收发信件管理制度

收发信件管理制度
一、总则
为规范和统一收发信件工作，提高收发信件工作效率和质量，特编制本管理制度。

二、收信管理
1、收信渠道
（1）单位收发室：单位设有专职收发员，负责接收单位内外来往的信函。

（2）电子邮箱：单位设有专用邮箱，接收并处理电子邮件。

2、收信程序
（1）单位收发室接收信访件、建议件、咨询件等，登记汇总后交相关部门处理，按时办理并回复。

（2）电子邮件由专人负责管理，收到邮件后及时查收处理，如需另行处理交相关部门。

3、管理要求
（1）收信员应保持工作状态，认真查验各类信函，对内容明确、重要的信函及时上报相关部门。

（2）对于来信者信息及内容应做好登记，并做到及时、准确地处理。

（3）对于影响单位形象、工作稳定的来信应及时向领导汇报并妥善处理。

三、发信管理
1、发信渠道
（1）单位发信主要以书面形式为主，在必要时可以采取口头形式。

（2）电子邮件也是单位发信的一种重要方式，可以快速、便捷地进行沟通。

2、发信程序
（1）单位发信应由负责人审核并签署，内容准确、语言得体。

（2）发信员应根据具体事宜选择合适的发信方式及渠道，确保对方能够及时收到信息。

3、管理要求
（1）发信员应保持敏锐的工作意识和责任感，认真核实信函内容，避免误导他人。

（2）对于机密性较高的信函，应该按照相关规定进行保密处理，确保信息安全。

四、其他要求
1、单位领导要对收发信件工作进行定期检查，确保收发工作的顺利进行。

2、每年对该制度进行一次评估，发现问题及时修订完善。

3、情节严重的收发信件工作失职失责行为，实施相应的纪律处分。

以上为本单位收发信件管理制度，希望各位员工认真遵守，确保工作顺利进行。