浅谈基于ERP环境下的中小型印刷企业采购管理

浅谈基于ＥＲＰ环境下的中小型印刷企业采购管理供应商管理是ERP(Enterprise Resourse Planning)管理中重要的一个模块。

本
文首先介绍了传统印刷企业采购的弊端，并介绍印刷企业ERP的系统组成，最后重点介绍了ERP环境下印刷企业实施采购管理模块的流程及其优势。

标签：印刷企业ERP 采购管理
目前中国的印刷业中,随着竞争的激烈和工艺的日趋成熟，印刷企业的利润已相当微薄。

采用ERP(Enterprise Resourse Planning)系统进行管理,可以降低库存量、减少延期交货、缩短采购提前期,使企业在信息化的竞争中占据优势。

这使得ERP在印刷业逐渐升温,越来越多的印刷企业开始采用ERP管理系统。

面向订单生产的中小型印刷企业，其生产模式为多品种、小批量、系列化，按订单组织生产,按计划采购原料。

面对不同的订单,所需采购的原料可能各异,供应商也不相同,但印刷企业一般对印品交货期要求很高,这就要求严格控制原料采购交货期和质量等指标。

而从物流管理的角度看，最初采购执行的是否成功将直接影响后继的生产和企业利润,因此采购在印刷企业中是必须控制好的一个环节。

一、印刷企业传统采购方式及其弊端
印刷业属于加工型行业，采购物资的质量直接决定印品质量的好坏。

在印刷企业各项支出中，采购对印品成本影響较大，采购费用约占成本的10％～30％。

因此采购在印刷企业中占有重要的地位和作用。

印刷业在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存而采购。

采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性，采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。

在传统的模式中，采购职能通常相对分散，采购信息零散，采购单价高；采购部门庞大，占用较多人力而效率低下，错误率高；不透明的采购流程造成暗箱操作，导致企业资本流失；供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，易出现库存原料积压和采购不到的问题。

在印刷企业利润最大化过程中，有效的降低采购成本已经刻不容缓。

因此，不少中小型印刷企业已经采用了ERP系统进行企业采购管理。

本文浅议了在ERP环境下中小企业实施采购管理的优势。

二、ERP环境下印刷企业采购管理模块的实施及其优势
印刷业ERP系统一般包括系统维护、人力资源管理、生产管理、物流管理、财务管理、报价管理及订单管理。

采购管理子系统是企业资金流的重点，所以采购子系统必须要能够做到合理的价格分析和制定准确的计划采购。

这样,才能使得企业以最低的价格购入合理数量的物料。

一般情况下,印刷企业采购管理流程如下:
1.制定采购计划。

印刷企业制定采购计划分为两种情况，一是根据库存量和各部门的申请计划制定所需基本辅料采购计划;二是在接到客户订单后，根据客户提供的订单物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购系统提供的在途采购量等数据为依据，计算出为满足计划生产所需的物料，并以此作为采购计划的依据。

采用采购管理系统制定采购计划，可以节省大量的时间，同时可降低企业非合理库存。

2.确定供应商。

确定采购计划后,通过采购管理子系统的供应商管理模块查询是否有合适的供应商。

若有合适的供应商,根据供应商档案记录的相关信息对供应商进行综合评价和分析,选择合适的供应商进行洽谈。

若没有合适的供应商,进行货源调查，通过评审确定新的供应商并将其基本资料添加到供应商基本信息中。

对供应商信息维护,主要是实现供应商信息的归档管理，将供应商的基本信息统一记录在系统中,建立合格的供应商列表，并为各种采购物料指定是否要求采用合格的供应商。

通过系统提供一系列供应商的评估报表,可以通过定期运行“供应商价格绩效分析报表”、“供应商质量报表”、“供应商服务表现分析报表”、“供应商过期发货报表”和“过量发货报表”来考核供应商业绩。

统一的供应商管理可以使提供的供应商信息全面、准确,也便于对供应商进行考核和分析，使下一次采购时供应商的选择更加科学。

3.制定采购订单。

根据实际的生产计划，核准采购的必要性和采购条件的正确性，并与供应商签订供货协议，以确定交货的日期、数量、地点和付款方式等。

核准并制定采购订单，将所需信息录入系统。

各部门的物料需求请购单要由采购部门编写采购订单，经过主管审核后，下达给供应商所需的采购物料。

采购订单下达时，系统会自动将请购单的状态转化为“已确认”。

当采购的物品入库时，系统会自动将采购订单状态转化为“已完成”。

入库单被财务部门结清货款时，系统会自动将采购订单状态转化为“已结清”。

在采购订单管理窗口中，首先会以红色警示急需的物料，采购人员要注意跟踪，以免造成生产线因缺料停工。

系统可以依据供应商、物料名称、时间段、采购订单的审核状态、下达状态、完成状态等条件非常方便的进行查询和统计分析，使采购订单的制定更加准确省时。

4.订单跟踪。

采购过程中，通过控制采购的进度和抽检货物质量等方法进行采购订单跟踪。

系统可以对执行该订单的各个环节可实现即时跟踪和监控，同时还可以设置各个环节的完成时间限制,并实现预警功能。

每一个任务和环节做出变动时,相关人员都能接到通知，便于做进一步的查询和确定下一步的操作准备等。

通过订单的跟踪,可以将采购过程中的差错降低到最低程度。

5.采购收货。

采购部门在接到收货单据后,查找要货记录并核对(或填写)本次进货价格,在要货记录上进行标记，修改库存管理系统中的库存记录,以备察看。

系统要记录每个供应商的到货情况,同时还要把供应商资料及相关联的收货数据关联起来,提供查询统计功能。

对采购收货的数字化管理,为准确的评价供应商提供了合理的依据,也使采购过程中供应商的确定更加科学。

总之，在ERP环境下，印刷企业如果能积极的实施采购管理模块的功能，企业必将最大程度实现零库存，企业的采购成本也一定能得到较大幅度的降低。

参考文献:
张利王余庆张建军:ERP环境下的采购管理系统的设计与实现[J].信息技术与信息化开发与应用.2006.1:77～79。