会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
一、文件准备
在进行会计档案的整理与归档前,首先需要准备相关的文件和材料。
这些文件和材料包括财务报表、会计凭证、原始凭证、账簿册页、往来凭证、业务合同、备忘录等。对于需要保留的文件,应该按照一定的分类标
准进行整理和编目。
二、文件整理
文件整理是指对准备好的文件进行分类和整理,以便于后续的归档和
检索。在进行文件整理时,可以按照不同的会计科目或业务类型进行分类,也可以按照不同的时间段进行归档。
文件整理的步骤包括:(1)按照类别或科目对文件进行分组。将同
一类别或科目的文件放在一起,如将财务报表放在一起,将会计凭证放在
一起。(2)将同一类别或科目的文件按照时间顺序进行排序。将早期的
文件放在前面,按照年度或月份进行排列。(3)对于需要保留的重要文件,可以将其复印或扫描成电子档,并将原件和复印件放置在同一个文件
夹中。
三、文件编目
文件编目是指对整理好的文件进行编号和登记,以方便后续的查找和
归档。可以使用数字编号或字母编号的方法,将每个文件进行标识。同时,需要建立一个文件目录或索引表,对不同的文件进行登记,包括文件编号、文件名称、文件所属类别、文件的存放位置等信息。
四、文件归档
文件归档是将整理和编目好的文件按照一定的存放位置进行存档。可
以使用文件夹、文件柜、存储盒等工具进行存放。在进行文件归档时,需
要注意以下几个方面:(1)不同的文件类别应该分开存放,避免混淆和
错乱。(2)需要进行防火和防潮处理,保证文件的安全和完整。(3)可
以根据文件的重要性和使用频率进行分级存储,将重要文件存放在易于取
会计档案整理归档方法
会计档案整理归档方法
1.按照时间先后顺序归档:
这是最常用的整理归档方法之一,按照会计凭证的制作时间,从早到晚的顺序进行归档。可以采用月份划分,每个月一个文件夹,文件夹内按日或按凭证编号进行排序。此方法适用于需要按照时间顺序查看和跟踪会计记录的情况。
2.按照科目分类归档:
根据会计科目的分类进行归档,比如按照资产、负债、所有者权益、成本、损益等科目分类,然后在每个科目内按照时间先后顺序进行排序。这种归档方法适用于需要根据科目进行查询和分析的情况。
3.按照业务流程归档:
按照不同的业务流程进行归档,比如采购流程、销售流程、财务流程等。在每个流程内按照时间顺序进行排序。这种归档方法适用于需要根据业务流程进行查询和了解业务进展情况的情况。
4.按照关键字归档:
无论采用哪种归档方法,都需要注意以下几点:
1.确保文件的完整性:每个文件夹内应包含完整的会计凭证和相关资料,确保没有遗漏。
2.标注文件信息:在每个文件夹或文件上标注清晰的信息,比如凭证编号、日期、科目名称等,便于查找和管理。
3.定期整理和清理:定期检查文件的完整性和准确性,清理不必要的文件,确保档案的整洁和有序。
4.安全保管:将归档文件妥善保管,确保文件的安全和隐私。
总之,会计档案整理归档是会计工作中非常重要的一项任务。通过选择适合自己公司实际情况的整理归档方法,可以提高会计资料的管理效率和准确性,为公司的财务工作提供有力的支持。
会计档案整理方法讲义
会计档案整理方法讲义
会计档案整理是指将会计记录、凭证和其他相关会计资料按照一定的
规则和程序进行整理、归档和存档的过程。它对于企业来说是非常重要的,可以保障会计信息的完整、准确和可靠性,为企业管理、财务分析和决策
提供重要的依据。下面将介绍会计档案整理的一般方法和步骤。
一、会计档案的整理方法
1.建立档案分类体系
在进行会计档案整理前,首先应根据企业的业务特点和需求,建立一
套完整的档案分类体系。档案分类体系的建立应符合会计制度和相关法律
法规的规定,同时也应考虑到企业的业务流程和管理需求。常见的档案分
类包括:凭证档案、账簿档案、报表档案、税务档案、合同档案等。
2.规范档案整理流程
档案整理应按照一定的程序和规则进行,以保证档案整理的准确性和
一致性。一般的整理流程包括:收集原始会计资料和凭证、逐笔归档、整
理会计档案册目录、建立档案编号和归档册等。
3.归档顺序和标志
档案的归档顺序应按照文件编号、日期和科目等因素进行确定。一般
情况下,会计档案按照年度、月份和凭证号等进行归档。同时,可以在档
案上标注归档时间、档案编号和保管责任人等,以便查找和管理。
4.定期检查和整理
会计档案应定期进行检查和整理,以确保资料的完整性和可用性。其中,重点检查凭证、账簿和报表等核算资料的存储和归档情况,及时补充遗漏和完善不完整的档案。
二、会计档案整理的步骤
1.收集原始会计资料和凭证
2.逐笔归档
逐笔归档是指将收集到的会计资料和凭证按照一定的顺序进行整理和归档。一般情况下,可以按照凭证的日期、编号和科目等因素进行归档,确保档案的顺序和完整性。
会计档案整理方法
会计档案整理方法
会计档案整理方法是会计工作中非常重要的环节,它涉及到对会计资料的整理、归档、保管和使用等方面的工作。合理的会计档案整理方法能够提高会计工作的效率和准确性,保障会计资料的安全和可靠性。下面我将介绍一种较为常用的会计档案整理方法。
首先,会计档案的整理工作应该在每个会计期结束后立即进行。整理的流程可以分为以下几个步骤:
1.核对并与会计凭证相符。会计凭证是会计记录的基础,在整理档案之前,需要核对会计凭证的准确性和完整性。可以依据会计凭证的分类和编号进行核对,确保没有遗漏或错误。
2.归档会计凭证。归档会计凭证时,可以按照会计凭证的分类和时间顺序进行分类,例如按照收入、支出、资产、负债等分类,然后按照年份和月份进行归档。可以使用文件夹、盒子或文件柜等进行存放,同时需要标注好分类和时间信息,方便以后查询和检索。
3.编制会计账簿。会计账簿是反映企业经济活动情况的主要工具,包括总账、明细账、日记账等。在整理档案时,需要根据会计凭证上的信息编制相关的会计账簿,确保会计账目的准确性。
4.编制会计报表和财务分析报告。会计报表是企业财务状况和经营成果的主要报告形式,它包括资产负债表、利润表、现金流量表等。在整理档案的同时需要编制会计报表,并根据需要进行相关的财务分析报告。
5.定期备份和存档。会计档案是非常重要的财务资料,需要定期备份和存档,确保资料的安全性和可靠性。可以使用硬盘、云存储等方式进行备份,同时需要注意备份的完整性和可还原性。
在进行会计档案整理时,还需要遵守以下原则:
1.准确性原则。整理档案的过程中需要保证会计凭证和会计账簿的准
会计档案整理标准
会计档案整理标准
会计档案整理标准是指制定一套规范的规定,用于指导会计人员进行会计档案的整理和管理。主要内容包括以下方面:
1. 归档原则:按照会计期间、科目、性质、时间等原则进行归档。
2. 档案分类:按照会计科目、凭证种类、业务范围等分类建立档案。
3. 档案命名:依据规定的档案分类规则进行文件命名,确保易于查找和识别。
4. 档案保管:建立合理的档案室并制定档案保管制度,确保档案安全、完整、准确。
5. 档案审查:建立档案审查制度,定期对档案进行审查,发现问题及时处理。
6. 档案借阅:建立档案借阅制度,保证档案的合法提供和使用。
7. 档案保密:建立档案保密制度,保护公司业务、财务等重要信息的安全。
总之,会计档案整理标准是为了确保会计档案能够达到规范、统一、安全、保密的要求,保障公司业务的正常运作。
会计档案整理归档方法
会计档案整理归档方法
第1篇:会计档案整理归档方法
1、总的方法:顺其自然,单件归档。即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、“件”含义
(1)单份文件,一份文件为一件;
(2)正件与附件合为一件;
(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;
(4)会议记录、会议纪要成套*材料每次(期)为一件;
(5)各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
3、分类
按年度——保管期限(永久、长期、短期)进行分类整理归档。
4、编制页码:原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑*的墨水笔填写都可以。归档文件整理方法
5、盖章编号
(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式:
(2)档案章的项目及填写内容:
件号:文件的顺序号。年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1个流水号,每年断号。
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。如:“2000”
保管期限:归档文件保管期限的名称。如:“永久”注:在每年归档工作结束后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
5、装盒及填写盒内备考表
(1)归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的未完,继续阅读 >
第2篇:档案知识之归档文件的整理原则
归档文件的整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间必然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法
一、会计档案
会计档案是经济档案的重要组成部分,是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因,不是为了供人查阅而专门形成的,而是作为一种核算手段,为了处理某种会计事项的需要,在会计活动中形成的,由于其中某些资料具有保留价值,因而进行系统地整理,形成了会计档案。因此,一般地说,与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等,不是随意留存下来而成为会计档案的,而是按照一定程序和方法集中保存起来,才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存,就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷
为了更好地发挥会计档案的作用,必须对会计档案进行挑选、
整理、分门别类,按序存放,集中保管。整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容,是保存、利用会计档案的前提,会计机构、会计人员必须认真对待,努力做好。应当注意,不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料,应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致,要对会计档案材料进行科学分类,达到便于查找和调阅,也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。下面按会计档案的类别,分别叙述一下整理、归档的有关内容。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法
一、会计档案的整理方法
1.建立档案管理制度:制定会计档案的管理制度,明确档案的存放位置、管理权限、编号规则、保存期限等。
2.分类整理:根据会计凭证的种类和功能,将其按照一定的顺序进行
分类,例如凭证的种类包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等,可以按照
凭证的种类进行分类整理。
3.编制目录:建立会计档案的目录,包括会计凭证、会计账簿、财务
报表等的目录,并根据档案的重要性和使用频率进行排序。
4.建立编号系统:为每个会计档案建立独立的编号,以方便查询和管理。编号可以按照时间、凭证种类、账簿科目等进行编制。
5.碳化处理:对于重要的会计凭证、会计账簿等重要档案,可以进行
碳化处理,以防止档案丢失或损坏。
6.整理财务报表:对财务报表进行整理,按照会计期间、科目等进行
排序,并编制相关的汇总报表。
7.归档:将整理好的会计档案按照一定的顺序和规则进行归档,包括
凭证的存放、账簿的存放等。
1.确定归档地点:根据公司的要求和实际情况,确定会计档案的归档
地点,可以是公司内部的专门存档室,也可以是外部的专门档案管理机构。
2.根据存放期限进行归档:根据法律法规和公司的要求,确定会计档
案的存放期限,例如,财务报表存放期限为10年,会计凭证存放期限为
5年等。
3.建立存档目录:为会计档案建立存档目录,包括凭证的编号、日期、摘要以及账簿的名称、期间等内容,以方便后续的查询和管理。
4.制定存放规则:确定会计档案的存放规则,例如,按照年份进行存放,或者按照凭证种类进行存放等。
5.标注档案信息:为每个会计档案进行标注,包括档案的编号、存放
会计档案的整理与归档方法(5篇)
会计档案的整理与归档方法(5篇)
第一篇:会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。
(一)会计凭证:
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)
1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。
2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
(二)会计帐簿:
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、
形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种:
会计档案整理归档实施方案
会计档案整理归档实施方案
一、前言
会计档案是企业的重要资料,它记录了企业的经营活动和财务状况,对企业的管理和决策具有重要的参考价值。因此,对会计档案的整
理归档工作显得尤为重要。本文旨在提出一套科学、规范的会计档
案整理归档实施方案,以确保会计档案的安全、完整和准确。
二、整理归档原则
1. 真实性原则:会计档案的整理归档应当真实、准确地反映企业的
经营活动和财务状况。
2. 完整性原则:会计档案的整理归档应当保证档案的完整性,不得
遗漏任何重要信息。
3. 时效性原则:会计档案的整理归档应当及时进行,确保档案信息
的及时性和有效性。
4. 安全性原则:会计档案的整理归档应当保证档案的安全,防止档
案遭到破坏、丢失或泄露。
三、整理归档步骤
1. 会计档案的整理
(1)分类归档:按照会计档案的性质、用途和时间顺序进行分类,确保档案的清晰和有序。
(2)清点核对:对已分类的会计档案进行清点核对,确保档案的完整性和准确性。
(3)整理装订:对清点核对无误的会计档案进行整理装订,确保档案的整洁和规范。
2. 会计档案的归档
(1)建立档案目录:按照会计档案的分类,建立相应的档案目录,便于查阅和管理。
(2)制作档案封面:对已整理装订的会计档案制作封面,标明档案的名称、编号、存放位置等信息。
(3)存放归档:将已制作封面的会计档案按照档案目录进行存放归档,确保档案的安全和便捷查阅。
四、整理归档的质量控制
1. 审核验收:对整理归档工作进行审核验收,确保整理归档工作的准确性和规范性。
2. 定期检查:定期对会计档案的整理归档工作进行检查,及时发现和纠正问题。
会计档案整理步骤
会计档案整理步骤
一、准备工作
1.列出会计档案:列出会计档案,清楚表明档案所有者,档案号码,档案存放地点,以及其他重要信息。
2.收集所需材料:准备好存放档案的容器、档案盒和标签等,并收集所有的文书,并将其依循会计档案的法定规定分类整理。
二、档案整理
1.按照财务年度排列档案:将会计档案按照不同的财务年度进行分类整理,以便于档案的寻找。
2.根据业务性质排列档案:将同一财务年度的会计档案按业务性质进行细分,如财务账簿、收据、财务凭证、结转凭证等。
3.根据实物排列档案:将会计档案按实物性质分类存放,如固定资产、存货、应收账款等。
4.按照工具类别排列档案:将会计档案按工具类别分类存放,如报表、报告、记账凭证、发票等。
五、整理完成
1.归档会计档案:整理好的会计档案应根据分类结果依次归入档案盒,并使用标签标明档案所有者、档案存放地点等信息,以便便捷查询。
2.更新档案索引簿:将新归档的会计档案添加到档案索引簿,以便今后查询检索。
3.注意安全性:要将容器或档案盒的封口好,以防止湿气侵蚀和氧化。
会计档案的整理方法
会计档案的整理方法
有关会计档案的整理方法集锦
无论在学习、工作或是生活中,整理会计档案是会计工作人员的重要工作内容,会计档案的整理是有一定步骤的。下面是店铺帮大家整理的会计档案的整理方法,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。
会计档案的整理方法
一、决算报表
1、按“卷”整理。一册(本)为一卷,编制一个档号,档号构成:全宗号—目录号—案卷号。
2、编页号:以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
3、填写会计档案盒的封面及盒脊
(1) 全宗名称:全宗名称相当于立档单位的名称,填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
(2)案卷题名:由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
(3)起止时间:填写形成本盒会计档案的起止年月日。
(4)卷数、张数:填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
(5 )保管期限:按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
(6)全宗号、目录号
(7)案卷号:填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
(8)盒号:暂不填。
(9)填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入电子文档管理系统
点“档案著录”中的“案卷著录标引” 点“添加” 档案类别“会
计档案” 二级类目“财务报告类” 保管期限“永久” 年度“2016” 题名2016年决算报表” 文件开始时间文件截止时间件数(该卷盒内文件份数)载体数量(最后一个页号)点保存。
二、会计账簿
会计档案整理与归档方案
会计档案整理与归档方案
会计档案会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。
1定义
会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映,通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律,在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料,为国家制定及单位制定经营决策提供参考。
《》规定,“各单位对会计凭证、和其他会计资料应建立档案,妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定。”因此,法律主要依据是《》,由国务院财政部门和会同制定。
2特点
与文书档案、科技档案相比,会计档案有它自身的特点,主要表现在三个方面:
一、形成范围广泛,凡是具备独立会计核算的单位,都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织,一方面会计档案在社会的各领域无处不有,形成普遍;另一方面,会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位,会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料,而且产生的数量也大。
二、档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多,如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等,但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的,即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性,是其他门类档案无可比拟的,它便于整理分类,有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一、
工作范文 会计档案的整理与归档操作方法 精品
会计档案的整理与归档操作方法
一、会计档案
会计档案是经济档案的重要组成部分,是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因,不是为了供人查阅而专门形成的,而是作为一种核算手段,为了处理某种会计事项的需要,在会计活动中形成的,由于其中某些资料具有保留价值,因而进行系统地整理,形成了会计档案。因此,一般地说,与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等,不是随意留存下来而成为会计档案的,而是按照一定程序和方法集中保存起来,才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存,就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷
为了更好地发挥会计档案的作用,必须对会计档案进行挑选、
整理、分门别类,按序存放,集中保管。整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容,是保存、利用会计档案的前提,会计机构、会计人员必须认真对待,努力做好。应当注意,不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料,应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致,要对会计档案材料进行科学分类,达到便于查找和调阅,也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。下面按会计档案的类别,分别叙述一下整理、归档的有关内容。
会计档案整理归档方法
会计档案整理归档方法
一、会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类,各类排列和编号如下:
(1)会计凭证按时间和原始凭证号顺序组卷,凭证卷脊要填写年度、月份、凭证号(自XX号至XX号)、卷号(年度内序号)。
如果有若干个机构和核算单位时,先按机构或核算单位的先后顺序排列好,再在同一个机构或核算单位内按形成的先后顺序排列,一年编一个案卷序号,保管期限为15年。
(2)会计账簿,帐簿一本组成一卷。历年现金账和银行账,按形成时间的先后顺序排列,编一个序号,保管期限为25年。其它账,按形成时间的先后顺序排列,编一个序号,保管期限为15年。
(3)财务报告,历年的决算报表按形成时间的先后顺序排列,编一个案卷序号,保管期限为永久。
(4)工资表按永久保存。历年工资表按产生时间的先后顺序排列,编一个序号
二、会计档案要编制案卷目录。既按凭证、账簿、财务报告、其它等四大类分别按保管期限的不同依年代顺序编制案卷目录。
会计档案管理步骤
会计档案管理步骤
一、收集整理
会计档案的收集整理是档案管理的基础工作之一。在会计年度结束后,财务部门应将本年度形成的会计凭证、账簿、报表等会计资料进行全面、系统地整理,并移交档案部门。档案部门应对接收的会计档案进行清点、登记和归档,确保档案完整、准确、有序。
二、分类归档
为了便于管理和利用,会计档案需要进行分类归档。分类标准可以根据单位实际情况和档案管理需要来确定,一般可以根据会计科目、凭证种类、时间顺序等进行分类。分类后,应将档案按照分类标准有序地放入档案盒或档案柜中,并做好档案目录和索引。
三、存储备份
为了防止档案丢失或损坏,会计档案需要进行存储备份。备份可以采用纸质备份和电子备份两种方式。纸质备份应定期进行晾晒、防潮、防虫等保养工作,电子备份应存储在可靠的存储介质中,并定期进行数据校验和维护。
四、保管保密
会计档案属于单位内部机密资料,需要进行保管保密。档案管理部门应建立健全档案管理制度,对档案的借阅、查询、复制等操作进行严格控制和管理,确保档案的安全和保密。同时,档案管理人员也应当严格遵守保密规定,不得私自泄露档案内容。
五、利用更新
会计档案的利用更新是档案管理的重要环节之一。档案管理部门应当根据单位内部管理和外部监管的要求,定期对会计档案进行更新和利用。更新内容包括补充新的会计资料、替换过时资料等。在更新过程中,应当保持档案的完整性和准确性。
六、销毁审批
会计档案的销毁需要经过严格的审批程序。当会计档案已经过期或失去保存价值时,档案管理部门应当按照规定对其进行销毁。销毁前,应当由相关人员填写销毁审批表,经领导审批后进行销毁。销毁时应当注意环保和安全问题,不得随意丢弃或排放有害物质。
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会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局1998年制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。具体包括:
(一)会计凭证类
包括现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算、工资凭证等;
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。
2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
(二)会计帐簿类
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种:
1、序时帐簿(又称日记帐)、出纳帐、银行帐;
2、分类帐簿:
分类帐簿分总帐和明细帐两种
(1)总帐(总分类帐),即按总分类帐户分类登记的帐簿;
(2)明细帐(明细分类帐),即按明细帐户分类登记的帐簿;
3、辅助帐(备查帐簿),还有固定资产明细帐(卡片)各种登记簿等都要归档,即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。
(三)会计报表类
会计报表是用统一的货币计量单位,综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动,财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载,加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类,主要有:
1、从内容分:资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等;
2、从时间分:旬报、月报、季报、年报等;
3、从单位分:基层报表、汇总表等。(按各机关在编制会计报表时,所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档
。)
(四)工资表:
工资表是按照“各尽所能,按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有:工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。
(五)综合管理类
综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷,但编案卷号时,可与报表一起编号,属永久卷排在决算报表的后面,属短期卷的排在月报表的前面。
三、会计档案立卷整理
(一)会计档案材料保管期限
企业会计档案的保管期限划分按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》中的《企业和其他组织会计档案保管期限表》的规定执行。
企业和其他组织会计档案保管期限表
其中,关于工资表的保管期限(暂定)
工资发放名册、卡片 30 年;
各种奖金发放名册
30 年;
工资转移、证明、通知存根 30 年。
(二)会计档案整理:
1、 会计档案二级及二级以下目录设置
(3
会计档案的立卷应遵循经济活动和财务收支过程的规律,由财务部门办理终结后,按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册,组成基本保管单位。
在立卷的时候,应该把一本凭证作为一个保管单位。会计报表的整理是将年报、季报和月报分开立卷,同时也结合考虑报表的多少组成保管单位。立卷时会计报表逐张编页号;会计帐薄原末编页号的,要编页号;对会计凭证、记账凭证未编流水号的,应按其形成时间先后在右上
角编号。
四、会计档案移交保管利用
(一)档案移交
每个单位的会计档案由会计部门保管三年,期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。
(二)档案保管
会计档案整理、归档后,原则上保持原卷的封装,不要随便打乱,不能拆卷,如特殊情况,必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订,但原封面不符合要求的,必须按规范要求重新加上封面,并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管,方便查找。
财务部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、
系统、准确,卷内材料排列、编号是否符合要求,凡不符合要求的案卷,档案室有权拒绝接收,并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。
(三)利用
会计档案利用,主要有三方面:
(1)会计分析利用档案;
(2)会计检查使用档案;
(3)日常查考利用档案。
利用、借阅会计档案,必须登记,阅后及时归还,利用者对档案不得污损、毁坏,违者要追究责任,情节严重的要依法追究法律责任,严肃处理。
五、鉴定、销毁
(一)鉴定
会计档案鉴定分三步:
1、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查,提出销毁意见;
2、复查鉴定。在初步鉴定基础上,由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正;
3、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核,确定无保存价值的档案作出销毁结论。
(二)销毁
销毁档案,要列销毁清册,并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁,要由本单位领导审核后,再报上一级主管部门批准。
对未了结的债权、债务的原始凭证,要单独抽出,另行整理立卷、编目,由本单位的档案室保存到债务结清为止。