文件和资料管理规范
文件资料保密管理规程
文件资料保密管理规程
1. 目的与适用范围
本规程旨在规范公司内部文件资料的保密管理，确保敏感信息安全，适用于公司所有员工及与公司合作的外部人员。
2. 保密资料定义
保密资料包括但不限于商业秘密、技术资料、客户信息、员工个人
信息等，所有未经公开的内部文件和数据。
3. 保密等级划分
根据资料的敏感程度，将保密资料分为三个等级：绝密、机密、秘密。
4. 保密措施
a. 物理安全：保密资料应存放在安全的物理环境中，如加锁的文
件柜或保险箱。
b. 技术安全：使用密码保护、加密技术等手段确保电子资料的安全。
c. 人员管理：对接触保密资料的人员进行严格审查，签订保密协议。
5. 保密资料的使用与传递
a. 使用：仅限授权人员在必要时使用保密资料。
b. 传递：保密资料的传递应通过安全的方式进行，如加密邮件、
安全的数据传输通道。
6. 保密资料的销毁
保密资料在不再需要时，应按照公司规定的程序进行销毁，确保信
息不被泄露。
7. 保密培训与教育
定期对员工进行保密意识培训，提高员工对保密工作的认识和重视。
8. 违反保密规定的处理
对于违反保密规定的行为，公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分，严重者将依法追究法律责任。
9. 保密管理的监督与检查
设立专门的保密管理小组，负责监督保密规定的执行情况，并定期
进行检查。
10. 保密管理规程的修订
根据公司实际情况和法律法规的变化，定期对本规程进行修订和
更新。
11. 附则
本规程自发布之日起生效，由公司保密管理小组负责解释。
公司文件资料管理制度
公司文件资料管理制度一、引言在现代企业管理中，文件资料是重要的工作内容之一，它涉及到企业的信息流转、决策支持和风险控制等方面。
为了保证文件资料的高效管理和利用，本公司特制定了《公司文件资料管理制度》，旨在规范公司文件资料的流转、归档和保管，提高工作效率和信息安全性，保障公司的正常运营。
二、文件资料的定义与分类1. 文件资料的定义文件资料指公司内部产生的各类纸质文件、电子文件和数据信息，包括但不限于公文、合同、报表、备忘录、会议纪要、电子邮件等。
2. 文件资料的分类根据文件资料的性质和用途，将其分为以下几类：a) 公司内部文件：公司内部部门之间的文件、报表和备忘录等；b) 外部合同文件：与外部客户、供应商签订的合同、协议和相关附件等；c) 人事档案文件：员工的个人资料、合同、培训记录和考核评估等；d) 财务会计文件：包括财务报表、凭证、发票等涉及财务核算的文件；e) 项目管理文件：与各类项目相关的合同、计划、进展报告等。
三、文件资料的管理流程1. 文件资料的流转a) 文件产生与签发：文件由相关部门或人员起草并经主管部门审批后签发；b) 文件传递与接收：签发后的文件按照指定的流转路径传递给相关接收人员；c) 文件传阅与汇签：需要多个部门或人员共同办理的文件，需按规定进行传阅和汇签，确保全面审查；d) 文件核查与批准：相关人员按照规章制度对文件内容进行核查和批准；e) 文件执行与落实：文件被执行并落实，相关人员需按照文件要求进行操作或执行。
2. 文件资料的归档与保管a) 文件分类与编号：根据文件资料的性质分类，并为每个文件进行唯一编号；b) 文件整理与装订：文件归档前进行整理和装订，保证文件的完整性和可读性；c) 文件归档与存档：归档的文件按照文件分类的要求，存放到专门的文件柜或存档室；d) 文件检索与查阅：用户可通过指定的流程和授权，进行文件的检索和查阅；e) 文件保密与销毁：涉及公司机密信息的文件需按照保密要求进行存储和销毁。
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
文件和资料的管理制度
文件和资料的管理制度1. 引言在现代社会，信息已经成为一种宝贵的资产，尤其在企业或组织中，各种信息的管理和维护显得尤为重要。
文件和资料的管理作为信息管理的一个重要方面，其规范化和有效性对企业和组织的运作非常重要。
本文将为读者介绍文件和资料的管理制度。
2. 文件和资料的定义文件和资料是指企业或组织运作中，所产生的、记录、保存、传达和使用的各种书面、口头、图像、电子化的信息载体。
3. 文件和资料的管理目的透过文件和资料的管理，可以有效的达成以下目的：1.保障文件和资料的准确性、完整性、可靠性和安全性；2.1. 合理利用企业或组织的信息，并规范它的流转； 2.2. 便于企业或组织中对信息的监控、评估及决策，使管理工作科学化和合理化； 2.3. 便于合作、协调工作，并提高工作效率和效益。
4. 文件和资料管理的基本原则文件和资料的管理应当遵循以下原则：1.规范性原则：文件和资料的存储、传达、利用必须经过规范、正式的程序；2.安全性原则：文件和资料的安全性必须保证，确保不被非法泄露、侵犯或丢失；3.原始性原则：文件和资料的原始性必须予以保障，禁止篡改任何文件记录；4.经济实用原则：文档管理过程中，必须确保高效、节约的原则，提高效率；5.便捷性原则：文件和资料的检索、查找、传达必须方便快捷。
5. 文件和资料的管理体系对于企业或组织来说，建立良好的文件和资料管理体系显得尤为重要，可以使文件和资料管理具有可操作性和有效性。
具体包括以下几个环节：1.文件和资料的收集与归档：组织各部门统一收集、整理、归档文件和资料；2.文件和资料的检索与查询：组织建立科学的档案库，方便文件和资料的查阅和查询；3.文件和资料的传递：规范的文档型态及传递流程，可确保在必要的场合下能够快捷地通过网络等方式传递文件和资料；4.文件和资料的保管：建立完善的保管措施，确保文件和资料的安全性；5.文件和资料的销毁：及时对不再需要的文件和资料进行销毁，以保证数据的安全。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
文件资料管理规定
文件资料管理规定一、文件资料的定义和重要性文件资料是组织和个人在工作和生活中产生的各类书面记录和信息，如公文、报告、合同、备忘录等。
它们具有重要的历史、法律和工作价值，对组织和个人的正常运转和决策起着至关重要的作用。
因此，制定一套科学合理的文件资料管理规定是非常必要的。
二、文件资料管理的原则1. 合法原则：文件资料的收集、保管、传递和利用必须符合国家法律法规的规定，确保合法合规。
2. 规范原则：建立统一的文件资料编码规则和命名规范，明确文件资料的分类和编号，以提高文件的检索效率和管理水平。
3. 完整原则：对文件资料进行全面、准确的记录，确保文件完整性和真实性。
4. 保密原则：对涉密文件资料进行严格的保密措施，保护国家和个人的利益。
5. 方便原则：为用户提供便捷的检索和利用服务，提高工作效率。
6. 经济原则：合理利用文件资料，节约资源，提高管理效益。
三、文件资料的管理要求1. 文件资料的收集：建立文件资料收集制度，统一管理单位的文件资料收集，确保及时获取相关信息。
2. 文件资料的归档：制定文件资料归档规定，对文件进行分类、编号和装订，确保文件的整齐有序和易于管理。
3. 文件资料的保管：建立完善的文件资料保管制度，制定文件存放位置、保管期限等相关规定，确保文件的安全可靠。
4. 文件资料的检索：建立简便的文件资料检索系统，通过文件名称、编号、日期等进行检索，提高文件的查阅效率。
5. 文件资料的传递：规定文件资料的传递渠道和流程，确保文件的准确传递和信息的连贯性。
6. 文件资料的销毁：制定文件资料销毁规定，依法对过期、无用的文件进行定期清理和销毁。
7. 文件资料的备份：建立文件资料备份制度，确保文件的安全备份和灾难恢复能力。
四、文件资料管理的措施1. 建立文件资料管理部门：设立专门的文件资料管理部门负责文件资料的收集、归档、保管等工作。
2. 培训文件资料管理人员：对文件资料管理人员进行培训，提高其文件管理的专业水平。
公司文件资料管理制度（通用7篇）
公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。
那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编整理的公司文件资料管理制度（通用7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。
公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
公司文件管理规范
公司文件管理规范1. 前言公司文件是组织内各个部门和员工进行工作的重要资料，合理、规范地管理文件对于公司日常运营至关重要。
为了提高文件管理效率、保护文件安全，制定本文件管理规范以规范文件保存、分类、归档以及权限控制等方面的操作。
2. 文件保存- 所有员工在保存文件时需要遵循统一的命名规则，确保文件名称简明、清晰、易于理解。
- 文件应当保存在适当的目录下，避免保存在桌面或其他不相关的文件夹中，以方便查找和管理。
- 建议使用云存储或网络共享存储进行文件共享，以便于多人协作和远程访问。
3. 文件分类- 公司文件应按照文件类型和内容进行分类，建立文件夹层级结构。
- 常见的文件分类可以包括：财务文件、人力资源文件、市场营销文件、客户文件等。
- 对于重要文件，可以额外建立备份文件夹，确保文件的可靠性和安全性。
4. 文件归档- 为了避免文件堆积和混乱，公司需要定期进行文件整理和归档。
- 不再需要的文件应及时归档或删除，避免占用存储空间。
- 归档文件需要进行标记和记录，以便日后需要时能够快速定位。
5. 文件权限控制- 文件夹和文件的权限应根据员工的职位和需要进行合理设置。
- 根据员工工作职责的不同，应设置不同的访问权限，确保敏感信息的安全。
- 定期检查和更新权限设置，保证权限与员工职责的一致性。
6. 文件备份- 为了防止因各种意外事件导致文件丢失，公司需要定期进行文件备份。
- 备份可以放在不同的存储介质上，如云存储、外部硬盘等，以防止单一媒介故障。
- 重要文件的备份频率应更高，并保留多个历史版本，以便于恢复和回溯。
7. 文件流转和审批- 公司内部文件需要有明确的流转和审批流程，确保文件的合法性和准确性。
- 在需要共享和协同编辑的文件上，应使用合适的协同工具进行管理，并记录修改历史。
- 文件流转和审批过程需要进行记录和追踪，以备查证和追责。
8. 文件销毁- 不再需要的文件应遵循公司政策进行合理销毁。
- 对于含有敏感信息或个人隐私的文件，在销毁之前需要进行适当的处理，确保数据安全。
文件和资料管理办法
文件和资料管理办法一、背景随着信息化时代的到来，政府、企事业单位的日常工作逐渐数字化、电子化。
纸质文件逐渐转变为电子文件，文件管理也面临着新的挑战。
因此，针对电子文件和资料的管理办法就显得尤为重要。
二、管理原则1. 完整性原则完整性原则是指文件或资料应当按照其本来的状态妥善保管，禁止进行删减、篡改或更改。
遵照完整性原则有利于保持文件或资料的原始性，保护其真实性、完整性，维护文件或资料的可信度。
2. 保密性原则保密性原则是指对于一些涉密资料或文件，应该建立严格的保密制度，做好密级管理。
未经批准，不得泄露。
严格遵守保密性原则有利于维护国家安全和单位信息安全。
3. 准确性原则准确性原则是指文件和资料要求高度准确和可靠，不允许存在任何错误和瑕疵。
关键数据要进行备份，确保数据的准确性和及时性。
4. 便捷性原则便捷性原则是指文件和资料管理应具有易查找、操作简便的特点，保证文件和资料的使用效率，提高管理效率。
三、管理细则1. 文件命名规范在电子文件管理中，要统一命名规范，命名应当简明扼要，符合实际需要，有利于查找文件。
文件名应当与文件内容相符合，不能出现不符合规范的命名，比如出现空格键、斜杠、星号等。
2. 权限管理电子文件开放权限应根据文件涉密程度区分密级，保证文件安全性和保密性。
建立各种档案的操作分类和分级管理权限。
3. 常备备份电子文件管理必须进行及时备份，避免文件遗失或损坏造成的损失。
常备备份可以采用本地备份、网络备份、光盘备份等方式。
4. 审计管理电子文件管理应该建立一套完整的审计及日志管理制度，保证文件安全没受到擅自篡改或删除。
制定高效的审计办法，监控员工操作行为，确保信息资料使用的合法性和合规性。
只有对管理层操作流程的审计，才能保证管理流程简单易懂、规范一致。
5. 保管储存电子文件和资料管理应采用电子存储的方式，与硬件、网络及软件保持紧密配合。
网络和系统安全措施和硬件存储条件应得到充分的保证，保证文档文件的原始完整性和安全性。
办公室资料管理制度_办公室资料管理制度规范
办公室资料管理制度_办公室资料管理制度规范办公室资料管理制度_办公室资料管理制度规范为充分发挥办公资料在各项工作中的指导作用，应制定规范的办公室资料管理制度。
下面店铺为大家整理了有关办公室资料管理制度的范文，希望对大家有帮助。
办公室资料管理制度篇1第一条文件/档案，是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条文件/档案，实行统一管理;公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
第三条对文件/档案中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条办公室文件/档案等级拟定为：机密文件、一般文件。
机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。
文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。
第五条发文的程序拟定为：拟搞、审核(文件审批表)、印发(总经办签章、印发)、签收(收文部门)、存档。
第六条收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。
第七条各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复;一般文件的，两天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿(经审核稿)连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总经办统一负责;总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批;阅批完毕后，由总经办转发、归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条如因需要，对一般文件的借阅，文件管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。
第十三条作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。
第十四条文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。
第十五条发文时，落款/编号应规范、统一，拟订为：1、以物流港名义发文：WLG(物流港)-2010(年份)-00X(发文序号)，落款：西联钢铁物流港2、以部门名义发文：WLG-CC(物流港-仓储部)-2010(年份)-00X(发文序号)，落款：西联钢铁物流港-仓储部3、文件“记录表格”：WLG-CC-2010-005-第十六条本制度由总经办负责制定和解释，报总经理批准后实施，修改时亦同。
文件、档案资料管理制度
文件、档案资料管理制度（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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文件与资料控制管理制度（5篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
工程文件与资料管理制度
工程文件与资料管理制度一、总则为规范企业工程文件与资料的管理工作，促进工程项目的顺利进行和保证工程质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业所有工程项目的文件与资料管理工作。
三、文件及资料管理的基本原则1. 文件及资料应按照项目流程及要求进行分类、整理和归档。
2. 文件及资料的保存应符合法律法规，保证安全可靠。
3. 文件及资料的获取应具备合法、方便、及时和完整性。
4. 文件及资料的修改应符合规定，并保证修改记录真实可靠。
5. 文件及资料的销毁应按照规定程序进行。
四、文件及资料的分类1. 工程项目文件：包括工程方案、设计文件、施工图纸、施工规范等。
2. 工程项目资料：包括工程测量数据、实施记录、竣工验收资料、质量检测报告等。
3. 合同文件及资料：包括工程合同、合同变更、索赔资料等。
4. 管理文件及资料：包括工程管理制度、行政文件、审批文件等。
5. 其他文件及资料：根据特定项目需要进行分类归档。
五、文件及资料的流转1. 文件及资料的传递应通过书面通知及签字确认，确保信息准确无误。
2. 文件及资料的快递邮寄和传真传递应确保安全可靠，严禁私自处理。
3. 文件及资料的电子传输应通过加密方式进行，防止信息泄露。
六、文件及资料的归档1. 文件及资料应按照规定的分类、编号进行整理，并制定详细的档案目录。
2. 文件及资料应按照文件保管期限进行归档，超过保管期限的文件可进行销毁。
3. 文件及资料的存储应保证安全、防火、防潮、防盗，并定期检查。
4. 文件及资料的调阅应按照规定程序进行，保证信息的安全性和完整性。
七、文件及资料的修改1. 文件及资料的修改需经相关部门审批，并有修改记录及签字确认。
2. 文件及资料修改后需重新归档，并更新档案目录。
八、文件及资料的销毁1. 文件及资料在存储期限届满或不再需要时，需通过正规程序进行销毁。
2. 文件及资料的销毁应经相关部门审批，并有销毁记录。
3. 文件及资料的销毁应保证信息的安全性，防止泄露。
文件和档案资料管理制度
文件和档案资料管理制度文件和档案资料管理制度一、制度背景文件和档案管理是企业正常运营和发展重要的组成部分，是保证企业运行有序和规范管理的必要手段。
本制度是为了规范企业文件和档案的管理工作，对于保护企业资料安全、提高企业管理水平等方面有着非常重要的意义。
二、管理原则1. 法律原则：企业文化条例、文件和文件管理办法等国家行政、立法机关制定的法规是本制度指导依据。
2. 好用原则：文件和档案应当方便、实用、快捷，以节约时间和成本。
3. 秩序原则：文件和档案管理需要以秩序为基础沟通和工作，以使文件和档案能够在有序地适当时间内获得适当的使用。
三、管理流程1. 归档：相关资料应当按照类型、年度、工作重要性等等进行分类归档，方便随时查找和管理。
2. 档案整理：对于一些杂乱无章的档案应当进行整理、排序、命名、标签等等处理，以确保档案的管理工作顺利进行。
3. 存储位置：在存储文件和档案时，必须注意保障它的安全性、易取性，积极利用现有资源最大化地保障存储的有效性和可行性。
4. 档案借阅：凡经管理人员同意，具备借阅档案和资料的条件，可以申请借阅档案资料，但必须签订借阅单并规定借阅的用途及期限。
5. 档案阅览：凡具有查阅资料权利的人员，须前往文档室查阅。
6. 档案销毁：对于已无用、过时缺失、严重破损等档案，应及时进行销毁。
四、档案工作人员的职责1. 负责档案的秩序归档及整理工作，做好文件的总判、总合、总印行动。
2. 常年跟踪更新，确保档案资料的完整性。
3. 不断更新、优化档案管理制度，使该制度始终符合企业文化条例、国家法律法规等规章制度的要求，对档案管理工作产生积极的推动和改进作用。
五、制度管理1. 本制度的实施，由公司管理部门负责监督。
2. 针对本制度的违规行为进行处理，严肃处理违反制度的人员，以保证制度的执行与贯彻。
六、收尾1. 本制度自颁布之日起开始实施。
2. 有任何修改和完善需要，请经过于领导同意后，经签署核准后执行。
工程部文件资料管理制度
工程部文件资料管理制度一、总则为规范工程部文件资料管理工作，提高文件资料管理效率，保障公司利益，特制订本制度。
二、文件资料管理的范围1. 工程部所有文件资料的管理均受本制度约束，包括但不限于项目合同、设计文件、施工方案、报批文件、会议纪要、技术资料等。
2. 所有文件资料均应按照规定程序存储，便于管理和查找。
三、文件资料管理的责任1. 工程部领导层须明确文件资料管理的重要性，确保该工作得到有效开展。
2. 文件资料管理部门负责具体的文件资料管理工作，负责文件资料的存放、整理、检索等工作。
3. 各岗位人员应严格履行文件资料管理的职责，确保文件资料的完整性和准确性。
四、文件资料管理的流程1. 文件资料的存档（1）所有文件资料均应按照分类，分门别类，建立档案卷宗，并登记档案号。
（2）每份文件资料均应清楚标明文件标题、制作人、制作日期等信息。
（3）根据文件资料的重要程度和保密性，确定存档期限和存档位置，统一存放。
2. 文件资料的整理（1）定期对文件资料进行整理，剔除过期文件，清理冗余文件，保持档案的整洁和有序。
（2）对需要调整的文件资料进行重新整理，确保信息的完整性和准确性。
3. 文件资料的检索（1）建立文件资料的检索系统，确保文件资料的检索方便快捷。
（2）制定文件资料的检索标准和流程，明确检索人员的权限和责任。
4. 文件资料的保密（1）对涉及公司重要机密的文件资料，应做好保密措施，确保信息安全。
（2）对外部人员或单位查阅文件资料时，应加强监督，防止信息泄露。
五、文件资料管理的监督1. 工程部领导层应加强对文件资料管理工作的监督，确保管理制度的有效落实。
2. 文件资料管理部门应定期对文件资料进行抽查，发现问题及时整改。
3. 各岗位人员应互相监督，保证文件资料管理工作的规范进行。
六、文件资料管理的绩效评估1. 对文件资料管理工作进行定期评估，查看工作效率和管理水平。
2. 根据评估结果，及时调整管理制度，提高管理水平，促进工程部文件资料管理的有效进行。
文件规范与管理
文件规范与管理
1、为了节约资源，同时使公司文件更好的加以管理，防止文件和资料的丢失、误用、损坏及不规范，确保文件在各相关场所使用的充分性和适宜性。
2、文件状态分为受控和非受控两种。
受控文件——指文件授权人对文件的形成、批准、发放、使用、更改、作废、回收、归档等过程按体系管理规范要求予以控制。
非受控文件——指非内部使用的管理性文件及外来文件，各部门需对外来文件进行登记、归档。
3、受控文件由公司内部指定保管员分类管理与保存，允许文件通过内部联网方式各备份至本机电脑，以方便查阅；禁止未经许可擅自打印、复印、向公司外传发。
违反者重罚50元，情节严重者开除出厂。
（受控文件指盖有受控印章的文件）
4、受控文件经发放使用后，严禁损坏或丢失，违者对责任人一次5元的处罚。
5、公司内部形成发放的图纸文件，图纸上需注明产品名称及详细要求；同一版本发放的图纸按名称顺序编号，并注意同一版本的名称编号不能重号。
需生产组装的产品，在图纸发放的同时打印一份组装图，并将组装所需的配件规格、数量详细列出，以便于生产时购买。
6、所有声光软件（软盘、软件、录象带、图片）等与书面文件一样，严格控制其发放、复印、修改等。
7、作废文件须及时从工作场所撤出、销毁，由保管员进行文件销毁工作，且须留有销毁记录。
8、所有受控文件使用完后，需放在指定的位置，由保管员整理后根据文件的类型编号存放，以便日后有需要时查阅。
文件档案整理规范
文件档案整理规范随着信息技术的发展，数字化时代的大量文献资料催生了文件档案整理的新需求。
而随着电子文献的普及，人们的档案管理习惯也在逐步发生变化。
那么，如何将纸质档案和电子档案整理规范，方便检索与利用呢？一、纸质档案整理规范1. 设置档案编号和名称：对于重要的文件，需要按照文件的重要性、保管期限和应用范围等制定编号。
另外，在编号时需要对档案内容进行核对，确保编号的准确性和完整性。
同时还需要为文件制定明确的名称和摘要，以便于日后查找。
2. 建立档案分类目录：考虑到纸质文件数量庞大，可以根据档案的主题、性质、保管期限等不同维度建立档案分类目录。
这样可以便于文件的管理和管理人员的查找，提高工作效率。
3. 定期清理档案：随着时间的推移，原来的文件往往会逐渐过时，需要及时进行清理。
在清理过程中可以将一些可利用的档案进行复制和复印，以便于后期的利用和参考。
二、电子档案整理规范1. 设立文件夹和文件名：像纸质档案一样，电子档案也需要有清晰的档案编号和名称，以方便日后查找。
除此之外，需要将不同的文件放在不同的文件夹下，以便于分类管理和使用。
2. 建立文件备份制度：纸质档案在遭到火灾、盗窃等意外情况时会面临严重的损失，而电子档案则可能会遭遇病毒侵袭、系统崩溃等问题。
为此，建立电子档案的备份制度非常必要，可以定期备份和存档，保障信息的安全性和完整性。
3. 选择合适的存储设备和格式：对于电子档案来说，存储设备和文件格式的选择也非常重要。
一方面需要选择高速、容量大的存储设备，确保文件能够长期保存。
另一方面还需要选择通用的文件格式，避免格式不兼容的情况发生。
综上所述，文件档案整理规范对于纸质档案和电子档案都非常重要。
只有按照规范进行管理，才能够提高文件利用效率和管理质量。
因此，希望每一个人都能够重视文件档案管理，并将其逐渐落实到日常的生活和工作当中。
文件管理制度及规范
文件管理制度及规范一、总则为加强文件管理工作，规范文件管理行为，提高文件管理效率，保障信息安全，制定本制度。
二、文件管理范围文件管理范围包括但不限于机构内部所有文件、资料以及电子文档。
三、文件管理原则1.文件管理应遵循合法、规范、安全、高效的原则。
2.文件管理要求实行分类管理、归档管理、鉴定管理和清理管理。
3.文件管理应严格保密，确保文件安全。
4.文件管理应做到信息共享、传递迅速、审批流畅。
5.文件管理应遵循便民、高效、服务、规范的原则。
四、文件管理流程1.文件的起草（1）文件起草必须清晰明确，信息准确完整。
（2）文件的起草必须符合相关法律法规和政策规定。
2.文件的审批（1）文件的审批应符合机构内部的审批流程和权限规定。
（2）对于重要文件，应进行多级审批，确保文件的合法性和权威性。
3.文件的签发（1）签发文件必须由主管领导亲自签字，确保文件的权威性。
（2）签发文件要在规定的时间内完成，确保文件的及时性。
4.文件的传阅（1）文件的传阅要求明确，接收人必须在规定的时间内完成阅读并签字确认。
（2）对于重要文件，传阅必须经过机构内部的授权人员。
5.文件的归档（1）文件的归档要按照规定的分类标准进行整理，确保文件的有序性。
（2）文件的归档要保证文件的安全和完整性，避免文件的遗失和损坏。
6.文件的保密（1）对于涉密文件，必须严格限制查看范围，并采取相应的安全措施。
（2）避免在公共场合或非授权人员面前泄露文件内容。
7.文件的销毁（1）对于已经失效或过期的文件，应按照规定的销毁程序进行销毁。
（2）对于重要文件，必须经过主管领导的批准后才能进行销毁。
五、文件管理规范1.对于涉密文件，必须进行专门管理，严格控制查看权限。
2.文件的编号、标题、日期、密级等信息必须准确无误。
3.文件内容必须清晰明确，避免模糊和歧义。
4.文件应标明文件的保存期限和销毁程序。
5.对于电子文档，应定期进行备份，确保文件的安全性。
6.对于重要文件，必须设置相关保密措施，防止泄密事件发生。
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生效日期2012-08-01
1. 目的
对文件和资料进行控制，从而达到方便查阅、使用与管理，确保其顺畅性与安全性。
2. 适用范围
适用于公司所有文件和资料的规范管理工作。
3. 相关部门
经理室及各部门
4. 职责
4.1 行政科设置文档中心，染二厂/涂层厂设置文档室，并设兼职文管员，负责
文件和资料的统一收发与管理。
4.1.1 负责文件和资料接收，登记编号及建立《文件/资料登记表》，并按照《文
件/资料分类归档表》做好入柜上锁的保存工作。
4.1.2 负责文件资料的查、借阅管理，建立并做好《文件/资料借阅登记表》的
文件和资料借出与回收管理工作。
4.1.3 负责每月1日进行一次的文件和资料之盘点核实工作，若有遗失则及时上
报，并追查相关失职人员责任。
4.2 各单位/部门主管对本单位/部门所拥有的文件和资料作出必要的自我归
档及使用管理。
5. 规范要求
5.1 文件和资料分类与分级：
生效日期2012-08-01
5.1.1 文件和资料分类由文档中心或文档室按照《文件/资料归档分类表》进行
操作：
5.1.1.1 公司法人组织类（编号：WA-A）：主要有法人组织文件、综合性文件等；
5.1.1.2 ISO文件类（编号：WA-B）：主要包括质量手册、程序文件、作业指导
书、品质记录表单等；
5.1.1.3 人事档案类（编号：WA-C）：主要有入职资料（含培训记录）、劳动合
同、离职档案、员工录用与离职分析表（每月）、员工流入与流出明细
表等；
5.1.1.4 规章制度类（编号：WA-D）：主要有行政人事管理制度、设备安全操作
规程、其他制度等；
5.1.1.5 机电设备类（编号：WA-E）：主要包括设备适用说明书、机械图与电路
图、其他资料等；
5.1.1.6 外来文件类（编号：WA-F）：主要有政府部门文件、重要通知与通告、
其他资料等；
5.1.1.7 培训教材资料类（编号：WA-G）：主要有内部培训教材、内部培训记录、
外部培训教材、外部培训记录等；
5.1.1.8 消防与安全类（编号：WA-H）：主要有消防安全检查与整改、特种作业
证照、特种设备证照、其他资料等；
5.1.1.9 综合资料类（编号：WA-H）：主要书籍（工具书/管理书）、法律/法规技
术资料、其他资料等
5.1.1.10 公司基建工程类（编号：WA-J）：主要有染一/染二/涂层厂图纸、其他
资料等；
生效日期 2012-08-01
5.1.1.11 合同协议类（编号：WA-K ）： 2.1.1.12 图片类（编号：WA-L ）:
5.1.1.13 质量检测报告类（编号：WA-M ）：
5.1.1.14 部门信息传递类（编号：W A-N ）：主要有通知/通告、工作联络函、员
工考勤统计表/行政奖罚汇总表（每月）、员工住宿用电统计表（每月等）
5.1.2 各部门文件和资料原则上分为三类，并参照上述归档分类进行管理。
5.1.2.1 色卡类：主要包括色卡系列资料；
5.1.2.2 工艺技术类：主要包括技术条件、标准、工艺改善、作业指导书等； 5.1.2.3 综合资料类：除以上工艺技术类和色卡类外的文件资料。
5.1.3 文件和资料分级要求，管理同5.3
5.1.3.1 一级资料：与公司生产密切相关的技术作业文件资料，技术条件及工
艺改善资料、工作指导书（WI ）等文件；用 在其文件和资料左边上沿作出标示；
5.1.3.2 二级资料：质量手册（QM ）、品质程序书（QP ）、表单记录（FM ）和
员工入职个人资料等；用 在其文件和资料左边上沿作出标示；
5.1.3.3 无上述两种标示的文件和资料，均为一般性的文件和资料，并以作出对
应管理。
5.2 文件和资料接收、分发与归属部门：
5.2.1 各部门凡收到外来的任何文件和资料均需统一送交文档中心/文档室，由
文管员报请部门主管予以判定级别和传递分发形式与归档类别等。
5.2.2 文管员在在接收到文件和资料时，须逐份清查核对，确认其文件和资料
一级资料 二级资料
生效日期2012-08-01 完整后，按照《文件/资料登记表》作出登记。
5.2.3 根据文件和资料的性质情况，原则上规定按下表划分其归属（即部门归
档）。
序号文件和资料名称
归档部门
备注原件复印件
1 操：操作基准（ISO）文档中心使用部门
2 人：人事档案文档中心
3 机：机电设备使用说明书和机械图纸等文档中心机电科
4 化：化工产品说明书文档中心技术科
5 标：国家/国际标准检测中心
6 研：对抗品和新产品研发报告技术科
7 技：技术资料文档中心/技术科
8 综：综合资料文档中心/使用部门
9 书：工具书/管理书、法律/法规文档中心
10 消：消防与安全资料文档中心
11 培培训教材文档中心使用部门
培训记录（含考试卷）使用部门
视情况也可
以统一存入
文档中心
12 工：工程基建图纸文档中心
说明：凡受控的文件和资料均须加盖“红色受控章”。
5.3 文件和资料查、借阅管理
5.3.1 权限核准：一级资料均须厂长及以上职务人员批准方可查阅借出，并要
求1周内归还，不准带出公司；二级资料均须部门主管及以上职务人员批准方可查阅借出，并要求2周内归还。
5.3.2 借阅申请人提出申请时，文管员按其权限核准作出确认后，并认真按照
《文件/资料借阅登记表》填写完整方可进行。
5.3.3 非为我公司服不得借阅公司的任何文件和资料。
若其为我公司服务的人
员，需要查借阅的必须经经理批准方可。
生效日期2012-08-01
5.3.4 借阅人必须做好保密工作，不得复印，更不能转借他人。
5.3.5 若造成文件和资料遗失或损坏，依文件和资料的级别追查相关失职者责
任。
5.4 文件和资料的保管
5.4.1 文件和资料的保存位置应注意做好防盗、放火、防虫、防潮等工作。
5.4.2 文件和资料放入柜中，应作出归档分类标识，且在每一册中起始页插入
索引目录。
5.4.3 随时保持文件和资料柜的整洁。
5.5 文件和资料的盘点与清退
5.5.1 文件管理员应于每月1日对所有文件资料进行盘点与整理，核对《文件
/资料登记表》与现有文件资料是否一一对应，若有异常及时查找原因予以纠正。
5.5.2 当文件和资料出现新版，旧版应及时作出清退，并填写《文件/资料清
退单》，自我确认后报部门主管批准，然后收集成册统一标识放置。
6 记录表单
6.1 《文件/资料归档分类表》
6.2 《文件/资料分级表》
6.3 《文件/资料登记表》
6.4 《文件/资料清退单》
6.5 《文件/资料借阅登记表》
批准审核制订行政科制/修订日期。