信息化背景下的人事档案管理探析

信息化背景下的人事档案管理探析
薛娜
摘要：在经济飞速发展，社会加速进步的今天，社会生活逐步进入自动化、信息化、网络化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。

使得无论是企业事业单位还是政府，都在大力进行办公信息化建设。

利用现代信息技术对人事档案进行归类管理和储存，能够有效的改善之前档案管理中存在的种种局限和不足。

为使信息技术能够更加有效的为人事档案工作的进一步发展提供有力的支持，必须加强信息化背景下的人事档案管理。

本文将对信息化人事档案管理过程中所面临的问题和解决途径进行探究与探讨
关键词：信息化；人事檔案；档案管理
1 信息化背景与人事人事档案管理的概述
随着科技的发展，信息技术被运用到各个领域，极大的改变了人们的生活、工作方式。

信息时代的到来不仅使得信息流通高速化、信息获取快速化，而且还使得大量的信息数据能够得到精确迅速的处理。

这一背景下的信息处理、档案管理方式，对内有利于提高单位的管理的科学性，对外有利于提升单位的社会效益。

人事档案管理工作又是档案管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着整个单位人事管理的各种历史活动，记录着每个人的德才表现、社会经历、学历等信息，为接下来的单位人事建设和其他管理工作的进一步开展提供依据。

人事档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量单位档案管理水平中起着重要作用，对于推进单位建设和社会进步也有着特殊意义，人事档案整理与保管的水平的高低直接影响着单位档案资料保存的质量。

人事档案是为单位记录和提供人才信息的主要来源。

人事档案管理工作是保证整个单位档案管理工作顺利进行的重要基础。

经济发展迅猛，社会的进步飞速，信息化的发展来势汹汹，对人事档案管理工作要求越来越高，为使档案能够更加有效的为单位管理工作的进一步发展提供有力的支持，促进单位建设完善，必须正视现今人事档案管理中存在的问题，加强对人事档案管理的建设。

总之，运用现代信息技术建立人事档案管理系统，实现档案管理的信息化，能够使档案管理
更加高效，更加智能，从而进一步加强档案管理工作的使命感和责任感。

2 信息化背景下的人事档案管理的现状
1.理论与实践难以齐驱并驾
电子文件的概念学界早在90年代都开始研究了，主导人物也就是如今档案学的领军人物冯大师太，时至今日电子文件的研究一直没有断过。

国家层面上也出台了相关标准和战略规划，目前正在进行纸质档案数字化工作，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。

保存纸质的原因在于它物理上易于保存，科学维护下保存也不成几百年不成问题，并且现在国家政府各个部门并没有统一的实行无纸化办公，这些直接产生的纸质记录必须要保存的。

而进行信息化、数字化的原因，一是为了安全备份，二就是为了便于查询和未来的开发利用。

但双套制无疑增加了档案人员和档案保管的负担，没人敢于担负销毁纸质档案的责任。

这些都是局限于档案信息管理系统，并非政府办公系统，人事档案遗憾的是还不归档案部门管理。

2.档案管理队伍不规范
人事档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。

据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的人事档案管理场所，还有很多单位的档案管理人员极少，有些甚至直接由单位普通工作人员兼任。

单位领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进人事档案的信息化工作所需要的档案管理软件，影响了档案管理工作进度和成效。

缺乏一套完善的人事档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。

另外，人事档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，人事档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的人事档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

3.信息技术存在安全隐患
虽然电子人事档案已经开始保存，但如何实现电子文件的真实性，完整性和有效性仍是一直在研究的难题，电子文件很容易修改和载体之间的迁移，那么它的凭证作用怎么定性，这是一个很重要的问题，法律地位得不到确定，就难以在政务工作中发挥作用。

电子档案如何长久保存，光盘，磁带，硬盘的寿命都是有限的，系统的寿命也是有限的。

当初的系统能读出电子文件，以后支持该系统的软硬件平台消失了怎么办？电子档案的安全性也是一大问题，这也是政府相当看重的问题，信息化时代的网络攻击，一不小心密级档案泄露的都是大问题。

3 信息化背景下人事档案管理的新对策
1.建立健全制度规范，促进档案管理标准化
信息化的人事档案管理需要一套全新的管理模式，没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度及有效的指导。

导致人事档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理建设过程进度缓慢，多走了许多弯路。

因此，政府及有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的人事档案管理建设制度。

制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。

合理的科学的安排档案管理工作的工作流程。

另外，还要制定一套监督制度，通过对人事档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。

2.落实信息技术支持，完善人事档案管理系统
只有资金落实到位，人事档案建设的软件和硬件配置才能齐全，这也是开展人事档案管理工作的基础性条件。

只有拥有齐全的配置，档案工作人员的工作才能顺利进行。

政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，保证网络信息体系的顺畅无阻，从而提高人事档案管理工作的效率。

另外，应邀请专业人士为单位人事档案管理工作设置其特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，提高工作效率，加快档案管理工作的进行力度。

还要为人事档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免人事档案信息的泄露或流失，给档案管理工作带来不必要的麻烦。

3.加强宣传，增强全员主动归档意识
单位应加强宣传力度，让全体职工理解人事档案管理的重要性，促进全员职工的人事档案意识提高，全力支持的人事档案管理信息化工作，为人事档案工作提供有记录价值的第一手资料。

单位各部门应积极配合工作，保证人事档案管理工作的顺利开展。

人事档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

4.加强档案管理队伍建设，实行规范化管理
信息技术背景下，对档案管理的保密性、档案管理人员的综合素质和能力等都提出了新的要求，有很多都是新接触到的。

信息技术应用的公开性中要更加注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项涉及到多个专业层面，对档案管理工作人员的综合素质和能力提出了更高的要求。

信息技术条件下，档案工作人员要更好的服务于群众，扩大档案服务面。

所以，档案管理工作人员不仅要加强研究如何建立起高效、灵活、科学的单位档案信息体系，而且要更好的服务于实际工作，立足于实践，一切实事求是。

4 总结
新形势下的档案信息化建设已经成为一种不可逆转的趋势，也是时代发展的必然要求。

人事档案管理工作是单位管理乃至社会经济健康可持续发展的重要基础，而人事档案管理工作人员的素质是做好档案工作的基础。

只有建立健全人事档案管理机制，保证人事档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对人事档案实施有力的保护措施，才能保障人事档案管理的信息化建设工作有条不紊的前进，提升人事档案工作的整体业务素质。

参考文献
[1]刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发，2015，03：82.
[2]蒋长高.信息化背景下人事档案管理探索[J].新西部（理论版），2015，13：49-50.
[3]李苹.信息化背景下人事档案管理的新思路研究[J].办公室业务，2016，01：163.
-全文完-。