公司电子邮件管理制度

公司电子邮件管理制度
一、引言
电子邮件已成为现代商业世界中重要的沟通工具，公司的电子
邮件管理制度是为了确保公司内部和外部的沟通有效、安全和合规。

本文档旨在规范公司电子邮件的使用和管理，确保员工在使用电子
邮件时遵守法律、道德和公司的规定。

二、适用范围
本管理制度适用于整个公司的所有员工，无论其职位和部门。

所有员工在使用公司的电子邮件系统时都必须遵守本管理制度。

三、核心原则
1. 合法合规：员工在使用电子邮件时必须遵守适用的法律法规，并遵循公司的政策和规定。

任何违反法律和公司规定的行为都将受
到纪律处分。

2. 保密性：员工在处理公司的机密和敏感信息时，必须采取相
应的保密措施。

未经授权不得将机密信息发送到外部人员或合作伙伴。

3. 遵守使用政策：员工必须遵守公司的电子邮件使用政策，包
括但不限于以下规定：
a. 不发送垃圾邮件、恶意软件或病毒邮件；
b. 不发送色情、歧视、诽谤或其他违反道德规范的内容；
c. 不发送未经授权的商业广告或推销信息；
d. 不泄露公司的商业机密或其他敏感信息。

4. 网络安全意识：员工应加强网络安全意识，不随意点击邮件中的链接或附件，以免可能的网络攻击或数据泄露。

5. 责任和追溯：每个员工均对其通过公司电子邮件系统发送的信息负有责任。

公司保留对邮件内容进行审查的权利，并有追溯邮件的能力。

四、具体规定
1. 邮箱账户
a. 每个员工将被分配一个公司邮箱账户，并由IT部门进行管理。

员工不得与他人共享邮箱账户密码。

b. 受雇期间，员工可以使用公司电子邮件系统进行工作相关的通信。

2. 业务使用
a. 使用公司电子邮件系统进行业务通信时，员工应使用明确、专业和准确的语言，避免使用任何可能引起误解或争议的语言。

b. 邮件主题应准确反映邮件内容，邮件正文应清晰明了，提
供必要的上下文，避免遗漏重要信息。

3. 保密性和安全性
a. 员工不得将公司的机密信息或客户机密信息发送到外部人员，也不得将之转发给其他员工，除非获得相关授权。

b. 员工不得将与公司无关的机密信息发送到公司电子邮件系统。

c. 员工应妥善保管自己的邮箱账户和密码，不得向他人透露。

d. 员工应定期清理邮箱，删除不再需要的邮件，以保持邮箱
的容量适当。

4. 监测和审查
a. 公司有权对公司电子邮件系统进行监测和审查，包括但不限于检查邮件内容、查看邮件日志等。

b. 员工须理解并接受公司对邮件内容进行审查的权利，并无
条件配合公司进行相关调查或审查。

5. 违规处理
a. 对于违反本管理制度的行为，公司将视情节的严重程度采取相应的纪律处分措施，包括警告、禁用邮箱账户、停职、甚至解除劳动合同。

五、培训和沟通
公司将定期开展相关培训，以提高员工对电子邮件管理制度的认识和遵守程度。

同时，公司将及时向员工沟通有关电子邮件管理的任何更新或变更。

六、结论
公司电子邮件管理制度是确保公司内部和外部邮件通信有效、安全和合规的关键措施。

通过遵守该制度，员工能够更好地保护公司机密，提高工作效率，维护公司声誉。

同时，公司也将加强对电子邮件管理制度的监督和培训，以确保员工的合规性和安全性。