档案管理--库房管理PPT(21张)

实训5：编制库房管理工具
1.任务：编制档案存放位置索引和档案代卷卡。 2.要求：⑴根据档案室（馆）实际情况，学生选一 种档案存放位置索引编制。 3.评价标准：⑴选择档案存放位置索引符合档案馆 （室）30分，填写各项正确30分，满分60分。 ⑵填写代卷卡各项正确，满分40分。 4.评价办法：百分制 5.实训组织：全班分组进行，学生比照评价标准， 相互评价。 6.时间安排：20分钟。
实训3：库房、装具编号
1.任务：给库房、装具编号 2.要求：⑴了解编号方法。 ⑵观摩档案馆或档案室库房、装具编号和排列情况，判断是 否符合要求。 3.评价标准：⑴掌握库房、装具编号和装具排列方法，满分 50分。 ⑵正确评价观摩所观摩档案馆（室）排列情况，并说明理 由，满分50分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组进行，学生比照评价标准，相互评价。 6.时间安排：20分钟。
实训项目4：库房管理
一、实训目的
◎了解库房管理需制定哪些管理制度。 ◎掌握库温湿度基本的控制方法。 ◎掌握库房、装具的编号方法。 ◎掌握档案排架方法。 ◎会编制档案管理工具。
二、基础知识
◎档案库房管理是对已经整理好并排架的档案进行 日常维护、保护。
◎档案保管工作的基本任务：维护档案的秩序，使 其不散，不乱；保护档案的实体不丢、不毁，并 对坏损档案采取修补措施。
实训4：档案排架
1.任务：把已经整理好的档案排列上架。 2.要求：⑴按全宗把档案在分类方案最低一级类目内，按照 确定的方法依次排列。 ⑵档案的存放方式正确。 3.评价标准：⑴排列方法正确,30分,兼顾档案排架的原则和 要求0分,满分60分。 ⑵档案存放方式正确，满分40分。 4.评价办法：百分制 5.实训组织：全班分组进行，实训、观摩结合，学生比照评 价标准，相互评价。 6.时间安排：20分钟。
◎档案的排列要维护全宗和全宗群的相对完整性。
三、基本技能
◎制定进出库制度和“八防”措施等制度 ◎测量并记录库房温湿度，及时采取措施进行
调整。 ◎给库房和装具编号，装具排列应井然有序。 ◎把已经整理好的档案以全宗为单位按照分类
方案把档案按一定顺序进行排列。
四、工作流程
工序1
工序2
工序3
制定管理制度
五、参考案例
一起档案被盗案引发的思考 2004年11月，中原地区某大学第一附属医院电梯工栗某 伙同废品收购人员撬开医院档案库的门锁，一个月内先后四 次盗窃了该院积累了40年的30余万份病历档案和10年的会计 档案，共计11.19吨。案发后仅追回80余份，其余经废品收购 站转卖到当地造纸厂，全部遭粉毁，造成了无以弥补的重大 损失。栗某因犯盗窃罪，被判处有期徒刑11年，并处罚金 15000元，剥夺政治权利一年。 此案提示我们：要把库房“八防”管理落到实处；建立 健全库房管理制度。如果坚持每天对档案库房的档案资料进 行常规的检查和记录，这11吨档案会不翼而飞吗？如果管理 严格，这么多病历档案和会计档案会长期尘封在地下档案库 而无人问津吗？
（资料来源:海南省档案信息网）
六、小 贴 士
㈠进出库制度 ⒈库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。 ⒉非档案工作人员原则上不准进入库房，如因工作 需要必须进入wk.baidu.com则必须有工作人员始终陪同。 ⒊档案工作人员不得在库房内从事与工作无关的活 动，特别是吸烟、喝水、吃东西等。 ⒋离开库房时，必须关灯、断电、关窗、锁门。
㈢调节温度、湿度的办法 降低温度的方法 ⒈依靠冷气设备从室内降温。 ⒉减少室外热空气和太阳光的辐射热对室内的影响。采取的措施是使用屏障 、窗帘等遮挡太阳光，定时对库房密闭，朝阳窗户密闭，被阳窗户通风等办 法，均可在一定程度上降低温度。 降低湿度的办法 ⒈一是在适当的时候，采用通风或密闭的方法降湿。 ⒉二是使用吸水剂，这是一种小范围的临时性措施。吸水剂有石灰、无水氯 化钙、矽胶、木炭等。 ⒊三是使用空气抽湿机，去除空气中的水分，降低湿度。 升高温湿度的办法
㈡八防措施 ⒈防火—要求在装具的选用、电器及线路的安装等方面消除一切隐患，库内严禁吸 烟，严禁存放易燃、易爆物品，配备消防设施并定期检修与保养，如果库房是高层建 筑物，要安装避雷设备。 ⒉防盗—要求门窗坚固，尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好门窗。 ⒊防水—要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。 ⒋防潮—要求库房尽量不选在建筑物底层或做好防潮处理，并每天测量库房湿度，如 不符合规定，及时去湿。 ⒌防霉—要求定期检查档案，放置防霉药品，发现霉变迹象及时通风。 ⒍防虫—要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好 库房卫生。 ⒎防尘—要求库房及装具有较好的密封性，搞好库房及装具卫生，保持清洁。 ⒏防光—主要是防止光线中紫外线的破坏。要求库房尽量无窗；若有窗，也应尽可能 小，尽可能少，东西向不易开窗，南北向的窗子要小而窄，尽可能避光（如安装磨砂 玻璃、花纹玻璃，贴避光纸、安装遮光窗帘等），照明灯具应为白炽灯，尽量减少原 件复印次数，展览陈列时，应以复制件代替珍贵原件。
相互评价。 6.时间安排：30分钟。
实训2：库房温湿度控制
1.任务：根据库房温湿度，提出解决办法。 2.要求：⑴温湿度记录准确。一般来说库房适宜的 温度14℃-20℃；相对湿度为50%-65%。 ⑵提出的应对措施适宜，可行。 3.评价标准：⑴记录温湿度准确满分20分，错一项 扣10分。 ⑵采取措施正确满分80分，错一项扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，学生比照提供的评价标准，相互评 价。 6.时间安排：20分钟。
制定库房管理相关制度
库房的温湿度 控制
测量温湿度
如不符合标准 采取应对措施。
库房、装具 编号
编建筑物号
档案排架
编制库房管理 编制档案存放
工具
位置索引
编层号、 房间号
编装具号
按全宗排列档案
填写档案 代卷卡
工序4
实训1：编制库房管理相关制度
1.任务：编写进出库制度和“八防措施” 2.要求：制度内容完整，要求具体，言简意赅。 3.评价标准：⑴内容齐全满分30分。 ⑵要求具体，措施可行满分50分。 ⑶语言精练、条例清晰满分20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，学生比照例文标准，