企业费用报销系统需求规格

企业费用报销系统需求规格
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某企业费用报销系统软件需求规格说明书
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某企业费用报销系统软件需求规格说明书
目录
1. 系统概述 (5)
1.1.1. 系统功能总体描述 (5)
1.1.2. 系统关系图 (5)
2. 业务处理流程 (6)
2.1. 流程说明 (6)
2.1.1. 出差申请流程 (6)
2.1.2. 报销、付款、出差借款审批流程 (8)
3. 功能性需求 (10)
3.1. 行为角色(Actor)列表及关系 (10)
3.2. 使用案例列表 (10)
3.3. 使用案例模型 (11)
3.3.1. 报销单管理 (11)
3.3.2. 出差申请管理 (12)
3.3.3. 报销单审批 (12)
3.3.4. 报销单受理 (13)
3.3.5. 报销单跟踪 (13)
3.3.6. 报销单入库 (13)
3.3.7. 预算管理 (14)
3.4. 使用案例描述 (14)
3.4.1. U001.0001 填写报销申请单 (14)
3.4.2. U001.0002 修改报销申请单 (17)
3.4.3. U001.0003 删除报销申请单 (18)
3.4.4. U001.0004 查询报销申请单 (19)
3.4.5. U001.0005 审批/受理报销申请单 (21)
3.4.6. U001.0007 查看报销单审批流程及审批状态 (22)
3.4.7. U001.0008 入库报销单 (23)
3.4.8. U001.0009 填写出差申请 (24)
3.4.9. U001.0010 修改出差申请 (25)
3.4.10. U001.0011 删除出差申请 (26)
3.4.11. U001.0012 审批出差申请 (27)
3.4.12. U002.0001 添加部门年度预算 (28)
3.4.13. U002.0002 修改部门年度预算 (29)
3.4.14. U002.0003 查询部门年度预算 (31)
3.4.15. U002.0004 汇总各部门年度预算 (32)
4. 用户界面需求 (33)
4.1. 页面说明 (33)
4.1.1. 费用报销单 (33)
4.1.2. 培训费报销单 (34)
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4.1.3. 出差申请单（活页卡第一页） (34)
4.1.4. 出差申请单（活页卡第二页） (34)
4.1.5. 旅差费报销单 (34)
4.1.6. 工程用款申请表 (35)
4.1.7. 付款申请表 (35)
4.1.8. 各部门商场预算汇总表 (36)
5. 附录 (36)
5.1. 文挡编号说明 (36)
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1. 系统概述
1.1.1. 系统功能总体描述
系统主要提供办公门户信息集成平台，该平台可以管理B/S 结构的其他服务。

系统完成自动化办公的主要功能，具体有电子审批、办公管理、报销管理、招商管 理、市场营销管理、人力资源管理、福利管理、后勤管理、信息中心管理等功能模 块。

1.1.
2. 系统关系图 费用报销系 统
人力资源系统
基础权限系统
正式员工基本信息
权限信息
工作流 报销申请 单信息/
报销单审批
状态
某企业费用报销系统 软件需求规格说明书 2. 业务处理流程
2.1. 流程说明
2.1.1. 出差申请流程
出差申请流程
总经理
分
管副
总
经理 部门
经
理
出
差
人员 Y N
Y
Y N N 开始
审批同意
填写出差申请 审批同意 结束 审批同意 N
查阅审批结果
是否取消申请 Y 修改出差申请 流程描述：
流程名称
出差申请流程 描述 出差人在出差申请表中填写出差地址、出差事由等信息，以供通过审批流程由各级
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相关领导审批，同时存档，方便日后查询。

从何处开始出差人员填写出差申请。

以何结束审批全部通过或申请人根据审批内容选择取消申请
包括功能填写修改或取消出差申请、审批出差申请等。

输入出差申请内容
输出审批结果及意见。

相关业务规则审批的流程是顺序执行的，如果中间某个环节未审批通过，直接驳回至第一步。

审批不通过驳回至流程发起人时，流程发起人可以根据审批意见选择是否终止流程。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书 2.1.2. 报销、付款、出差借款审批流程
Y Y Y Y Y Y Y Y Y N Y N
N
N
N
N
N
N
N
N
流程描述：
流程名称报销、付款、出差借款审批流程
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描述此流程图描述了：
l费用报销、工程付款、出差借款审批的业务过程和业务规则；
l输入数据、所需的各种相关数据资料和输出结果；
从何处开始经办人填写申请单信息
以何结束经办人中止流程或者出纳将报销单入库
包括功能提交申请单、审批申请单
输入费用报销申请信息、审批意见。

输出审批通过/驳回/失败
相关业务规则 1、审批的流程是顺序执行的，如果中间某个环节未审批通过，需要直接驳回到经办 人处理，如果驳回的原因是终止申请，经办人终止流程，流程结束；否则，经办人
重新提交申请，重新审批。

2、财务副总授权范围
签付单笔金额不超过50万元的家电类商品的经销货款，签付单笔金额不超过20万元
的其他类别的商品进货款。

签付单笔金额不超过100万元的银行承兑汇票。

签批一次不超过5000元的费用开支(不含工资、加班费的发放)
签署投资总额不超过100万元的工程合同，签付投资总额在100万元以下，单笔金额
不超过50万元的工程款。

3、总经理授权范围
支付单笔金额不超过200万元的家电类商品的进货款，支付单笔金额不超过100万元
的其他类别的商品进货款。

签署投资总额不超过500万元的工程合同，支付投资总额500万元以下、单笔金额不
超过100万元的工程款。

批付单笔金额不超过100万元的银行承兑汇票（含100万元）。

一次不超过20万元的经营费用开支，一次费用开支不超过30万元的广告或者广告活
动。

4、对于财务副总、总经理，不同的报销单类型（费用报销、工程付款、办公用品的
货款付款、出差借款、差旅费报销），审批权限额度不一样。

财务副总审批通过后，如果报销金额超过财务副总授权范围，需要提交给总经理审
批，总经理审批通过后，如果报销金额超过总经理授权范围，需要提交给董事长审
批。

5、报销单申请页面（费用报销、工程付款、办公用品的货款付款、出差借款、差旅
费报销）不能统一，需要分开单独做页面；差旅费报销中已含学习培训内容，报销
时可附学习培训审批单。

6、费用报销、工程付款、办公用品的货款付款、出差借款、差旅费报销审批流程一
致。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书 3. 功能性需求
3.1. 行为角色(Actor)列表及关系
办事员
经办人
出纳员
部门经理 财务经理
行为角色列表：
名称
描述
父类
子类
相关案例
办事员 负责信息录入且具有一定财务知识的
人员，由各部门或者商场经理指定。

经办人
具备负责审批任务的活动参与者。

经办
人可以是： 某某部门的经理、 也可以是
财务主管等，
具体由审批流程定义中的
活动参与者描述其职能。

出纳员 负责将领导审批通过的报销单入库的
财务人员。

部门经理 各部门或者商场的公司正职负责人。

财务经理 财务部的公司正职负责人。

3.2. 使用案例列表
修改报销申请单 删除报销申请单
查询报销申请单
审批报销申请单 受理报销申请单
入库报销单 查看报销单审批流程及审批
状态
填写报销申请单
添加部门年度预算 修改部门年度预算 查询部门年度预算汇总各部门年度预算
填写出差申请 修改出差申请 审批出差申请 删除出差申请 查询出差申请
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分类 编号 描述
相关页
面 ID
相关
报表
ID
重要性 备注
主要/次要/可选
3.3. 使用案例模型
3.3.1. 报销单管理
费用报销单
差旅费报销单
工程用款申请单
付款申请单
修改报销申请单
删除报销申请单
查询报销申请单
填写报销申请单
培训费申请单
出差借款单
办事员
(from 角色)
经办人
(from 角色)
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3.3.2. 出差申请管理
填写出差申请
修改出差申请
删除出差申请
经办人
(from 主角
)
审批出差申请
部门经理
(from 主角)
查询出差申请
3.3.3. 报销单审批
经办人
(from 角色)
审批报销申请单
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3.3.
4. 报销单受理
受理报销申请单
经办人
(from 角色)
3.3.5. 报销单跟踪
办事员
(from 角色)
经办人
(from 角色)
查看报销单审批流程及审批
状态
流程跟踪
3.3.6. 报销单入库
出纳员
(from 角色)
入库报销单
某企业费用报销系统软件需求规格说明书 3.3.7. 预算管理
添加部门年度预算
修改部门年度预算
部门经理
(from 角色)
查询部门年度预算
汇总各部门年度预算
财务经理
(from 角色)
3.4. 使用案例描述
3.4.1. U001.0001 填写报销申请单
3.4.1.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件填写报销申请单
行为角色办事员
案例简述填写各类费用报销申请单。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书
前提条件 l已登录费用报销系统
l具备填写报销申请单权限
l费用报销申请信息已明确
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l录入的费用报销信息通过系统校验，且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l录入的费用报销信息未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明 l经办人先选择需要填报的报销申请单类型， 报销申请单类型有：
出差借款单、普通费用报销单、差旅费报销单、工程用款申请
单、付款申请单、培训费申请单。

l填写费用报销申请单，提交给系统，系统对输入信息进行校验，
并且判断录入的费用报销单信息是否有效，如果有效则进入费
用报销审批流程，否则需要修改重新提交。

相关案例
输入概述费用报销信息
输出概述提示填写费用报销申请单成功/填写费用报销申请单失败。

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采用的业务规则 l需要先选择费用报销申请单类型，再填写报销内容。

l部门经理需要费用报销申请时，需要由经办人填写。

l报销申请单不是每一位员工都能填写，必须由所在部门经办人
（经办人是部门内指定的，且经过财务培训过的人员）填写；
l报销的时候经办人不允许跨所属部门报销。

l每个部门年初的时候都需要做预算，报销的内容必须是预算的
项目，每年预算项目基本相同，报销的金额需要在预算范围内，
如果超过预算给予提示，允许报销，并对报销单号标识为红色。

l报销信息要填写完整，除备注信息外其它都是必填项；如果报
销内容不是预算的项目系统不做处理，由财务部人为处理。

l支付方式：转帐、电汇、信汇、承兑、现金。

l费用类型：运什费、保险费、广告费、差旅费、其他、宣传促
销费、业务招待费、劳保费、咨询、诉讼费、修理费、办公费、
水电费、手续费。

l报销单申请界面要求每一类报销类型采用不同的报销单申请页
面。

（客户要求）
l报销单的编号规则，按部门名称简写编号。

用户没有定义编号，
按目前报销系统的方案。

l必填项检查、金额有效性检查。

l报销单分为：费用报销单、培训费申请单、出差借款申请单、
工程用款申请单、付款申请单
l在填写出差借款申请单，需要先填写出差申请单信息。

可用性主要
相关报表ID
相关界面ID 费用报销单、培训费报销单、出差申请单（活页卡第二页）、旅差
费报销单、工程用款申请表、南宁百货大楼股份有限公司付款申请
表
3.4.1.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 办事员 完整填写费用报销申请信息， 并提交给系统。

2 系统 l对提交的费用报销申请信息合法性校验；
l校验通过，系统将信息写入数据库。

l新任务写入代办任务库。

3 办事员 根据系统提示，确定是否完成该操作。

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3.4.2. U001.0002 修改报销申请单
3.4.2.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件修改费用报销申请单
行为角色办事员
案例简述主要对报销申请单信息进行修改操作。

前提条件 l已登录费用报销系统
l具备修改报销申请单信息权限
l报销申请单信息已存在
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l录入的费用报销信息通过系统校验，且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l录入的费用报销信息未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明 l经办人根据查询条件，查询报销单申请信息，选择待修改的报
销单申请信息。

l填写费用报销申请单，提交给系统，系统对输入信息进行校验，
并且判断录入的费用报销单信息是否有效，如果有效则进入费
用报销审批流程，否则需要修改重新提交。

相关案例
输入概述费用报销信息
输出概述提示修改费用报销申请单成功/修改费用报销申请单失败。

采用的业务规则 l只能修改未经任何经办人审批过的报销申请单或者审批未通过
的报销申请单。

l必填项检查、金额有效性检查。

可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
某企业费用报销系统软件需求规格说明书 3.4.2.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 办事员 完整填写费用报销申请信息， 并提交给系统。

2 系统 l对提交的费用报销申请信息合法性校验；
l校验通过，系统将信息写入数据库。

l新任务写入代办任务库。

3 办事员 根据系统提示，确定是否完成该操作。

3.4.3. U001.0003 删除报销申请单
3.4.3.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件删除报销申请单
行为角色办事员
案例简述主要对费用报销信息进行删除操作。

前提条件 l已登录费用报销系统
l具备费用报销信息删除操作权限
l报销申请单信息已存在
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l输入的报销申请单信息已存在，并且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l输入的报销申请单信息不存在，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明办事员根据查询条件，查询报销申请单信息，选择待报销申请单信
息，提交给系统，系统删除数据库中相应信息。

相关案例
某企业费用报销系统软件需求规格说明书
输入概述报销申请信息
输出概述提示删除报销申请单信息成功/删除报销申请单信息失败
采用的业务规则 l支持批量删除；
l删除操作提交前，系统给出提示“是否确认删除！”；
l删除成功或失败，都需要给出提示。

l只能删除未经任何经办人审批过的报销申请单或者审批未通过
的报销申请单。

l
可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
3.4.3.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 办事员 输入删除信息，并提交给系统。

2 系统 l对提交的删除信息合法性校验；
l校验通过， 系统从数据库删除并给出删除
信息结果， 否则操作结束； 系统给出提示。

3 办事员 根据系统提示，确定是否完成该操作。

3.4.4. U001.0004 查询报销申请单
3.4.4.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件查询费用报销信息
行为角色办事员、经办人
案例简述主要对费用报销信息进行查询操作
某企业费用报销系统软件需求规格说明书
前提条件 l已登录人力源管理系统
l具备费用报销信息查询操作权限
l费用报销信息已存在
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l录入的查询条件信息通过系统校验，且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l录入的查询条件信息未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明办事员或者经办人输入组合查询条件，系统输出查询结果。

相关案例
输入概述部门、日期、报销人、报销单审批状态
输出概述费用报销单信息列表
采用的业务规则 l查询结果排序自定义根据每列进行由大到小、由小到大排序默
认合同编号升序排列。

l分页显示，每页显示20条，用户可以自定义。

l只能查询由当前操作的经办人经办的报销单。

可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
3.4.4.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 办事员/经
办人
输入查询条件，并提交给系统。

2 系统 l对提交的查询条件合法性校验；
l校验通过，系统给出查询结果，否则操作
结束；系统给出提示。

3 办事员/经
办人
根据系统提示，确定是否完成该操作。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书
3.4.5. U001.0005 审批/受理报销申请单
3.4.5.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件费用报销申请待办任务存在时，需要操作该用例。

行为角色任务审批经办人
案例简述各级领导审批费用报销申请表
前提条件费用报销申请待办任务存在时。

终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l审批意见校验通过，且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l审批意见校验未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明任务审批经办人看到自己的费用报销申请待办任务，查看费用报销
申请详细信息，添加自己的审批意见；在审批过程中，任务审批经
办人和办事员都可以看到审批结果。

相关案例提交费用报销申请
输入概述待当前任务审批经办人审批的费用报销申请表信息
输出概述审批通过/驳回/失败。

采用的业务规则 l任务审批经办人、办事员都可以查看审批结果。

l在审批或者受理出差借款单申请时，需要出差申请单审批通过
后才能进行。

可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
3.4.5.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
某企业费用报销系统软件需求规格说明书
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 经办人 l查看费用报销申请待办任务详细信息；
l添加自己的审批意见。

2 系统 l记录审批意见。

3 任务审批
经办人、办
事员
查看审批结果。

3.4.6. U001.0007 查看报销单审批流程及审批状态
3.4.6.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件需要查看费用报销申请单流程执行状态时用到此用例
行为角色办事员/经办人
案例简述流程跟踪
前提条件 l已登录费用报销系统
l具备报销单审批流程及审批状态查看操作权限
l费用报销申请单信息已存在
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l录入的查询条件信息通过系统校验，且
l系统及数据库运行正常。

<异常结束> l录入的查询条件信息未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明办事员/经办人输入报销单编号，系统输出流程执行结果。

相关案例
输入概述报销单编号
输出概述费用报销单流程执行信息
采用的业务规则
某企业费用报销系统软件需求规格说明书 可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
3.4.6.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 办事员/经
办人
输入报销单编号，并提交给系统。

2 系统 l系统判断报销单编号是否存在。

l如果存在，输出当前报销单流程执行信
息。

否则给出提示。

3 办事员/经
办人
根据系统提示，确定是否完成该操作。

3.4.7. U001.0008 入库报销单
3.4.7.1 描述
主题区域费用报销系统
业务事件需要将待入库的报销单入库
行为角色出纳员
案例简述入库报销单
前提条件 l已登录费用报销系统
l具备将报销单入库操作权限
l待入库的报销单已存在
终止结果影响终止结果的条件。

<正常结束> l录入的费用报销单信息通过系统校验，且
l系统及数据库运行正常。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书
<异常结束> l录入的费用报销单信息未通过系统校验，或者
l系统或者数据库运行异常（如：数据库连接获取异常）
l登录超时
案例说明出纳员选择系统列出的待入库的报销单信息，提交给系统，系统对
输入信息进行校验，校验通过，系统将报销单信息入库，并且给出
提示。

相关案例
输入概述费用报销单信息
输出概述提示报销单入库操作成功/报销单入库操作失败。

采用的业务规则 l必须是所有流程都审批通过，且待入库的报销单，才能入库。

l支持批量入库。

可用性主要
相关报表ID
相关界面ID
3.4.7.2 事件流
步骤编号 行为角色/
系统
行为描述 数据元素 注释
1 出纳员 正确填写待入库报销单编号，并提交给系统
2 系统 l对提交的报销单信息合法性校验；
l校验通过，系统记录修改内容，否则操作
结束；系统给出提示。

3 出纳员 根据系统提示，确定是否完成该操作。

3.4.8. U001.0009 填写出差申请
3.4.8.1 描述
主题区域出差管理
业务事件填写出差申请
行为角色出差申请人
案例简述填写出差申请，供领导审批。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书
前提条件无。

终止结果分为正常与异常两种。

终止结果­正常 输入数据验证合格，并且系统运行正常。

终止结果­异常 输入数据验证不通过，或系统运行异常。

案例说明出差人在出差申请表中填写出差地址、出差事由等信息，以供通过审批流程由 各级相关领导审批，同时存档，方便日后查询。

相关案例审批出差申请、出差借款单申请
输入概述出差事由、地址、路线等出差申请信息等。

输出概述成功或失败提示。

采用的业务规则无。

可用性重要性高，使用频率高
相关报表ID
相关界面ID 出差申请单（活页卡第一页）
3.4.8.2 事件流
步骤编号 行为角色/系统 行为描述 数据元素 注释
1 出差申请人 输入出差申请信息。

2a 系统 检查数据合法性，存入系统，提示成功
2b 系统 检查数据合法性，存入系统，数据不合
法或遇到其它异常提示失败
3.4.9. U001.0010 修改出差申请
3.4.9.1 描述
主题区域出差管理
业务事件修改出差申请
行为角色出差申请人
案例简述修改出差申请。

前提条件出差申请未通过全部审批。

终止结果分为正常与异常两种。

终止结果­正常 输入数据验证合格，并且系统运行正常。

某企业费用报销系统软件需求规格说明书 终止结果­异常 输入数据验证不通过，或系统运行异常。

案例说明出差人在出差申请表中补充或修改出差地址、出差事由等信息。

相关案例填写出差申请
输入概述出差事由、地址、路线等出差申请信息等。

输出概述成功或失败提示。

采用的业务规则无。

可用性重要性高，使用频率高
相关报表ID
相关界面ID
3.4.9.2 事件流
步骤编号 行为角色/系统 行为描述 数据元素 注释
1 出差申请人 修改或补充出差申请信息。

2a 系统 检查数据合法性，存入系统，提示成功
2b 系统 检查数据合法性，存入系统，数据不合
法或遇到其它异常提示失败
3.4.10.U001.0011 删除出差申请
3.4.10.1 描述
主题区域出差管理
业务事件删除出差申请
行为角色出差申请人
案例简述删除出差申请。

前提条件出差申请未通过全部审批。

终止结果分为正常与异常两种。

终止结果­正常 输入数据验证合格，并且系统运行正常。

终止结果­异常 输入数据验证不通过，或系统运行异常。

案例说明选择出差申请条目并确认删除。

相关案例删除出差申请。

输入概述选择出差申请条目并确认删除。