大学国际学术会议管理暂行规定

大学国际学术会议管理暂行规定
本规定是根据XX省《关于印发（在鄂举办国际会议管理实施规范）的通知》等文件精神，结合我校实际情况，进行修订。

一、基本原则
1.本暂行规定中的国际学术会议是指：以我校名义在校内或国内举办的、与会者来自3个或3个以上和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

2.举办国际学术会议要从根本利益和我校对外交往的实际需要出发，做到以我为主、目的明确，统筹协调、从严掌握，厉行节约、讲究实效。

3.国际学术会议是开展国际学术交流的重要形式。

主(承)办相关的国际学术会议不仅有助于提高本单位学科学术水平和地位，而且有助于提升学校知名度。

学校积极鼓励以学校的名义在校内或国内召开具有较高专业水平的学术性国际会议，特别是高层次、高水平的型国际学术会议。

4.以我校名义在校内或国内主(承)办国际学术会议，其会议主题和内容应与我校相关学科的教学、科研紧密结合，有利于促进我校的学科建设和发展，并不得与和上级有关政策精神相违背。

二、报批程序
1.申报国际学术会议的单位，应提交举办会议的请示件。

请示件内容应包括：举办国际学术会议的必要性；主办单位及协办单位名称；会议议题和主要内容；举办时间、会期、地点，与会人员范围、总人数；拟邀请外宾人数、国别、职务等；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际学术会议情况，并附上相关背景资料。

2.申办、承办或举办国际学术会议的请示件，经本单位负责人签字确认后，应在举办国际学术会议前4个月向学校国际交流与合作处提交。

3.由学校国际交流与合作处根据有关文件精神，会同相关部门初审后，报校领导审核；经校领导审核后，由学校行文，向XX省教育厅对外合作与交流处申报；经省教育厅审核后，向省外事（侨务）办公室提交;由省外事（侨务）办公室审核后，根据审批权限向省委或省提交，经审批通过后，方可执行。

三、审批权限
1.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，应报、审批。

2.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下，涉及意识形态领域或哲学、社会科学类国际会议，应报省委审批。

3.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，应报省审批。

四、管理要求
1.各单位应严格按照学校的规定，依照本暂行规定对举办国际学术会议严格把关，并按规定程序报批。

未经批准，各单位不得对外申办、承诺举办国际学术会议；不得以已与外方商妥为由要求认可和批准；不得为取得外方赞助而同意举办国际学术会议。

2.举办国际学术会议经费原则上自筹解决，实行以会养会。

举办单位要合理编制会议预算，严格限定经费开支范围和
标准。

要精打细算，尽量少花钱、多办事、办好事，力求会风简朴，务求实效。

3.经批准举办的国际学术会议，各单位应周密安排，制订详细的接待方案，并报校国际交流与合作处备案。

在会议举办期间，应及时录像、拍照，做好会议珍贵资料的收集工作。

4.在国际学术会议举办过程中，国际交流合作处应会同学校保护处做好外宾的安全保护工作，以保证会议安全顺利地进行。

5、国际学术会议结束后，主办或承办单位应在1个月内将会议总结材料及照片、光盘等资料，报送学校国际交流与合作处存档，并上报会议审批和审核部门。

五、纪律监督
1.校国际交流与合作处应对我校举办的国际学术会议发挥统筹协调作用，认真审核、严格把关。

对不符合方针政策和有关规定的国际学术会议，应向报送单位提出推迟或取消的办理意见。

2.举办国际学术会议的单位要加强对参加会议中方人员的外事纪律教育，中方与会人员应严格遵守外事纪律和外事规章制度，严守秘密，自觉维护安全、荣誉和利益。

3.主办或承办国际会议的单位，如发现与会的境内外人员中有危害安全的行为或嫌疑情况的，应及时报告学校保护处和国际交流与合作处等，并按有关程序报上级主管部门。

4.有关新闻单位应严格遵守相关新闻报道纪律。

举办国际学术会议的单位若发布新闻和会上发送对外宣传制品，应向学校宣传部、国际交流与合作处报告，并按程序向省新闻办报批。

5.财务部门要加强对国际学术会议经费收支的财务管理和监督，并负责对举办国际学术会议单位的财务收支情况进行专项检查。

6.未按规定程序报批的国际性会议或在举办国际性会议中违反有关规定的，会议期间发生的保密、安全、国际事务纠纷等一切事件由主办或承办单位及其主要负责人承担，学校和部门按照有关规定追究主要负责人的相关责任。

六、附则
本暂行规定自印发之日起执行，原文件同时废止。