浅析如何做好企业档案管理工作

浅析如何做好企业档案管理工作
摘要：档案是企业发展的重要体现载体，是企业重要的信息资源。

作为“没
有掺过水的史料”，档案不但保留着企业发展各阶段的原始资料，也对企业和个
人发展中遇到的难题，具有广泛的参考作用。

做好档案管理工作既是贯彻落实国
家对企业档案管理工作的目标要求，更是对党和人民负责、对历史负责的体现。

可以说，企业的长远发展离不开档案管理工作的支持，企业档案管理工作的顺利
开展能够促进整个企业的健康发展。

因此，企业必须要高度重视档案的管理工作，不断调整相应的管理模式，从而有效提升档案管理工作的质量。

关键词：企业；档案管理；措施
1企业档案管理工作的主要内容和要求
企业档案管理工作的主要内容为收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。

收集工作是按规定接收企业各部门需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件
完整、真实、清楚，并且其纸张、字迹、格式等严格按照企业的规定完成。

整理
工作的主要内容是对纸质文件进行整理，要求对文件进行分类、组合、排列、编号，然后进行基本编目。

实物文件要求根据其来源、时间、类型等进行分类，要
做到分类合适、目录清楚、摆放整齐。

保管工作的主要内容是在档案库房对档案
排架或档案柜上的档案进行保管，并办理相应的调入和借出手续，定期检查档案
资料是否完整，要求装文件的档案纸盒、档案排架或档案柜符合要求，档案库房
的环境符合存档要求，调入和借出手续完整。

鉴定工作的主要内容为检测档案的
有用程度，并根据其有用程度设定档案的保管期限，对过了保管期限的文件进行
销毁，并对其进行登记记录，要求有相应的鉴定手续及要求，有相应的销毁手续
及登记记录本。

统计工作的主要内容是了解档案管理工作的现状并制作相应的统
计报表，对数据进行分析，掌握档案管理工作的现状，要求统计报表的内容具有
及时性和准确性。

提供利用工作的主要内容为档案资料的查阅、复印和借出，要
求有符合要求的查阅、复印、借出手续
2做好企业档案管理工作的有效措施
2.1通过不断创新促进档案管理工作全面发展
2.1.1创新档案管理理念
新形势下，档案管理工作既迎来了广阔发展机遇，又面临诸多新问题和新挑战。

在这一背景下，管理人员必须解放思想，缓解创新改革的紧迫感，并不断完
善档案管理工作机制，有效提高管理人员创新能力和创造能力，为档案管理工作
的开展注入新的活力。

2.1.2创新档案管理模式
网络技术的普及和应用，为档案资源开发和利用带来了发展机遇。

管理部门
需要在合理规划管理网站、不断完善法律体系基础上，进一步强化档案信息资源
建设水平，转变传统档案信息组织形式，同时构建信息化档案检索系统。

还要全
面推行网站安全维护管理机制，使网站成为档案管理部门对外联系的窗口，为档
案资源合理配置、深入开发、有效利用、实时共享奠定基础。

2.1.3创新档案管理形象
档案管理人员综合素质直接关系到档案管理工作是否能够顺利开展，其形象
是社会公众评价档案管理工作水平的重要标准之一。

新形势下，档案管理人员需
要明确自身在管理工作中的定位，并转变管理理念。

尤其随着网络技术的迅速发展，档案信息获取、识别、利用等方面的难题不断增加，需要管理人员充分利用
先进技术对档案信息进行筛选、提炼和开发，并在实践工作中不断总结经验，有
效提高自身专业水平和管理能力。

在此基础上，档案管理部门还可以推行竞争机制，提高管理人员自我提升意识，调动其工作积极性，从而营造良好的工作氛围，全面提升档案管理形象。

2.2加快档案管理现代化进程
在档案管理收集、整理、分析和鉴别等基础工作中，涉及到计算机数据准备
工作，该工作具有复杂性、繁琐性等特点，如果缺乏科学化工作流程和规范化工
作制度，会导致计算机数据准备不充分，从而降低档案管理效率，不利于促进档案管理现代化发展。

对此，需要从以下几个方面解决：
2.2.1采用标准化档案管理技术
在掌握档案管理工作规律基础上，尽可能减少其中低功能、可替换及冗杂的工作，确保各项工作有效衔接、相关业务相互协调，同时使同类业务在形式、特征上具备一致性、规范性特点。

一方面能够减少复杂劳动造成的管理混乱现象，另一方面能够为档案信息开发奠定基础。

2.2.2构建统一的业务标准和技术标准
计算机技术是新形势下档案管理工作改革创新的基础，想要充分发挥其作用和效益，就要构建统一的业务标准和技术标准。

如果档案业务缺乏明确规定或标准规范，那么即便使用计算机技术也会无从下手，所以构建统一标准至关重要，否则会直接影响计算机信息储存、信息检索等功能。

另外，想要实现网络化传递基本目标，更要构建标准化业务标准和技术标准，从而为网络连接提供保障。

2.2.3采用科学化手段获取档案信息
新形势下，档案资源种类、数量不断增加。

采用先进技术对档案资源进行全面管理迫在眉睫。

因此，档案管理部门应积极引入多媒体、计算机等先进技术，为档案信息储存方式革新奠定基础，突破信息获取时间、空间限制，满足档案资源实时共享需求。

2.2.4应用现代化档案管理技术
档案管理技术是现代化档案管理工作的重要组成部分，在提高档案管理效率和质量方面发挥着重要作用。

新形势下，科学技术发展日新月异，越来越多先进的技术应运而生，为优化档案管理工作奠定了良好的基础。

例如：在档案管理日常工作中，引入复印机、传真机、计算机及扫描仪等现代化办公设备，既能够减少人工劳动强度，也能够充分保障档案资源的完整性和健全性。

在档案库房建设过程中，也可以充分利用现代化科学技术，采用特殊的处理手段，提高档案的管理水平。

一些纸质档案资源在储存过程中，受环境、温度等因素的影响，容易发
生质量问题，导致档案资源失真或缺页。

对此，需要在库房内部安装各种先进设备。

例如：温湿度调节设备、防震设备、防干燥设备、防虫设备等，这些设备有
利于从根源上解决虫害、温湿度变化等引发的问题。

新形势下，档案管理部门已
经充分认识到了信息化建设的重要性，并利用计算机技术实施档案实体管理和信
息管理的工作，通过构建档案信息数据库，实现不同程度的编目及档案资源自动
检索，同时满足了档案实时共享需求。

在未来发展进程中，档案信息化建设已经
成为趋势，这也将是档案工作技术现代化的集中体现，可以为档案资源有效利用
提供保障。

2.3促进档案管理工作向标准化、规范化趋势发展
为了促进档案管理工作向标准化、规范化趋势不断发展，不仅要解决立卷方
法存在的问题，有效提高档案资源分类、检索效率；还要尽可能提高案卷装订质量，为档案规范管理奠定基础。

档案规范化、标准化管理还离不开软硬件设施的
支撑，需要管理部门及时做好硬件设施维护管理以及软件系统更新升级工作。

结
合以往工作经验总结来看，虽然文书管理工作和档案工作相互独立，并且工作任
务不尽相同，但是由于文书是档案中的重要组成部分，所以二者之间存在必然联系，其在档案管理流程中紧密相连。

因此，管理人员需要不断提高系统化管理意识，树立文书管理工作规范化、标准化指导思想。

简单来说，就是在文书处理过
程中，只有把握好标准化、规范化关口，才能够为档案工作顺利进行提供保障，
从而有效提高档案管理工作的综合水平。

3结束语
总之，档案管理在企业的发展建设中起关键作用，档案管理是企业内部的基
础重点工作，相关企业要高度重视，不断对档案管理效果进行详细探究，明确具
体管理现状。

根据技术要求以及数字化、智能化发展趋势，对档案管理进行改进，注重档案管理网络建设，并充分保证信息资料安全，在制度保障的前提下开展管
理工作，进一步推动基层企业高效持续发展。

参考文献
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