SA8000文件及记录保存控制程序

SA8000文件及记录保存控制程序
1．目的
供员工传阅参考，并供SA8000公司代表查阅，以证明供应商和生产厂家完全遵守SA8000要求。

2．范围
所有管理人员。

3．职责
3.1体系总务部负责记录的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录样张的设计，体系总务部负责收集记录的样张。

并负责记录的编号、打印、登记、发放，样张受控。

3.3各部门负责收集、整理、保存本部门已形成的记录，并定期归档。

3．4必须向工人说明供应商行为准则的规定，以及工人根据准则规定应享有的权利。

3．5在工厂内的公众场所张贴翻译成当地语言的供应商行为准则，并应工人的要求向工人提供供应商行为准则的复本。

4．程序
4.1记录的范围
4.1.1产品生产过程中有关检验和试验记录、生产工作记录、监视和测量装置周检记录、顾客意见记录、不合格品及其处置记录等。

4.1.2环境因素调查和评价记录、危险源辨识和评价记录、人员培训方面记录、设施方面记录等。

4．1．3保存能够支持工厂开展达标工作的所有必要文件
4.2记录的标识、编号
4.2.1为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号。

4.2.2 采用国家、地方政府、行业规定的表格采用原有编号不再另行编号。

4.3记录填写
4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人的姓名及日期。

4.4记录的保存、保护。

4.4.1各部门负责收集本部门相关的记录，依日期顺序整理好存放于通风、干燥的地方，每年年底各部门对收集的记录进行登记，分类标识，进行贮存，确保贮存环境符合要求，防止损坏、丢失、易于检索。

4.4.2记录的保存期限根据记录的重要性和保存价值可分为1年、3年、长期三种。

4.4.4体系总务部不定期检查记录的使用、管理情况。

4.4.5记录可以书面形式保存，也可以硬拷贝或电子媒体保存。

4.5记录发放、借阅和复制。

4.5.1各部门根据需要，向体系总务部领用所需记录空白表。

4.5.2各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准。

4.6记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，由各部门报相关管理者代表批准，由体系总务部负责统一销毁。

5.0相关记录/文件
无。