新形势下基层档案管理工作中的问题及对策研讨

新形势下基层档案管理工作中的问题及
对策研讨
摘要：现阶段，基层档案管理作为管理型、服务性工作，重要性日益突出。

通过基层档案管理工作，可以在一定程度上保证档案信息的真实性与可靠性，对
于基层单位的可持续发展，具有十分重要的作用。

在网络信息化时代下，无论是
管理观念还是管理模式，都开始不断创新，使基层档案管理工作能够满足当前时
代下基层单位的发展需求。

从此种角度来看，本次研究有一定的现实价值和意义。

关键词：档案的管理；存在不足；解决措施
1基层档案管理工作存在的问题分析
1.1档案管理体系建设缺失
首先，在档案管理规范中技术性要求比较多，大多是指导性文件，而对日常
档案管理工作具有实际操作指导意义的文件并不多。

部分技术性指导文件虽然对
档案管理工作起到了一定的规范作用，但还不够完善，不论是档案法律还是地方
性法规，在落实实际操作方面需要进一步细化。

其次，缺乏对档案管理人员的培养，从事档案管理人员的业务素养需要进一步提高。

由于对档案管理社会认知度
不够，导致专门从事档案管理工作的人员缺乏，普遍存在兼职人员从事档案管理
工作的现象，加之基层档案管理人员流动性大，导致档案基层管理者及工作人员
对档案的重要性认识不足，如何让档案管理人员的综合素质和专业水平得到有效
提升是急需解决的关键问题。

1.2基层档案管理的信息化不强
对基层档案管理工作内容进行分析，可明确其工作范围广泛、内容复杂。

而
基层单位并未重视档案管理工作，导致基层档案管理人员数量不足，使档案管理
人员的工作压力较大。

部分档案管理人员在专业能力和综合素质的影响下，档案
管理工作质量不高，效率偏低，需要加强对信息化技术的应用。

然而，基层单位实际工作中，信息化档案管理系统的构建比较繁琐。

不少基层单位在对档案进行管理时，以传统的方式为主，信息化并不强。

此种现象，导致基层档案管理效率低下。

1.3人才更新不足，队伍建设较为迟滞
档案队伍建设缓慢，人才更新不足，缺乏专业技术人员，尤其缺乏具有创新思维的专业人才，是当前基层单位档案管理工作的主要问题。

一是基层单位现有部分档案管理人员不熟悉信息化时代档案管理的方法。

基层单位档案管理部门然采取集中培训、实地指导、现场观摩等方式对基层单位档案业务人员进行多种形式的培训，但部分参训人员未能完全掌握科学的档案收集整理及管理工作方式，业务能力欠缺。

致使部分单位的档案资料分类不科学，组卷不规范，管理存在缺陷，更不能基于信息化技术条件进行档案管理工作创新。

二是部分基层单位档案专职管理人员数量少，主要依靠兼职档案员开展档案管理工作。

兼职档案管理人员流动性比较大，掌握业务能力的主动性低，不能满足复杂档案管理工作需要。

三是缺乏对档案员的考评机制。

档案员的工作业绩评价不充分，没能激发档案管理人员的工作热情，其创新意识不强，不利于促进基层单位档案管理工作的深化改革和创新发展。

由于缺乏足够的专业技术人员，影响了基层单位档案管理进一步深化，降低了档案管理的标准化程度。

2基层档案管理工作问题的优化措施
2.1加大档案管理宣传力度
在档案管理宣传方面，在宣传档案管理规定和理论的同时，还应宣传档案管理的范围，以及当单位或个人需要什么类型的档案时，如何使用信息系统查询。

在档案的宣传上，除了使用纸质媒介宣传外，还要充分运用网络信息、多媒体等宣传，从而增加档案宣传的多元性，提升档案工作宣传的力度与效果。

2.2保证档案内容的真实性和科学性
基层单位未来的发展需要以其档案管理系统为支撑，进一步提升基层单位自
身的市场竞争能力。

档案系统的发展与基层单位的发展之间存在明显的融合。

档
案系统与基层单位之间良好的促进关系，是明确基层单位未来发展战略的重要环节。

档案系统只有充分结合当前基层单位在文化角度的发展内容，保证档案内容
具有真实性和科学性才能保证档案管理工作达到理想水平，并为后续的发展提供
良好保障。

我国当前阶段的社会主义现代化建设和经济建设均处于高速发展时期，同时，科学技术领域也在快速发展。

在这样的背景下，基层单位需要做到与时俱进，将传统的档案管理方式合理优化，积极为基层单位的整体发展及各方面经营
活动提供助力，借此达到并不断强化全面性工作意识的效果。

这既属于保证基层
单位档案管理科学性的有效手段，同时也是保证其合理性的关键内容，可以为基
层单位塑造更为优质的社会形象，还能够为基层单位提供具有真实性的组织记忆。

2.3重视人才培养，提高档案管理人员综合素质
档案工作具有较强的专业性，档案管理人员的个人素质和综合能力的高低，
直接影响到档案管理的工作水平。

基层单位想要提高档案管理的综合水平，需要
加大对档案人才队伍建设的扶持力度。

对现有档案管理人员加以优化培养，为其
创造更多学习以及培训机会，开阔档案人员的视野。

与此同时，积极引进掌握大
数据以及档案管理信息化技术的复合型人才，不断提高档案管理的整体效果。

档
案管理人员要具备使命意识，与时俱进，加强学习，强化专业知识，主动学习钻研，充分利用信息技术，不断提高业务能力，确保能够科学有序地对档案资料进
行收集、整理、编制、保管、利用，切实履行自身职责，不断提高基层档案实际
管理水平。

2.4档案材料的分类处理及存放
根据不同类型存放处理档案材料是对办公室档案进行收集整理的前提条件，
也对后续查阅及利用档案资料可提供极大方便。

档案管理人员首先应按照编制的
分类大纲将相应的资料盒准备好[3]，仔细分清各种档案资料并在准备好的数十
个资料盒封面将卷名确切标注，例如行政收文等。

收发文薄均在资料盒中且每份
大文件均要有对应的编号和等级；然后档案管理人员应十分熟悉档案的分类原则，同时对档案资料的存放及登记始终坚持以合理认真的良好习惯进行，从主任、秘
书直到文书等管理人员均应严格遵照档案分类大纲中的要求处理日常档案文件；
最后当管理人员应借助自身特长正确指导档案资料的收集整理，将档案分类目录
及大纲编制好后对档案材料进行定期整理，为使档案文件能够有次序的收集整理，及时转移和收集过往文件。

2.5进一步完善基层档案管理相关制度
基层档案管理工作，不仅专业性较强，且有一定的政策性。

为此，在基层档
案管理中要正确认识管理工作，通过完善管理制度的方式为基层档案管理工作提
供制度保障。

在基层档案管理工作中，要重视管理的规范性，提高档案管理工作
的制度性，确保档案管理工作效率。

日常档案管理工作中，要将档案管理工作纳
入重点环节中，与单位目标管理，保持协同关系。

基层单位的档案内容，以单位
业务往来信息为主。

因而，基层档案管理的类型比较复杂，涉及的范围面比较广泛。

在日常档案管理工作中若未能够建立科学的管理制度，可能会降低档案管理
的有效性。

基层档案管理中，要从比较全面的角度上对既往的经验进行总结，结
合基层档案管理实际情况，制定相对科学的制度，比如归档制度、借阅制度、保
密制度等。

通过系列性制度的制定，提高基层档案管理的制度化水平。

3结束语
档案管理通过对重要信息的记录、保存，可以提高档案管理质量和效率。

现
阶段，在多种因素的影响下，档案管理有效性不高。

为此，文章深入分析当前基
层单位档案管理存在的问题。

从提高基层档案管理工作的宣传力度、进一步完善
基层档案管理相关制度、促进基层档案管理的标准与现代化、重视档案管理人员
综合素质的培养等角度，研究基层档案管理工作问题的优化措施。

期望在本次相
关内容的探究下，可以为日后提高基层答案管理工作效率提供建议。

参考文献
[1]谢洪运.新形势下加强城建档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科
技(上旬刊),2019(09):40+42.
[2]陈碧云.新形势下商会档案管理者的定位和能力提升[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2017(00):11-14.
[3]孙振刚.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].赤子(上中
旬),2017(04):171.。