暖气用户档案管理制度

第一章总则
第一条为规范我公司暖气用户档案管理工作，确保档案的准确性、完整性和安全性，提高服务水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有暖气用户档案的管理，包括新用户档案的建立、存档、查询、更新和销毁等环节。

第三条暖气用户档案管理应遵循以下原则：
1. 依法合规：遵守国家相关法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。

2. 科学严谨：采用科学的方法和手段，确保档案的真实性、准确性和完整性。

3. 安全保密：严格保护用户隐私，确保档案信息安全。

4. 便捷高效：简化档案查询流程，提高工作效率。

第二章档案管理机构与职责
第四条公司设立暖气用户档案管理办公室，负责暖气用户档案的日常管理工作。

第五条暖气用户档案管理办公室的主要职责：
1. 制定和实施暖气用户档案管理制度；
2. 组织开展暖气用户档案的收集、整理、归档、查询、更新和销毁等工作；
3. 指导各部门做好用户档案管理工作；
4. 定期对档案管理工作进行检查、总结和改进。

第六条各部门应指定专人负责本部门用户档案管理工作，具体职责如下：
1. 负责本部门用户档案的收集、整理、归档；
2. 及时更新用户档案信息；
3. 保证档案的准确性和完整性；
4. 协助档案管理办公室开展档案管理工作。

第三章暖气用户档案管理内容
第七条暖气用户档案主要包括以下内容：
1. 用户基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等；
2. 用暖信息：用暖面积、用暖时间、用暖费用等；
3. 维修记录：用户报修记录、维修情况、维修费用等；
4. 优惠政策：用户享受的优惠政策、补贴等；
5. 举报投诉：用户投诉内容、处理结果等；
6. 用户意见反馈：用户对供暖服务的评价和建议。

第八条暖气用户档案的收集、整理、归档应按照以下要求进行：
1. 收集：各部门应定期收集用户档案资料，确保档案的完整性；
2. 整理：对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的有序性；
3. 归档：将整理好的档案资料按照规定格式归档，确保档案的安全性和便于查询。

第四章暖气用户档案查询与更新
第九条暖气用户档案查询应遵循以下规定：
1. 用户本人或授权人可查询本人档案；
2. 查询档案时，需出示有效证件；
3. 查询结果应保密，不得泄露用户隐私。

第十条暖气用户档案更新应定期进行，具体包括：
1. 用户基本信息变更；
2. 用暖信息变更；
3. 维修记录更新；
4. 优惠政策和投诉举报信息的更新。

第五章暖气用户档案销毁
第十一条暖气用户档案销毁应按照以下规定进行：
1. 销毁档案前，需经档案管理办公室审批；
2. 销毁档案时，应采用碎纸机等安全措施，确保档案信息不被泄露；
3. 销毁档案后，需做好销毁记录，并存档备查。

第六章附则
第十二条本制度由暖气用户档案管理办公室负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。