DCRC客户档案管理手册

目录职责和角色定位一、的作用二、的工作三、的职责与客户的联系一、如何让客户找到我们二、专用电话线三、自动应答机四、电话录音的重要性五、主动联系客户客户抱怨的协调和处理一、及时协调和处理顾客的抱怨二、怎样处理客户的投诉三、处理客诉和抱怨的技巧标准工作流程规范潜在客户的管理一、潜在客户跟踪表附件：潜在客户跟踪表二、考核目标三、潜在客户信息存档附件：潜在客户信息收集表四、潜在客户跟踪工作流程新车主信息的管理一、新车主信息确认目的二、新车主信息确认内容及表格填写附件：新车主信息确认表三、考核目标四、新车主回访参考脚本五、新车主信息确认工作流程顾客咨询和抱怨处理流程一、电话接听技巧附件：顾客来电记录表二、回应顾客电话咨询流程三、顾客抱怨经销商内部各部门处理流程附件：顾客抱怨处理记录表四、顾客抱怨申诉管道管理五、与长安福特沟通顾客抱怨流程六、紧急事故联络区域工程师到现场鉴定流程七、回应顾客抱怨的管理报告一、调查客户信息填报要求附件：售后客户信息样本二、如何妥善运用报告附件：改善行动方案附件：会议记录经销商与的联络一、经销商联系信息的通知与变更附件：经销商信息联络表二、车辆钥匙密码和音响密码的查询–经销商客户关系中心传统的服务程序已经渐渐转化为以顾客为中心的服务程序。

在顾客预约，服务后回访以及问题的解决和预防上，将起到关键的作用，在落实各项程序以后，将会确定问题的根源，并帮助服务部门改进，这样经销商可以得到顾客的信任，增强顾客的忠诚度，避免顾客寻求其他厂家的服务。

「顾客满意」不是一个运动，而是我们做人做事的基本态度，也是企业生存的根本大计。

的职责和角色定位一．的作用是–是与顾客联系的中心点，是顾客与各个部门联系的纽带保持良好的顾客关系以及赢得潜在顾客的有效策略；帮助经销商提供高质量的销售和维修服务，因而产生回头客，顾客忠诚度和良好的顾客口碑。

二．我们是一个完全独立的部门，我们的工作是：通过提供新车销售信息，服务回访，总结分析等，达到支持经销商各个部门的功能。

•处理顾客的咨询和反映的问题•与顾客联系后，进行回访•支持新车销售，售后服务和零件部门的工作•保持良好的顾客关系三．我们的职责–•设立直拨电话专线，供顾客预约维修和咨询新车销售，维修与零件促销活动。

•新车销售和维修服务后，进行顾客满意度的回访•处理所有客户关注和反映的问题，力求获得圆满的解决•探寻和分析顾客关注的问题，并提出预防问题再次发生的方案和建议•科学的管理顾客和潜在顾客数据，通过持续更新信息，确保信息的准确主职为处理顾客的询问和反映的问题，但是顾客将被鼓励先向其经销商的提出询问和反映问题，因为的速度和效率远远超过长安福特. 然而对于一些棘手的问题和升级的客诉，区域服务经理工程师和将共同找寻可接受的解决方案来协助和帮助.与客户的联系一．如何让客户找到我们向其他部门的员工和顾客通告的功能以及目的是很重要的，如果顾客不知道提供的服务，那表示没有发挥功效和作用。

二．专用电话线专用的电话和免费的服务电话（）可以鼓励顾客向我们主动联系，让我们捕捉到更多潜在的商机和更快速的解决客户反映的问题。

三．自动应答机必须为专线配置自动应答机，并争取在电话铃响声内接听电话。

在正常工作时段内避免由自动应答机接听电话。

严格遵守小时内回复所有的电话将自动应答机设定在铃响声后再反应，并采用标准的应答用语：•营业时间内：您好！欢迎致电（***经销商名称）客户关系中心，服务代表暂时无法接听您的电话，请在“嘟”声后，留下您的姓名和x，我们会尽快与您联系，再见！•营业时间外：您好！欢迎致电（***经销商名称）客户关系中心，我们的工作时间是………。

请在听到“嘟”声后，留下您的姓名和x，我们会尽快与您联系，紧急救援服务，请与救援中心联系，电话是………, 谢谢您的来电，再见！四．电话录音的重要性在于与顾客交流后，录音带有佐证的功能•需要管理层注意的顾客投诉•具有敌意的顾客投诉，或是可能引起的法律诉讼，皆需要录音拟定处理对策•作为培训员工的实际案例五．主动联系顾客的推介程序•交付车辆给客户的时候，主动说明的功能，让客户了解到我们是与客户沟通的第一窗口，并让客户决定是否向我们反映问题或问询。

•将的名片夹在用户手册里或是促销广告单内。

•设立免费的服务专线（免费电话），确保顾客容易向我们反映问题或问询。

•主动接触顾客安排新车的保养预约•回访预约保养但未赴约的顾客•确认顾客在购车，保修，维修服务和意外事故后的满意度•联系相关部门处理顾客投诉，并确认顾客满意度•根据最近的联系更新顾客信息客户抱怨的协调和处理一．及时协调和处理顾客的抱怨客户不满带来的恶果：曾获“世界最伟大的推销员”称号的美国推销家乔·吉拉德说过：每一个用户背后都有“”人，推销员若得罪一个，也就是意味着得罪了人。

•如果顾客做出抱怨，那么他就有可能再回来。

•客户的抱怨为你提供了一个你使他们满意的机会，由此你也会赢得更多的的回头客。

•镜面作用美国商人马歇尔·费尔德认为：•那些购买我产品的人是我的支持者：•那些夸奖我的人使我高兴：•那些向我埋怨的人是我的老师，他们纠正我的错误，让我天天进步；•只有那些一声不吭的人是伤我最深的人，他们不愿给我一丝机会。

客诉抱怨处理的精神：•预防重于治疗•最后要设法做到如何接受处理•有一句话：不满意但是能接受如何做到不满意但能接受•顾客没有完全满意的，但是至少做到对顾客的问题给予合理的答复•以减少顾客心里不快的影子•用实际行动和诚恳地态度让顾客感受到我们尽力了•设法用后面的服务创造顾客满意•有些顾客真正的接受还是看你们以后的服务和表现 .•对于刁难的顾客做到这样已经是最棒的如何转换机会化危机为转机•往往顾客的抱怨来自误会，因此有机会解释误会有助于将问题解决，但是要透过对话找到问题的根源，如果找到是人的问题就要由当事人出面解决（但是要事先说服我方的当事人配合），处理好一个顾客抱怨若顾客满意除了赢得顾客外，也会同时赢得影响其它顾客的口碑二．怎样处理客户的投诉抱怨处理的步驟平静，耐心的倾听换位思考，以顾客的立场三．处理客诉和抱怨的技巧•不要总为自己辩护。

•始终保持冷静。

•不要发表个人的批评意见。

因为顾客所抱怨的不是你个人；试着保持客观公正，并设身处地为顾客着想。

•即使不是你的错，也要向顾客表示抱歉。

“我非常非常抱歉你为此事烦恼”，不要承担责任，但要和顾客保持融洽。

•采用下面的词句表示你的同情：“我能理解你的感受”，“谢谢你告诉了我这些”。

•直呼顾客的姓名。

•所有的交流都要用第一人称单数。

如“我很抱歉”而不是冠冕堂皇的“我们”。

•不要寻找借口，或者抱怨本单位的其他人。

顾客需要的是解决问题的方法，而不是探询你们内部运作程序。

•全心全意对待顾客，要用眼睛交流。

表示同情的点点头，可以平息事态；而许多顾客看到有人驻足倾听并点点头，就会感到得到了一种公平的礼遇。

•用自己的话重复的说出顾客的抱怨，可以确定你是否理解了。

直截了当向顾客证实自己是否理解正确：“我只是想确认一下我是否正确的理解了你说的话？”•如果你不知道问题的答案，不要撒谎。

承认你不知道，但你会负责到底，并在明确限定的时间内给出结果。

•即使因为某种原因，你不能在限定的时间内找到满意的答案，也要给顾客一个回话，因为你答应过你会回话的。

•让顾客成为解决问题的一员——而不是问题的一部分。

•告诉他们你能做什么……而不是你不能做什么。

•找出一种解决的办法，取得顾客的同意，让他们消除怨言，满意而归。

可以这样问：“如果我们这样做，问题是不是就可以解决呢？”•如果他们同意这种解决方案，那么在他们再改变主意前就迅速行动起来。

•若顾客提出不合理的要求，委婉拒绝，无法兑现的不要承诺•若面临棘手问题，要向部门经理，其他部门或长安福特区域经理，咨询。

•避免与顾客争吵同时记住：和顾客在一起，你永远不可能吵赢•感谢顾客反映问题，提供经销商解决问题使顾客满意和改进工作程序的机会。

标准工作流程规范潜在客户管理潜在客户跟踪表（附件）中的客户信息是在日常的工作中努力捕捉到的，具有较强购买意向的潜在客户资料，旨在于帮助经销商尽可能将潜在客户转化为客户，增加销售量。

一、潜在客户跟踪表与客户联系时请先告知你是长安福特经销商然后再与客户进行交流；如遇电话无人接听或者忙线中，请稍候再次联系客户（请在个不同时段联系，如果连续次联系失败，再选择“无法联系）；电话结束后，请您在 "经销商反馈"栏目处"√"上相应的反馈信息, 同时请将详细的原因或约定的日期等意见填写在"意见"一栏；请在小时内反馈联络结果至长安福特；尽量以电子邮件形式发送至：，联系人（曹昱：；黄科：），或传真至：；若该表格左上方相关经销商的信息有任何变动，请用红色字体更改或及时至电长安福特，联系人：杨涛，x，传真：，：。

经销商反馈栏填写注意事项：、经销商反馈栏应为单项选择，即选择最主要或最接近的项目；、如选择“无法联系”或“其它”栏，必须在“意见”栏注明原因；、请务必填写销售人员姓名以方便回访。

表格填写时请注意字迹清晰。

二、考核目标将会在“潜在客户跟踪表”由经销商处反馈回来的当天对该表中的所有潜在客户进行回访，以确认是否接到经销商人员的电访，回访率为；回访内容：（）“经销商反馈栏目”被选项目是否与潜在客户意愿相符；（）人员提供的产品及公司信息是否准确；（）是否主动提供产品宣传册或预约见面日期。

如出现以下情况，将自动将该潜在客户信息转至同区域的其它经销商，并记录在年度考评中。

（）没有与客户联系；（）回访过程中发现“经销商反馈栏目”被选项目与潜在客户意愿不符；（）在小时内没有反馈信息传回。

三、潜在客户信息存档（附件，日常使用）在与潜在客户取得联系但并没有将其转化为客户时，请筛选出有意向进一步了解或考虑会购买福特产品的客户信息，以待长安福特或经销商自己推出市场活动或促销活动时再与客户取得联系。

批次号:潜在顾客跟踪表:长安福特曹昱黄科：陕西福迪 ()收（：；：；：）附件：附件：潜在客户信息收集表四、潜在客户工作流程图新车主信息管理在做销售三日回访时会应向车主再次确认其联系方式（电话、邮寄地址等），并将更新后的车主信息定期传给长安福特销售部指定工作人员，最后由将更新的信息录入系统。

同时，在以后的日常工作中，例如通知客户做例行保养或车主关怀活动时，如有车主信息变更，请及时通知进行更改。

车主信息的准确率将纳入年度考评。

一、新车主信息确认目的确认并更新车主信息，同时检查销售人员在交车时车主信息登记是否完整，提高信息准确率；为了长安福特或经销商推出车主关怀等活动时能及时、准确地联系客户。

二、新车主信息确认内容及表格填写（附件《新车主信息确认表》）车主姓名、x、邮寄地址、邮编：如果接电话的是车辆的使用人而不是车主本人，请尽量留下此人的姓名，并确认邮寄地址是否与原地址相同。