关于制作干部档案材料情况说明的有关要求

附件3
关于制作干部档案材料情况说明的有关要求
(供参考)
一、根据中组部关于干部档案审核验收有关规定，《干部档案审核验收评分表》中所列的档案材料是干部档案中最重要、最基本的材料，尤其是反映干部“三龄二历一身份”的材料，缺少这些材料应尽力收集补充完整，确实无法收集补充的应做出情况说明归入档案。

制作干部档案材料情况说明原则上要求一事一说明、符合实际、不能造假。

要针对每份缺失的档案材料制作一份情况说明或证明材料。

收集材料复印件归档的，须核对相关文件和材料原件，确保归档材料真实性。

二、归入干部档案的情况说明或证明材料主要方便查档使用，在格式上均不必写抬头（如：不必写“××单位干部档案室：”）。

档案材料情况说明要按材料内容性质和原形成时间归入档案相应的类序号中。

在档案目录“材料形成时间”栏不必填写时间，但应在备注栏注明“后补说明”、“后补证明”或“复印件”等。

三、干部档案中缺少材料须作说明的几种情形和有关格式列举如下：
1、缺少1988年版干部履历表
缺少1988年版《干部履历表》，不必重新填写，但应做说明，格式如下：（1）标题：关于缺少1988年版《干部履历表》的情况说明。

（2）内容：我单位按中央组织部统一部署要求，×年×月（或
曾）组织全体干部填写了1988年版《干部履历表》，现因材料未及时归档、时间相距久远和人事变动（或其他原因），××同志的1988年版《干部履历表》至今仍无法查找到，特此说明。

（3）落款单位及时间：单位为组织人事部门、干部档案管理部门或有关职能部门（加盖公章），时间为制作说明时的时间（以下同）。

（注：档案中有1988年到1999年期间的履历表，其版式与1988年版履历表一致的，不算缺少1988年版履历表）
2、缺少1991年以来提任考察材料
缺少1991年以来提任副科级以上职务的任前考察材料或表现情况，应做说明。

格式如下：（1）标题：关于缺少提任××（职级）考察材料的情况说明。

（2）内容：×年×月，××同志提任
××（单位、职务），我单位按有关规定组织了任前考察并形成考察材料，但因未及时归档、时间相距久远和人事变动（或其他原因）等原因，经多方查找至今仍未找到任前考察材料，特此说明。

（3）落款单位及时间（略）。

（注：1997年以前任免表中有表现情况的不算缺少任前考察材料）
3、缺少任期经济责任审计结果材料
曾任单位行政一把手的干部，其档案中一般应有任期经济责任审计结果材料。

缺少相关任期经济责任审计结果材料的，由组织人事部门或审计部门做出说明，格式：（1）标题：关于缺少任期经济责任审计结果材料的说明。

（2）内容：经向审计部门了解，因××
原因（如市管干部多、审计人手不足），未对所有需审计的离任干部进行审计，××同志所担任的××（单位、职务）未进行任期经济
责任审计，故其档案中无相关的任期经济责任审计结果材料。

特此
说明。

（3）落款单位及时间（略）。

4、缺少1997年以后的年度考核登记表
年度考核情况是干部选拔任用工作的重要依据，也是干部工资
晋升的主要依据，因此干部档案中须有1997年以来年度考核登记表。

缺少1997年以后的年度考核登记表，不必重新填写，由组织人事部门根据考核情况作出说明，重点是证明年度考核等次情况，格式如下：（1）标题：××年年度考核情况说明。

（2）内容：我单位对全体机关干部进行了××年年度考核，并组织填写了××年度考核登
记表，××同志也参加了××年度考核，因××（如：材料未及时
归档、时间相距久远、负责考核或管档人员工作变动）等原因，现
无法查找到该同志的××年年度考核登记表。

经查阅文书档案（或
××会议记录），××同志的××年年度考核等次为××（公务员年度考核等次分为：优秀、称职、基本称职、不称职，事业干部年度
考核等次分为：优秀、合格、基本合格、不合格）。

特此说明。

（3）落款单位与时间（略）。

未组织年度考核（或××原因无法参加考核），由组织人事部门
按实际情况做出说明。

格式：（1）关于缺少××年（以后）年度考核登记表的说明。

（2）内容：××年××月，××同志提任省管
（或市管）干部，列入省委管理（或市委管理）领导干部考核，×
年（×年至×年或×年以后）组织人事部门未布置其填写年度考核登记表，故其档案中无相关登记表，××年度考核等次为××（未评考核等次的可省略），特此说明。

（3）落款单位和时间（略）。

5、缺少学籍材料
缺少整套学籍材料的，组织人事部门需要到干部原毕业院校（或发函联系）进行调查核实、查阅原始学籍材料，由毕业院校提供相关学籍材料复印件（加盖印章）或出具证明材料。

干部本人需提供毕业证书和学位证书复印件，由组织人事部门核对原件后，在复印件上注明“与原件核对无误”或“此件系原件复印件”，加盖组织人事部门印章后予以归档。

缺少学位材料的，须干部本人提供学位证书复印件（加盖印章）。

6、缺少培训材料
缺少二个月以上理论培训的应做说明，应向党校或干部行政学院索取证明材料，由培训单位提供培训材料复印件（加盖印章）或出具书面证明材料。

也可由干部本人提供培训证书复印件，由组织人事部门核对原件后，在复印件上注明“与原件核对无误”或“此件系原件复印件”，加盖组织人事部门印章后予以归档。

7、缺少职称（资格）材料
缺少职称（资格）材料的，由干部本人提供职称（资格）材料复印件，组织人事部门应认真核对原件，在复印件上注明“与原件核对无误”或“此件系原件复印件”，加盖印章后归档。

也可由主管职称（资格）部门提供相关的书面证明（应注明×年×月被何单位
评为××职称或资格）。

8、缺少入党材料
缺少《入党志愿书》的，须根据《关于严格党员管理和入党手续的问答》（组工通讯〔1998〕8期）规定补填《入党志愿书》，并出具相关证明材料。

干部现所在单位党组织在能够确认干部党员身份的前提下，或进行调查核实后出具书面证明，在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，将补填的《入党志愿书》和有关证明材料归入本人档案。

证明材料的内容要体现：在何年何月何日、何单位党组织加入中国共产党，介绍人是谁，预备期时间，何时转正，党龄起算时间等。

在出具证明材料时，原单位党组织存在的，须由原单位党组织出具证明，并经县级或县级以上党委组织部门审核、证实其党员身份，现所在单位党组织在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料一并归档。

原单位不存在的，须由现单位党组织出具证明材料和上级党组织出具审查意见。

缺少1985年《党员登记表》，应认真查找，查找不到应作出说明，格式：（1）标题：关于缺少1985年《党员登记表》的情况说明。

（2）内容：1985年，我单位按中央组织部统一部署要求，对所有正式党员进行重新登记，并布置填写了《党员登记表》。

×××同志参加了党员重新登记，但因材料未及时归档、××等原因造成材
料遗失，至今无法查找到《党员登记表》，特此说明。

（3）落款单位及时间（略）。

缺少1990年《党员登记表》的，因部分单位未组织填写党员登记表，故应区别情况作出说明。

（1）在高校学习、工作或省、市直机关工作、曾组织填写《党员登记表》，应在说明中注明：“1990
年××市（或×县、×单位）按中央要求开展了党员重新登记工作，并组织填写《党员登记表》。

×××同志按规定参加了1990年党员重新登记，填写了《党员登记表》，但因材料未及时归档、××等原因造成了材料遗失，至今无法查找到《党员登记表》，特此说明。

”（2）个别地方（单位）未布置填写1990年《党员登记表》的，应在说明中注明：“1990年××市（或×县、×单位）按中央要求开展了党员重新登记工作，但未组织填写《党员登记表》，故××同志档案中无《党员登记表》。

特此说明。

”
（注：1985年党员登记，预备党员不填写《党员登记表》；1990年党员登记，部分单位未组织填写《党员登记表》）
缺少加入民主党派材料，应由有关民主党派提供相关证明材料，如：提供《申请加入××（党派）登记表》复印件（加盖印章），或出具证明材料（应注明何年何月加入××党派）。

9、缺少奖励材料
缺少奖励材料的，由所在单位组织人事部门根据表彰决定的文
件精神进行摘录证明，格式如下：（1）标题：关于授予×××荣誉称号的情况证明。

（2）内容：根据××（单位）《××××》（文号）
文件精神，时任××（单位、职务）的×××同志，被×××（单位）评为×××先进个人（或授予×××荣誉称号）。

特此证明。

（3）落款单位及时间（略）。

也可由干部本人提供奖励证书复印件，组织人事部门应核实、确认真实性后在复印件上注明“情况属实，与原件核对无误”或“情况属实，此件系原件复印件”。

10、缺少处分材料
缺少处分材料的，应向纪检部门收集处分决定等相关材料归档，或由纪检部门提供相关证明材料（应注明因何事何时被何机关给予何处分等内容）。

11、缺少1993年以后工资表
缺少1993年以后工资表的，要重点补充收集1993年、2006年工资套改表及历次调整职务、级别（事业干部为调整职务、津贴）的工资审批表，确实无法收集齐全的，需制作1993年工改以来的《干部工资变动登记表》（附后），加盖印章后归档。

12、缺少《干部任免审批表》
干部的每次任职或免职，均应制作《干部任免审批表》归档，
缺少《干部任免审批表》应尽力收集齐全。

缺少1997年以前任免表的，可以任免文件复印件代替，在复印件上注明“与原件核对无误”或“此件系原件复印件”，加盖印章后归档。

因缺少1997年后《干部任免审批表》系判定不合格档案的标准之一，故1997年后《干部任免审批表》缺少的，原则上均应按当时情况重新制作《干部任免审批表》归档，不得以文件代替。

因机构改革原单位撤销或更名的，
应在任免表的审批栏注明有关情况：原审批机关、文号、时间和必要的说明“（此表系×年×月×日补充制作，原单位现已撤销或更名）”，并加盖现单位（党委、党组）或组织人事部门印章。