项目文件控制程序

项目文件控制程序0 2014-11-5 DC Procedure

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By

Bohai Oil Marine Engineering & Supply Co.,Ltd.

ADD: No. 14, The Fourth Avenue, TEDA, Tian Jin, P. R. China, 300457 Department: Pages Document No.: Rev. Design Department 16 CD-G-PRD-001 0

目录

1.目的 (3)

2.适用范围 (3)

3.职责权限 (3)

3.1 文件接收、发放及存档 (3)

3.2 文件登记、追踪 (4)

3. 3 文件下发 (4)

4.工作程序 (4)

4. 1 文件分类： (4)

4.1.1 内部文件 (4)

4.1.2 外部文件 (5)

4.2 文件及图纸的编写、审核和批准 (5)

4.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程： (6)

4.3 文件格式规范： (6)

4.3.1 文件编号： (6)

4.3.2 发文及修改日期： (9)

4.3.3版次 (10)

4.3.4 文件的格式要求(含字体,字体大小,公司LOGO形式等) (10)

4. 4 文件的输入及输出 (12)

4.4.1文件的输入 (12)

4.4.2文件的输出 (14)

4. 5 文件及图纸的修改 (18)

4.5.1修改申请说明 (18)

4.5.2修改审批 (18)

4.5.3 文控修改 (18)

4.6文件升版 (20)

4.7 文件的管理 (20)

4.8 文件的有效性 (22)

引用 (22)

附表 (22)

项目文件控制程序

MD-G-PRD-0001

1.目的

本程序规定了项目图纸及相关文件格式的要求, 设计图纸及文件的修改、评

审、批准的程序,图纸文件的整理存档要求,以确保设计图纸及文件管理工作的规范化、标准化. 通过对项目文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，形成统一规范的编写格式及处理程序。并最终妥善保管文件，防止丢失、损

坏，杜绝误用失效、作废的文件。

2.适用范围

本程序适用于本公司项目组所出版的所有图纸及文件（含适当范围的外来文件,

指公司其他部门及外公司来文）的控制。

3.职责权限

文控是各类文件归口部门，负责收集，下发，保存所有文件，对文件的版次做出有效的控制，确保需参考文件的使用部门持有最新版次的文件。对带有业主意见的文件及时追踪，并提醒文件制定部门做及时升版。（注：为做到有效追踪，及时提醒文件制定部门，文控在发文件前要向相关人员收集意见后，再注明提交的日期。）对作废文件及时收回，并加盖“作废”章，并以邮件方式通知所有相关部门该文件号所涉及的所有版次的文件都已作废。

3.1 文件接收、发放及存档

项目相关文件（内部+外部）均由项目文控接收、发放和存档。文控需按照编

写规范核对文件名称、编号、版次。接收符合标准的文件后，编制登记表，发放至

使用部门；不符合规范的文件退回至原编写部门更改。同时，相对重要文件，文控

需复印附件、扫描件上传至服务器留档保存。

3.2 文件登记、追踪

文控接收到由工程师编制，上级领导审核后的文件，二次核对文件是否符合编写规范后，需及时登记、更新状态。对申请查看文件状态的使用部门进行说明。至少每周提供登记表供查看。

使用部门对带业主意见的文件在规定的时间内修改后，提交给项目文控进行登记、更新。同时各部门应对本部门下发的文件做出登记，追踪控制。

3. 3 文件下发

项目经理或设计经理负责该项目技术文件和相关文件的批准。经审核批准的文件，由文控按照各自项目程序文件要求，核对文件的名称、编号、版次，并第一时间下发到相关部门/使用部门，同时制作传送单，由接收人签字确认。文控及时通

知接收人和发送人，此版本文件已发送。

4.工作程序

4. 1 文件分类：

4.1.1 内部文件

a 公司内部使用的文件

主要指部门收发公司其他部门的文件或内部独立的管理文件。

主要指：公司通知,材料单等。

b 项目组各专业出版的图纸及技术文件

主要类别有:

●行政文件(备忘录、会议记录、日报、周月报等)

●技术文件(图纸、计算书、程序文件、数据表、材料单、技术规格书、工作

指导等)

4.1.2 外部文件

a 来自业主方的文件

主要类别有：

技术文件（图纸、规格书、MTO、MTR）

行政文件（信函）

4.2 文件及图纸的编写、审核和批准

文件及图纸的编写必须符合《项目文件控制程序》所规定的要求(若所从事项目有特殊要求除外)。

程序文件和设计图纸由各室分别拟制,传入项目管理平台（以下简称平台），在平台上进行校对并由室主任审核, 最终由项目经理批准后发放.

4.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程：

4.3 文件格式规范：

4.3.1 文件编号：

4.3.1.1 公司内部使用文件

XD － XX － YYY － 0000

A 部门代码