余姚市档案馆档案接收标准

余姚市档案馆档案接收标准
为确保档案的完整和进馆档案的质量，实现档案管理标准化、规范化、科学化和现代化。

根据《中华人民共和国法》、《档案法实施办法》等法律、法规，结合我市实际情况，特重新制定本标准：
一、接收范围和内容
（一）接收范围：
接收本市范围内各个时期各类各级机关、团体，以及具有代表性、典型性的企事业单位和经过协商确定的知名人士、著名家族等档案材料，具体接收范围按2004年重新确定的余姚市档案馆接收名册执行。

（二）、接收内容：
1、接收列入进馆范围内的反映各立档单位具有永久长期保存价值的各个门类（文书、统计、会计、科技、声像、实物、专门等档案）和知名人士、著名家族等的档案材料。

载体包括（纸质、录音带、录像带、胶片、光盘、照片、影片等形式档案）。

2、检索工具：
①案卷目录（一式二份）；
②全宗介绍（一式二份）；
③电子目录（标准见附件）；
④案卷文件目录（不作强求）；
⑤其他各类检索工作（不作强求）。

3、汇编材料：
①组织沿革；
②本地区、本系统的各类基础数字汇编；
③大事记、年鉴；
④专业志或地方史志；
⑤有关本地区、本专业的其他汇编材料。

二、档案质量标准：
（一）文书档案
1、分类清楚：按全宗整理移交档案，一个全宗应按统一的分类方案，保持一致性和连续性，分类清楚。

2、保管期限划分准确：按照国家档案局发布的档案保管期限的规定，准确鉴定文件的保管价值，区分永久、长期、短期三种期限。

3、组卷符合要求：根据文件的形成规律，并保持文件之间的历史联系，灵活运用立卷特征，按照文件的不同价值、数量进行组卷，便于保管和利用。

4、卷内文件排列条理：卷内文件排列要条理系统，保持文件之间的联系，使之成为一个有机整体，一般可按时间顺序或重要程度排列。

5、编写页号或件号：对装订的案卷，不论单面或双面书写文件，凡是有字的，均以页为单位编号，空白面不编页号。

如果卷内只有一件印件，已有页码，可不再编页号。

编号位臵在文件正面的右上角、背面的左上角。

6、填写卷内文件目录和卷内备考表：进馆档案必须全部填写卷内文件目录，文件题名不能随意更改和简化，没有题名或题名不能说明文件内容的，应拟写题名，外加“[ ]”；页号的填写，应填写每件文件的首页号；备考表立卷人、检查人要签名，以示负责，日期填写立卷完成的时间，如有其他需说明的问题，也填写在备考表内。

7、填写案卷封面：案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写，字迹工整、清晰；全宗名称要写单位的全称或通用简称；案卷题名要简明（一般不超过50个字），确切全面、概括地反映卷内文件内容；起止年月应填写卷内文件最早至最迟时间，用阿拉伯数字填写。

8、案卷装订与文件修复：案卷内无金属物，对破损和小于16开的纸张要进行托裱修复。

（二）科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

（三）会计档案经过鉴定后，抽取出其中的六种材料，包括有：土地征用及重大固定资产的买卖单据；历年工资名册；未了结的债权债务单据；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；有必要延长保管期限的其它会计材料。

然后按照会计档案立卷要求，重新装订成册，排列在对应保管期限的其他各类档案后。

（四）照片档案按照《照片档案管理规范》执行。

（五）各类专业（专门）档案按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的标准执行。

（六）各类档案的案卷应统一排列。

三、电子档案接收要求：
（一）归档内容：凡是纸质档案或其他形式载体的档案均应按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

（二）归档范围：电子文件的归档范围应参照国家纸质文件材料或其他形式载体材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和电子文件产生及运行过程中的元数据。

（三）保管期限和密级划分：电子文件的保管期限和密级划分应参照国家纸质文件材料或其他形式载体材料密级和保管期限的有关规定执行。

电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应当在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

（四）质量要求：要重点检查其可读性和完整性，记录的字节数、检索拷贝在载体上的，还要看其介质是否完好无损，必要时进行全面检查，确保测试无病毒和档案内容的准确完整，合格率达到100%时方可进行交接。

凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。

（五）移交方式：一般根据档案进馆工作的实际情况与纸质档案或其他载体的档案同时移交，移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递，条件允许的情况下也可随时接收现行文件的电子档案。

在已联网的情况下，电子档案的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

四、接收手续和期限
（一）凡在本单位保存满10年的档案，应向档案馆提出移交申请，市档案馆可根据实际情况酌情处理，待验收合格后，才能接收进馆。

（二）接收时移交单位用专车专人送至档案馆，交接双方按目录逐卷（件）清点，珍贵档案应逐页清点。

（三）交接清点无误，双方应在档案移交文据上签字盖章，文据一式三份，一份退移交单位，保存在全宗卷内。

市档案馆以前所订标准与此有矛盾之处，均以本标准为准。