五步标准化建立员工档案库

五步标准化建立员工档案库
讲师：Ella
缺乏建立员工档案库的意识不知道怎么建立员工档案库缺乏专业化建立员工档案库的经验
已经建立员工
档案库但是不专业
学员问题
1
鉴定整理归档存档收集
245
3
第一步：收集
第一步：收集
确定
收集渠道
确定
收集内容填写表格
确定收集渠道
内部渠道
外部渠道
1
2
•档案管理人员收集
关联公司移交
•业务部门移交
确定收集内容录用资料
简历、面试登记表和面试评估表等材料
工作资料异动资料离职资料转正、薪酬、绩效、培训和奖惩等材料入职资料录用资料资料内容
身份学历证件复印件、入职登记表和劳动合同及附件等材料
文凭变化、竞聘、晋升和任免材料离职和退休等材料
填写表格
档案管理员: 填写《收集目录》
部门：填写《移交目录》
关联公司：填写《移交目录》
五步标准化建立员工档案库第二步：鉴定
第二步：鉴定
1鉴定不合格的材料2审批入库
鉴定不合格材料不属于档案内容的材料
缺页、无日期和签章（字）等的材料
用曾用名及更改姓名的材料
破损、霉变、字迹模糊和伪造或涂改等材料
审批入库填写入库登记表审批入库档案管理员
档案管理负责人
五步标准化建立员工档案库第三步：整理
第三步：整理
修整分类排序编目
去钉
修复
•修整破损的文件
•复制字迹模糊
和易退变的文件
小于
A4纸的材
料粘贴在A4纸上
折叠
粘贴
大于A4纸的材料
采用手风琴式折叠
分类
按材料性质分类
原件在前
附件在后
分类
准备夹页
每类材料间
用夹页隔开
•同类材料按形成时间排序
编写页号
编写目录
•类目录
子类别、文件名称、保管期限等
•总目录
日期、姓名、部门、类别、文件名称等
五步标准化建立员工档案库第四步：归档
第四步：归档
盖章装订立卷分类
加盖归档章
在每类材料的
首页右侧空白上
填写类别号
和序号等
用档案夹装订
同一类材料
装订于一个档夹
写档夹编号
立卷
准备标准档案袋（盒）
填写档案封面
立卷盒内文件最后面放备考表
盒内文件最上面放案卷总目录
按类别顺序装入材料
•文件名称整理人
•检查人日期
分类
先按员工性质分类
再按部门和职位分类•在职员工
•离职员工
•退休员工
五步标准化建立员工档案库第五步：存档
第五步：存档
选用存档设备
开放式横向档案柜
抽屉式直立档案柜
存档
贴标签
•在档案架（抽屉）上贴标签•在档案袋（盒）上贴标签按类存入档案柜
小结
收集—收集渠道/收集内容/填写表格
鉴定—鉴定不合格材料/审批入库
整理—修整/分类/排序/编目
归档—盖章/装订/立卷/分类
存档—选用存档设备/贴标签/存入档案柜
谢谢聆听！
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