浅论如何做好机关事业单位人事档案管理工作呼茹旭

浅论如何做好机关事业单位人事档案管理工作呼茹旭
发布时间：2023-06-03T00:37:51.854Z 来源：《中国科技人才》2023年6期作者：呼茹旭
[导读] 档案在机关事业单位中起着重要的作用，主要是对单位发展过程中开展的一系列活动进行记录，为单位后续的相关活动提供有益指导｡但是，目前我国很多机关事业单位在档案管理方面存在一些不容忽视的问题，严重影响了档案管理工作的效率与质量，在一定程度上阻碍了机关事业单位工作的高效开展｡鉴于此，本文就如何做好机关事业单位人事档案管理工作开展分析，以期促进机关事业单位档案管理水平不断提升｡
梅里斯达斡尔族区机关事务服务中心黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区 161021
摘要：档案在机关事业单位中起着重要的作用，主要是对单位发展过程中开展的一系列活动进行记录，为单位后续的相关活动提供有益指导｡但是，目前我国很多机关事业单位在档案管理方面存在一些不容忽视的问题，严重影响了档案管理工作的效率与质量，在一定程度上阻碍了机关事业单位工作的高效开展｡鉴于此，本文就如何做好机关事业单位人事档案管理工作开展分析，以期促进机关事业单位档案管理水平不断提升｡
关键词：档案管理；档案资源建设；档案数字化；档案保护；事业单位
档案管理是一项比较烦琐的工作，其管理对象是机关事业单位开展行政活动时产生的意义突出且需要妥善保管的文件｡档案既是事业单位设立､变更､注销及其他活动的历史记录，也是对单位工作开展情况及员工个人信息的准确记录，具有较强的法律效用；不仅如此，它还是一种非常重要的信息凭证，是对国家档案的有效补充｡
1机关事业单位档案工作面临的新趋势
1.1机关事业单位档案事业发展逐步法治化
提升依法“管档治档”能力是新时期促进档案转型升级的重要办法，同时也是实施“全面依法治国”的重要载体｡治理档案的根本性原则是要在法律的框架内实施，这是时代所赋予的重要趋势｡近年来，法律不断增加新的档案类法条，同时积极优化档案法规体系，大力进行档案普法宣传，使“有法必依”从口号转化为行动，为机关事业单位档案管理工作的具体实施提供了准则和依据｡
1.2机关事业单位档案管理实现信息化
信息化是机关事业单位档案工作最为重要的发展趋势，是随着技术变革和效率变革所兴起的新的档案形态｡档案信息化的趋势可以归纳概括为四个主要方面，一是业务信息化驱动档案信息化发展，二是档案载体电子化，三是档案具有更高效的利用需求，四是档案工作信息本质的需要｡
1.3机关事业单位档案凸显集中化和共享化
档案的集中化和共享化是档案工作的重要趋势，而档案管理效率的重要特征是“集中化”，这也是档案工作规范化的重要体现，机关事业单位只有把握共享化的管理方向，才能发挥出档案管理协调和处理的职能｡共享化是档案信息利用的重要手段，兼顾机关事业单位发展需求､内部管理需求和社会服务需求，其核心目标是为了向社会提供更高质量的档案利用服务｡集中化和共享化是档案事业发展到一定程度的必然选择，与时代发展相呼应｡
2机关事业单位档案工作面临的新挑战
2.1缺乏对档案管理的重视，影响档案管理水平提升
目前，有些机关事业单位在内控管理建设方面，将大部分的时间和精力投入到业务板块，以提升业务能力为主要目标构建并健全内控管理制度体系，缺乏对档案管理工作的关注｡首先，随着社会的不断发展，机关事业单位的档案资料越来越多，管理难度与日俱增，但是很多单位存在档案管理工作地位低的情况，甚至没有创建专门的档案管理部门，也未安排专门的工作人员负责档案管理，造成档案管理工作一片混乱｡其次，机关事业单位的某些领导干部思想陈旧，尚未深刻认识到档案管理的必要性和重要性，缺乏对档案管理工作的全面部署及统一组织，抑或是以资金匮乏、时间紧张等为由搁置档案管理工作，导致档案管理成效不尽如人意。

2.2档案管理技术､方法滞后，制约档案管理工作高效开展
随着现代科技的更新迭代及广泛应用，档案管理信息化已是不可阻挡的发展趋势｡机关事业单位在档案管理工作开展过程中，应立足于实践，加强信息化建设，既有助于提升档案管理效率，也能够减少人工操作带来的错误，促进档案管理水平大幅提升｡但是目前，部分机关
事业单位因为资金紧张，档案管理信息化建设水平不足，依旧按照传统的人工管理方法开展档案管理工作，造成档案管理效率低下，出错率高，严重制约了档案管理工作高效有序地开展，也在一定程度上影响了机关事业单位日常工作的质量和效率｡
2.3档案管理人员专业技能薄弱，阻碍档案管理工作稳步开展
在实际操作过程中，部分机关事业单位虽然积极致力于提升档案管理水平，但是由于档案管理人员专业技能掌握不到位､综合素养较低､新技术方法接受能力差等问题，导致档案管理水平难以快速提升，在一定程度上阻碍了档案管理工作的稳步开展，同时，也影响了档案管理工作信息化､数字化发展｡
3机关事业单位档案管理工作开展的新思路
3.1切实提高政治站位，加强档案工作组织领导
档案工作是一项利国利民，惠及千秋万代的崇高事业｡把新时代党领导人民实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好､留存好，更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众，是新时期机关事业单位档案管理工作的重要使命｡机关事业单位要切实提高政治站位，将档案管理工作放在重要位置，找准围绕中心服务大局的结合点和主力点，自觉把讲政治的要求落实到档案工作的各个方面｡一是强化档案组织体系优化｡例如，可以设立档案室（处级､科级）､独立档案机构､档案资料信息中心｡而一些相关业务较少的单位，也可以指定机构承担档案管理的职能，确保机关事业单位档案组织职能完备｡
二是加强档案工作领导｡应分层确定档案工作的负责人，即明确档案工作的分管理领导，明确各内设机构具体档案管理人员，确保自上而下领导体系完整，责任落实到位｡
3.2全面加强基础保障，建立健全档案规章制度
加强档案管理基础业务､建立健全档案规章制度是机关事业单位档案管理工作得以有效运行的重要保障｡相关单位要从根本做实档案的基础性工作，并重点完善优化档案管理基础体系，建立健全档案规章制度｡新《档案法》中明确提出应修订完善的规章制度，机关事业单位要紧密跟随相关制度的调整，及时对于内部不适应的制度进行完善，确保制度全面､准确､可用｡单位档案管理工作制度应从三个方面进行约束，即业务规范､管理制度内容､工作管理规章｡这三个层面是组成机关单位档案管理体系的核心，从不同角度､不同方向架构了体系的原则性内容｡
档案基础工作主要包括档案范围､分类､鉴定和保管处置等内容，推动标准规范的落地应用，是加强机关事业单位档案基础标准化的重要手段，应立足以下三个方面的原则：一是面向实施，加强标准之间的衔接；二是面向需求，加强对标准的理解；三是面向场景，强化标准的实施｡
3.3努力加快档案转型，推进档案数字化建设
人类已迈入数字社会，经济发展､科技进步以及社会治理都需要以数字驱动与数据分析作为基础，档案资源也同样需要从传统方式向数据服务方式转变｡深化档案信息化战略转型是“十四五”国家档案事业发展的方针大略，伴随新时代信息技术的成熟，档案管理工作与“信息化”的有机融合变得更为频繁，有效提升了机关档案的专业性｡各单位要紧抓信息时代的浪潮，加快档案信息化转型，推进档案数字化建设工作｡
一是在理念方法上加深理解，从文件电子化归档､数字档案资源开发和档案管理决策智能化三个角度加深对于信息化手段的管控和利用｡将档案信息化建设融入数字中国建设，使机关事业单位职能与档案信息化建设高度融合｡通过打造来源可靠､程序规范､要素合理的电子档案单套制来实现技术方法的突破｡
二是加速档案技术的应用，研究打造基于真实性保障技术､完整性保障技术､可读可用性保障技术､安全性保障技术和综合性保障技术的全面技术体系，多方位､多角度实现档案信息化建设｡数字信息化技术是机关单位档案管理优化转型发展的有力支撑，而业务的转型升级才是根本性问题，因此，档案技术的应用必须立足于机关事业单位业务的转型｡
4结语
在新的历史变革机遇下，各单位担负着档案工作转型与高质量､高技术发展的多重任务压力，我们更应当着力调整发展思路，力争做到“向改革要动力”，并借助改革的契机，因地制宜解决改革中面临的“重症难疾”，始终把优化创新贯穿于整个工作中｡同时，各级单位的档案管理工作要立足实际､着眼未来，从加强组织领导､夯实基础工作､推进数字化转型､强化资源开发利用､筑牢安全底线以及践行档案保护使命等方面，深耕内容､业务赋能，切实做好新时期档案管理工作｡
参考文献：
[1]杨强.新时代下机关事业单位人事档案管理的机遇和挑战[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022
[2]徐秀娟.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析[J].兰台内外，2022
[3]王洋.大数据背景下机关事业单位档案管理的创新途径[J].黑龙江档案，2021。