,不是短的“,”符号,～左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。最后～页码应当连续编排～空白页不编排页码。

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在Word文档中～公文页码的格式具体细节设置如下: 打开或新建一个Word文档～在在“文件”工具栏下选择“页面设置”

选项,或使用快捷键Alt+F+U,～在“板式”选项卡下～将页眉和页脚设成

“奇偶页不同”～点击“确定”。如图1。

图1

然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项,或使用快捷键Alt+V+H,～点击图2红圈内的按钮～从默认“页眉”转换到“页脚”。

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图2

先设置奇数页的页码～按照图3点击红圈里的“插入页码”按钮～就会出现一个小阿拉伯数字“1”～将数字移动到右侧位置～将字体改成“宋体”～字号改成

“四号”。然后在“1”的左面空半个字符“插入”“特殊符号”的“一”～如图4,再在“1”右面空半个字符插入“一”。调整页码整体位置～使之右空一字。

图3

图4

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然后图5点击右边红圈里的“显示下一项”按钮～转到偶数页。再点击“插入页码”按钮～按照上面的步骤进行设置。同时将页码左空一字。

图5

最后～点击“关闭”按钮～将“页眉和页脚”工具栏关掉～即生成了规范格式的公文页码。

特别注意～公文页码的设置尽量不使用“插入”“页码”“外侧”这种设置～因为此种设置页码是含文本框的～格式固定无法改动～不符合公文规范:,王志龙,

公文版记的规范设置

党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。

版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。

新标准规定:

(1)版记中的分隔线:版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35毫米)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25毫米)。首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。

(2)抄送机关:公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

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(3)印发机关和印发日期:印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编01)，后加“印发”二字。

(4)版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。我们可以换算一下:高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米;那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。下面我们来具体设置分隔线。

点击“绘图”工具栏的“直线”(如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”)，将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅(粗线)，细线设为0.71磅，如图1;同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2:

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图1

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图2

版记中的“抄送机关”和“印发机关与印发日期”都有明确规定，大家按照规定对应设置即可。下面给出版记的整体示例(图3)，供大家参考学习。

发文机关署名和印章的设置

平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了,事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样～”

对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。

新标准规定:

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(1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文(或附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。