安全内业资料档案管理制度

安全内业资料档案管理制度
一、前言
为了更好地保护公司安全内业资料，规范安全内业资料的管理和使用，制定本管理制度。

二、总体要求
1. 保密性：安全内业资料具有敏感性和机密性，必须保证绝对保密，并遵守国家法律法规的规定。

2. 完整性：要求安全内业资料的存储、传递、备份等过程中，绝不允许出现遗漏、篡改等情况，确保安全内业资料的完整性。

3. 可追溯性：对于安全内业资料管理的过程，要具有记录和可追溯性，以方便日后的审计或查询。

三、安全内业资料档案的分类
所有安全内业资料均需按照内容和性质加以分类，以便后续管理和使用。

常见的分类如下：
1. 技术资料：包括方案设计、图纸、计算、工艺、流程、测试报告等。

2. 经济资料：包括合同、财务报表、统计数据、进出口单据等。

3. 组织资料：包括公司规章制度、部门规章制度、人事档案、劳动合同、协议书等。

4. 保密资料：包括规定的任何机密文件、机密资料或技术资料，包括商业机密、技术秘密等。

四、安全内业资料档案的保存
1. 档案室：设立安全内业资料档案室，由专人负责档案的进出、查询、管理和归档等工作，保证安全内业资料档案的安全性和完整性。

2. 存放设备：为保证安全内业资料的安全性和完整性，使用的存放设备一定要满足要求，并按要求布置和维护。

3. 合理安排：对于安全内业资料档案的存储，应该遵循“新近资料存短时间，历史资料存长时间；经常使用的资料放置在易取得的位置；有助于了解相关历史资料时
时间顺序排布”的原则。

4. 存储周期：按照《公司保密制度》规定，安全内业资料的最短存储周期为五年，过期资料应及时销毁或转移存储。

五、安全内业资料档案的发放与借阅
1. 发放：安全内业资料档案一般按照“申请填写→审批签字→派发使用”流程进行。

2. 借阅：所有安全内业资料档案必须提前预约和审批，未经审批不得外借，未使用完的应及时归还，以确保档案信息的安全性。

3. 记录：对于安全内业资料档案的发放和借阅，应该建立历史档案记录，并及时整理，以便审计或查询。

六、安全内业资料档案的销毁
为确保安全内业资料的安全性，特定时期内不需要保留的安全内业资料要及时销毁，销毁时应执行以下步骤：
1. 制作销毁清单：清点可销毁资料，并制作销毁清单。

2. 报备审批：将销毁清单报送保卫部门，由保卫部门审核审批。

3. 分类销毁：根据资料的机密程度将资料进行分类销毁，一般采用专门设备进行安全销毁。

4. 监督检查：销毁过程须严格监督。

销毁后必须进行清点，并填写销毁记录，并由保卫部门进行记录备案。

七、总结
本制度的实行可以更好地保障公司安全内业资料的安全性、完整性以及可追溯性，避免机密资料的泄露和丢失，保障公司的正常运转。

公司所有员工应遵守本制度，并
把本制度在实践中不断加以完善和完备。