对高职院校教学秘书工作的认识与思考

经验交流
对高职院校教学秘书工作的认识与思考
尤燕
（楚雄医药高等专科学校，云南楚雄675005）
【摘要】教学秘书是高职院校教学管理队伍中最基层的人员，但在教学管理中起到非常关键的作用。

本文主要分析高职院校教学秘书工作特点、工作现状，并对教学秘书工作进行思考，以期提高教学管理质量。

【关键词】教学秘书；教学管理
高职院校教学秘书是教学管理队伍中最基层的人员,负责日常教学活动的方方面面，同时，也是部门、领导、教师和学生之间的纽带和桥梁，在教学活动顺利开展中起到重要作用。

因此，解决教学秘书工作现存问题，强化教学秘书在教学质量管理中的作用尤为重要。

一、高职院校教学秘书工作特点
（一）教学秘书工作量大
教学秘书工作范围广泛，以服务部门、服务教学、服务教师、服务学生为中心，既要执行上级部门、院系领导安排，完成通知下传、材料上报，又要协助教学主任处理、协调教学管理的具体事宜，还要完成教师的职称晋升、绩效工资核算和学生的学籍管理、报名考试管理等相关事宜，同时近年教育部制定一系列教学质量评估、专业评估，教学管理工作内容相应增加。

所以教学秘书工作量大，内容繁杂，涉及面广，关系到教学管理质量和师生切身利益。

（二）教学秘书工作具有重复性
教学秘书工作多按学年、学期进行，日常工作固定，具有规律性和周期性。

比如：每学期按照教学管理进行期中期末教学检查、不固定教学督导每月评课、教师互相听课和科学排课；每月完成教师工作量统计、绩效工资核算和学生评教量表统计；每学年按照教务处安排完成学生英语计算机考试报名和各种考试安排。

这就需要我们教学秘书耐心面对每一项任务。

（三）教学秘书工作具有复杂性
学校各个职能部门都以教学秘书为纽带，将信息传达二级院系，经常会出现同一时间多个部门下达任务，具有时间任务交叉性。

同时，部门、教师、学生也都以教学秘书为桥梁，反馈信息到上级领导或部门，经常会出现同一时间部门、教师、学生反馈问题需要处理。

所以，教学秘书需要快速、正确传达各种信息，还需要及时沟通交流、协调各种反馈问题，处理好师生关系。

二、高职院校教学秘书工作现状
（一）教学秘书岗位不受重视
教学秘书是教学管理的基层人员，工作事务繁杂，具有重复性，很难自己做出工作业绩或显著效果，很少受到领导和教师的认同。

目前，高职院校非常重视教师队伍建设，派出教学学习、进修，建立各种教师激励制度，及时引进教师数量，解决教师工作量大影响教学质量问题，但是对于教学秘书工作量大、杂、苦，无人问津，打击了教学秘书的工作积极性和热情。

（二）教学秘书岗位不专业化
教学秘书被认为就是重复简单的事务性操作员，比如接听电话、上传下达信息，不需要决策、处理，所以对教学秘书的学历、专业并无要求。

在这种情况下，教学秘书岗位来源比较复
杂。

有文献显示[1]，教学秘书岗位的来源包括：（1）刚毕业的本科生、研究生；（2）从其他岗位上转过来的行政人员；（3）引进人才博士后的配偶；（4）由于各种原因暂时代替本部门教学秘书从事教学管理的教师。

高职院校大部分教学秘书未学过文秘专业，缺乏管理经验，同时和本系部专业不相符，不懂得本系部专业课程开设、专业发展，影响到教学管理质量。

三、高职院校秘书工作的思考
（一）重视教学秘书岗位
高职院校领导要重视教学秘书岗位，明确岗位职责、权利。

做到以下几点：（1）肯定秘书岗位重要性，增加职业认可度，提高教学秘书归属感和成就感；（2）不定期组织教学秘书岗位培训、专题研讨、外派学习交流，提高教学秘书业务能力；（3）建立激励制度，薪酬与工作量、工作质量挂钩，对工作效率高、业务能力强的秘书给与一定物质奖励，提高教学秘书工作积极性。

（二）教学秘书岗位专业化，并配足专职教学秘书
重视教学秘书的聘用，采取公开竞聘，选择管理专业、文秘专业本科学历以上人员或者与本系部专业相近人员，提高教学秘书队伍质量。

同时，每个系部配足1-2名专职教学秘书，还可以选拔一些品学兼优、业务能力强的学生担任助手，既可减轻教学秘书工作量，也可以给学生一个锻炼的机会，提高教学秘书工作的质量与效率。

（三）提升教学秘书自身素质
教学秘书的工作内容决定了其必须具备以下素质：（1）保持高度责任心，具有敬业精神；（2）具有较强的沟通能力、统筹协调能力；（3）具备本专业、管理、教育、文秘多重知识；所以教学秘书要不断学习教学专业、教学管理相关知识，不断总结和吸取工作中的经验教训，提升自身素质。

四、总结
高职院校教学秘书工作繁琐而重要，学校应该重视教学秘书岗位，使教学秘书岗位专业化，并配足专职教学秘书，同时，教学秘书也因努力提高自身素质，共同构建高水平教学秘书队伍，
提高教学管理质量。

【作者简介】
尤燕（1993.12～）女，汉族，云南楚雄，本科，楚雄医药高等专科学校，助教，研究方向：护理教育、教学管理。

【参考文献】
[1]李琴涛.新形势下高校教学秘书队伍建设研究[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010(05).
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